供应商流程沟通文档

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1、v我们将所有的相关活动的可以汇总到一起，这将会更好的让供应商给予我们反馈意见；而不是得到 不同的共同材料v我们为原来的供应商沟通文档撰写新的材料v我们同时将沟通文件交给所有采购员，方便他们与供应商的沟通v我们不能由Email 回收供应商的回条或退件时，将由东北华北的采购直接与供应商要签名回条。供应商新流程改变- 交流沟通计划文档寄发发日期 变变革的沟通上海江浙 / 华华南华华北/ 东东北 介绍完成完成8月10日 、15日 对于使用店内码的供应商完成完成8月10日、15日 对于原来流程的改变完成完成8月10日、15日 确认门 店推广的日期完成完成8月10日、15日 发票寄送流程的改变N/A完成8

2、月10日、15日 返利发票的邮寄流程完成完成8月10日、15日 未来 返利收款，银行账户 的变更待定待定待定 未来 招商部收益收款, 银行账户 的变革待定待定待定对帐单邮 箱及订单邮 箱的使用手册完成完成8月 未来 订单 的发送采用e-mail方式替换 Auto-Fax完成完成8月10日、15日1供应商新工作流程版本状态以上线 版本编号V21 撰写日期24th JUN 2007 撰稿人CL 负责 人Tesco Operating Model21、为什么我们要改变与您的工作方式。P4 2、此变革何时发生。P5 3、给给您带带来哪些优势优势。P6 4、对供应商而言意味着什么。P7-P16（1）供应

3、商建立（2）店内码的更换（3）订单（4）收货（5）发票寄送（6）发票匹配（7）付款（8）返利（9）新的订单发送方式（10）新帐务信息发放方式 5、附录。P17-P19（1）新的供应商表格（2）订单格式（3）期间/每月对账单（4）预付发票（5）付款建议（6）扣款通知单（7）供应商差异解决流程（8）预付发票争议作业流程（9）供应商邮箱使用指导手册 6、我们需要您配合的下一步工作。P20 7、供应商检查表。P21 目录3携手合作共创佳绩，为顾客提供更好的服务为什么我们要改变与您的工作方式？v作为Tesco乐购业务提升计划的一部分，我们正使用当前世界先进系统来引进新的工 作方式。v这些变革将覆盖所有业

4、务领域,包括采购、物流供应链、营运及财务，大多数变革将在 2007年产生。v我们称此变革项目为 Tesco 营运模式 (T.O.M.).这将为我们未来的业务发展提供良好平台 ，并为顾客提供更好的服务。v我们发展计划里的一个关键因素是供应链的发展以及与供应商的关系。vTOM项目是迈向一个更简单、更有效、更高效物流供应链的第一步，这将增进我方与 供应商之间的业务往来。4v 我们已经完成华东、华南区域的门店上线v 我们的计划已经确定华北、东北门店具体的上线日期v具体详细的最新信息请查看下列表格。此变革何时发生?大华店已上线线 南汇新店已上线线 镇北店已上线线 莘松店已上线线 金叶店已上线线 三门店已

5、上线线 锦绣 店已上线线 莘庄店已上线线 嘉定店已上线线 卢湾店已上线线 松江店已上线线 龙华 店已上线线 长宁店已上线线 七宝店已上线线 镇宁店已上线线 光新店已上线线 金山店已上线线天津塘沽店9月11日 天津金钟店9月18日 天津开发区店9月25日 天津津友店9月18日 北京大成东店9月11日 北京欢乐 谷店9月4日 吉林新东店9月11日 辽阳白塔店9月4日 沈阳皇姑店9月18日 沈阳铁西点9月25日 沈阳长客店9月11日 沈阳广宜店9月18日 丹东振兴店9月11日 大连中山店 9月18日 大连西岗店 9月11日 大连友好店9月25日常洲公园店已上线线 常州武进店已上线线 无锡中山店已上线

