科技档案管理

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1、科技档案管理2018/6/171主要内容v科技文件管理v科技档案管理v基建工程档案整理科技文件：科技文件是记录 和反映科学技术活动，传递科技 思想的文字、图表、声像等文件 材料的总称。科技资料：是为科研、生产 等活动的参考需要而交流、购买 来的间接性材料。科技档案：企、事业单位和国家机 构、社会组织及个人从事生 产、科研、基建及管理活动 形成的对国家和社会具有保 存价值的应当归档保存的科 技文件材料。P1 72v科技档案是履行了相关手续、集中保管 起来的科技文件。v科技文件材料是科技档案的前身，科技档案是由科 技文件有条件转化而来，但是，科技文件材料 不全是科技档案。v科技文件工作是科技档案工

2、作的基础，直接影响着 科技档案工作。科技档案与科技文件材料的关系科技档案与科技资料的区别科技档案是生产、科研、基建等 活动的原始记录，它是第一手材料， 而不是事后另行编写和搜集的；科技 资料则不是科研、生产活动的第一手 材料，是为科研生产等活动的参考需 要而交流、购买的间接性材料。 (档案同资料的区别) 一、科技文件管理v科技文件类型v科技文件特点v科技文件归档科技文件类型v图样科技文件v 机器制造业基本产品图样v 建筑工程图样v 地质图、气象图、地图v文字科技文件设计任务书、工程预算、协议书、报告v其他形式的科技文件目录、记录单v非纸质载体的科技文件P136-137科技文件特点v成套性v更改

3、性v通用性v现实性v专业技术性P138科技文件归档科技文件归档n科技文件归档范围n科技文件归档时间n科技文件归档份数n科技文件归档要求n科技文件归档手续科技文件归档范围v确定归档范围的标准：科技文件是否具有保 存价值。(凡是直接记述和反映本单位科技、 生产活动的，具有现实和长远保存价值的科 技文件，都应列入归档范围。)v科研文件归档范围，基建项目文件归档范围 ，产品设备归档范围(p167-168) (p204)档案管理制度汇编科技文件归档时间v在项目全部结束时间归档v在项目工作阶段或项目子 项结束时间归档科技文件归档份数v归档份数，是指同一项科技文件应归档几份凡需要归档的科技文件，一般归档一份

4、 ，但重要的，使用频繁的应归档二份以上。科技文件归档要求v归档工作由相关的科技业务部门承担。v归档的科技文件，书写材料优良、字迹工整、图 形清晰，有利于长久保存。v归档的科技文件必须达到完整、准确并经过系统 整理、编目，由项目负责人审查后归档。v档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文 件的归档工作。科技文件归档手续v编写归档情况简要说明v填写归档文件移交清单二、科技档案管理科技档案的种类工业生产技术类档案基本建设类档案农业科技类档案设备仪器类档案科学技术研究类档案地质类档案测绘类档案科技档案收集的要求集中统一管理科技档案的原则要遵循科技档案的自然形成规律要保证科技档案的完整与准确科技档案收

5、集工作的方法（1）按归档制度接收科技文档归档； （2）明确和疏通收集渠道，定向定内容进行收 集； （3）研究科技文档的形成规律，把握收集时机 ，如机械产品档案的收集，关键是要抓住以下 两个阶段：样机鉴定阶段，试制鉴定或产品定 型阶段。科技档案的整理总体原则：遵循科技档案的 自然形成规律，保证科技档案材 料之间的有机联系，充分利用档 案原有的整理基础，对科技档案 进行分门别类的整理，便于保管 和利用。科技档案的分类方案n地域分类法n专业分类法n时间分类法n型号分类法n课题分类法n工程项目分类法型号分类法：在本单位全部产品或设备档案的范 围内，以各个型号的产品或设备为分类 单元，划分科技档案的类别

6、，它适用于 对产品档案和设备档案的分类。特点是：同一型号的产品档案或设 备档案集中在一起，保持其完整性，便 于成套利用。课题分类法：就是在本单位全部科研档案范围内，以各个 独立的研究课题为分类单元，划分科技档案 的类别，它适用于对科研档案的分类。特点是：便于实现一个研究课题档案材料的 成套管理专业分类法：即按照科技档案所反映的专业 性质划分科研档案的类别时间分类法：按照科技档案内容所反映的时 间特征划分科技档案的类别 地域分类法：根据科技档案内容所反映的地域特征 划分科技档案的类别例：气象档案；水文档案等以工程项目为分类单元，划分科 技档案的类别，它适用于对基建工程 档案的分类。特点：同一工程

7、项目的全部科技档案 集中在一起，便于按工程项目名称查 找和利用。工程项目分类法：三、基建工程档案整理基建工程 档案的概念构成基建工程档案的概念：指从立项、可行性 研究、勘察设计、施工监理、施工准备、投产 的全过程中形成的应当归档的各种形式、载体 的文件材料构成：（一）、基建文件（二）、监理文件 （三）、施工文件（四）、竣工文件其它应归档的文件基建前期的管理文件 （基建单位形成） 包括：可行性研究文件 （1）项目建议书；（2）可行性报告；（3）论证报告 ；（4）环境报告；（5）报批文件；（6）征地拆迁 文件；（7）红线图；（8）招投标文件等。 设计文件:（设计部门形成）包括（1）地质勘查报 告；

