Excel数据分析与图表制作

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1、数据分析与图表展现 Excel 2010高级应用技巧培训甘肃万维甘肃万维 程涛程涛2011-72011-7图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7学习大纲l 统计分析基础 获得分析需求的方法 了解并掌握基本的分析模型 l 了解Excel数据分析工作流程及关键操作技能 如何提高数据收集质量 数据的规格化处理 使用数据透视表进行统计分析 l 学会图表制作方法 打好基础 突破Excel传统局限，提高图表表现力 了解并学会制作专业图表2图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7需具备的基本知识l 从事过数据采集、整理和分析工作。l 用E

2、xcel至少成功的做出过1种统计图。l 了解Excel公式的基本书写规则。l 用过至少2-3个函数，并且能够理解这些函数。l 基本熟悉Excel 2010版本的界面。3图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7数据分析的目标和分析模型数据分析前的准备工作4ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7确定分析需求l 要分析什么？l 希望得到什么结果？l 分析结果是用来干什么的？5提出问 题获取 答案解决 问题分析是为了发现 问题和解决问题 ，而不是为了Excel 功能展现！ExcelExcel图表分析图表分析中国电

3、信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7需求的来源l 分析是为管理工作服务的数据说话。l 分析需求首先来自管理者 工作中的关注焦点 验证工作成效 发现变化l 业务数据的进一步挖掘和提炼也是数据分析的主要动 力。 发现变化规律 异常捕获 挖掘数据间的潜在关系6ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7获取需求的方法l 数据分析相关人员 管理者 数据收集和分析人员 数据产生和提供人员l 如何获取需求 管理者提出要求 数据分析人员与管理者交流 数据分析人员尝试各种统计分析模型，发现值得关注的异常 现象。7ExcelExcel图表分析图表

4、分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7选择恰当的分析模型l常用的分析方法统计图表 比较、联系、构成、分布 动态、静态 l常用的数据汇总统计方法数据透视表 汇总、计数、平均、最大最小 分类、切片、挖掘、旋转 l不常用的专业分析模型加载项 线性回归、傅里叶分析、移动平均、直方图分析、规划求解。 专业模型侧重预测，结果具有不确定性，并且涉及较多的数理统计知识。对算法理解 不透彻，或者应用场景不匹配，其结果容易引起误导。8除非特别必要，并且已经与管理者达成一 致，强烈建议不要把这些专业分析模型引 入日常工作报告中。图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72

5、011-7数据分析过程及关键操作技能开始进行数据分析9图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7Excel数据分析基本工作流程10收集原 始数据规格化统计分析展示结果管理工作验 证、 指引ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7原始数据的关键特征l 原始数据是数据分析的基础。l 原始数据来源于日常工作，是日常工作执行过程中留下来的痕迹工作记录。l 原始数据必须是随着工作的执行同步采集，很难事后补 充。l 原始数据的记录质量很大程度上决定了数据分析工作的 可操作性，以及结果的可用性。 客观性 完整性 一致性 二

6、义性11ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7数据采集过程中存在的普遍性问题l采集不足或过度采集；文字描述过多而数据不足，无法做统计分析，只能当做工作记录用是文档不是数据表。总想记录尽可能多的信息，已备不时之需无人过问的数据没有价值，只能增加工作量。l数据结构经常变动，缺乏持续性；数据结构的设计过于关注管理者的需求，忽视了作业规范。l缺乏数据填写标准的定义，或虽然定义了但标准难以把握；满意度定义：很不满意、不满意、比较满意、满意、非常满意，比较满意和满意如何区分？l原始记录填写随意，描述方式或格式不一致；甘肃电信、甘肃省电信、中国电信甘肃

7、分公司、省公司，几种叫法实际上指的都是同一个公司，但 Excel会把它当成四个不同的公司，张三、张 三 Excel也会当做两个人。3月10日、10/3、3.10、3月份，都是日期吗？Excel可不会这么想。合同金额：78、10360，计量单位是万元还是元？l必填项缺乏强制性，存在空白；对于空白，人为的理解可以是：没有、同上、不知道、忘添了，Excel的理解是：什么也不是（Null ）。l某些数据可以很轻易的后补，缺乏客观性。上周三我工作了几个小时？上周四晚上9点机房温度是多少？12ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7如何提高原始记录的质

8、量l 做好基础工作 定义数据结构。 定义分类标准和解释口径。 培训、宣贯，使以上成果成为员工工作标准。l 使用高效高质的采集手段 业务系统信息化。 手工记录模板化。l 数据稽核常态化 保持恰当的检查频率，并且首先查数据，培养数据说话的习 惯领导不关注的数据一定是不会认真填报的。 主观数据主抓填报及时性和逻辑合理性，但对准确性不要太 较真，尽量不要用于考核，如工作量申报。13ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7数据结构定义需要哪些数据l对管理需求进行分解 算法的需要依据采用什么分析模型，以及这些模型需要什么输入。 潜在的管理需求问题发现、

