企业内容管理解决方案执行摘要

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1、企业内容管理解决方案执行摘要企业内容管理解决方案执行摘要 掌控临时创建和共享的内容 并发挥其价值掌控临时创建和共享的内容 并发挥其价值 IBM 业务内容服务与战略 掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第 2 页页 目录目录 2. 您的知识工作者内容是带来了混乱还是增加了价值？您的知识工作者内容是带来了混乱还是增加了价值？ 4. 掌控内容混乱：成果 掌控内容混乱：成果 5. 未来展望：超越共享与协作未来展望：超越共享与协作 10. 应对当今的业务问题，同时为未来的成功打下基础应对当今的业务问题，同时为未来的成功打下基础 11. 为何选择 为何选择 IBM

2、 的业务内容服务？的业务内容服务？ 您的知识工作者内容是带来了混乱还是增加了价值？ 您的知识工作者内容是带来了混乱还是增加了价值？ 谈到内容时，有几个方面显而易见。举例来说，由一般业务用户和知识工作者临时创建、共享和使用的内容（或者说非结构化内容）几乎遍布于企业的各个角落，而且增长速度极快。这些分散在桌面、网络、数据库和文件共享中的图像、文本文档、电子表格、演示文稿、图形、绘图、电子邮件、视频和多媒体文件之中，存在着许多业务关键型资源。 而从所有这一切中获得企业（而不仅仅是独立的部门或团队）需要的内容的方法并不显而易见。您的用户如何区分业务关键型文件和不重要的文件？您要如何使在企业内外流通的临

3、时创建的内容具有可见性？在认识到哪些内容具有价值之后，您要如何访问这些内容，如何从中获得最大的价值，如何保留和管理这些内容？ 根据我们的调研和与客户的合作，IBM 了解，许多企业都在努力寻找在各个层面上处理内容的方法。 提高个人效率提高个人效率 员工们可能会发现，难以定位、访问和检索当前内容存储器（如文件共享、电子邮件存档和协作数据库）中的内容，因而也难以在日常业务中使用这些内容。迄今为止，大多数被视为有助于掌控内容的解决方案尚未解决个人需求，在此类需求中，最重要的一项就是一致地交付准确、最新、体现事实本质的内容。实际上，个人可能要浪费大量的时间去尝试同步他们创建的内容，或在通过电子邮件应用和

4、其他工具发送内容时，在 Microsoft Office 和其他应用中协作维护内容。 掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第 3 页页 支持团队共享文档支持团队共享文档 IBM Lotus QuickrTM 和 Microsoft SharePoint 软件等团队协作工具使得本地团队内的文档共享更加轻松。这些协作工具对用户友好，并且被广泛用作新一代的网络驱动器，最适用于规模较小的用户组（例如部门间或面向项目的场景），用于辅助协作和社交网络功能。但这些工具并未提供可应对与内容复制和同步有关的挑战的功能。 改善业务自动化、改进流程改善业务自动化、改进流程

5、在使用和管理内容方面，大多数企业都需要帮助，以提高个人效率、实现高效的文档共享、在业务流程中利用内容,以及管理内容服务产品和提供商。 缺乏对自动化和临时业务流程的支持，这制约了效率和灵活性。以往，内容管理功能关注的是满足支持自定义内容的垂直应用 (CEVA) 开发的需求，用于使高价值的业务流程自动化。但对于价值较低的部门级应用，部门不得不实现自定义方法，使用文件共享和数据库功能来管理内容。跨多个部门构建大量 Web 应用或 Microsoft SharePoint Web Parts 应用会带来高昂的成本和业务连续性与维护挑战。 管理不同的内容服务产品、整合和提供商管理不同的内容服务产品、整合

6、和提供商 部署和维护多家厂商的单点产品的成本非常高。如今，有效管理内容和部署业务关键型应用需要工作流和业务流程管理、内容整合、扫描、成像和电子邮件管理、自动分类、分类管理、Web Part/portlet 管理、电子表单、内容收集、内容迁移、文档存档、记录管理和电子查询等等。 掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第 4 页页 对于企业来说，这四项挑战的成本是真实存在的。如果未能应对这些挑战，就会因重复任务、潜在的遵从性罚款和各种业务流程低效而导致生产力降低。组织需要找到一种方法，使用构造块式方法解决当今的业务挑战，同时为解决未来的挑战打造坚实的基础。

