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1、电子文件归档与管理辽宁省档案局 科研处李 英 基于国家档案局发布的档案工作国家推荐标准 GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范五、电子文件的积累与归档四、电子文件的凭证作用三、电子文件的种类和特征六、归档电子文件的管理与利用二、电子文件的产生和来源一、对电子文件的认识电子文件归档与管理规范GB6一、对电子文件和电子档案的认识电子文件概念计算机上生成的具有参考 、凭据和指导意义的信息 都是电子文件，如视窗系 统中的“文件”。广义上狭义上计算机上生成的具有特定 “文件” 属性的信息才 能称之为电子文件。 计算机中或网络上不具备 特定“文件“属性的信 息不能够称为电子文件 。电子文件概
2、念指在数字设备及环境中 生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传 送的文件。GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范一、表明其逻辑与物理属性：数字代码，用计算机生成和读取 二、表明其内容属性：符合“文件”要求的特定的来源和用途。v原始材料的直接利用阶段。如人们直接在岩石上刻字。 v原始材料的粗加工阶段。甲骨竹简绢帛 。 v纸质文件阶段。轻便又廉价 。 v电子文件阶段。以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。 文件的历史发展阶段四个阶段四个阶段电子文件的发展过程阶段采用计算机，形 成电子文件，输 出成纸质后成为 正 式
3、文件“ 草稿性电子文件 ” 第一阶段 纸质文件 为正本，电 子文件为副 本 辅助性电子文件阶段第二阶段电子文件为正本 ，纸质文件为副 本，电子文件法 律效力被确认， 纸质文件只在很 少情况下被使用电子文件阶段第三阶段无纸阶段工作中不再 使用纸质文 件，以往的 纸质已成为“ 文物”第四阶段电子文件管理的发展趋势国家化资源化集成化标准化电子文件的管理是电子政务发展的基石 电子政务是推动电子文件管理发展的原动力电子文件的开发利用 电子文件的长期保管电子文件的自身全程化管理 电子文件管理系统，集中管理有助于电子文件信息交换 有助于电子文件长期保存v有利于国家信息化建设的健康发展v有利于国家记忆的长久传
4、承v有利于档案工作为构建社会主义和谐社会服务的全面展开2007年 国家档案局局长杨冬权实现三大战略：项目带动战略标准化战略科技进步战略抓好三个结合：电子文件中心建设与数字档案馆建设相结合电子文件管理工作与档案信息资源开发利用相结合发挥电子文件的作用与档案网站建设相结合处理好三个关系：处理好电子文件中心建设与新的档案馆舍建设的关系处理好电子文件管理与档案保护工作的关系处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系做好电子文件管理工作的重要意义 2009年6月电子文件管理国家战略国际学术研讨会管理好电子文件，关系到国家和社会历史记忆的长期保存，关系到人类文明的传承延续。把 更多有价值的信息留给未来，是
5、我们档案工作 者的历史责任 对电子文件的管理，必须解决好它的保真、保密、保存、保读取等巨大难题 解决这些问题，不仅需要技术，更重要的是要具有长远的历史眼光和强烈的职业责任感国家档案局对电子文件的研究v 1996年国家档案局专门成立课题组进行研究 v 1999年出版了电子文件归档与电子档案管理概论 v 1999出台 GB/T17678.121999 CAD电子文件光盘存储 、归档与档案管理要求 v 1999年出台了GB/T176791999CAD电子文件光盘存储系 统的一致性测试 v 2002年下发GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范 v 2006年下发关于征求电子文件归档与管理