9、原因分析、验证效果、绩效管理。l对工作流程/方法进行分析了解可获得的信息。l从数据生命周期的角度评估数据采集需求避免无用数据。从哪来干什么用放多长时间什么时候可以销毁l充分考虑数据的可获得性以及采集成本。l数据结构一旦定下来，尽量不要有太大变动。14 一手的原始数据在成本允许的情况下尽 可能多的采集； 可通过计算获得数据尽量不要在采集阶 段采集。 尽量避免重复采集。ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7数据结构定义示例15服务工作的客户满意度 ？在同一时间段内，客户 满意的数量/服务总 量。从服务人员处获取服务 记录和客户信息，通过 电话

10、回访了解每次服务 的满意度，并进行记 录。管理需求统计方法作业程序 服务时间 客户满意度回访时间 回访人 回访结果工单号 受理时间 服务时间 客户名称 服务内容 执行人 服务时长响应速度 是否是在休息日提 供的服务？ 服务完成后多长时 间做的回访？回访 记录服务 记录计算 结果受理 时间服务 时间客户服务 内容执行 人服务 用时回访 时间回访 人回访 结果一 手 数 据暂时用不到的数据可以满足潜在需求，尽量保留： 哪些客户的满意度最低？ 哪些业务满意度不高？ 响应速度是否达到要求？ 回访是否及时？有没有回访过晚而导致反馈失效？ 哪些员工的服务满意度总是很高，有什么好的经验？ 客户通常在什么时间

11、提出申告？ ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7数据标准定义l 明确必填项和选填项； l 每一项数据尽量起一个容易理解的名称，容易引起误解的名称 是填写错误的主要根源。 l 关键信息分开填写，不要合并。 “专业”的工单号：FW201103001，FW_YJ_0001。l 需要做分类统计的数据必须定义清晰易掌握的分类标准； l 名称要保持一致，最好定义一张标准的名称表，例如地名表、 客户清单。 l 数量要定义计量单位，并杜绝全角输入。 l 日期要定义统一的书写格式，杜绝用“.”、“，”做日期分隔符， 杜绝模糊日期（如3月份，3月底）。 特

12、征描述类属性的分类不易过多（3-5个）。 不要过于追求数字化，文字描述同样能够达到统计要求。 应基于同一标准、同一层级定义分类，16ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7分类定义l 特征描述类属性的分类不易过多（通常3-5个就够了） 过多的分类不易把握边界，填写困难； 过多的分类容易稀释数据，导致无法聚焦关键所在。l 分类边界务必清晰，符合多数人的思维习惯。l 不要过于追求数字化，文字描述同样能够达到统计要求。 例如：满意度评价，打分容易还是定性描述容易？l 应基于同一标准、同一层级定义分类 典型案例：原因分类。l 同一事物站在不同角度可

13、有多个分类维度，一定要从管理 的视角进行分类。l 可进行多层分类，但不宜过多。 层次越深的分类对分析能力要求越高。17ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7数据记录表单模板的设计l模板尽量简单，尽量避免多项内容组合到一张工作表中。l关键地方和容易引起误解的地方添加必要的注释。注释最好写在填写位置的旁边，并用醒目的颜色。在单独的一页工作表中书写完整详细的填表指南，虽然有必要也很专业，但千万别指望用它来指导 使用者，因为没人看。如果用Excel的“注释”功能添加的注释，最好让它始终显示出来，但这样会使整体页面很难看。l采用从上到下的原则统一数

14、据标准。公司要求的报表部门级汇总表班组级汇总表个人工作汇总表工作单/工作日志。l能用下拉选单的地方尽量不用手填。l适度使用公式公式总是容易被破坏。使用公式的地方要显著标注出来，防止被删除。不要用跨工作表的公式。不管采用什么办法，新增行并不能很好的继承上一行的公式。l尽量不要包含链接。l模板中包含分配标准和名称标准列表，并且不允许私自更改。l给日期单元格加校验。l模板发布的同时最好同时提供样例再详细的填写指南也比不上样例的作用。18ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7数据的规格化处理l 为什么要做规格化处理 原始数据总会存在缺陷； Exc

15、el在做统计分析时对数据格式有严格要求； 根据分析模型的要求补充必要的数据。l 通常需要做哪些规格化处理 查找明显填写不正确的数据并进行纠正； 与历史数据、关联数据的合并； 为方便统计分析添加计算列。19ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7统计分析利器数据透视表20地区销售人员产品分类金额合同日期合同编号 兰州林丹系统集成￥132,000.00 2005-7-1610248 平凉苏术平系统集成￥559,020.00 2005-7-1010249 定西潘金技术服务￥465,780.00 2005-7-1210250 兰州王志东设备采购￥196,218.00 2005-7-1510251 兰州潘金软件开发￥1,079,370.00 2005-7-1110252点击“插入/数据透视表”ExcelExcel图表分析图表分析中国电信甘肃万维中国电信甘肃万维 2011-72011-7统计分析利器数据透视表21地区销售人员产品分类金额合同日期合同编号 兰州林丹系统集成￥132,000.00 2005-7-1610248 平凉苏术平系统集成￥559,020.00 2005-7-1010249 定西潘金技术服务￥465,780.00 2005-7-1210250 兰州王志东设备采购￥196,218.00 2005-7-1510