7、组织需要控制临时创建和使用的内容，以提高生产率、减少任务重复率、避免因未能遵从法规而造成的罚款。 这份执行摘要介绍了如何使用 ECM 共享服务方法（IBM 称之为业务内容服务）掌控您的内容。 这种方法的基础就是集中提供的由一组 ECM 共享服务构成的内容基础架构。这些服务可用于查询、管理和控制那些通过协作与社交软件工具、业务应用和其他内容管理系统生成的内容。 这份执行摘要列举了使用企业内容管理 (ECM) 共享服务方法的战略给企业内容管理带来的收益。本文解释了如何掌控临时创建和使用的内容来提升价值，并强调了在考虑内容管理系统时应始终牢记的要点。此外，还介绍了一种新标准，即内容管理互通服务 (C

8、ontent Management Interoperability Services, CMIS)。应用程序可利用 CMIS，以统一的方式处理一个或多个基于内容的应用或内容存储库。 掌控内容混乱：成果掌控内容混乱：成果 随着新内容类型和社交网络技术的发展（如 wiki、博客、即时消息传递，以及企业范围内的实时文件共享与协作），组织不可避免地面临着如何最好地利用和管理内容的挑战。普通的业务和知识工作者往往会在事后才反思管理内容的方法。他们的优先任务是着眼于目前的需求，创建、交换和修改内容。 掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。 第第 5 页页创建后的内容

9、往往驻留在用户的桌面和文件共享中，或数据库和电子邮件 存档中，难以访问。为了帮助优化内容的价值，并获得可视性和可控性， 企业需要一种使此类内容积极发挥作用的方法。换言之，企业需要将内容 规范化为可表示事实本质、可在上下文中提供给用户并在业务流程中使用 。有令人信服的理由使内容在多个业务层面更积极地发挥作用。 在用户创建内容之后，企业需要找到使内容在流程中更积极地发挥作用的方法。 ? 个人个人 活跃的内容可使内容更易于管理、访问和检索，从而大幅度 提升效率。它还能通过分类和管理组织范围内的内容版本、使抬高 了劳动力成本的手动流程自动化，来最小化任务重复率。 ? 团队团队 活跃的内容可为团队提供有

10、效管理共享内容的手段，帮助团 队更高效、更有效地完成其工作，从而促进创新。它还能促进内容 重用、重新定位和自动化工作流。 ? 部门应用部门应用 活跃的内容通过重用和重新定位标准业务流程模型、模 拟和监控，支持新应用部署，从而更迅速地创造价值。 ? 共享共享 ECM 活跃的内容可促进法规遵从，将其作为固有内容管理服 务的一部分，在企业治理需求不断变化时帮助支持遵从性，降低招 致处罚的可能性。 未来展望：超越共享与协作未来展望：超越共享与协作 内容管理的单点解决方案几乎无法解决以内容为中心的企业所面临的众多挑战，而整合和维护此类解决方案的成本也极为高昂。 由于有着如此多的人员和应用正在创建内容，因

11、而有必要采用一种前瞻性的内容管理战略，应对当今的需求，并在业务需求变化时随之伸缩。 虽然企业已经拥有了应对内容相关挑战的单点解决方案，但孤立的解决方案几乎无法解决以内容为中心的企业面临的众多挑战。而整合和维护支离破碎的内容的功能又有极为高昂的成本。IBM 相信，对于企业来说，提高内容和技术投资价值的最佳途径就是将内容管理视为需求的统一体， 掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第 6 页页 IBM 相信，对于企业来说，提高内容和技术投资价值的最佳途径就是将内容作为需求的统一体进行处理，内容流藉此进入主内容存储库。 内容流藉此进入主内容存储库。这样的统一体

