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1、?1高级秘书职业化高级秘书职业化高级秘书职业化高级秘书职业化讲师：闫 静 女士四川倍垒讲师：闫 静 女士四川倍垒 2闫 静 女士闫 静 女士五年中国惠普公司资深财务分析师中国惠普公司企业内训师三年美国安捷伦公司资深会计师美国安捷伦公司企业内训师Toast Master英文演讲协会会员北京奔驰公司员工职业礼仪提升培训顾问神州数码公司员工财务素养提升培训顾问清华大学国家CIMS培训中心特约讲师亚太管理训练网授权培训师北京外企服务公司行为规范特约讲师亚太咨询管理系统（CMS）认证咨询师五年中国惠普公司资深财务分析师中国惠普公司企业内训师三年美国安捷伦公司资深会计师美国安捷伦公司企业内训师Toast
2、Master英文演讲协会会员北京奔驰公司员工职业礼仪提升培训顾问神州数码公司员工财务素养提升培训顾问清华大学国家CIMS培训中心特约讲师亚太管理训练网授权培训师北京外企服务公司行为规范特约讲师亚太咨询管理系统（CMS）认证咨询师四川倍垒资深讲师四川倍垒资深讲师3（一）、（一）、秘书人员的角色认知（二）、高效职业形象与礼仪（三）、（三）、高效公务接待（四）、（四）、高效行政管理（五）、（五）、高效时间管理（六）、（六）、高效会务管理（七）、（七）、高效人际沟通（八）、高效公文写作（九）、（九）、提高你的影响力（十）、（十）、如何成为上司的得力助手（十一）、（十一）、高级秘书的职业发展行政人员行政
3、人员7项修炼项修炼4高级秘书职业化高级秘书职业化高级秘书职业化高级秘书职业化一一一一?251952 春天春天,位美國的資深秘書共同向美國商業部部長提 出創秘書週的計劃位美國的資深秘書共同向美國商業部部長提 出創秘書週的計劃, 其主要的宗旨有二其主要的宗旨有二: (1) 肯定秘書人員的工作技能肯定秘書人員的工作技能, 忠誠及工作效忠誠及工作效, 所給予 政府及各企業的貢獻所給予 政府及各企業的貢獻.(2) 經由有效的宣傳引起大眾對於秘書人員在工作上具 有無限潛能的注意經由有效的宣傳引起大眾對於秘書人員在工作上具 有無限潛能的注意.經由她們在華盛頓的朋友們之各方面協助經由她們在華盛頓的朋友們之各方
4、面協助, 這個夢想終能 於同達成這個夢想終能 於同達成. 美國商業部部長宣布美國商業部部長宣布1952的的6月月1日至日至7日 為美國的第一個秘書週日 為美國的第一個秘書週, 6月月4日為秘書日日為秘書日. 到到1955, 美國秘書協會將秘書週改到美國秘書協會將秘書週改到4月份的最後一個星期月份的最後一個星期,而這週的 星期三為秘書日而這週的 星期三為秘書日, 並一直沿用至今並一直沿用至今.1981美國秘書協會名為美國秘書協會名為 “國際專業秘書協會國際專業秘書協會”, 直到現在還是秘書週直到現在還是秘書週, 秘書日的唯一主辦者秘書日的唯一主辦者.秘书日的确定秘书日的确定你知道哪天是秘书日吗？
5、它的由来是什么？你知道哪天是秘书日吗？它的由来是什么？一、 秘书人员的角色认知一、 秘书人员的角色认知6全世界最有权势的人有一位美国总统说：“有人说我是全世界 最有权势的人。可我一点也不信。白宫有一位官 员，每天早晨把一张小纸片放在我办公桌上，纸 片上写着每一刻钟我该做的事情，他才是全世界 最有权势的人。” 里根全世界最有权势的人有一位美国总统说：“有人说我是全世界 最有权势的人。可我一点也不信。白宫有一位官 员，每天早晨把一张小纸片放在我办公桌上，纸 片上写着每一刻钟我该做的事情，他才是全世界 最有权势的人。” 里根美国总统眼中的秘书一、 秘书人员的角色认知美国总统眼中的秘书一、 秘书人员的
6、角色认知7?秘书的专业知识秘书的专业知识 ?企业管理，国贸实务，档案管理 ?秘书实务，英语对话，商务英文写作?秘书的实务技能秘书的实务技能 ?电脑，打字，速记 ?电话礼仪，语言表达，差旅应对，现代通讯?专门行业的业务知识专门行业的业务知识 ?贸易、法律财务秘书必备的知识一、 秘书人员的角色认知秘书必备的知识一、 秘书人员的角色认知8?准确性?好判断力?工作效率?机智性?主动性对事对人对事对人?考虑周到?圆滑性?谨慎性?责任感?客观性一、 秘书人员的角色认知一、 秘书人员的角色认知秘书十大特质秘书十大特质?39秘书必备的条件秘书必备的条件在美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个 条件，很值
