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1、 使 用 Outlook 组 织 会 议 练 习 和 课 程 摘 要 卡 会 议 基 本 练 习会 议 基 本 练 习 练 习练 习 1： 召 开 会 议： 召 开 会 议 在 此 练 习 中 ， 您 要 创 建 一 个 测 试 会 议 ， 对 于 该 会 议 ， 您 既 是 会 议 组 织 者 又 是 与 会 者 。 1. 如 果 您 现 在 看 不 到 “日 历 ”， 请 在 导 航 窗 格 中 单 击 “日 历日 历 ”（ 或 按 Ctrl+2）。 2. 在 “常 用常 用 ”工 具 栏 上 单 击 “天 天 ”按 钮 以 查 看 “日 历 ”的 某 一 天 。 3. 单 击 选 择 当
2、 天 稍 晚 时 段 的 一 个 时 间 条 。例 如 ，如 果 现 在 时 间 为 下 午 2:00，则 可 以 选 择 下 午 3:30 到 4:00 这一 时 段 。 4. 右 键 单 击 所 选 时 段 ， 然 后 单 击 “新 会 议 要 求新 会 议 要 求 ”。 系 统 将 创 建 一 个 会 议 要 求 ， 它 看 上 去 就 像 新 的 电 子 邮 件 ， 而 且 “开 始 时 间开 始 时 间 ”和 “结 束 时 间结 束 时 间 ”框 已 被 填 充 为 所选 的 会 议 时 间 。 5. 在 “收 件 人收 件 人 ”框 中 ， 键 入 您 自 己 的 电 子 邮 件
3、地 址 ， 在 “主 题主 题 ”框 中 键 入 “测 试 会 议测 试 会 议 ”。 6. 在 “地 点地 点 ”框 中 ， 键 入 “我 的 办 公 室我 的 办 公 室 ”。 7. 单 击 “计 划 ”选 项 卡 。 8. 因 为 您 既 是 会 议 组 织 者 又 是 与 会 者 ， 所 以 您 的 姓 名 会 在 “全 部 与 会 者全 部 与 会 者 ”下 方 出 现 两 次 。 请 留 意 显 示 在 这 两 个姓 名 旁 边 的 图 标 ： 在 您 第 一 个 出 现 的 姓 名 旁 边 ， 是 “会 议 组 织 者 ”图 标 。 会 议 组 织 者 始 终 最 先 显 示 。
4、 在 您 第 二 个 出 现 的 姓 名旁 边 ， 是 “必 选 的 与 会 者 ”图 标 。 9. 通 过 单 击 该 图 标 并 选 择 “可 选 的 与 会 者可 选 的 与 会 者 ”将 您 的 与 会 者 状 态 从 “必 选 的 ”更 改 为 “可 选 的 ”。 10. 单 击 “发 送发 送 ”， 向 您 自 己 发 送 会 议 要 求 。 如 果 您 在 创 建 该 测 试 会 议 时 ，安 排 它 在 接 近 于 当 前 时 间 的 某 个 时 间 召 开 ，则 您 会 收 到 会 议 的 提 醒 。单 击 “消 消除 除 ”可 消 除 该 提 醒 。 因 为 您 在 此 练
5、 习 中 既 是 与 会 者 又 是 组 织 者 ， 所 以 您 的 “收 件 箱 ”和 “日 历 ”中 会 收 到 会 议 要 求 。 练 习练 习 2： 取 消 会 议： 取 消 会 议 作 为 会 议 组 织 者 ， 您 可 以 从 日 历 中 打 开 会 议 并 取 消 会 议 。 因 为 在 此 练 习 中 ， 您 既 是 组 织 者 又 是 与 会 者 ， 所 以 您 将 向 您 自己 发 送 取 消 要 求 ， 您 将 在 下 一 个 练 习 中 看 此 操 作 。 1. 在 “日 历 ”中 ， 双 击 “测 试 会 议 （ 我 的 办 公 室 ）测 试 会 议 （ 我 的 办
