1档案目录采集、全文格式标准（征求意见稿）一、纸质档案（一）文件级目录数据库结构文件级目录数据库中的数据记录由 24 个数据字段组成字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表文件级目录数据库结构序号字段名称字段名字段类型字段长度备注1档案馆代码DAGDM字符型62全宗号QZH字符型33全宗名称QZMC字符型404目录号MLH字符型35年度ND字符型46案卷号AJH字符型47盒号HH字符型48卷内顺序号JNSXH字符型39件号JH字符型310页号YH字符型311页数YS字符型312数据类型SJLX字符型1413缩微号*SWH字符型3014电子文档号*DZWDH字符型2415题名TM字符型25016文件编号*WJBH字符型10017责任者ZRZ字符型10018时间SJ字符型4019保管期限BGQX字符型420密级MJ字符型4221分类号*FLH字符型2422档案主题词*DAZTC字符型10023公文主题词*GWZTC字符型10024附注*FZ字符型100注：带“*”者为选择著录项目（二）（二）著录项目细则1、档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录2、全宗名称全宗构成者全称或通用的简称。
3、全宗号档案馆赋予每个全宗的顺序号4、目录号档案馆给定的区分档案保管期限的顺序号5、年度指文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标识，如：“2003”同一卷档案中有跨年度的文件，按立卷时的年度录入，文件的形成时间不变6、案卷号一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号7、盒号按照 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案的装具――档案盒的顺序号8、卷内顺序号3案卷内文件的顺序编号，同一案卷内文件不得有重号、空号9、件号按照 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的顺序号同一保管期限内文件不得有重号、空号10、页（张）号档案在案卷内的起始编号案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号11、页数按照 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》整理的档案每件的总页数12、数据类型档案保管情况的说明，分已进馆全文、已进馆条目、未进馆条目三种13、缩微号档案缩微制品的编号14、电子文档号档案馆、室管理电子文件的一组符号代码推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式其中，存储介质代码用字母表示， “GP”表示光盘， “CD”表示磁带， “CP”表示磁盘；全宗号根据 DA/T 13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。
各个部分之间用“-”号连接示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT15、题名4（1）一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后2）文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录其中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名正题名与并列题名之间加“=”号副题名是解释或从属于正题名的另一题名说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字副题名、说明题名文字前加“：”号3）文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录16、文件编号文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的通编号、图号等文件编号除年度用“[ ]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文字和符号抄录年度用四位阿拉伯数字标识联合发文有多个文件编号的文件，只著录立档单位的文件编号17、责任者对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人1）团体责任者录入全称或通用简称，同一团体责任者的名称应前后一致。
示例：中国共产党淄博市委员会或中共淄博市委，不应简称市委2）个人责任者录入姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的5单位、职务、职称，并加“（）”号3）责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须录入，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“；”号相隔4）文件所署责任者为代称、别名、笔名时，应照原文著录，另将其真实名称加“（ ）”附后示例：史伟（中共淄博市委）（5）未署责任者或责任者不完整、不准确时，应著录考证出的正确的责任者，并加“[ ]”号6）会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数示例：淄博市第九届人民代表大会第二次会议18、时间一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检修数据为记录时间1）文件形成时间由 8 位阿拉伯数字表示，第 1～4 位数表示年度，第 5～6 位数表示月份，第 7～8 位数表示日期。
