采购与付款循环的审计

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1、采购与付款循环的审计概 要n 第一部分 采购与付款循环 审计的简介第二部分 采购与付款循环 审计程序的 操作提示本循环基本业务流程本循环可能存在风险的环节 本循环涉及的会计科目 本循环常规经济业务与会计分录以会计科目为切入点,以经济活 动为依托,具体介绍如何选择执 行审计程序第一部分 采购与付款循环审计的简介一、本循环基本业务流程生产 采购 仓储 财务部门 部门 部门 部门请购 订货 验收 付款（一）不相容职务应分离，采购与付款业务不相 容岗位至少包括：1、请购与审批；2、询价与确定供应商；3、采购合同的订立与审核；4、采购、验收与相关会计记录；5、付款审批与付款执行。（二）基本流程中涉及的业

2、务活动及主要凭证1、请购商品和劳务-请购单；2、订货-订购单；3、验收商品-验收单；4、储存已验收的商品存货-入库单；5、编制付款凭单、确认与记录负债-采购发票 、付款凭单；6、付款-付款凭证（现金、银行存款等）。1、 请购商品和劳务-请购单相关制度： 采购申请制度、预算制度、授权文 件等。请购权与审批权具有级次化。“请购单”是采购交易轨迹的起点；请购单是采购 交易的“发生”认定的凭据之一；审批后的请购单应 送至“采购部门” 。 2、订货-订购单 采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请 购单发出订购单。相关制度：采购制度、相关的合同文件。“ 订购单”是确定今后是否收到商品并正确认帐的 证据

3、之一；与采购交易的“完整性”认定有关。正常情况下，订购单应一式若干份，至少要送交 “供应商”一份，送至“验收部门”、“应付凭单部门”、 “请购部门”各一份 。3、验收商品-验收单有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应 商发运来的商品。相关制度：验收制度。“验收单”是支持资产或费用以及与采购有关的负 债的“存在或发生”的重要凭证。定期独立检查验收 单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单是与采 购交易的“完整性”认定有关。“验收单”至少应送至仓库部门和请购部门各一 份。4、储存已验收的商品存货-入库单将储存已验收的商品存货与采购的其他职责相 分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险， 这些控

4、制是与商品的“存在”认定有关。5、编制付款凭单、确认与记录负债-采购 发票、付款凭单注师在审计时应关注以下的控制点是否设置、 执行：A 确定采购发票的内容与验收单、订购单一致 ；B 确定采购发票、付款凭单计算的正确性；C 编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性 凭证；D 在付款凭单上填入应借的资产或费用账户名 称；E 由被授权人员在付款凭单上签字，以示批准 按此凭单要求付款。以上的控制是与“存在、发生、完整性、权力 和义务、计价和分摊”的认定有关。“付款凭单”（付款汇总表）是企业内部记录和支 付负债的授权证明文件，编制付款凭单（付款汇总 表）通常由“应付凭单部门”根据采购发票的内容（ 发票内容

5、要与验收单、订购单一致），在确保商品 和劳务已验收（核查购置的资产）、已接受的前提 下编制的；定期将已批准的付款凭单（付款汇总表 ）送达会计部门，据以编制有关记帐凭证和登记有 关帐簿。6、付款-付款凭证（现金、银行存款等）相关制度：付款审批制度、预付账款和定金授 权批准制度、退货管理制度，定期核对制度、支票 管理制度。付款的日期通常由“应付凭单部门”负责确定， 会计部门负责执行付款。注师在审计时应关注以下的控制点A 关于支票的签发-由经授权的人员（财务负 责人）签署；支票金额要与付款凭单的金额、受款 人的名称一致 ；对已付款的付款凭单要做以标记， 避免重复付款；支票时连续编号的，对每一张支票