6、公 室 ） ”会 议 条 目 以 将 其 打 开 。 （ 如 果 您 目 前 的 位 置 不 在 “日 历 ”中 ， 请 单 击 导 航 窗 格 中 的 “日 历日 历 ”或 按 Ctrl+2 以 返 回 到 “日 历 ”。） 2. 在 “动 作动 作 ”菜 单 上 ， 单 击 “取 消 会 议取 消 会 议 ”。 3. 当 系 统 提 示 时 ， 请 选 择 “发 送 取 消 通 知 并 删 除 会 议发 送 取 消 通 知 并 删 除 会 议 ”选 项 ， 然 后 单 击 “确 定确 定 ”。 请 注 意 “会 议会 议 ”对 话 框 中 的 信 息 栏 。 您 很 快 就 会 用 到 它
7、 了 。 4. 单 击 “发 送发 送 ”以 发 送 “测 试 ”会 议 要 求 的 取 消 通 知 。 当 您 作 为 会 议 组 织 者 发 送 取 消 时 ， 该 会 议 将 从 您 的 “日 历 ”中 删 除 。 练 习练 习 3： 查 看： 查 看 “嗅 测 器嗅 测 器 ”并 进 行 清 理并 进 行 清 理 现 在 ， 您 将 从 您 的 “收 件 箱 ”中 删 除 练 习 会 议 要 求 。 您 会 发 现 ， Outlook 可 以 通 过 多 种 方 式 来 帮 助 执 行 清 理 过 程 ， 您 还 会看 到 “嗅 探 器 ”是 如 何 工 作 的 。 1. 在 导 航
8、窗 格 上 单 击 “邮 件邮 件 ”（ 或 按 Ctrl+1）， 切 换 到 电 子 邮 件 。 2. 在 您 的 “收 件 箱 ”中 查 找 与 图 片 中 显 示 的 两 个 会 议 要 求 类 似 的 邮 件 。 3. 双 击 “取 消取 消 : 测 试 会 议测 试 会 议 ”会 议 要 求 并 查 看 信 息 栏 的 文 本 。 提 示提 示 如 果 “阅 读 窗 格 ”可 见 ， 则 不 必 打 开 邮 件 即 可 看 到 信 息 栏 。 只 需 单 击 邮 件 以 将 其 选 中 ， 然 后 查 看 “阅读 窗 格 ”中 的 信 息 栏 即 可 。 4. 现 在 ， 单 击 您
9、 的 “收 件 箱 ”中 的 原 始 “测 试 会 议 ”要 求 并 查 看 该 要 求 的 信 息 栏 。 恭 喜 。 您 已 经 看 到 了 “嗅 探 器 ”如 何 发 挥 作 用 。 嗅 探 器 已 经 探 测 到 已 取 消 的 会 议 要 求 有 一 个 新 的 版 本 ， 它就 在 您 的 “收 件 箱 ”中 。 5. 双 击 “取 消取 消 : 测 试 会 议测 试 会 议 ”要 求 ， 然 后 单 击 “从 日 历 中 删 除从 日 历 中 删 除 ”。 注 意注 意 作 为 与 会 者 ， 这 是 您 从 日 历 中 删 除 会 议 的 方 式 。 但 是 请 记 住 ， 对
10、 于 此 练 习 ， 您 既 是 组 织 者 又 是 与会 者 ， 因 此 ， 当 您 作 为 组 织 者 发 送 会 议 取 消 时 ， 实 际 上 已 经 删 除 了 会 议 。 6. 选 择 “测 试 会 议 ”要 求 ， 然 后 按 Delete 以 从 您 的 “收 件 箱 ”中 删 除 练 习 要 求 。 作 为 会 议 组 织 者 进 行 练 习作 为 会 议 组 织 者 进 行 练 习 在 这 些 练 习 中 ， 您 将 处 理 示 例 数 据 以 及 帮 助 将 该 练 习 数 据 与 您 自 己 的 Outlook 分 开 的 练 习 日 历 。 假 设 您 的 身 份 为
11、 会 议组 织 者 张 瑾 雯 ， 并 且 您 要 处 理 她 已 经 组 织 的 会 议 。 您 将 要 发 送 一 些 练 习 会 议 要 求 ， 这 些 会 议 要 求 不 会 发 送 给 真 实 的 人 ， 因 此 不 会 真 正 传 递 到 任 何 位 置 。 这 些 会 议 要 求 可 能会 导 致 您 收 到 系 统 管 理 员 发 送 的 有 关 “未 送 达 ”电 子 邮 件 的 自 动 响 应 。 请 在 练 习 结 束 时 删 除 这 些 邮 件 。 练 习练 习 1： 打 开 练 习 文 件： 打 开 练 习 文 件 1. 单 击 导 航 窗 格 中 的 “文 件 夹