6、规范标准修订 意见的通知 v 2008年下发了DA/T 38-2008电子文件归档光盘技术要求 和应用规范 v 2008年国家档案局中央档案馆印发了电子文件元数据标准和电子文件管理细则行业标准征求意见稿 第一部分：文书电子文件元数据方案 第二部分：电子文件长期保存格式需求 第三部分：基于XML的电子文件封装规范国家档案局有关电子文件相关标准与活动v 2003年以国家档案局6号令发布了电子公文归档管理暂行 办法 v 2003年国家档案局发布电子公文传输管理办法 （国办函200365号） v 2005年发布行标DA/T32-2005公务电子邮件归档与管理规 则 v 2008年5月17日，国家档案局
7、研究所举办了中美论坛“数字 信息长期维护与保存”国际性会议，邀请了几个国家的专家 及国内的专家对电子文件进行学术研究 v 2009年月19日，中国人民大学召开了”电子文件管理国家 战略国际学术研讨会“。邀请了美国、加拿大、荷兰、澳大利 亚等国家的电子文件专家进行学术交流与研讨我省相继出台有关电子文件的管理办法v2005年初印发了辽宁省电子文件归档与管理暂行 规定（辽档发20051号)v2006年月印发了辽宁省文书档案目录数据库结 构与转换格式（辽档发20063号）v2008年月印发了辽宁省照片、音频和视频档案 目录数据库结构与交换格式及辽宁省档案数字 化技术标准（辽档发200810号） 美国国
8、家档案与文件署 是最高的联邦档案机构 的业务领导机关档案工作的标准由SAA美国档案者协会制定美 国 NARA（ National Archives and Records Administration ） v 管理：1988年美国国家档案与文件管理局建立了 电子文件中心。电子文件中心的档案工作者与联 邦政府的各个机构合作，共同对电子文件的价值 进行鉴定。 v 保管：美国国家档案文件管理局制定了国家战 略：制定与贯彻联邦政府电子文件的产生、传输 、存储与长期保存的标准 v 标准制定：2003年，美国国家档案文件管理局向 全美国政府机构推荐使用电子文件管理软件应 用系统设计标准。该标准是国际上第一
9、个电子 文件管理应用系统设计标准。美国ERA项目v 美国电子文件档案馆（ERA）系统将提供一个综 合的、系统的和动态的储存、保管和利用各种 电子文件的工具，它不依赖于任何具体的软硬 件。 (2003-2011年） v 2006年，预算3.38141亿其中，2.83045亿美元用于基本运行费用； 3791.4万美元用于电子文件档案馆（ERA）建设 ； 968.2万美元用于国家档案与文件署设施的 维修和更新； 750万美元拨给国家历史出版和 文件委员会（NHPRC） v 此项目2011年完成加拿大 LIBRARY AND ARCHIVES CANADA 加拿大图书档案馆2004年5月21日，加拿大
10、图书档案馆依法成立新法律造就了一个特有的现代知 识研究所，这个机构合并了几种 国家职能： Archives档案馆 Library图书馆 Museum (Portrait Gallery of Canada)博物馆（加拿大 肖像馆）加拿大国家档案馆与财政部联合开发 政府机关办公自动化方面的软件及制 定相关标准，在联邦政府内强行推广 ，其目的是方便电子档案的统一管理 。实现政府电子文件及元数据的完整 在线移交。澳大利亚v 1996年澳大利亚国家图书馆制定了澳大利亚数字载体长 期与保护的原则v 澳大利亚国家档案馆、澳大利亚国家信息服务委员会、澳 大利亚国家保护办公室、澳大利亚电影录音档案馆联合， 专
11、门研究“保护数字信息存取”的问题v 做法：澳大利亚国家档案馆于2000年3月开始要求各政府 机构的电子文件移交国家档案馆，实行统一管理。出台了 维多利亚电子文件策略（VERS标准）文件的生命周期生成最后处理（销毁或保存）电子文件的生命周期 （The Life cycle of Records）设计阶段 * 明确保存文件所依靠的技术、 规定归档的需求、保管期限形成阶段 落实在设计阶段提出的要求 如电子文件的保管，文件类型等使用阶段 电子文件形成后的整个 使用期。在归档时，必 须对归档系统进行有效 的监督与控制，以防止 影响电子文件的恢复、 利用和可存取性电子文件管理的新理论与新思想一、文档一体化
