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1、 电子政务1电子政务环境下的档案信息建设摘要：电子政务已成为信息时代人们进行政务活动的新模式，它产生了大量电子文件，对传统的档案工作带来了强烈的冲击。随着政府上网工程的全面启动和信息技术的广泛应用，我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题。如何适应电子政务的发展需要、有针对性地做好档案行政管理和服务等工作，是当前档案部门迫切需要解决的重要课题。本文在对与电子政务与档案管理含义的理解上，进一步的探讨他们之间关系与影响。并且，对于在现今电子政务环境下的档案管理的应用模式、存在缺陷等进行研究，就如何加强电子政务环境下的档案管理提出了一些参考性对策。关键词：电子政务 档案管理 存在问
2、题 对策随着时代进步与发展，在电子政务所日常工作中，机构或个人办理业务时，需要存储大量的纸质文档，随着时间推移，这些纸质文档势必越来越多，堆积如山。因此，如何有效地管理这些文档，是解决电子政务业务正常开展的首要问题。随着信息量的不断增大，对纸质文件的管理的难度越来越大，主要表现在：难以保存、检索困难、难以实现各省市业务单位电子档案信息的共享和分发，长此以往，必然形成信息孤岛，无法实现建立数字化管理的目标，因此建立合理的电子档案系统，实现对电子档案信息的管理和共享，是一件迫在眉睫的工作。一、电子政务含义电子政务是指在现代计算机、网络通信等技术支撑下, 政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等
3、事务在数字化、网络化的环境下进行的国家行政管理形式, 是信息技术与现代管理体制的有机融合, 它包含多方面的内容, 如政府办公自动化、政府部门间的信息共建共享、政府实时信息发布、各级政府间的远程视频会议、公民网上查询政府信息、电子化民意调查和社会经济统计等。1从广义上理解，电子政务是政府机构在其管理和服务职能中运用现代信息技术， 实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的制约，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式。从狭义上理解，1门迎浩. 电子政务环境下的档案信息建设J. 治黄科技信息，2009，（2）：28-29电子政务2主要是指在政府内部各个职能部门之间的电子办
4、公网络环境，主要服务对象是政府内部的公务员。其包括三个主要组成部分：一是政府部门内部的电子化和网络化办公；二是政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时信息；三是政府部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。二、档案管理的含义档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平
5、则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。三、电子政务与档案管理的关系电子政务与档案工作关系密切。档案工作是电子政务系统、办公自动化系统的重要组成部分。政务信息资源是档案信息资源的重要来源。电子政务系统和办公自动化系统的所有已处理过的文件都要按档案管理规则进行收集和利用, 经鉴定具有保存价值的文件都要移交档案馆室严格按照国家档案局的规范标准进行归档管理。政府文件和由文件转化成的档案
6、资源是政府机构最核心的信息资源。据研究, 以上政策信息要靠档案提供。政府机构具有履行管理和保存电子文件的职责。档案机构具有对电子文件工作的全方位指导和全程监控的职责。各政府部门正在实行文件档案一体化管理和网络化集成化服务。2四、电子政务对档案工作的影响（一） 、对档案业务工作的影响。电子政务过程中形成的电子文件，贯穿于电子政务运作的全过程，电子文件的存储、运转、传递和利用方式都区别于纸质文件，它的收集、整理、鉴定、保管方式也不同传统的纸质档案。一是从收集方面看，档案的收集工作在瞬间完成且没有纸质文件的实物性。二是从整理2张正强.电子政务与电子档案管理的关系.J中国档案，2004（8）电子政务3
7、方面看，电子务环境下档案的整理工作可以高效率、多途径，而纸质文件时代，整理是档案管理工作的核心部分。三是从鉴定方面看，政务文件在归档的同时也需要进行鉴定。四是从保管方面看，管理部门电子档案的保管模式得以根本改观。(二)、对档案信息处理方式的影响。在电子政务以前各类政务文件泛滥成灾，机关档案室等部门都承受着保存文件和载体介质等工作压力，而电子政务办公自动化技术的应用，给各部门办公自动化信息处理带来了一系列的改变：一是存储方式，随着科学技术的进一步发展，机关在办公过程中产生的各类政务文件，逐步与计算机办公自动化技术融合为一体。二是检索方式，政务实现办公自动化后，信息用户只需在相关的操作界面上按动键
8、钮，就可以通过网络准确地获得所需的案卷、条目、信息，乃至全部文件内容及相关内容，范围更广，检索更快捷、更方便，还可根据权限打印用户所需的内容。三是集成方式，作为计算机和网络技术的应用，政务文件的形成中糅合了多种信息媒体技术。四是文档一体化，政务部门文件的管理将文书、档案的管理融入到一个系统之中，这既符合文件档案的自身特点，又给文书档案工作人员和用户提供了方便。五、电子政务环境下档案信息的特点(一)、现代化管理模式取代传统的管理模式。在电子政务环境下，必须从电子政府的全局出发，构建档案管理系统。以信息文献特征包括文献的外表特征和部分内容特征为主的传统档案管理方式建立在档案载体的物理联系基础之上，
