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1、第12章Access数据库与外部数据的交换及Excel应用,Access数据库与外部数据,本章主要讨论Access数据库表和外部数据之间的关系。 通过链接或者导入方法使外部数据能够在Access数据库中使用； 将Access数据库中数据导出到外部格式的文件中，在其它系统中对导出的数据进行利用，尤其将Access数据导出到Excel文件中来应用。,Access数据库与外部数据,学习目标与要求,通过本章学习，读者应达到以下要求：1. 了解什么是Access外部数据，及常用外部数据类型。2. 理解Access数据库中使用外部数据的两种方法：“链接”和“导入”的概念和特点。3. 掌握链接、导入外部文件
2、的操作方法；4. 掌握导出Access数据库表对象中数据的方法。5. 了解Excel工作表和Access数据库表异同点，“数据列表”和“数据清单”的含义。6. 了解Excel表数据类型结构化方法：“设置单元格格式”和“数据有效性”。7. 学习Excel中数据的合并统计、高级筛选、相关性分析等。,12.1 Access和外部数据,不同的软件一般都规定了本系统中数据的格式。在实际应用时，为了充分利用不同软件的优势功能，需要在不同软件之间移动数据。在Access应用时，凡是不以Access数据库存储格式存储、在其它程序中的数据就称为外部数据。,12.1 Access和外部数据,Access可以和数十
3、种不同文件类型交换数据，包括：Access不同版本数据、SQL Server数据库、dBASE数据、FoxPro数据、文本文件、Excel文件等，以及HTML、XML表，Outlook格式数据等。Access能够通过链接、导入和导出的方式使用外部数据资源。 链接：与另一个Access数据库表或不同格式的数据建立链接。 导入：将其它程序中的数据转换到Access数据库中，称为导入。 导出：将Access数据库表中的数据转换到其它应用程序中，称为数据的导出。,12.1 Access和外部数据,链接和导入方式使用外部数据时的区别：链接以数据的当前文件格式使用它，即保持原文件格式不变，在Access中
4、使用外部数据。导入是对外部数据制作一个副本，并将副本移动到Access中，成为Access中的表来使用。,12.1 Access和外部数据,（1）运用链接方式使用外部数据在Access中，运用链接方式使用其他应用程序中的数据，可以和其他应用程序共享数据文件。在Access中可以使用和修改其他程序中建立的数据文件，同时，原来的应用程序仍然能够使用这个数据文件。（2）运用导入方式使用外部数据Access的数据导入功能能够将外部数据源从物理上放进一个新的Access表中。以后使用这些数据就在Access中使用。导入不会改变原来的数据源格式和内容。,12.2 链接外部数据,Access链接了一个外部文
5、件，在Access的“数据库”表窗口中就会显示文件名和相应图标（如图）。但是和表关联的图标有所不同，它始于一个从左指向右的箭头，箭头指向某个图标，图标的右边是文件名，图标说明了被链接文件的类型。如图。,12.2 链接外部数据,Access可以链接许多不同的DBMS数据库表，主要有：其它Access数据库表，Dbase、FoxPro（通过ODBC驱动程序）数据库表，SQL Server、Sybase、Oracle数据库表等。将外部表链接到Access数据库中后，不能将被链接的表再移到其它驱动器或目录中。如果移动了外部表，则必须使用“链接表管理器”刷新链接。,12.2 链接外部数据,（1）链接其他