12、理论二、前端控制理论三、全程控制理论四、电子文件时代的来源原则背景记忆五、后保管时代六、文件连续体理论将档案管理工作提前介入电子 文件的运作与管理中，即把规范化 管理的触角延伸到归档前电子文件 的形成、收集等阶段，将电子文件 与电子档案管理统一起来，进行规 范化管理。指电子文件全程管 理的过程。它涉及 到电子文件前端控 制、电子文件的利 用和保存等每一项 具体工作过程。 将对文件、 档案的管理与控 制提前到它们的 设计与形成之前电子文件管理的新理论与新思想一、文档一体化理论二、前端控制理论三、全程控制理论四、电子文件时代的来源原则背景记忆五、后保管时代六、文件连续体理论从文件形 成（包括形成
13、前）到文件作 为档案保存和 利用的管理全 过程中连贯一 致的管理方式 。电子文件的来源与纸质文件 的来源相比，具有更高的技术性 和一定的间接性提出：电子时代的文件实体 保管已不再是档案工作中的首要 环节了。取而代之的是电子文件 的鉴定、控制工作，并在尽可能 长的时间里为政府和社会提供利 用。6二、电子文件产生的 条件和来源61. 电子计算机2. 计算机网络条件计算机的诞生与发展时 间：1946年 名 字：“埃尼阿克”（ENIAC ） 地 点：宾夕法尼亚大学 体 积：占地170平方米 重 量：30吨 计算速度：5000次/ 秒 结 构：18000个电子管70000个电阻10000个电容1500个
14、继电器6000多个开关ENIAC部分实体 （摄于美国密歇根大学）ENIAC部分实体 （摄于美国密歇根大学）v第一代：电子管19461957 v第二代：晶体管19581964 v第三代：中小规模集成电路19651971 v第四代：大规模集成电路1972计算机的诞生与发展v数据处理 v过程控制 v人工智能或智能模拟 v网络应用 v科学计算或数值计算 v计算机辅助技术计算机的应用领域1.CAD （辅助设计）2.CAM（辅助制造）3.CAI （辅助教学）CIMS （计算机集成制造系统）第一，微型化(或体积微型化)第二，网络化(或资源网络化)超导计算机：纳米计算机、光计算机、量子计算机、DNA计算机第三
15、，智能化(或处理智能化)计算机的发展趋势什么是计算机网络：凡是将公布在不同地理位置上的具 有独立性能的多台计算机、终端及其附 属设备，用通信设备和通信线路连接起 来，再配有相应的网络软件，以实现计 算机资源共享的系统，叫计算机网络。计算机网络的产生什么是计算机网络：凡是将公布在不同地理位置上的具 有独立性能的多台计算机、终端及其附 属设备，用通信设备和通信线路连接起 来，再配有相应的网络软件，以实现计 算机资源共享的系统，叫计算机网络。v网络建立的主要目的是实现资源共享v网络上的计算机是独立的“自治计算机” v网络上的计算机必须遵循网络协议计算机网络的基本特征按网络的地理覆盖范围分类：1.局域
16、网 LAN2.城域网 MAN 3.广域网 WAN 按网络的拓扑结构分类：星型、树型、总线型、环型、网状型 按网络环境分类： 工作组网络、部门网络、企业网络、校园网 络、党务网、政府网计算机网络的分类网络工作站点网络互联设备网络通讯介质局域网广域网连接到网 络上的、 能够利用 网络资源 的计算机服务器 工作站非屏蔽电缆线 屏蔽电缆线 同轴电缆 光缆 无线连接 网 卡 集线器和打印共享器 调制解调器 中继器 交换机 路由器网络系统构成20世纪60年代 由美国国防部资助，国防部研究工程局承建，通过一个网络把美国的几个军事及研究的计算机主机联接在一起，即阿帕网（ARPANET）。互联网的起源与发展v第一阶段 网路探索(1987年1994年) v第二阶段 蓄势待发(1993年-1996年)v第三阶