12、列 表文 件 夹 列 表 ”（ 或 按 Ctrl+6）。 2. 在 “文 件文 件 ”菜 单 上 ， 指 向 “打 开打 开 ”， 然 后 单 击 “O utl ook 数 据 文 件数 据 文 件 ”。 3. 在 “打 开打 开 Outlook 数 据 文 件数 据 文 件 ”对 话 框 中 ， 找 到 “olO rgM eet2.pst” （ 它 应 该 在 “M y D ocum entsMy Practice FilesolO rgM eet2”中 ）。 4. 单 击 该 文 件 以 将 其 选 中 ， 然 后 单 击 “确 定确 定 ”。 焦 点 将 转 移 到 新 的 “会 议 练
13、 习会 议 练 习 2”文 件 夹 中 ， 主 Outlook 窗 口 将 是 空 的 。 5. 在 “文 件 夹 列 表文 件 夹 列 表 ”中 ，滚 动 到 “会 议 练 习会 议 练 习 2”文 件 夹 。 （ 您 可 能 需 要 单 击 该 文 件 夹 旁 边 的 加 号 以 显 示 子 文 件 夹 。） 好 了 。 您 现 在 已 经 获 得 了 练 习 所 用 的 示 例 数 据 。 练 习练 习 2： 打 开 示 例 会 议： 打 开 示 例 会 议 现 在 ， 假 设 您 是 张 瑾 雯 ， 并 且 您 已 经 设 置 了 与 一 些 同 事 的 会 议 。 让 我 们 看 一
14、 下 该 会 议 。 1. 在 导 航 窗 格 中 ， 单 击 “日 历日 历 ”（ 或 按 Ctrl+2）。 2. 在 导 航 窗 格 中 的 “我 的 日 历我 的 日 历 ”下 ， 单 击 “会 议 练 习会 议 练 习 2 中 的 日 历中 的 日 历 ”。 您 会 看 到 练 习 日 历 与 您 自 己 的 日 历 并 排 而 置 。 3. 单 击 “日 日 ”按 钮 以 显 示 每 个 日 历 中 的 一 天 。 4. 在 主 “日 历 ”网 格 中 ， 右 键 单 击 ， 然 后 单 击 快 捷 菜 单 上 的 “转 到 日 期转 到 日 期 ”（ 或 按 Ctrl+G）。 5.
15、 在 “日 期日 期 ”框 中 ， 键 入 “11/10/2008”， 然 后 单 击 “确 定确 定 ”。 您 应 该 会 看 到 一 个 类 似 下 面 的 示 例 会 议 ： 练 习练 习 3： 查 看 与 会 者 和 计 划： 查 看 与 会 者 和 计 划 在 您 执 行 下 面 的 第 1 步 以 后 ， 可 能 需 要 调 整 会 议 窗 口 的 大 小 以 查 看 这 些 说 明 。 要 这 样 做 ， 请 指 向 会 议 窗 口 的 一 个 角 。当 指 针 变 为 对 角 双 箭 头 时 ， 将 边 框 向 窗 口 的 中 心 拖 动 。 1. 双 击 “练 习 会 议练
16、习 会 议 ”会 议 以 将 其 打 开 。 2. 在 “约 会约 会 ”选 项 卡 上 ， 单 击 “收 件 人收 件 人 ”按 钮 。 3. 请 注 意 “必 选 的必 选 的 ”框 中 的 四 个 名 字 ： 张 瑾 雯 、 张 颖 、 黎 国 明 、 金 士 鹏 。 并 且 ， 请 注 意 “可 选 的可 选 的 ”框 中 的 一 个 名 字 ： 苏 云 泰 。 4. 单 击 “取 消 ”。 5. 现 在 ， 单 击 “计 划计 划 ”选 项 卡 。 根 据 这 些 名 字 旁 边 的 图 标 ， 您 会 知 道 ， 张 瑾 雯 是 该 会 议 的 组 织 者 ， 张 颖 、 黎 国 明 和 金 士 鹏 是 必 选的 与 会 者 ， 而 苏 云 泰 是 可 选 的 与 会 者 。 会 议 室