7、得我们重视与参考。这些条件是：1、像心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交家一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、熟读各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化机器； 8、具备相当的金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。一、 秘书人员的角色认知一、 秘书人员的角色认知10?作为一名合格的文秘人员，还要力戒三种不正常 的心态。1、权欲2、利欲3、自卑秘书应避免的心态秘书应避免的心态一、 秘书人员的角色认知一、 秘书人员的角色认知11高级秘书职业化高级秘书职业化
8、高级秘书职业化高级秘书职业化 二二二二12? 事业的长期发展优势中，视觉效应是你的能力的九倍。事业的长期发展优势中，视觉效应是你的能力的九倍。? 大多数不成功的人之所以失败是因为他们首先看起来就不象成功者。大多数不成功的人之所以失败是因为他们首先看起来就不象成功者。? 这是一个两分钟的世界，你只有一分钟展示给人们你是谁，另一分钟让他们喜欢你。这是一个两分钟的世界，你只有一分钟展示给人们你是谁，另一分钟让他们喜欢你。看起来象个成功者看起来象个成功者二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪?413与环境、身份、体形相协调简洁大方，拒绝华丽或性感避免装扮清纯或学生味三大基本原则三大基本原则女
9、性高级秘书的形象要求女性高级秘书的形象要求二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪14商务装：商务装：社交场合：社交场合：鸡尾酒会、商务酒会装：鸡尾酒会、商务酒会装：普通开领七分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等小型时尚晚会、音乐会：小型时尚晚会、音乐会：无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上大型时尚晚会、宴会：大型时尚晚会、宴会：大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地。严肃商务场合：严肃商务场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发上班装：上班装：具时尚感的职业套装，盘发或束发女性高级秘书的场合着装女性高级秘书的场合着装二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪15黑色皮裙不能穿正
10、式商务场合不光腿袜子不能出现残破鞋袜必须配套避免出现三截腿（恶性分割）黑色皮裙不能穿正式商务场合不光腿袜子不能出现残破鞋袜必须配套避免出现三截腿（恶性分割）女性高级秘书裙装 五 不准女性高级秘书裙装 五 不准二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪16符合身份，以少为佳原则符合身份，以少为佳原则搭配原则搭配原则同质同色原则同质同色原则习俗原则习俗原则女性高级秘书佩带首饰 四大原则女性高级秘书佩带首饰 四大原则二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪?517保持自然保持自然扬长避短扬长避短发扬优点、掩盖缺点“妆成有却无”、慎选粉底液化妆避人化妆避人拒绝当众表演（一）、商务人员的（
11、一）、商务人员的“外在形象外在形象”礼仪礼仪女性高级秘书化妆 注意事项女性高级秘书化妆 注意事项二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪18浅灰色浅灰色 时尚、随和男性高级秘书形象提升要素男性高级秘书形象提升要素一、公务西装一、公务西装色彩选择色彩选择藏蓝色藏蓝色 尊贵、庄重、权威深灰色深灰色 优雅、高贵问题：男士商务西装的颜色应该为哪些？二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪19一、公务西装一、公务西装西装的西装的选购选购常识常识肩膀合适度上装遮住臀部 里衬余量一指半背部划出漂亮曲线裤长适中男性高级秘书形象提升要素二、 高效职业形象与礼仪男性高级秘书形象提升要素二、 高效职