6、的用途等情况做以记录，保证其完整性。B 关于单证的核对-会计部门在办理付款业务 时，应当对采购合同、请购单、采购发票、结算凭 证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法 性及合规性进行严格的审核。二、本循环可能存在风险的环节（一）虚拟采购业务主要是指管理层舞弊和主要采购人员舞弊，其 做法是虚构采购行为，作为企业的营业外支出或虚 转入产品成本，达到个人侵吞单位资金的目的。此行为如是个人行为，通过控制测试，各原始 单据的相关审批是否完整等的检查，可以查出；如 是管理层集体舞弊，则只能通过了解所处行业的整 体售价、利润率、被审单位在业内所处地位、整个 销售收入和回款情况，毛利率的分析等方法检查是

7、否与整个行业的情况明显存在区别来判断。 （二）采购业务不完整记录的判断已经验收的商品和劳务未入账，将直接影响应 付账款余额，不能反映企业的实际负债情况，并存 在挪用及个人侵吞的可能，此时可通过资金流出的 年度横向比较分析来判断资金支付是否存在较大的 变动，查明主要的变动原因。（三）资产计价与实际支付的差别企业为提高主营的利润率，粉饰业绩，将采购 成本计入其他成本费用支出，误导报表使用人，对 此可以检查采购合同，了解所购商品的市场价格， 并结合其他费用科目的检查来验证。三、本循环涉及的会计科目 固定资产固定资产清理在建工程工程物资无形资产投资性房地产预付账款应付票据应付账款？第二部分 采购与付款

8、循环审计程序的 操作提示一、本循 环常规经济业 务与会计分录借：固定资产固定资产清理在建工程工程物资无形资产投资性房地产贷：预付账款应付票据应付账款货币资金采购付款二、固定资产 （一）分析性程序1、目标分析固定资产增减变动的原 因是否合理；财务报告内相关数据是否吻合 。2、获取或编制的相关证据以前年度相关数据（修理及维护费和固定资 产增减变动）； 被审计单位今后的生产经营目标或市场趋势 分析报告； 审计期间相关数据（如：现流表内投资活动 的数据）。3、工作底稿4、审计思路与如何形成工作底稿4-1 比较本期与以前各期之间的修理及维 护费，旨在发现资本性支出和收益性支出区 分上可能存在错误。分析性

9、复核表4-2 比较本期与以前各期的固定资产增加 和减少，旨在发现被审计单位以往和今后的 生产经营趋势、结构，判断差异产生的原因 是否合理。利用债务重组的形式，虚增利润新购设备后，长期闲置幕后 可能存在的问题4-3 分析固定资产的构成及其增减变化 与在建工程、现金流量表等相关信息交叉复 核。固定资产增减变动与现金流量表中投资 活动的现流不一致时该如何判断？不一致肯定有问题吗？产生不一致的原因包括那些情况？（二）检查固定资产所有权的证明文件 1、目标确定固定资产的归属权。2、需要获取的证据3、工作底稿所有权检查表固定资产的原始凭证（凭据）4、审计思路与如何形成工作底稿4-1 账证检查获取并检查有关

10、所有权 证明文件，与明细账核对。检查权证上权利人名称是否与被审计单 位名称一致；检查权证的可靠性；检查产权证上所记录的资产相关明细信 息与账面记录是否相符；账证金额是否一致；例：A注师获取固定资产的所有权证时， 发现了以下账证不符的情况：1、固定资产账面的车号为京A0456的宝 马汽车的“行驶证” 的所有者不是被审计单位 ，而是被审计单位的领导李某；2、固定资产账面中第五仓库无房产证明 ；3、A注师获取了车号为CE876的捷达汽 车的所有权证（汽车行驶证上的所有者非被 审计单位），账面无此辆资产。请谈谈你的审计思路？分析：1、审计说明：1999年，被审计单位进口一辆宝马轿车（ 车号京A0456

11、）用于经营活动，根据当时国家 规定，进口轿车不能以公司名义购买，故，被 审计单位先按公司李某的名义进行个人购买。 购买后，该车一直归被审计单位所拥有并使用 。在审计期间，被审计单位正在办理汽车所 有权的变更手续，尚未完结。李某关于该轿车的权属声明索引C1-*-1。 2、审计说明：被审计单位第五仓库建造初期被规划为 临时建筑，未办理房屋产权证明；后期，随 着生产经营的需要，逐步对其进行改造、加 固而形成的，至今未办理相关证明。根据检查第五仓库初建和后续建造的原 始凭据(索引c1-*-2)，可证明其应归属于被审 计单位。 3、审计说明我们向资产管理部门的部门经理张*询 问获知，车号为CE876的捷