6、Access数据库表链接其他Access数据库表操作如下。在Access中打开数据库，进入数据库窗口的表对象界面。选择“文件”菜单中“获取外部数据”项下“链接表”命令（或单击右键，在快捷菜单上选择“链接表”命令）。打开“链接”对话框，确定文件位置，选择要链接的.mdb文件，单击“链接”按钮（或者直接双击某个文件），选中的表就链接到当前数据库中。,12.2 链接外部数据,（2）链接dBASE数据库表链接操作如下：按照上面的操作，在启动“链接”对话框后，在对话框中“文件类型”的下拉列表中选择dBASE 5类型文件。双击某个dBASE 5类型文件（或选中它并单击“链接”按钮），选中的表就链接到当前数
7、据库中。（3）链接其他数据库如果某个数据库管理系统支持ODBC，那么就可以通过ODBC定义数据源（DSN），然后通过DSN链接即可。,12.2 链接外部数据,Access可以链接非数据库表数据，如Excel、HTML文件、文本文件等。链接操作如下。在Access中打开数据库，进入数据库窗口的表对象界面。选择“文件”菜单中“获取外部数据”项下“链接表”命令（或单击右键，在快捷菜单上选择“链接表”命令）。打开“链接”对话框，确定文件位置，在“文件类型”的下拉列表中选择Excel、HTML文档，或文本文件等，然后直接双击要链接的文件（或者选择要链接的文件，单击“链接”按钮），就会出现“链接数据表向导
8、”对话框。在向导对话框中完成相关设置。,12.2 链接外部数据,（1）设置浏览属性在Access中可以对外部表的下列属性进行重新设置：格式、小数位数、标题、输入掩码、显示控件等。改变属性操作如下。在数据库窗口表对象界面，选中链接表，单击右键，在快捷菜单上选择“设计视图”命令。在打开的设计视图窗口中，选择要改变属性的字段，进行属性的修改。设置属性是浏览表时的属性。浏览属性与表本身的属性不一定一致，修改后的属性内容只在浏览数据时表现出来。,12.2 链接外部数据,（2）设置关系连接Access可以通过关系生成器对链接的外部表和Access表构建关系，但不能进行参照完整性设置。创建关系的操作如下。在
9、数据库窗口空白处单击右键，并在快捷菜单上选择“关系”命令。在打开的关系窗口中，通过拖放的方法建立表之间的关系连接。,12.2 链接外部数据,（3）构建外部表的查询Access可以对链接的外部表建立查询。将一个外部表和另一个链接到数据库中的表连接起来。（4）对表重命名、删除对链接表的引用 外部表的重命名重命名外部链接表时，Access没有重命名实际的原文件名，它只在Access数据库的表对象列表里使用新名称。操作方法如下。,12.2 链接外部数据,选择外部表。选择“编辑”中“重命名”命令；或单击外部表名；或单击右键，在快捷菜单中选择“重命名”命令。这些操作都进入名称编辑状态，燃火输入新的表名。
10、删除外部表的链接选择要删除的外部表，按Delete键，或选择“编辑”中“删除”命令。,12.2 链接外部数据,对外部链接如果进行了移动、重命名、修改等操作后，再对链接表进行查询等操作时，Access提示找不到外部链接表。遇到此类情况时，就要通过Access提供的“链接表管理器”这个工具来修正。使用“链接表管理器”的操作如下。在数据库窗口表对象界面，选择“工具”菜单中“数据库实用工具”项下的“链接表管理器”命令，或选择外部链接表，单击右键，在快捷菜单中选择“链接表管理器”命令。,12.2 链接外部数据,启动“链接表管理器”对话框，在对话框中选择需要改变信息的链接表，单击“确定”按钮，然后在弹出的
11、对话框中，再选择改变后的外部链接表的位置或重命名的外部链接表。“链接表管理器”的刷新过程是由用户手动完成的，系统不会自动对重命名、或移动过的外部链接表自动更新引用，这点与Access数据库的内部表对象处理是不同的。Access数据库的内部表进行重命名、移动等操作后，Access会自动更新所有对该内部表的引用。,12.3 导入外部数据,导入文件操作实际上是将外部文件存储格式转换为Access表格式，再将外部文件的内容复制到Access表中保存。Access从外部导入数据时，并不删除或破坏外部文件。导入的数据可以存储到新表中，或存储到已存在的表中，这取决于要导入的数据类型。但是，所有类型的数据都可
