《时间管理》培训专题课件 黄凌峰

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1、主讲: 黄凌峰 时间: 2009年8月24日 地点: 广西马山县 承办：广西社会心理学会心理教育咨询中心广西社会心理学会心理教育咨询中心思路1、开头语2、做个小测验3、列出自己前一天的工作内容（来培训前）4、进行分类并划成圆形分布图头脑风暴法：如何更好地节省时间，以小组 为单位，以多不重复为赢者。（同时考验各 小组的队员合作水平、组长组织能力、项目 管理水平）问题提出你常常很忙吗？你的时间够用吗？对自己工作时间的分析自己的时间哪里去了？8：30 部门例会9：00 看资料、文件9：15 接听和打回复几电话9：30 下属来请示工作9：45 与财务部经理讨论费用问 题 10：20 替上司营销总监去开

2、会10：55 给外地办事处打电话11：10与行政部经理聊天11：30 替下属修改销售分析报告12：00 吃午饭13：00 接待一个客户13：30 备向营销总监汇报的资料肖经理的一天14：30 下属来谈他工作中的困难 和抱怨 14：50 与人事经理谈某下属的 奖金问题 15：20 接顾客投诉电话、很恼火15：30 打电话询问投诉之事、教 训下属 15：50 老总找去谈事16：20 下属又来请示工作16：30 撰写招聘计划17：00 下班时间到了，发现招聘 计划中有好几个问题得去找人事 经理协商 18：00 有一个下属还想反映 一 下情况1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.

3、你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有 负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到 工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文 件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？9. 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去 做完它们吗？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公

4、司目标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着 眼于未来？你的回答有多少个”Yes”？恭喜！坚持并保留你的方法！可以！方向正确但需要提高冲劲！当心！你要重新审视自己的时间行动指南！救命！你在时间管理上需改进！0-4个4-8个8-12个12-16个课堂练习(1)请列出8月19日一天的工作生活备忘表(从早到晚)序号时间时间事项项内容备备注 16:00 27:00 38:00 49:00 510:00 611:00 712:00 一、什么是时间二、什么是时间管理三、常见的浪费时间的行为四、时间管理的原则五、时间管理的改进途径时间管理培训大纲时间只有一个方向，人生的每一刹那都是唯

5、一的！时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年时间是什么一、什么是时间名人说时间鲁迅说，时间仿佛海绵里的水。哥德说，时间是我的财产。席勒说，时间的步伐有三种：未来姗姗之来迟，现在像箭 一般飞逝，过去永远静止不动。巴尔扎克说，时间是人的财富。富兰克林说，时间是组织生命的材料。马克思说，一切的节省，归根结底都归结为时间的节省。但丁说，最聪明的人是最不愿浪费时间的人。赫胥黎说，时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时

6、间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。高尔基说，世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡 而又最珍贵，最易被忽视而又最令人后悔的就是时间时间是什么时间是老天分配最公平的资产时间是什么时间就是生命时间就是生命的本身，时间让我们成长 ，让我们老去。 时间小故事有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了 ，正当他们在想怎幺办时，突然看到一只非 常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马 上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外 一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用 啊，你怎幺跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“ 嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要 的是我只要跑得比你快。”l 不可回溯l 不能买卖l 无法暂

7、停l 毫无供给弹性l 不能蓄积l 无法取代时间的特点二、什么是时间管理、定义时间管理本身无法进行管理，时间管理本质上 只能是进行自我管理！就是事前的规划或长期的计划；自我管理即是 改变个人习惯，以令自己更富绩效，更富效能；研究造 成时间浪费的所有因素，改掉浪费时间的恶习，这些都 是成功者必备的武器。时间管理就是对我们个人的时间的使用进行 计划、组织、实施和控制。时间管理的关键就是对事件的控制，即把每 一件事件都控制的很好，时间管理是日常事 务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧。 例如如何安排你的生活，怎样去规划你的职 业生涯或工作的步骤，关键是合理有效地利 用可以支配的时间。p、时间管理的要素

8、p第一要义树立正确的时间观念p指导思想合理规划自己的目标p具体实践将事情按照轻重缓急进行优先级排序p最终目的最大限度地利用自己所拥有的时间或实现时间效用的最大化三、常见的浪费时间的行为示例1、自我因素：混乱拖延授权权不足个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规风险规 避 ） 2、环环境因素：访访客电话电话邮邮件等候会议议危机上级级决策失误误病因授权不足犹豫不决半途而废故意纵容担心遗忘对策 该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌为什么拖延？喜欢做的事情喜欢做的事情熟悉的事情熟悉的事

