行政档案设计分享

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1、行政檔案設計分享行政檔案設計分享台中國小 劉倩梅【序曲】初任總務工作時，可說是一個大外行。 由不曾接觸過總務處內部實際行政運作的老師，雖經過儲訓短短的洗禮， 但仍然是一知半解的狀況下，只好抱著戰戰兢兢、且戰且走、邊做邊學的心， 擔任起總務主任的工作。 總務主任，對一個老師養成的培訓教育中，可說是最難專業的職位，所以 以一個新手上路的經歷，希望下一個非專業人擔任總務主任時，不用再由 0 或 個位數出發，所以試著以建立總務行政檔案的方式，為後繼者鋪路。【前奏】總務行政檔案的內容以整合實務工作流程與校內外評鑑工作而企劃的。主 要設定之功能與項目內容設計在於：（一）使讀者讀者：可就其有興趣了解之項目，

2、迅速找到相關內容。故設計：項目明晰之分隔頁。（二）使用者用者：可迅速了解目前總務工作推動現況，以及執行業務時注意 事項，期能減少摸索試探之人力、時間之浪費。故涵蓋：各項執行工作細部計劃與省思。（三）使評者評者：可就評鑑項目，迅速找到相關內容，了解行政程序計劃、執行、自我考核之狀況。故整理：參考評鑑要項，內容歸類由大標題再細分小標題。（四）使學者學者：參考行政檔案製作的形式與內容，互相觀摩成長。故書寫：詳細規劃之構思、執行優缺點、相關省思等。在教學領導與行政領導並重的時代，在績效責任制越來越講求的趨勢，在 經費拮据下更求發揮最大效應、合理有效分配使用之際，經由前人一步一腳印 的留下努力過的足跡：

3、行政檔案！相信我們行政支援教學之理想境界，指 日可待！【伴奏】以自己走過的經驗而言，所謂一日之計在於晨 、 一年之計在於春 ，所 以建議老師們在新學期的準備時，一併將教學或行政檔案製作列入中、長程規劃之考量：基本上，依據個人目前教學年資及經歷變化、手邊現有資料之多寡、 個人的需求方向等因素，定出主題項目及時間進度，不及不徐的來製作， 如此才可得到實用完整、具有保存價值的檔案。 在暑假中策劃的另一優勢為；搭配新的學年教學與行政計劃時，檔案細部 內容也有了蒐集之方向。再則，暑假中有較多充分之時間與空間來動腦構思、 動眼閱讀他人優秀檔案、動口和同儕討論、動手開始行前準備。筆者總務行政檔案的製作期程與

4、時間約略如下： （一）摸索了解期：90 年 7-9 月 （二）粗略歸類期：90 年 9 月-90 年 2 月 （三）蒐集資料期：90 年 7 月-92 年 2 月 （四）綜合整理期：92 年 1-2 月 （五）自我評鑑期：92 年 2-4 月 （六）同儕評鑑期：92 年 5-6 月 （七）作品完成期：92 年 6-7 月預定 （八）檔案交接期：92 年 7-8 月預定【主奏】行政檔案設定項目的規劃與目的息息相關，通常以資料蒐集建立期與相關 考核評鑑期來作為區分！（一）資料蒐集建立期（一）資料蒐集建立期為了業務執行方便與參考功能更佳，建議用各項承辦業務類別來作為檔案分類建立之標題。例如：參考職務

5、分掌之細目。總務工作上，主要以承辦項目內容，可區分為工程採購類、美化綠 化、家長會與校長交接、交辦事宜，以及校園規劃為大方向。 工程採購類工程採購類：此類主要以十萬以上之採購與工程為主，依照每次專案之處理狀 況，分別列專冊存檔。十萬以下之採購與工程多半將比價資料直接 貼於黏存單之後，多半不列冊存檔。但共同契約不論金額多少，程序一致，故另外列冊！最有利標 精神之採購，因過程所需手續較雜，亦另外單獨列冊彙整。一百萬 以上之採購與工程可專冊存檔。訪價或查價之資料與相關廣告資訊則可個別列冊存檔。 另外，相關報表亦可專冊整理。 美化綠化類美化綠化類：依照年度預算情形可提出相關計劃案及預算規劃。 校長交接

