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1、酒店采购管理实操1第一部份：酒店采购管理中存 在的问题剖析n n一、酒店采购管理的重要性及特点一、酒店采购管理的重要性及特点n n二、采购工作层次与对酒店的贡献二、采购工作层次与对酒店的贡献n n三、当前采购工作普遍存在的问题三、当前采购工作普遍存在的问题n n四、酒店采购队伍的建设及管理要素四、酒店采购队伍的建设及管理要素2采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特酒店采购管理的重要性及特 点点n1、酒店成本控制的重要环节思考:酒店月营业额500万元，利润49万元。即 利润占营业额的近10%，如果通过有效手断使 成本降低额点营业额的3%，即15万元，则利 润增加到64万元，增加30.61%，按利
2、润占营 业收入10%计算，营业收入相当于增加到640 万元，即相当于增加营业额28%。也就是说，酒店管理者把注重营业额的 一小部份精力用于成本控制，就会产生事半 功倍的效果。 3采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特酒店采购管理的重要性及特 点点n2.2、酒店采购支出占酒店总支付的60%以上 ，我们的采购经理、采购管理、以及管理层 应该怎么做？4采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特酒店采购管理的重要性及特 点点n 采购管理是一项围绕降低成本和风险 而进行的管理工作, 是企业内部控制的 关键控制环节之一，具有长期性、持续 性、系统性和过程性，只有持之以恒毫 不松懈地进行,才能取得应有的绩效。5
3、采购管理这点事n2、涉及面广（涉及财务、生产部门、 服务部门、供应商、中间商）n21、做到有效的沟通n22、善于找短板酒店采购管理的重要性及特点酒店采购管理的重要性及特点6采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特酒店采购管理的重要性及特 点点n3、季节性和随机性强n31、季节性物品的排列n32、随机性的应对预案7采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特酒店采购管理的重要性及特 点点n4、品种繁多，情况复杂n41、酒店采购物品有多少种？n42、各类品种折合成多少采购渠道？8采购管理这点事酒店采购管理的重要性及特酒店采购管理的重要性及特 点点n5、专业程度越来越高n51、高科技的使用，给采购工作提出
4、了新的挑战和要求n52、眼光、眼界的要求越来越高n53、酒店定位、产品定位的有机结合9采购管理这点事采购工作层次与对酒店的贡 献采购工作层次 工作精力 对酒店贡献工作内容 战略性工作层面 5%40%市场调查分析，区 分工作重点供应商关系层面 15%30%开发、选择、评估 、培养及考核 操作服务层面 35%25%谈判及合同的签定 行政性工作层面 45%5%订单、付款及解决 纠纷 10采购管理这点事当前采购工作普遍存在的问 题n1、工作重心不明确，事倍功半n2、采购缺少主动参与，职责未到位n3、缺乏高知商的人员管理采购工作。n4、采购过多依赖经验n5、对企业的供应商缺乏认识n6、采购工作缺少量化的
5、绩效考核11采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要 素n1、选人及思想教育n用人要疑,疑人要用n慎用关系户和亲戚n法制教育n职业道德n严明纪律12采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要 素n2、明确分工n充分授权n询价与采购分工n采购与收货分工13采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要 素n3、制度完善n完善的供应商选择制度n完善的询比价制度n完善的供货协议n完善结算制度n完善的监督控制制度14采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要 素n4、良好沟通n与使用部门的沟通n与成本的沟通n与供应商的沟通(合作双赢)15采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要 素n5、成本控制n货比三家的原则
