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1、第七章 秘书的文书工作“文书”工作是围绕“文”而展开的一切工作，简称办文。是秘书人 员一项十分重要的日常活动。包括起草撰制文书；收发、传 递和处理文书；以及针对文书内容办理各种事务工作。（一）文书、公文概述 （二）行政公文文体知识 （三）公文常见病例简析 （一）文书、公文概述l文书、文件和公文三个概念：区别与联系。l文书包括公务文书和私人文书。l公务文书有广义和狭义。广义公务文书：又包括通用文书（ 法定公文、事务性文书、法规性文书）和专用文书两大类。l文件有广义和狭义。l广义文件：指一切可用作依据或参考的书面材料。与广义公 文内涵相当。l狭义文件：多指党在管理过程中形成的具有法律效力和规范 体
2、式的文书。公务文书 私人文书 党、政、企、事l广义公务文书：又包括通用文书（法定公文、事务性文书、法 规性文书）和专用文书(外交司法财经科技等)两大类。l狭义公务文书：一般特指国务院2000年8月24日发布、 2001年1月1日起实施的国家行政机关公文处理办法 中明确规定的13种国家行政机关公文。命令（令）、决定 、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要。l党的机关公文14种（中共中央办公厅中国共产党机关公 文处理条例）：l决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请 示、批复、条例、规定、函、会议纪要。公务文书 私人文书 党、政、企、事党14、政13计划、
3、总结、简报、调查报告、会议记录、大事记、竞聘稿、 开幕词、闭幕词、讲话稿 章程、条例、规定、办法、细则、守则等公司企业中各种文书的分类公司企业中各种文书的分类序号文书书种类类具 体 分 类类1礼仪仪性文书书 邀请请函、欢欢迎词词、欢欢送词词、致谢谢信、致歉信、 问问候信、祝词词、贺贺信、贺电贺电 、讲讲演稿、庆庆唁函稿、 寻寻求帮助或协协助的信、谢绝书谢绝书 、推荐信请请柬、聘书书 。 2涉外文书书 涉外经济经济 合同、国际贸际贸 易会谈纪谈纪 要、电报电报 、电电 传传、索赔书赔书 、迎送辞 3商务务文书书经济经济 合同、市场预测报场预测报 告、经济经济 活动动分析报报 告、广告、查账报查账
4、报 告书书、审计报审计报 告书书、催款信、意 向书书，招标标和投标书标书4事务务文书书 计计划、总结总结 、调查报调查报 告、简报简报 、会议记录议记录 、 规规章制度、建议书议书公文的概念广义公文，是同私人文书相对而言的， 是为公务形成的，包括行政公文、规章文 书、事务文书等机关常用应用文。狭义公文，专指行政公文，是行政机关 在行政管理过程中所形成的具有法定效力 和规范体式的文书，是依法行政和进行公 务活动的重要工具。公文的特点鲜明的政治性 明确的实用性 法定的作者和权威性 特定的格式公文的作用规范和准绳作用 领导和指导作用 宣传和教育作用 联系和知照作用 依据和凭证作用拟写公文的重要性1.
5、公文拟写是实现单位职能任务的重要 工具 2.公文拟写是机关单位领导工作的重要 组成部分公 文 的 分 类1.从公文来源分：对外公文、收来公文、内部公 文。 2.从公文作用分：指挥、规范、报请、知照、记 录性公文。 3.从公文行文关系分：、下行文。上行文、平行 文 4.从公文处理要求分：急件、平件；需办件、参 阅件；秘密件、普通件。（二）行政公文文体知识l规范的格式l文种选择l公文布局和写作l公文办理程序公文拟写的一般格式：文头1.公文格式代码（又称公文检索代码） 2.印制顺序号（又称公文份号） 3.秘密等级（密级） 4.紧急程度 5.发文机关标识 6.发文字号 7.签发人“文头”的规范要求“红
6、头文件”首页上的红线，一般称“间隔线”）。间隔线以上 部分内容，就是眉首（文头）部分。 包括 （一）份数序号：“绝密”“机密”公文应标明份数序号（一般 简称“份号” ）。左上角，分发时按号登记清楚。 （二）密级：右上角，如有时限，用隔开。用黑体字。 （三）紧急程度：右上角，同时有密级，排于密级之下。用 黑体字。 （四）版头：发文机关全名或规范简称后加“文件”一词。红 色小标宋体字，但最大不能等于或大于2215。 （五）发文字号：机关代字+年份+序号，六角方括号。标识 下空2行，3号仿宋字。 （六）签发人：上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发 文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1
7、字。 （七）反线。红色。发文字号下隔4mm处。党的文件还需在 中间加五角星。公文拟写的一般格式：正文1.公文标题 2.主送单位 3.公文正文 4.附件说明 5.发文单位署名 6.成文日期 7.用印（骑年压月） 8.附注主体（一般称“正文”） 反线以下，主题词（不含主题词）以上部分，为主体部分 。 （一）标题：准确简要概括公文主要内容。标题形式有四 种： 1、发文机关事由文种（完整标题）：2.事由文种 ：版头本身就有发文机关标识，可以省略发文机关：3.发 文机关文种：公告性、权威性公文，可以省略事由。4. 仅用文种：主要是公告性的公文，泛行文。标题的排列居 中，注意排列美观；红色反线下空2行，用
8、2号小标宋体 字，可分一行或多行排布。 （二）主送机关：受理单位，标题下空一行左顶格3号仿 宋。 （三）附件：正文下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件 ”，后用全角冒号。后标附件名称。如有序号用阿拉伯数 码，附件名称后不用标点符号。附件应与正文一起装订， 并在左上角第一行顶格标识“附件”（和序号），序号和名 称应前后一致。附件是随文发送的材料，有时是公文的主 要部分，如总结等。 （四）成文时间用汉字书写，完整写出“年月日”； 1单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 ，只标识成文时间。加盖印章应上距正文24 ，端正、居中下压成文时间。当印章下弧有文字 时，采用中套方式，即印章中心线压在成文