6、线 浙江现代广场店已上线线湖州店 已上线线 杭州得胜店已上线线 杭州庆春店已上线线 杭州河滨店已上线线 宁波天一店已上线线 浙江萧山店已上线线 浙江金华店已上线线 浙江绍兴 店已上线线 华南天佑店已上线线 东莞虎门店已上线线 东莞常平店已上线线 鼎盛店已上线线5给给您带带来哪些优势优势v我们视您为我们发展计划中的重要合作伙伴，并确保我们能通过此项目来增进我们 双方的工作方式。v我们的新系统以及新的工作方式应确保我们双方具有更一致、有效、更高效的工作 方式。v优势包括; 门店收货区的收货更简单、更迅速更少的付款咨询 准时付款 更易预估的下单时间 高效的传输更有效、更简单的工作方式成长对长对于双方

7、的成功至关重要，要使双方都成长长，我们们必须须迎接当前工作方式的变变革，这这 样样才能给给我们带们带来利益。您对我公司变革的支持将有助于未来我们的业务发展，并有助双方找到更有效、更高效的 工作方式。6供应商而言意味着什么？ 供应商建立哪些正在进行变革？ v供应商编码从6位改为8位； vTesco乐购门店编码从2位改成4位；v商品编码从6位改为9位； v店内码从8位改成13位； (请查看附件)我们需要供应商做什么? v如果您是普通供应商或专柜供应商，我们将为您提供新的供应商编号；v我们将为您提供东北华北各店新的门店编号v我们将为您在东北华北各店所销售的商品提供新的商品编码v如果您当前使用的是店内

8、码，我们将为您在门店上线之前提供所销售的商品新的店内码您的工作方式会有哪些不同？v供应商必须填写新的表格来登记供应商信息v供应商对在新系统门店所销售的商品需使用新的商品编码或店内码给您带来哪些优势v更好的、更精确的供应商信息；v更好的沟通；更新时间 : October 20067对对供应应商而言意味着什么？ 店内码的更换哪些正在进行变革？v 正如您所看到的；我们将在今年的九月份对东北和华北的门店进行Tesco营运模式的实施 v 在Tesco营运模式变革计划当中；我们也对我们的IT系统软件和硬件进行了升级。而在这个改变当 中，我们需要改变“ 部分没有国际条码的商品 ” 的店内码，来适合Tesco

9、乐购的新门店系统的运作 v为了能让贵公司有足够的时间准备； 我们将由采购提供适用于新系统的店内码给到贵公司。请立即 将新店内码粘贴到已经在我公司系统建档商品的商品上。v从现在起，我们既存系统可以同时接受新店内码和旧店内码。但是，从八月份开始我们的门店系统 只能接受新店内码。v为了确保有更好的合作我们撰写此份通知给到贵公司v如果贵公司不使用国际条码或者您在6月30日前，未从采购处得知任何信息的话；请您和您的采购直 接联系索取新的店内码您的工作方式会有哪些不同？v请立即使用我们所提供新的店内码形式来替换旧的店内码商品给您带来哪些好处v提前通知您可以更好的支持我们业务的变革更新时间: 2007年6月

10、8供应商而言意味着什么？ 订单哪些正在进行变革？v订单备注仅在订单层级出现，而非当前的商品层级；(请查看附件)v一旦订单生成将不再对订单数量进行修改或增加新的商品；如进行任何修改就会产生新 的订单及订单编号；您的工作方式会有哪些不同？v在订单商品上，您必须检查订单备注以了解一些额外需求；v相同的订单编号，不会收到重复的订单 (除非是门店发出的特殊告示)给您带来哪些优势？v有效的订单流程；v在订单备注栏更详细地说明了订单内容，如规格、颜色；更新时间 : October 20069对供应商而言意味着什么？ 收货哪些正在进行变革?v供应商不需要在收货区递交订单，供应商将得到列队号码牌；vTesco乐

11、购将通过电子手持终端设备来检查或记录库存，而非以人工填写表格的方式进行操作；v供应商收到的收据是由Tesco乐购系统打印出的 -收货验收单而非通过人工填写表格产生；您的工作方式会有哪些不同? v供应商需在库存检查前得到列队号码牌，采用列队系统将确保供应商的平等性，这优于 旧系统v 供应商必须领取各自的收货验收单(GRN)以确保及时付款，并减少未付款带来的风险(验收单是Tesco乐购认可的唯一的收货凭证)给您带来哪些优势?v加快收货流程v更简单、更快的收货流程v更有效、更精确的文书工作v降低人工出错机率更新时间: 2006年10月10哪些正在进行变革？v乐购发票处理中心将设置在Tesco乐购总公