6、事宜校長交接事宜： 校長交辦事宜校長交辦事宜： 家長會專案家長會專案：（本校目前由家長會幹事處理） 校園規劃類校園規劃類：主要包含學校重要基本資料（建照與使照） 、目前校園規劃情形、 中長程發展計畫及處室內個人行事規劃等資料。 專案活動類專案活動類：開學、校慶、運動會等，全校性後援工作之工作分 配與器材準備等備忘與檢討紀錄。 其他類其他類：消防安全及校園安全通報等均可列冊，留存完整檔案。 此些類別的行政檔案以方便工作運作與參閱用為主！（二）相關考核評鑑期（二）相關考核評鑑期本校有舉行校內檔案展，今年開始有國民教育經費使用績效評鑑， 所以需要配合不同型態與要求來重新組織規劃行政檔案！【校內檔案展

7、部分校內檔案展部分】：以半正式半正式成果展來呈現檔案內容（檔案目錄）檔案內容（檔案目錄） 檔案製作源起檔案的起源 檔案的重要 規劃的項目 檔案的內容 檔案的整理 製作的時間 檔案主人簡介 個人基本資料 教育行政理念 行政經歷簡介 工作執行心得 年度成果報告 未來發展建議 年度工作計畫 中長程之計畫 年度內之計畫 每週之行事曆 工作推動辦法 各項職務分掌 工作分配依據 相關人員特質 總務組之業務 事務組之業務 出納組之業務 文書組之業務 協助處理人員 學校基本資料 業務聯絡資料 場地之分布圖 設備之分布圖 各項報表資料 各項經費預算 全年之預算 單項之預算 各類之估價 參考之價格 每月固定行事

8、業務執行秘方 規劃期 公告期 發包期 簽約期 履約期驗收期 列管期 檔案評量 檔案自評 組內互評 行政互評 上級考評 參考資料 歷年資料 他校資料 法令資料 其他資料【校外評鑑之部分校外評鑑之部分】：以正式正式之成果展來呈現 中長程教育計劃 校務發展計劃 年度經費計劃 各經費預算書 各類會計報表 經費需求計劃 專案執行情況 經費使用明細 滿意度調查表 自我評鑑資料【終場】一年多來的總務工作歷練，在盲人摸象與跌跌撞撞中記取教訓，或汗水與 淚水交織，但當隨手翻閱來時路，雖是風來雖有雨，前程卻是光明燈。這總是 值得的！人生難得有此歷練與成長。 有血有肉（資料） ，仍稱不上生物（檔案）！有組織有系統外

9、（整理歸類排 序） ，更要有生命跡象（省思）！所以正好借力使力，藉本校舉辦行政檔案觀摩 之機會，將自己內外在都好好整理一番，讓前人種的樹，有機會開出果實；讓 後人省卻摸索之路，得以開創新局面。無心插柳且成蔭，有心栽花重過程。無心插柳且成蔭，有心栽花重過程。 但願觀者看內容，美貌與否非必要！但願觀者看內容，美貌與否非必要！ 果實有無非書面，具體實績在眼前。果實有無非書面，具體實績在眼前。未來評鑑看檔案，當成試作應歡喜。未來評鑑看檔案，當成試作應歡喜。歡迎您加入台中市國教輔導團專業社群網站台中市總務工作交流道台中市總務工作交流道 學生事務處工作交流道學生事務處工作交流道工作坊工作坊希望這個空中對話空間與空中資料庫能對你我的學校行政工作能有所助益邀您一同攜手於行政路上邀您一同攜手於行政路上-學習與成長學習與成長