道具库内部审计报告

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1、 审计监察部第 1 页 共 5 页道具库内部审计报告道具库内部审计报告根据年度审计计划，我部于 2008 年 4 月 8 日-17 日对品牌中心道具库房的道具管理和核算进行专项审计。一、审计目的一、审计目的通过内部审计，评价公司道具管理内部控制的存在性和有效性，促进公司道具记录保管、维护保养、报废处理等环节完善管理，降低风险。二、道具管理基本状况二、道具管理基本状况原品牌管理中心道具管理规范规定：品牌管理中心总监对*专柜道具、宣传用品管理负有领导、指导职责；行政支持中心配送中心负责各类道具、宣传用品的入库清点、定时盘点、出库、配发工作，依据*事业部道具配发明细表进行配货。目前事业部管理道具库房

2、进销存帐务，未对道具进行定期盘点（原来状态为不定期抽盘） ；由成品库房负责收货配货管理，未对货品进行（系统性）帐务管理。三、道具帐务管理和制度建设三、道具帐务管理和制度建设公司设有专职的道具管理人员，负责道具的配发以及计划采购，但道具的进销存帐务记录以及流程不符合规定，主要表现在：1、道具配发单据无管理人员签字。审计中我们发现：在道具出库的配发单据上无相关管理人员的签字，库房人员只见单发货。审计监察部第 2 页 共 5 页2、公司道具的明细账记录不够及时，取得的道具管理电子帐存在库存余额为负库存的情况。主要原因为入账不及时造成，希望道具管理人员及时处理相关的出入库单据，以免造成帐实不符，影响库

3、房的收发货。3、帐务记录不完整。根据品牌中心提供的道具帐，我们无法明确看出道具库的实际库存额度，主要原因为：道具库帐未明确标注个别道具的入账价格，同时也存在道具未入账管理的情况，我们对道具库房进行全面盘点，发现个别道具未做入账处理，形成帐外资产，其中以导购工服居多，且数额较大，具体见附表（道具库帐外资产表，索引号 J1-3） 。4、品牌中心未建立道具报废相关制度，未明确各种道具的使用年限、报废标准以及报废流程，道具管理人员不能界定道具是否达到报废年限，是否可以申请报废处理，使得道具库中可重复使用的道具存在流失的可能，不可重复使用的道具侵占道具库存。如：道具库中各种展示道具、模特等5、品牌中心未

4、制定道具定期盘点制度，未对道具库房进行定期盘点调整。在审计中我们了解到，品牌中心于 2008 年 3 月 29 日至4 月 2 日对道具库进行全面盘点，盘点由库管人员进行，盘点表上无任何人签字，也没有形成盘点记录，更无监盘人员。四、道具管理情况四、道具管理情况2008 年 4 月 8 日，我们对道具库进行全面盘点，由于道具帐务记录不完整以及个别项目未标注价格，使得我们无法清晰了解道具审计监察部第 3 页 共 5 页库房的库存量有多大，比如：各品牌手提袋、工服以及各品牌画册等均无单价，我们无法对具体的数额进行核对，仅对数量进行盘点，但盘点差异我们无法核定，盘点过程中我们发现：1、 道具库中的各种

5、模特道具在帐务中详细记录，我们对单价数量均比较大的模特帐实相符性进行验证发现（见附表 J1-4） ，模特数量盘亏 13 个，金额盘盈 10400 元。 2、品牌中心尚未制定相应的呆料管理政策。道具库房未设置专门的呆料仓库，也未对呆料进行明确的标注，呆料与正常料存放在一块，我们了解到，道具库房有很多的呆料道具，我们未见呆料有帐务记录，我们无法统计具体的数额。3、品牌中心与成品库未建立道具对账机制。目前，道具由品牌中心负责计划购买和发放，道具管理由成品库负责，但是成品库未建立相应的收发存帐务，也未与品牌中心进行定期的对账管理，品牌中心也没有正规的收发存帐务，给正常对帐带来很大的困难。4、道具库无相

6、应的寄存物品管理制度。盘点中我们发现，道具库中北京办事处和公司研发中心寄存的各种道具数量居多，摆放混乱，且无相应的帐务记录，品牌中心也未对此进行管理，未明确具体的管理制度。5、物品码放无规律，未按品牌区分。盘点过程中各个品牌产品摆放没有一定的规律，配送中心库管员对入库货品，未按照不同类别归类码放，未张贴明显标志。审计监察部第 4 页 共 5 页五、审计监察部意见和建议五、审计监察部意见和建议:1、要求品牌中心加强对库房出入库的管理，无道具管理责任人签字的道具派发单库管人员不允许出库。2、要求品牌中心对道具管理的帐务进行重新建账，建立电脑进销存帐，实时反映道具出入库以及月末结存情况，掌握库存道具

7、的库存量，便于分析道具的采购计划以及对道具的管理和控制。3、全面清点道具库的道具，将道具库中能使用的所有道具进行入账管理，保证所有的公司道具均入账管理，避免形成帐外资产。4、建议品牌中心建立关于道具使用年限以及道具报废标准的规章制度，定期对库房中不能使用的道具进行报废处理，减少库存空间，增大库房的合理使用面积。5、加强档案管理，对道具的请购单、入库单、出库单以及定期的盘点对账资料等所有支持帐务处理的原始单据进行妥善保管，以备今后的审计核查。6、要求品牌中心建立道具定期盘点制度，及时对道具库的库存进行定期的盘亏盘盈处理，保证道具库房的帐实相符性。7、要求品牌中心道具管理负责人及时对相关的出入库单

8、据进行入账处理，避免进销存帐中负库存的发生。8、要求品牌中心建立呆料管理制度，对不使用或者损坏的道具进行适当的管理，适当的利用可以减少道具的使用成本，降低部门费用。9、要求品牌中心尽快与成品库协调，要求成品库建立道具进销审计监察部第 5 页 共 5 页存帐务，并定期与品牌中心进行道具对账，及时调整道具的进销存帐务管理。10、要求品牌中心建立物品寄存管理制度，对北京办事处以及研发中心寄存于道具库房的物品进行统一管理，具体事宜品牌中心可与成品库、北京办事处以及研发中心协商处理。11、要求品牌中心按照公司的要求，对所有入库道具，按照不同类别归类码放，并张贴明显标志及码放整齐。附：盘点汇总表（索引号 J1-1-电子文档） 、原始盘点表(索引号 J-1-1)、道具核对表(索引号 J1-2)以及未入库道具表（索引号 J1-3）被审计部门负责人签字： 道具负责人签字： 审计监察员： 审计监察部2008 年 4 月 17 日