9、情容易做的事情容易做的事情花费时间少的事情花费时间少的事情已排定时间的事情已排定时间的事情资料齐全的事情资料齐全的事情经过筹划的事情经过筹划的事情别人的事情别人的事情有趣的事情有趣的事情 紧急的事情紧急的事情不喜欢做的事情不喜欢做的事情不熟悉的事情不熟悉的事情难做的是事情难做的是事情花费时间多的事情花费时间多的事情未排定时间的事情未排定时间的事情资料不齐全的事情资料不齐全的事情未经筹划的事情未经筹划的事情自己的事情自己的事情枯燥的事情枯燥的事情 不紧急的事情不紧急的事情对策 切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美

10、2、授权有道与目标设立管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的 工作为限度。授权不卸责。给谁授权？下属、同事、上级外部资源其他：设备、标准、流程、培训等哪些事情可以授权？o管理者亲自履行的工作o管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙o管理者可以履行，但部属若有机会也可代行o必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者 协助o必须由部属履行授权为什么困难？担心部属做错事担心部属表现太好担心丧失对部属的控制不愿意放弃得心应手的工作找不到适当的部属授权如何授权？瓶颈多半位于瓶的上端沟通技巧不佳令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作过分挑

11、剔细节纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息 的紧迫性目标能唤起目标能唤起你最高尚的才能你最高尚的才能FF 自己的自己的FF 切合实际的切合实际的FF 书面的书面的FF 可衡量的可衡量的FF 有时限的有时限的FF 平衡和谐的平衡和谐的下一年目标3-5年目标10年目标20年目标人生目标目标金字塔目标金字塔使命宣言角色目标每日目标每周目标月度目标季度目标年度目标目标金字塔目标金字塔每周目标角色目标计划行事历授权 规划长期目标使命宣言角 色目 标 规划每周目标角 色计 划目 标行 事 历授 权3、有障时间管理的四种观念视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好 的试金石）视时间为敌人：重效

12、率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间视时间为奴隶：工作狂工作狂的害处q工作效率降低q养成拖延的习惯（珀金森定律）q可能导致工作的失败“工作狂”的原因勤勉等于成就？勤能补拙？欠缺时间管理的技能显示重要性满足烈士感不知休闲的乐趣逃避不愉快的家庭生活四、时间管理原则1、8020原则2、目标ABC原则3、优先顺序原则4、计划原则5、习惯原则q20%的工作占整个工作80%的价 值q集中的精力要做20%的工作q投入20%精力做另外80%的工作1、80/20原则A=必须做的B=应该做的C=不值得做2、目标ABC原则3、优先顺序原则第四象限 不紧急 不重要第三象限 紧 急 不重要第二象限 不紧急 重

13、 要 第一象限 紧急 重要 重要 不重要紧急 不紧急四象限分析法重要，重要， 非紧急非紧急重要，重要， 紧急紧急重要紧急M1M1M2M2M3M3M4M4非重要，非重要， 非紧急非紧急非重要，非重要， 紧急紧急尽量避免尽量避免 扩大扩大M1M1尽量减少尽量减少 M3M3事情事情多投资时多投资时 间在间在M2M2尽量避免尽量避免 M4M4事情事情优先矩阵优先矩阵第一类是工作的紧急程度是不同的。 对于紧急的工作要先做，对于不太 的工作 后做。紧紧急不紧紧急1.紧急处理客户投 诉 2.意外事故的紧急排 除 3.客户拜访 4.确定明天的广告 5.接待质检 人员1.工作总结 2.修改工作流程 3.处理同事

14、的一些误解 4.辅导 下属工作 5.安排下一步工作 6.与同级部门间 的协调 7.销售政策的修改例：某销售经理某天 工作紧急程度划分第二类是工作可以按照重要程度来划分，对 于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对 于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很 少时间去做。例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分重要工作不重要工作1.销售费用预算计划 2.部门招聘计划制定 3.重要客户拜访 4.工作报告总结 5.下达指示1.一些文件和资料的查询 2.文件归档 3.应付无关人员 4.领用物品 5.差旅费报销依个人高峰周期，优先做、象限 工作，每天至少有一小时做象限工作个个人人周周期期 工作事項工作

15、事項 9:30 11:30 14:30 16:309:30 11:30 14:30 16:30课堂训练（2）把自己一天所做的事情进行分类。4、计划性原则必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事务的时间为什么不做计划？过分强调“知难行易”认为不做计划也能获得实效不了解做计划的好处认为计划赶不上变化不止如何做计划5、习惯性原则v 要知道什么是好的时间管理习惯v 坏习惯是可以并且是必须要改变的v 好的习惯是可以养成并且是必须要形 成的v 良好的习惯可以在有意中形成q 工作效率低、办事拖拉 q 时间观念差，工作时磨磨蹭噌 q 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 q 经常被电话、不速之客干扰 q 上班时间不紧凑，晚上加班干 q 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 q 没有目标