12、司上海，所有的发票输入、错误发票的退 回均在总部处理v乐购总部收发票地址：上海 中山北路1855号夹层 邮政编码：200061v收信人：上海康诚仓储有限公司（乐购Tesco总公司） 财务部 徐洁芬 您的工作方式会有哪些不同？v请从2007年09月05日起；邮寄发票至Tesco乐购总公司上海v建议使用EMS快递或其他快件服务公司邮寄发票v收信人名址，必须按上述内容填写，寄信人名址，请备注供应商编号v邮寄快件的签收记录请在相关快件服务公司的网站上查询给您带来哪些优势v设置统一的供应商发票寄送点，减少供应商寄送发票时间及成本；v减少供应商跨地区咨询v更有效的发票收取流程这对供应商而言意味着什么？ 发

13、票寄送更新时间: 2007年8月11对供应商而言意味着什么？发票匹配哪些正在进行变革？Tesco乐购财务系统将把预付发票（请查看附件）与期间对账单（未匹配的GRN）通过电 子邮件发送给供应商，并取消到地区总部领取发票或传真到门店等服务；预付发票将涵 盖所有商品层级明细；我们在每月16号向正常供应商提供未匹配的GRN ，并在每月2号 提供专柜信息；您的工作方式会有哪些不同？v为了接收Tesco乐购预付发票及请款对账单，乐购将为供应商在Tesco乐购网站上建立电 子邮件账户v正常供应商必须在每个月1号之前将发票邮寄或送到Tesco乐购总部；专柜供应商必须在 每个月4号之前将邮发票送到Tesco乐购

14、总部v供应商将要求根据Tesco乐购预付发票对账单来提供发票，厂商将负责指出差异问题；如 果属厂商方面的错误，厂商需自行解决差异；（如果是Tesco乐购方面的错误，Tesco乐 购会解决问题。）v如果在发票匹配期间产生差异，我们将要求供应商重开发票；给您带来哪些利益？v更快、更精确的发票匹配；v方便跟进所有明细并确定不同点；v减少查询更新时间: 2007年8月12对对供应应商而言意味着什么？ 付款哪些正在进行变革？vTesco乐购将把扣款通知单及汇款建议单发到供应商电子邮箱中（请查看附件）；v每次付款完成后， Tesco乐购将通过电子邮件通知供应商；您的工作方式会有哪些不同？v.我们将要求贵公

15、司建立以个独立的Tesco乐购供应商邮箱帐号，以便接收来自Tesco乐购 的付款信息v我们将要求您自行解决差异，扣款通知单及汇款建议单发将会为您提供详细信息给您带来哪些优势v减少文档丢失的机率；v减少付款查询v更有效的付款流程更新时间 : 2007年6月13供应商而言意味着什么？ 返利哪些正在进行变革？v我们将在每旬的基础上进行即时的返利付款扣款，而非基于当前所运行的基于上个月的实际付款金 额来进行操作；v不可在货款中扣抵的返利，必须用汇款的方式汇到指定的帐户；汇款单上必须注明供应商编号、行 销议定书号码、门店名称v返利发票将从2007年10月1日开始；在每月25日后供应商至区本部财务人员处领取返利发票。 您的工作方式会有哪些不同？v您必须意识到计算依据的改变，了解不同计算方法在付款金额的的时间差v缴纳不可在货款中扣抵的返利，使用银行汇款，必须详细填写汇款单，注明供应商编号、行销议定 书号码、门店名称. v您必须确保您在乐购留下的联系人名址是正确、有效的，如有联系人名址的更新，请及时提出给您带来哪些优势v计算的一致性将减少错误以及付款查询v缴纳不可在货款中扣抵的返利，快捷方便，无须透过采购或帐务员；v无须至各店领取返