6、n季节变化的掌握n三个层次,部门经办人员,采购人员成 本控制人员价格调查工作落实16采购管理这点事酒店采购队伍的建设及管理要 素n6、后续培养n采购高科技化n电子商务平台的使用17采购管理这点事第二部份 酒店采购管理的方 式和程序n一、酒店采购的方式n二、采购管理程序18采购管理这点事酒店采购的方式 n1、战略框架协议采购n11、适用范围：大宗设备、能源、大型材 料，比如电梯、柴油、空调、锅炉等n12、要求：公司自身有一定的规模，有业 务发展的空间。对方要很好的品牌和品质保 障。n13、作用：双方对品牌互信及推广都产生 积极的影响。n14、控制关键：品质、品牌19采购管理这点事酒店采购的方式n
7、2、中央采购n21、中央采购的含义n22、中央采购的招标、考察、合同洽 谈、合同的审批20采购管理这点事酒店采购的方式n3、合同订单采购n31、合同订单采购适用范围：固定资 产、低值易耗品、设备、大宗物料、燃 料n32、合同订单采购是中央采购的具体 实施n33、合同订单采购控制的要点21采购管理这点事酒店采购的方式n4、配送采购n41、配送采购范围：具有一定特色、 无法实现合同采购的物资n42、配送采购的成本控制：不是所有 的物资都可以配送采购的，要考虑运输 成本、损耗成本、人员成本等因素。 22采购管理这点事酒店采购的方式n5、招标采购n51、招标采购是合同订单采购的前步 。n52、招标需要
8、注意的事项n53、认真履行招标程 23采购管理这点事酒店采购的方式n6、询价采购n61、询价采购范围：临时紧急采购且不属 于招标范围的物资n62、询价采购特点：物资标准简单、质量 符合国家有关规定的产品n63、询价采购要求：货比三家，“三家”是 指可以比较的“三家”，是具备可比性的三家 。n酒店案例：采购员询价：一级批发商、二级 批发商、三级零售商。不具备可比性。应该 选择同种品质、不同品牌及供应商的物品进 行比较。24采购管理这点事酒店采购的方式n7、指定采购n71、适用范围：n来源渠道单一或属专利n首次制造n合同追加n原有采购项目的后续扩充n发生其它紧急情况不能从其它供应商采 25采购管理
9、这点事酒店采购的方式n72、指定采购注意事项n 成本往往比正常采购偏高n 避免经常发生此类采购行为n 区分采购的需求n 确保价格和质量一致性 26采购管理这点事酒店采购的方式n8、零星采购n81、企业临时急用的，除上述采购方 式以外的采购方式n82、一般零星采购控控制在8%以内 。n83、零星采购应区分轻重缓急27采购管理这点事二、采购的原则n所有采购, 必须事前获得批准，未经计 划并报审核和批准,不得采购。采购工 作必须要围绕“价”、“质”、“量”、“地” 、“时”等基本要素来开展工作。28采购管理这点事2.1适价n 价格永远是采购活动中最核心的焦点，一 个合适的价格往往要经过以下几个环节的
10、努 力才能获得。n1、多渠道获得报价n报价就是向供应商询价，根据“货比三家”的 采购原则，企业采购部门在物品采购时依据 所要购买物品的具体采购要求，通过多种渠 道向多家供应商发出物品采购要约，从而获 得来自不同供应商的多方面报价。29采购管理这点事2.1适价n2、比价n由于供应商报价单中所包含的条件往往 不同，因此采购人员必须将不同供应商 报价中的条件转化成一致后才能比较， 只有这样才能得到真实可信的比较结果 。30采购管理这点事2.1适价n3、议价n经过比价环节后。筛选出价格最适当的二至 三个报价（注意：是适当价格，不是最低价 格），然后进行议价环节。随着进一步的沟 通，不仅可以将详细的采购