12、以被导入到新表中，而只有电子表格和文本文件才可以被导入到已存在的Access表中。导入的文件名与Access数据库中的某个Access表同名，Access将在导入文件的文件名后加一序号，直到重命名具有惟一性。,12.3 导入外部数据,导入对象可以是其它Access数据库中的表，或者是查询、窗体、报表等对象。导入其它数据库表的基本操作过程如下。在数据库窗口表对象界面，选择“文件”菜单中“获取外部数据”项下的“导入”命令；或在空白处单击右键，在快捷菜单中选择“导入”命令，启动“导入”对话框。,12.3 导入外部数据,在“导入”对话框中选择要导入的Access数据库文件，单击“导入”按钮，启动“导入
13、对象”对话框。在该对话框中，有七个选项卡，分别是： 表、查询、窗体、报表、页、宏、模块。也就是说，七种不同的数据库对象都可以实施导入操作。选中要导入的对象，单击“确定”按钮,12.3 导入外部数据,在“导入对象”对话框提供了许多导入时的附加选项： “导入”复选中有“关系”、 “菜单和工具栏”、“导入/导出规范”。“导入表”单选中有： “定义和数据”、“只导入定义”。“导入查询”单选中有： “作为查询”、“作为表”。,12.3 导入外部数据,从非Access类型数据库中导入数据，要根据不同的非Access数据库特点进行操作。在导入操作时，在“导入”对话框中的“文件类型”下拉列表框中列出了不同的类
14、型，如果是dBASE类型的数据库，直接选择即可。若要导入其他类型数据库，只要该数据库是支持ODBC的，那么选择“ODBC数据库”类型，将弹出“选择数据源”对话框，如果用户对要导入的数据库已经建立了数据源DSN，选择即可；若还没有建立DSN，可以临时新建，在对话框中单击“新建”按钮，就进入建立数据源的操作中。,12.3 导入外部数据,导入非Access类型数据库的数据时，Access会自动完成数据类型转换，并生成Access数据库表。在多用户环境中导入数据库文件时，必须对文件以独占方式打开。如果有用户正在使用被导入的数据库文件，该文件不能被导入。,12.3 导入外部数据,从Excel表导入过程就
15、是将Excel数据表转换为Access数据库中的表。导入Excel电子表格的操作步骤如下。 在数据库窗口表对象界面，选择“文件”菜单中“获取外部数据”项下“导入”命令；或在空白处单击右键，在快捷菜单中选择“导入”命令，启动“导入”对话框。 在“导入”对话框中选择“文件类型”为Excel，然后选中要导入的对象，单击“确定”按钮，弹出“导出数据表向导”对话框，按照向导的指引进行必要的设置即可。,12.3 导入外部数据,在数据库窗口表对象界面，选择“文件”菜单中“获取外部数据”项下“导入”命令；或在空白处单击右键，在快捷菜单中选择“导入”命令，启动“导入”对话框。在“导入”对话框中选择“文件类型”为
16、“文本文件”，然后选中要导入的对象，单击“确定”按钮，弹出“导入文本向导”对话框。对于文本文件的数据，有两种分隔方式：“带分隔符”的文本和“固定宽度”文本。,12.3 导入外部数据,（1）带分隔符的文本导入带分隔符的文本文件也可以称为以逗号或制表符分隔数据的文件。每条记录都是文本文件中的单独一行，这一行上每个字段值不包括尾随的空格，通常以逗号作为字段值的分隔符。如果某字段值的字符串中包含有空格字符时，就要将该字段值的字符串加定界符（单引号或双引号）。导入带分隔符的文本文件时，在“导入文本向导”对话框中选择单选按钮“带分隔符用逗号或制表符之类的符号分隔每个字段”，选择一种分隔符（可供选择的有：制表符、分号、空格、逗号、其它），按向导要求完成相关设置。,12.3 导入外部数据,（2）固定宽度的文本导入固定宽度的文本每个记录是定长的。每条记录都是文本文件中的单独一行，如果每个字段内容不够长，尾随的空格被加入到字段中。在每条记录里每个字段不是被分隔符分隔的，而是从同一位置开始，每个记录的长度相等。导入固定宽度的文本时，在“导入文本向导”对话框中选择选择单选按钮“固定宽度字段之间使用空格使所有字段在列内对齐”，调整字段分隔线到正确的位置，按向导要求完成相关设置。,