9、而以互联网为传播渠道的档案管理则应建立在档案信息内容的逻辑联系之上。（二） 、档案管理者可以通过计算机网络和图像信息处理技术，将文字、图像和声音等组成多媒体的综合信息。（三） 、在单机环境下，档案信息数据库只是关系型数据库，而在网络环境下，开始出现面向对象的数据库。面向对象的数据库不仅存储数据，还存储处理数据的程序。（四） 、随着网络技术和档案管理的进步，档案信息数据库会产生分布式数据库，即利用网络的互通性，档案数据库可分布在不同的网络结点上，数据库各子集之间形成逻辑上的整体。五是为使用户可享用不同行业、不同领域的信电子政务4息资源，档案信息将建立一体化的资源网络。六、电子政务环境下档案管理应
10、用模式目前，机构内部电子政务环境中文档管理可以划分为三种应用模式：第一种是机构内部公文制作和流转自动化，该应用以办公自动化系统为平台，不仅能实现公文在计算机上的生成，还支持文件流程在内部计算机网络上的传递，从而形成电子公文。电子公文从生成到归档，都在计算机上完成，公文流转依靠工作流技术驱动和监控，提高了公文处理速度，降低了公文处理的出错率。但此种模式下，机构向外发文，仍大多沿袭传统的邮政传输方法。第二种是机构之间公文转输自动化，即利用网络通信实现文件的传输。其中，最具代表性的是，国务院办公厅和省级、副省级的政府机构于 2002 年开始部署实施的公文传输系统，目前在下级机构向国办报送文件时使用该
11、系统。现有的电子公文传输系统一般包括公文制作、公章制作、电子盖章、发送和接收、打印管理、回执管理、系统设置、安全管理等功能。第三种是文件归档后的档案管理自动化。由档案管理软件承担文件在半现行期、非现行期的绝大多数的管理工作。主要功能包括收（发）文管理、立卷归档、案卷管理、卷内文件管理、档案编研、检索、借阅等。3七、档案管理应用模式所存在的缺陷以上这三种应用系统彼此独立、功能分散。公文流转系统不能满足电子文件管理需求（也就是档案管理的需求） ， 生成的电子文件要么不完整， 要么流失掉，得不到应有的管理；公文传输系统定位过于独立，没有处理好和公文流转系统、档案管理系统之间的接口；档案管理软件的功能
12、则太专注于文件非现行期管理，自动化水平低，无法适应和其他文件管理系统集成的需要。电子文件的管理需这三类系统物理地连接在一起， 从业务流程和功能分工的角度协调一致。在电子文件管理阶段，没有文件系统的支持，档案管理系统就无法得到合格的电子文件；没有档案系统的支持，文件系统生成的有价值的文件也得不到有效的保存，行政活动的持续开展就会受到影响。八、电子政务环境下电子档案管理的有效对策（一）、规范电子档案管理流程，制定电子档案管理制度。在电子政务环境下，政府要结合自身情况，借鉴国内外相关专业的标准化成果，建立科学、3张洪冰，崔萍.电子政务与档案管理 J黑龙江档案，2010，（3）电子政务5完善的电子文件
13、管理制度，主要包括分工负责制度、电子文件制作人员和管理人员的管理制度、电子文件的归档制度、电子档案的鉴定、保管制度和标准、电子档案信息利用制度、电子档案保密制度。（二）、实现电子文档一体化管理。电子文件的产生，使传统档案理论中文件与档案分界线（归档环节）淡化，因为电子文件从起草、传输、办理到归档、鉴定、整理、保管、利用，都可以通过计算机等现代网络通信技术完成， 即文件工作与档案工作在同一工具上联为一体。这样，前阶段文件的质量就会直接决定后阶段档案的质量。因此，可对电子档案的控制与管理提前到电子文件的设计与创建之时，这样就可由电子档案后控制的半程管理扩大到全程管理，即文档一体化管理。4（三）、采
14、用先进的电子文件保管系统。在档案管理领域，尤其是对电子档案的管理而言，电子文件保管系统无疑处于核心地位，发挥着至关重要的作用。随着电子政务建设日臻完善，今后政府部门的档案管理工作必须快速地由手工管理向电子管理转变，以先进的技术应用于档案管理，电子文件管理要按电子政务的政府管理方式和行政流程调整运作模式，建立与电子政务信息系统相通的电子文件保管系统。（四）、做好电子档案的安全防护工作。维护电子档案的安全可以从两个方面来考虑，一是电子文件载体的安全；二是电子文件信息内容的安全。电子文件载体的安全可以通过采用安全性较高的载体材料、提高保管环境及保管条件的质量来做到。电子文件信息内容的安全可以通过采用
15、先进技术、制定法律制度及加强管理来维护电子档案信息内容的真实性。（五）、提高档案人员的电子文件控制能力。电子档案的管理是一门集现代化通信技术与档案学理论于一体的综合性的科学。档案工作者不仅要掌握档案专业知识，了解电子政务的运行规律，还要掌握如数字化技术、信息存贮技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒体超文本技术等现代化通信技术，具备对电子文件的控制能力。为增强对电子文件的控制能力，一方面要加强对现有档案人员的计算机培训，使其尽快掌握计算机技术以适应档案管理的要求；另一方面应在大学设立档案工程学系， 培养高素质的档案工程学人才，以满足电4姬泊.电子政务发展现状及建设对策探讨J. 宿州学院学报;20
16、05 年 01 期电子政务6子文件管理对人才的需求。5八、结语档案是是一种历史记录, 是国家信息资源体系最重要组成体系, 它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用, 是一笔非常宝贵的财富,是社会文明的成果。我们要重视档案管理信息化的建设, 创新管理理念和方法,充分利用档案资源的优势,为领导决策、科研、医疗等事业提供即时信息, 从而实现档案潜在的巨大利用价值。6总之, 电子政务的产生与发展是政府政务活动的一次改革, 但同时也给档案工作的传统观念和管理模式带来了冲击与挑战, 档案工作者必须站在时代发展的前沿, 更新观念, 拓展思路, 主动适应, 努力推进管理创新、技术创新、服务创新和队伍创新, 才能把握机遇, 从容应对电子政务环境下档案工作面临的新问题和新挑战, 不断提高档案管理的现代化水平。参考文献：1张锐昕.电子政府概论M. 中国人民大学出版社，2010 年.2董大彬. 我国电子政务发展浅析