11、要求传达给供应 商，而且还可进一步“杀价”，供应商的第一 次报价往往含有“水份”。但是，如果物料为 卖方市场，即使是面对面地与供应商议价， 最后所取得的实际成绩可能要比预期的要低 。31采购管理这点事2.1适价n4、定价n经过上述三个环节后，双方均要接受的 价格便作为日后的正式采购价，一般需 保持两至三个供应商的报价。这两、三 个供应商的价格可能相同，也可能不同 。32采购管理这点事2.2适质n并不是最低的价格就是最可取的, 应考虑价格 对应的质量, 并同时考虑与供应商的长远合作 关系和其他采购等因素, 使物品的质量在合适 的前提下，采购价格达到最低最优水平。一 个优秀的采购人员不仅要做一个精
12、明的商人 ，同时也要是一个精通业务的品质管理人员 。在物品采购时，价格是第一，但质量同样 不可忽视。品质达不到使用要求的严重后果 是价格差异永远无法弥补的。33采购管理这点事2.3适时n原材料的采购到位时间，必须根据使用 要求确定。若原材料未能如期购到，则 将会影响企业的正常经营运作；若原材 料提前太多时间买回来放在仓库里，一 方面会造成原材料的变质和损耗，另一 方面将造成采购资金的积压。故采购人 员应该严格按照采购要求，把握物品交 货期限。 34采购管理这点事2.4适量n批量采购虽然可以获得数量折扣，但会 积压采购资金，太少又不能满足经营需 要，故合理确定采购数量相当关键，原 则上企业需根据
13、经济订购量采购。采购 人员不仅要监督供应商准时交货，还要 强调按订单数量交货。35采购管理这点事2.5适地n 企业在选择供应商时首先必须考虑 最近的供应商来实施，近距离不仅使得 沟通方便，处理事务更快捷，亦可降低 采购物流成本。36采购管理这点事三、采购管理程序n1、编制采购计划n2、审批采购计划n3、请购n4、确定采购方式37采购管理这点事三、采购管理程序n5、签订及履行采购合同n6、采购入库n7、结算 38采购管理这点事1、编制采购计划n11、开业物资采购计划n111、开业采购计划编制的时间：要求 在酒店开业前三到四个月完成n开业物资采购的预算：五星级酒店2000万元 左右。四星1500万
14、元左右。n112、开业物资采购的范围：日常经营 所需的固定资产、低值易耗品、各类物耗、 办公设备及用品、印刷品、厨杂、标牌宣传 牌、各类VI表单、经营铺垫物资等39采购管理这点事1、1开业物资采购计划n113、按照投资的预算和酒店定位 制定开业采购计划n114、解决开业采购中攀比的心理 n115、开业物资采购计划单40采购管理这点事1、1开业物资采购计划n编制开业采购计划注意事项:n1、分类、分部门编制采购计划清单n2、根据酒店容量合理考虑配比n3、根据开业后循序渐进的生意量考虑存量n4、印刷品除非常用，宜少不宜多。41采购管理这点事12、日常采购计划n 121、采购周期的确定n 122、最佳
15、存量的确定n 123、根据酒店经营预算及安全存 量合理定采购计划n 124、采购计划包括年度采购计划 和月度采购计划。42采购管理这点事12、日常采购计划n125、各部门根据每年物资的消耗率、 损耗率和对第二年的预测，在年底编制年度 采购计划。n126、固定资产和低值易耗品由各企业 资产管理部门根据批准的更新改造计划编制 年度采购计划。n127、企业各部门根据经营的实际状况 以及工程的进度，结合年度采购计划及计划 外采购或临时增加的项目，编制月度采购计 划。43采购管理这点事2、审批采购计划n 21、开业采购计划的审核开业采购计划要关注投资情况、地理位 置、营收预算、酒店定位等因素n 22、年
16、度采购计划的审核资产和低值易耗品的审核物耗的审核（依据破损率/损耗率及使 用寿命）n 23、月度采购计划的审核关注资金的合理使用，避免积压。44采购管理这点事3、请购n31需要采购的部门根据经审批的采购计划和生产 经营的需求提出请购申请。请购申请应对请购的数 量、质量和需求时间有详细的说明。填制完整的请 购单经部门负责人签字后交由仓库管理部门审核。n32仓库管理部门根据最佳库存量要求，核定需采 购的数量，并经仓库负责人签字后，转交采购部门 。n33采购部门审核请购单是否存在重复采购，是否 存在其他不合理请购品种或数量。审核同意后根据 已掌握的市场价格，对采购资金做出估算，经采购 部负责人签字后转交财务部。45采购管理这点事3、请购n34、财务部根据企业经营目标和采购 预算，审核请购物资是否在预算之内， 经财务负责人签字后返还采购部门。n35、采购部门根据经审批的各部门的 请购单，编制正式采购计划