12、业形象与礼仪20穿西装的七个原则穿西装的七个原则?要拆除衣袖上的商标要拆除衣袖上的商标?要熨烫平整要熨烫平整?要扣好纽扣要扣好纽扣?要不卷不挽要不卷不挽?要慎穿毛衫要慎穿毛衫?要巧配背心要巧配背心?要少装东西要少装东西男性高级秘书形象提升要素二、 高效职业形象与礼仪男性高级秘书形象提升要素二、 高效职业形象与礼仪?621二、公务衬衫二、公务衬衫 衬衫穿着衬衫穿着五五原则原则?干净平整干净平整?浅色系浅色系?纯棉加厚纯棉加厚?袖长领高两指袖长领高两指?领宽一指领宽一指商务公务形象提升要素商务公务形象提升要素二、 高效职业形象与礼仪二、 高效职业形象与礼仪22三大原则：三大原则：四大禁忌：四大禁忌
13、：高品质面料原则图案含蓄原则深蓝绛红保底原则禁黑色禁美女、动物禁破损禁佩领带夹三、公务领带三、公务领带男性商务人员公务形象提升要素二、 高效职业形象与礼仪男性商务人员公务形象提升要素二、 高效职业形象与礼仪23关注细节关注细节男性高级秘书的形象要求二、 高效职业形象与礼仪男性高级秘书的形象要求二、 高效职业形象与礼仪24?挺胸、抬头?腹部向前略倾?目光略为垂视?双脚可以叉开，与肩同宽，略为八字?双手永不放在身体前。男士标准站姿男士标准站姿高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪?725女士标准站姿女士标准站姿?挺胸收腹?肩部放
14、松?两脚跟靠拢成小丁字或小八字?双臂自然下垂?双手可以相叠放在胃部或腹部?双手永不随意放在身体前高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪26?坐在椅面的三分之二处?与人交谈，身体前倾?头不可倾后，脚不可伸前?手臂的位置不要对称标准坐姿标准坐姿高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪27不要伸出不要伸出“死鱼死鱼”般的手般的手?主动伸手（东道主或主人）?面带微笑，用上拇指?时间5秒钟，力度两公斤?保持手心干燥握 手握 手高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职
15、业形象与礼仪高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪28要领：要领： 四大禁忌：四大禁忌：伸手尊者居前来时主人，走时客人力度两公斤，时间5秒禁使用左手禁戴墨镜、帽子、手套禁左顾右盼禁初次见面异性做汉堡包状伸手尊者居前来时主人，走时客人力度两公斤，时间5秒禁使用左手禁戴墨镜、帽子、手套禁左顾右盼禁初次见面异性做汉堡包状高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪高级秘书塑造公务场合的完美举止二、 高效职业形象与礼仪?829目光的许可空间大三角、小三角、倒三角区正视：庄重微笑正视：友善自信仰视：思索斜视：轻蔑或自卑俯视：羞涩眼神二、 高效职业形象与礼仪眼神二、 高效职业形象
16、与礼仪30高级秘书职业化高级秘书职业化高级秘书职业化高级秘书职业化 三三三三31商务接待原则商务接待原则亲切的第一印象约客比电话优先奉上茶水、报纸上茶顺序：客人优先，同事后上奉茶应从正面或右斜面轻轻放下客人离开，亲自送到电梯口户外送别，等客人消失在视线中问题：约客到来时，你在打电话怎么办？商务接待礼仪三、 高效公务接待商务接待礼仪三、 高效公务接待32商务公务礼仪为他人做介绍商务公务礼仪为他人做介绍介绍时记住加上头衔加入对方的相关个人资料体现优雅的介绍动作按介绍的顺序礼仪进行（后续）三、 高效公务接待三、 高效公务接待?933把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士尊者居后被介绍尊者居后被介绍客人优先知情权客人优先知情权介绍顺序介绍顺序提升商务公务的魅力三、 高效公务接待提升商务公务的魅力三、 高效公务接待34商务接待的顺序礼仪商务接待的顺序礼仪三、 高效公务接待三、 高效公务接待?引导客人上楼的礼仪引导客人上楼的礼仪?乘坐电梯的礼仪乘坐电梯