8、（2）水纹气象资料； （3）规划设计；（4）初 步设计；（5）技术设计；（6）施工图设计；（7） 计算设计书。 监理文件（监理单位形成） a、监理报告； b、会议纪要； c、监理规程； d、监理合同管理文件； e、施工质量分析； f、工程验收证明； g、工程日志； h、工程质量认定施工技术文件 （由施工单位产生和收集） v建、结、电、施，包括： 01、地基与基础工程； 02、主体结构； 03、建筑装饰与装修； 04、建筑屋面 ； 05、给排水采暖； 06、建筑电器； 07、通风与空调； 08、电梯； 09、建筑智能化竣工验收文件 a、竣工报告、总结、质量评估报告等； b、预、决算报告； c、竣

9、工验收决议文件、验收签字名单等 ； d、评优、报奖、申报材料； e、竣工图l 勘察单位验收；l 设计单位验收；l 施工单位验收；l 监理单位验收并出具相关证明；l 建设单位验收；l 规划验收；l 公安消防验收；l 环保验收；l 人防工程验收工程验收包括：(档案验收)其它应归档文件v设备文件包括：a、设备材料采购合同 ；b、质量合格证明 ；c、装箱单；d、开箱 记录；e、施工图纸 ；f、设备使用说明书 ；g、设备安装调试纪录。v声像及电子文件包括：a、声像（旧 貌与新景、开工仪式、隐蔽工程等），b、 电子文件-与纸制文件共存。基建档案分类方案按工程项目进行分类工程 项目办公楼宿舍楼配楼基建文件的

10、整理(立卷)v 案卷是一组具有有机联系、价值相 同、密级相同的科技文件的最小集合体 。立卷应遵循工程文件的自然形成规 律，保持卷内文件的有机联系，便于档 案的保管和利用。注意：注意：（ 1）案卷必须是一组具有有机联系的科技文 件。 （2）案卷内科技文件的数量要适度。 （3）案卷内科技文件的保存价值和密级应基 本一致。 （4）案卷应力求整齐美观，便于管理和使用 。立 卷工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件 、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部 分；v工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位 等组卷；v监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等 组卷；v施工文件可按单位工程

11、、分部工程、专业、阶段等 组卷；v峻工图可按单位工程、专业等组卷；v竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。立卷过程中宜遵循下列要求：要求：1 案卷不宜过厚，一般不超过 40mm. 2 案卷内不应有重份文件；不同 载体的文件一般应分别组卷。图 纸 折 叠先顺长折叠为所需要的 长度，（一般以A4为标准）再 折所需要的宽度，但在折的过 程中注意保持右下角标题栏正 面朝外。p157图纸折叠习惯装成册的话一般都取A4那么大，你不论怎么叠 ，都要保证叠完之后长和宽和A4相仿。但是要注 意几个细节： 1、最左边的1-3cm（也可以更大）宽度范围内只 能有一层图纸。这样才能装订并保证可以翻阅。 2、标题栏必须想

12、方设法叠在最上面一层，而且你 要看得到其内容。便于查询。 3、其它层的图纸尽可能向里叠，这样可以保护图 面。 4、可能的话叠的次数越少越好。排 序v文字材料按重要程度、时间顺序排列。同一事项 的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与 附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本 在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排 列。v 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列 。总体布置图系统图平面图大样图 。v既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前， 图纸排后。P160科技文件案卷编目v案卷编目，是以案卷为对象，通过一定 的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内 科技文件内容与成分的工作。v要求：

13、科技文件案卷编目的要求（1）要正确地反映案卷系统整理成果，揭示 出案卷内科技文件的内容与成分。 （2）要能够固定案卷内科技文件的排列次序 ，便于管理和维护、监督科技档案的完整与 安全。 （3）使用语言、符号要标准化、规范化。科技文件案卷编目v案卷编目内容有：(p161) 1、编页号:(正页右下角，反页左下角，同时注意组卷和不组卷页号流水) 2、填制案卷内科技文件目录 3、填写备考表 4、填制案卷封面序号：文件编号：责任者：文件材料题名：日期：页次：备注：填写卷内备考表 立卷人：立卷时间 ：情况说明：案卷封面v案卷封面的内容项目主要由案卷题名、案卷的管理 性内容项目、档号项三部 分组成。v案卷题

14、名在结构上一般由项目名称、案卷内科技文 件的内容特征、科技文件 名称特征三个部分组成v案卷的管理性内容项目包 括编制单位（责任者）、编 制日期、保管期限、密级 。密云县档案馆库 房结构竣工图J12-5密云县档案馆永久20080201科技档案号的编制科技档案号，是指保管单位的编号或代 号。是档案部门反映科技档案分类层次和保 管单位排列顺序的一组符号，是科技档案分 类号和保管单位顺序号的组合体。科技档案号，由代字和代号组成。代字 使用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案号的编制科技档案的代字、代号，是一定类别和内容 的代称。因此，要赋予代字、代号以确定含 义。在一个档案室中，一个代字只能代表一 种科技档案。常用汉语拼音字母代字，如： J(基建档案)；S(设备档案)；C(产品档案)； K(科研档案)J1211-案卷顺序号“12”工程项目代号“J”基建档案代号科技档案号由代字和代号组成装 盒v一盒一卷(不装订 )v一盒数卷(装订) 档号J12-1Nv填写盒面相关内 容J12-1N抄写案卷目录v照抄实录v按卷抄写科技档案价值鉴定v科技档案价值鉴定的原则：A、全面与辨证分析的原则； B、技术原则； C 、功能原则； D、典型原则； E、高龄原则。高龄原则的含义：A、数量极少，格外珍贵的历史档案文献，应妥善 永久保存。 B、年代比较久远的科技档案，应适当放宽尺度。