部门档案立卷归档指导书

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1、第 1 页 共 16 页招商局地产控股股份有限公司招商局地产控股股份有限公司部门档案立卷归档指导书部门档案立卷归档指导书第一章第一章 文书档案立卷归档指引文书档案立卷归档指引一、归档范围：归档范围：文书档案是指本公司在生产经营活动中形成的党工群团、计划统计、开发设计、经营销售、财务管理、劳动工资等方面的已经处理完毕，具有重要或一定的保存价值的文件材料。包括：（一） 、党工群团工作：包括党、团组织、工会、妇女组织、协会、纪检监察、宣传教育等方面形成的文件材料。（二） 、行政管理：包括董事会、监事会形成的会议记录、纪要、决议等材料；文秘工作、劳动工资、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形

2、成的文件材料。（三） 、企业资产：包括各种物业（如楼宇、房产、土地）的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料。（四） 、经营管理：包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计等工作形成的文件材料，各种项目合同、协议及公证书，企业内部与整顿形成的文件材料。（五） 、注册登记：包括企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括企业的章程及与各方签订的合同） ，企业各种资质证书及相关材料。具体归档范围见本公司档案分类方案。二、归档时间：二、归档时间：每年的档案资料于次年第一季度结束前向公

3、司档案室移交归档。三、不归档文书材料的范围三、不归档文书材料的范围第 2 页 共 16 页（一） 、本公司的重份文件；（二） 、无查考利用价值的事务性、临时性文件；（三） 、未经签发的文电草稿、一般性文件的历次修改稿（定稿除外） 、各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人最后定稿除外） ；（四） 、无特殊保存价值的信封、一般性表态、建议意见或来信；（五） 、本公司负责人兼任外单位职务形成的文件材料；（六） 、为参考目的从各方面搜集的文件材料；（七） 、本公司应邀出席非公司重要业务会议带回的不需执行和无参考价值的文件材料；（八） 、上级公司任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料；（九） 、下属公司送

4、来不需抄报、不需办理的一般性文件材料；（十） 、外单位或行业协会送来的征求意见的文件未定稿。四、归档要求四、归档要求（一） 、归档的文件应为原件。 （二） 、文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。 （三） 、归档的文件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。第二章第二章 项目全程档案立卷归档指引项目全程档案立卷归档指引一、一、 归档范围归档范围项目全程档案是指本公司从土地出让、设计、施工、竣工验收、销售和初始登记的一系列项目档案。具体包括：（一） 、土地出让阶段：土地使用权招标文件，土地中标通知书、收购协议、合同书、规划要点等。（二） 、设计管理阶段：招投标文件、设计任务书、方案

5、图、说明书、概算书、施工图、审查意见、建造标准、预售查帐报告等。第 3 页 共 16 页（三） 、施工管理阶段及竣工验收阶段：开工报告，施工组织设计，施工计划，施工网络图，各种施工记录及检验文件以及因施工引起的各种工程设计变更文件竣工图，工程决算，竣工验收报告、竣工验收备案证明书等。（四） 、销售及初始登记阶段：略（参见营销档案） 。具体归档明细见项目全程档案目录清单 。二、归档时间二、归档时间（一） 、土地出让阶段的档案由发展部在土地合同（协议）签定后即时向公司档案室归档。（二） 、设计管理档案由策划设计中心在施工图审查意见完成后一个月内全部组卷向公司档案室移交归档。（三） 、施工管理档案（

6、含城建档案）由各项目部在项目竣工验收后三个月内全部向公司档案室移交归档。（四） 、销售及初始登记阶段的档案由营销中心客户管理部在办理初始登记时向公司档案室移交归档。三、归档要求三、归档要求（一） 、归档的文件应为原件。 （二） 、文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。 （三） 、归档的文件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（四） 、应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（五） 、文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅面(297mmX210mm)。图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB106

7、09.389) 统一折叠成 A4 幅面(297mmX210mm)，图标栏露在外面。（六） 、设计图纸要求归档光盘。（七） 、基中“城建档案”部分，需严格按照深圳市城建档案馆的要求进行整理、装订、归档。其余部分需按门类进行组卷、装盒，并填写卷内目录及附第 4 页 共 16 页全部文件的电子目录。（八） 、移交的档案需组件、装盒，并填写卷内目录，附所有文件的电子目录。（九） 、向公司档案室移交归档时需办理移交手续，双方签字确认。第三章第三章 会计档案立卷归档指引会计档案立卷归档指引一、归档范围：一、归档范围：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的主要

8、史料和证据。具体包括：（一） 、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。（二） 、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其它会计账簿。（三） 、财务报表类：月度、季度、年度财务报表，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报表。（四） 、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。二、二、 归档时间：归档时间：本公司形成的会计档案，在会计年度结算后，由财务部立卷归档并暂由本部门保管一年，期满后，财务部应编制成册，移交公司档案室统一保管。三、三、 归档要求：归档要求：（一）

9、、归档的会计档案，应该齐全、完整、真实、准确。（二） 、归档的各类凭证的规格应基本一致，折叠整齐，装订牢固，装订时应注意调节成册的厚薄，以利保管和查阅，每册封面书写要工整、编号清楚。（三） 、本公司每年形成的会计档案，应由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（四） 、移交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册封装不变。个第 5 页 共 16 页别需拆封重新整理的，应由档案室、财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（五） 、如采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印的纸质会计档案（凭证、账簿、报表） 。第四章第四章 成本管理档案立卷归档指引成本管理档案立卷