示例：某文件形成时间为 1956 年 2 月 18 日应著录：19560218（2）文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的，一律转换成公元纪年，不加注3）原文件未署时间或所署时间有误者，应著录考证出的准确6的文件时间，并加“[ ]”号示例：某文件未署形成时间，经过考证为 1954 年 1 月 8 日应著录：[19540108]（4）文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以“0”补之，考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符示例 1：某文件所署形成时间 1965 年 10 月应著录：19651000示例 2：某文件所署形成时间 12 月 6 日，经考证年代为 1957年应著录：00001206[19571206]示例 3：某文件所署形成时间 1955 年其中月份、日期不清，经考证应为 12 月 1 日，但是根据不是很充分应著录：19550000[19551201?]（5）由若干份文件为对象著录一个条目时，著录其中最早和最迟形成的文件时间，中间用“-”连接示例：某文件组合有 1951 年 6 月 8 日；1951 年 7 月 15 日；1953 年 8 月 3 日；1953 年 12 月 11 日 4 份文件。
应著录为：19510608-1953121119、保管期限根据档案价值确定的档案应该保存的时间一般分为永久、长期、短期三种保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，若已更改的，应著录新的保管期限20、密级密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文7件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录密级按 GB/T 7156-2003 文献保管等级代码表划分为六个级别，名称代码见下表文献保密等级代码名 称数字代码汉语拼音代码汉字代码公开级0GK公开国内级1GN国内内部级2NB内部秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密21、分类号根据档案分类法确定的档案所属类目的符号22、档案主题词揭示档案主题内容的规范化的词或词组应依据《中国档案主题词表》或本专业、本单位的规范化词表及 DA/T 19-1999《档案主题标引规则》进行标引1）一个案卷或文件的主题词一般控制在 10 个以内，各个主题词之间空一个汉字的位置2）专用名词如机构名称、人名、地名、会议名称等，已编入词表的，要选用词表中的正式主题词例如：王尽美（王瑞俊、王灼斋）应标引为“王烬美”；未编入词表中的，则应选用统一的自然语言进行标引。
3）词表中若出现两个或两个以上的正式主题词表达同一概念语义时，应在词间规定用（Y）、代（D）关系，避免分散标引例如：8《中国档案主题词表》正式主题词中，有战史、劳模、国民党、政治局会议，同时也有战争史、劳动模范、中国国民党、中央政治局会议，则应分别规定其中最常用、最通用的一个词为正式主题词，另一个同义词为非正式主题词23、文件主题词照文件著录，有则著录，没有则不著录一般控制在 10 个以内，各个主题词之间空一个汉字的位置24、附注对各个数据字段的补充解释和说明依各项目的顺序依次著录，项目以外须解释和说明的列在其后三）电子文件格式在上传电子文件时，对应的电子文件和条目必须正确，上传的电子文件格式必须是 PDF 格式二、声像档案（一）声像档案目录数据库结构声像档案目录数据库中的数据记录由 10 个数据字段组成字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表文件级目录数据库结构序号字段名称字段名字段类型字段长度备注1档案馆代码DAGDM字符型62全宗名称QZMC 字符型403全宗号QZH字符型34编号BH字符型105题名TM字符型2506详细说明XXSM字符型51297责任者ZRZ字符型1008时间SJ字符型89格式GS字符型1010附注*FZ字符型100注：带“*”者为选择著录项目（二）（二）著录项目细则1、档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。
2、全宗名称全宗构成者全称或通用的简称3、全宗号档案馆赋予每个全宗的顺序号4、编号由档案保管机关赋予档案的顺序号由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成其中前两位用汉语拼音字母标识内容属性，阿位伯数字标识某一属类的顺序号最后一位“1”标示视频， “2”标示音频声像档案编号序号名称汉语拼音阿拉伯数字长度字段长度说明1淄博新闻XW11XW2006020101120060201 为时间，01 为顺序号2早新闻ZXW 11ZX20060201012 20060201 为时间，01 为顺序号3专题节目ZT6ZT000011（2）00001 为顺序号4电视剧DS6DS001011001 为电视剧顺序号，01 为集数5广播剧GB6GB001012001 为广播剧顺序号，01 为集数106其他QT65、题名每条声像档案的标题新闻中有市级以上领导的，则在题名后加（）注明领导姓名，并用“、 ”隔开简讯需要自拟题名，并用“、 ”隔开专题节目在题名后加（）注明节目内容6、详细说明对声像档案的详细描述，新闻应包括事件的时间、地点、人物等专题节目应为节目内容的详细介绍，电视剧、广播剧应为剧情介绍7、责任者对此声像档案负责的团体或个人，要保持前后一致。
《淄博新闻》责任者著录为“淄博电视台（XXX）”括号中为记者姓名， 《早新闻》责任者著录为“淄博人民广播电台（XXX）”括号中为记者姓名，专题节目责任者著录为“XXXXXX（XXX）”，前半段为制作单位，括号中为主要制作人，电视剧、广播剧责任者著录为“XXXXXX（XXX）”，前半段为制作单位，括号中为主要创作人员8、时间形成声像档案的日期，用阿拉伯数字表示9、格式视频档案为 MPEG 格式，音频档案为 MP3 格式10、附注对各个数据字段的补充解释和说明依各项目的顺序依次著录，项目以外须解释和说明的列在其后三、照片档案11（一）照片档案目录数据库结构照片档案目录数据库中的数据记录由 11 个数据字段组成字段名称、字段名、字段类型及字段长度见下表照片档案目录数据库结构序号字段名称字段名字段类型字段长度备注1档案馆代码DAGDM字符型62全宗名称QZMC 字符型403全宗号QZH字符型34编号BH字符型105题名TM字符型2506详细说明XXSM字符型5127责任者ZRZ字符型1008时间SJ字符型89格式GS字符型1010保管期限BGQX字符型611附注*FZ字符型100注：带“*”者为选择著录项目（二）（二）著录项目细则1、档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录。