12、以您的企业内共享的 ECM 功能为基础。内容服务方法可给您的企业中的每个创建和使用内容的关键领域带来收益。 个人内容服务 通过 Microsoft Office 软件和电子邮件客户端的桌面整合，提供对用户透明的基本内容服务，从而提高效率。您还可以支持知识工作者使用高级工具来访问、搜索、分类、分析和管理内容，从而帮助大幅度提升生产率、准确度和遵从性。 团队内容服务团队内容服务 使用分类和基于规则的处理工具监控、搜索和管理现有内容存储器（包括文件共享、Lotus Quickr 和 Microsoft SharePoint 内容存储器）中的内容，识别哪些内容需要作为业务关键型内容进行处理。在大多数情

13、况下，企业都使用 Lotus Quickr 和 Microsoft SharePoint 技术作为网络驱动器，或使用简单内容服务提供透明度。对于业务关键型内容，企业可通过一系列能给知识工作者、管理者和遵从性官员带来益处的功能，扩展 Lotus Quickr 和 Microsoft SharePoint 软件中的文件共享功能。例如，您可使用下列功能扩展 Lotus Quickr 和 Microsoft SharePoint 技术：工作流和业务流程管理、内容整合、扫描、成像、电子邮件管理、自动化分类、分类管理、内容收集、内容迁移、文档存档、记录管理和电子查询。 掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值

14、。第掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第 7 页页 内容服务方法可为您的企业中的每个创建和使用内容的关键领域（包括个人、团队、支持内容的应用和 ECM 服务）带来收益。 支持内容的应用服务支持内容的应用服务 利用共享的 ECM 应用服务（支持使用 mashup 小部件配置的复合应用），能够应对更普遍的业务需求，实现更高的灵活性，更迅速地通过内容和应用创造价值。对于不同的应用，使用此方法，都可以采用相同的 ECM 基础架构，这有助于降低开发和拥有成本，且利用最广泛的 ECM 功能。 开放标准开放标准 许多组织都通过购买或继承软件来帮助它们管理企业内容。为此，他们也发现，所管理的内容需要与协作

15、工具、业务应用和其他内容管理系统交互。实现更好的交互的最佳方法就是采用通用规范或标准，简化应用的直接交互。内容管理互通服务 (CMIS) 标准可供应用使用，以统一的方式处理一个或多个基于内容的应用或内容存储库。CMIS 标准的开发历时超过一年，得到了 IBM、Microsoft、SAP、BEA/Oracle、EMC、OpenText 和 Alfresco 的支持。目前正在将标准和规范提交给结构化信息标准促进组织 (OASIS)，预计在 2009 年可通过认可。 掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第掌控临时创建和共享的内容并发挥其价值。第 8 页页 一般而言，所有内容应用都支持一组通用的功能

16、，它们基于基本内容服务功能（如签入/签出、查看和更新元数据属性）。然而，如果没有 CMIS，就不存在应用之间彼此交互的标准方法。过去，组织不得不严重依靠系统集成商及其对于 API 和自定义代码的心得，以提供各种基本内容服务系统的互操作性。CMIS 标准并未取代各应用提供的健壮的 API，因此，为各个组织、IBM 业务合作伙伴和系统集成商带来了新的机遇，他们可以轻松、高效地整合遵从 CMIS 标准的 ECM 产品。 ECM 服务服务 ECM 被部署为一种可共享的、高度可用的且可伸缩的服务，组织在应对多种与内容有关的挑战时都需要使用此类服务。例如，对于如今内容的不断增加、对业务自动化的依赖日益增强、支持内容的应用不断扩增，内容管理功能也需要不断地夸张等问题，它都能够妥善处理。 要实现所有内容的全部业务潜力、避免内容在一次性使用后转入静止状态，基于 ECM 的综合性方法必不可少（IBM 称之为业务内容服务）。 IBM 相信，对于企业来说，要实现所有内容的全部业务潜力、避免内容在一次性使用后转入静止状态，一种综合性方法必不可少。为了长期通过内容提供价值，组织可利用业