10、归档指引一、归档范围一、归档范围成本管理档案是指本公司在生产建设中，在工程项目造价方面所形成的，反映公司生产建设中资金运作的真实记录。具体包括：（一） 、项目成本和盈利目标类资料。（二） 、岩土勘察、检测报告类资料。（三） 、招投标及合同类资料：招标书、招标图纸、标底和工程量清单、标前答疑会议纪要、中标单位商务标、标书分析报告和询标文件、开标会议纪要和定标书、中标通知书、有关合同、造价审核单、成本小组会议纪要等文件材料。（四） 、结算造价类资料：结算报告、造价审核单、设计变更单、结算图纸、合同结算调整表、工程验收单、付款单等文件材料。（五） 、其他有关成本管理控制资料。二、归档时间二、归档时间

11、成本管理部门的文件材料在处理完毕后七日内，由项目成本工程师送交部门档案员保管，档案员负责积累、整理、保持文件的有机联系，在项目竣工验收完毕后三个月内，将全套资料归档后连同档案目录向公司档案室移交归档。三、归档质量要求三、归档质量要求（一） 、归档的文件齐全完整，字迹工整清楚，纸张及文件格式符合档案要求。使用不易褪色的签字笔等书写材料。（二） 、应保持归档材料的有机联系，按形成时间的先后顺序排列并进行合理分类、组卷和装盒。第 6 页 共 16 页（三） 、归档文件要求原件、且一式一份。（四） 、移交归档时需填写卷内目录，并附全部文件的电子目录。（五） 、移交归档时需办理移交手续，双方签字确认。第

12、五章第五章 法律档案立卷归档指引法律档案立卷归档指引一、归档范围一、归档范围法律档案是指本公司在生产建设、经营管理及售后服务等环节中因民事、经济等法律事务形成的各种文字、声像等不同载体的真实历史记录和证据材料。包括：（一） 、关于本公司的民事判决书、民事裁决书等。（二） 、关于本公司劳动纠纷所产生的劳动仲裁裁决书、调解材料等。（三） 、本公司涉案（多为房屋买卖纠纷案件、建设工程施工合同纠纷）的一系列案件资料。内容包括：诉前财产保全申请书、担保书；民事裁定书、协助执行通知书；起诉状、证据及授权委托文件；受理案件通知书、开庭传票；管辖异议申请及裁定；答辩状、证据及授权委托文件；证据交换及开庭传票；

13、代理词；判决书/调解书/裁定书；上诉状及上诉费收据等材料。二、归档时间二、归档时间法律档案在法律案件完结后半年内，由公司法律部门或公司委托的法律事务所将材料收集齐全，加以整理装订后，编制移交清单，向公司档案室移交归档。三、三、 归档质量要求归档质量要求（一） 、归档的结论性文件材料应是原件，证据性文件材料复印件应字迹清楚，原件严禁用铅笔、纯蓝墨水等书写材料书写。（二） 、法律档案材料以案件为单位进行立卷。即一个案件所形成的文件材料立成一卷或数卷。跨年度结束的法律案件放于案件结束年度立卷。（三） 、归档文件需填写卷内目录，一式一份，办理移交手续。第 7 页 共 16 页第六章第六章 营销租赁档案

14、立卷归档指引营销租赁档案立卷归档指引一、归档范围：一、归档范围：营销租赁档案是指一系列围绕公司房产销售、物业租赁等事务而形成的，以文件、合同、声像、刊物为主要反映形式的材料。营销档案主要包括：（一） 、市场研究：定价报告；市场检验报告；项目专题研究报告；政策分析报告等。（二） 、营销策划：营销总纲；上市策略；楼书和折页；重大营销活动总结等。（三） 、房产管理：价目表；分栋、分户表；认购书；签约证明；买卖合同及贷款合同；业主身份证复印件；付款通知；入伙通知等。（四） 、初始登记：付清地价证明、收据、工程三算审定表、初始登记申请表等。（五） 、行政人事：部门业务文件；会议纪要；部门计划总结；年度薪

15、酬方案；薪酬及佣金使用立项文件；内部管理制度等。（六） 、劳务合作合同、协议、人事管理、财务管理等活动形成的文件材料。（七） 、招商会及公司品牌的相关资料；租赁档案主要包括：（一） 、业务类：目标责任书；租金租价文件；工作总结（计划） ；历年租户、租金详情表；调研报告等。（二） 、合同类：租赁合同；租赁代理合同；委托设计广告合同书及其它零星协议和合同。（三） 、报表类：租赁月报表；租赁空房控制表；信息统计分析表；空置房状况统计表；其他报表。（四） 、行政人事：部门业务文件；会议纪要；部门计划总结；年度薪酬方案；薪酬及佣金使用立项文件；内部管理制度，劳务合作合同、协议、人事管第 8 页 共 16

16、 页理、财务管理等活动形成的文件材料。具体归档范围见本公司档案分类方案。二、归档时间：二、归档时间：营销部门档案中的房产销售资料应在物业入伙后三个月内，由部门档案员整理归档后移交给公司档案室；营销部门行政方面的资料及租赁部门的档案资料应在档案形成年度的次年六月前完成归档移交。三、归档质量要求三、归档质量要求（一） 、归档的文件应为原件。 （二） 、文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。 （三） 、归档的文件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（四） 、应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（五） 、文件中文字材料幅面尺寸规格宜为 A4 幅(297mmX210mm)。图纸宜采用国家标准图幅,并折叠成 A4 尺寸。（六） 、房产销售合同、租赁合同的合同文本应与相关资料一同归档，合同在前，相关资料附后。（七） 、归档的档案需分类、装盒，并填写卷内目录，附电子目录。（八） 、移交时办理移交手续，双方签字确认。第七章第七章 审计档案立卷归档指引审计档案立卷归档指引一、