9、时间上。 2联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开 ，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压 成文时间。 3当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现 空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发 文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或 两个印章，均居中排布。 4特殊情况：当公文排版后所剩空白处不能容下印 章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决， 务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正 文”的方法解决。印章公文拟写的一般格式：文尾1.主题词 2.抄送单位 3.印发说 明（又称印刷版记） 版记（一般称“文尾”） （
10、一）主题词：“主题词”3字用3号黑体字，全角 冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字 。 （二）抄送机关和印发机关及印发时间 抄送机关左空一字，回行对齐冒号后；印发机关 左空一字，印发时间右空一字并用阿拉伯数码标 识。 （三）页码 用4号半角白体阿拉伯数码，置于版 心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字 线。一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空一 字，双页码居左空一字。 关于公文的主题词何谓主题词？主题词（叙词）是指能够准确表达公 文主题内容的规范化的词。 公文标注主题词的作用：提高检索和查询 速度，有利于公文 管理的规范化、系统化、科学化。 关于公文的主题词主题词的三个层次： 第一
11、层是对主题词区域的分类 第二层是类别词 第三层是类属词 关于公文的主题词主题词标引的操作程序： 审读文稿 分析主题 查表选词 标引举例说明：国务院关于加强水土保持工作 的通知听取全国财政工作会议情况和 全国打击走私工作会议准备情 况汇报的会议纪要公文的结构l 公文的结构可以包括以下11部分（见图4-4） 。图图4-4 4-4 公文的结构公文的结构发文机关标识发文机关标识 发文字号发文字号 公文标题公文标题 附件说明附件说明 成文日期成文日期 正文正文 公文生效标识公文生效标识 受文者受文者 印发机关标识印发机关标识 公文办理程序：发文、收文l发文办理程序l（1）拟稿、审核与签发、复核l（2）缮
12、印与校对l（3）用印、登记与封发、注办l收文办理程序l（1）签收、拆封和登记l（2）分办和传阅l（3）拟办与批办l（4）承办、催办和注办拟稿：公文文种的选择1.文种的选择必须符合发文目的2.文种的选择要符合制发单位的权限3.文种的选择要考虑收发文单位之间的隶属 关系公文的文体特征文书的表达方式： 叙述、议论、说明。文书的语言特点： 准确、简明、庄重、朴实、规范。公 文 的 布 局基本要求： 严谨 完整 匀称 连贯 基本布局： 分列小标题式 分块式 并列式 章、条、款分列式 转发转述式拟写公文的基本要求1.观点正确 2.实事求是 3.及时迅速 4.简明生动 5.体式规范 6.注意书写材料的运用公
13、文写作的步骤与方法1.明确发文主旨 2.收集有关材料，进行调查研究 3.拟出提纲，安排结构 4.起草正文 5.反复检查，认真修改怎 样 修 改 公 文公文的修改要点： 观点是否正确 主题是否明确 材料是否可靠 结构是否清晰 语言是否准确、简练 、流畅 公文的修改方式： 调：结构调整；叙述调整 ；词序调整。 删：删去与主旨无关的分 支观点；删去不足以说明 观点的例证；删去闲文。 增：充实；丰润；照应。 换：主旨深化；文意合并 ；例证更换；语言润色。公文的不同稿本及其作用公文的文稿：草稿；定稿。 公文的文本：正本；存本；副本。l核稿目的是保证文书质量，节省领导或上级的时间和精力。l审核的重点内容包
14、括以下六种（见图）。图图 审核的内容审核的内容审核的内容审核的内容看文件内看文件内 容是否符容是否符 合党的方合党的方 针、政策针、政策 和国家的和国家的 法律、法法律、法 令规定，令规定， 是否符合是否符合“ “ 一文一事一文一事” ” 的规定的规定看文看文 字是字是 否通否通 顺准顺准 确简确简 明明看涉看涉 及有及有 关部关部 门或门或 单位单位 的问的问 题是题是 否协否协 商一商一 致致看提看提 出的出的 要求要求 措施措施 是否是否 明确明确 具体具体 切实切实 可行可行看用看用 什么什么 名义名义 和格和格 式行式行 文，文， 是否是否 符合符合 规范规范 要求要求看看 有有 无
15、无 发发 文文 的的 必必 要要l 签发l 签发是文书经有权签发的领导上司核准签l字，准予发出。l签发也是文书形成的一个重要环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领导。l签发人对要签发的文书全面负责，所以签发之前必须认真审核。 l 签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重l要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书l来说应做好以下三点（见图）。秘书在签发中的任务秘书在签发中的任务秘书在签发 中的任务准确理解签发中的修改意 见或批示，在进一步修改 公文时，以最准确的文字 ，体现领导签发的意见秘书要选准 呈上签发的时间准确确定要签发的 文书，因为有的文 书并不需要签发l 复核 l 2001年1月1日施行的办法在“签发”之后加 入了“复核”环节。办法第五章“发文办理”l第二十九条规定：“公文正式印刷前，文秘部门应当 进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件 材料是否齐全，格式是否统一、规范等。l这实际上给了秘书部门对文书的又一l次把关的机会，也增加了秘书部l门对所发文书的责任。l复核的重点在于文书的形式和程序。l 在国家行政机关内包含有以下三种用印方式，如表所 示。表表 三种用印方式三种用印方式用 印 方 式适 用 情 况 只签签署不盖印 的公务务文书书 一是层层次很高；令