12、达汽车为债务重 组所得（债务重组协议索引B-*-*），被审计 单位账面未反映该笔重组所得，应进行调整 ，调整分录如下。4-2 关注有无抵押、质押、担保、查封 、冻结等权利受限制事项 。例：A注师检查了所取得的房产证中的“ 他项权利事项”的记录，该房产证未记录任何 他项权利事项。（底稿见索引C1-4-1）。但从B注师获知，短期借款合同中订有房 产抵押的条款（底稿见“短期借款”索引F1） 。请谈谈你的审计思路？发现的问题：房产证的“他项权利”记录不 完整；审计说明：在房产证的“他项权利”记录可能存在不完 整情况下，我们到房地产交易登记中心查询 了被审计单位房产所有权属状况。查询结果为确实有以“浏河

13、口路厂房”作抵 押向农业银行贷款的记录，系由农业银行向 房地产交易登记中心办理的登记手续，被审 计单位的房产证信息未及时更新。 披露（三）检查本期增加的固定资产1、目标检查本期固定资产的增加情 况，被审计单位如果不能正确核算固定资产 ，将对资产负债表和利润表产生长期的影响 。 2、需要获取的证据3、工作底稿增加固定资产抽查表购货合同、发票、保险单、运单、竣工决算、 验收单、移交报告、评估报告等获取本期新增固定资产明细表， 检查固定资产原值是否符合确 认标准，如有不符，提请客户 调整或做审计调整。4、审计思路与如何形成工作底稿4-1 通过收集会计政策，获取被审计单位 固定资产确认标准与分类。常常

14、被忽略4-2 抽查新购入（外购）的固定资产。检查购货合同，发票，保险单，运单等文 件，测试文件上单位名称是否与客户单位一 致，其入账时间、价值是否正确，授权批准 手续是否齐备，会计处理是否正确。示例：关于本期新增固定资产的凭证抽 查，如下：2007-6-27 转账3# 债务人以新纪商厦3楼 A座300M2三年的房屋租赁权抵135万元债务 。 借 固定资产-房屋建筑物 1,350,000.00 贷 应收账款-新纪商厦 1,350,000.00 附件：被审计单位与新纪商厦签订的抵债 协议（复印件见索引C1-1C1-2）审计说明： 经核实，上述凭证所记录的经济业务系 债务重组，经重组后，被审计单位仅

15、获取了 房屋租赁权，非房屋所有权，其会计处理不 符合会计准则的规定，应将其调整至“长期待 摊费用”，并调整已计提的折旧费。调整分录 如下。 4-3 检查在建工程转入的固定资产。检查在建工程转入固定资产的竣工决算 报告、移交验收报告，与在建工程相关记录 核对相符。已开始使用的固定资产（如房屋），仍在 “在建工程”中核算如何调整？ 暂估入账的目的注意：固定资产与在建工程两个科目相结 转的数据是否相符。4-4 检查投资投入的固定资产。关注 投资 合同入账情况价格所有权、交接手续名称、数量4-5 查明更新改造而增加的固定资产。查明更新改造的目的和功效是否确实提 高了固定资产的效用或延长了使用寿命。如何重新确认剩余折旧年限判断被审计 单位确认的剩余折旧年限是否恰当。了解会计准则资本化的要求判断被审计 单位新增的固定资产计价是否正确。 4-6 通过其他途径而增加的固定资产。通过债务重组而增加的固定资产通过非货币性交易而增加的固定资产通过融资租入而增加的固定资产（四）检查本期减少的固定资产。1、目标2、需要获取的证据3、工作底稿减少固定资产抽查表处置、转让、出租、出售、投出、重 组固定资产的相关合同及审批文件等4、审计思路与如何形成工作底稿4-1 判