湖北省部分市县档案信息化建设情况调研报告

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1、HUBEI ARCHIVES湖北档案 20095为了认真实施数字化带动战略， 切实加强湖北省档案信息化建设，加快推进档案存储数字化、管理自动化、利用网络化、服务在线化步伐，2009年3月以来， 省档案局分别对黄石、鄂州、荆门、荆州、仙桃、天门等9个国家综合档案馆的档案信息化建设情况进行了专题调研。调研内容包括： 信息化建设的硬件设施、软件平台、数字化进度、电子档案查询软件应用等方面情况。一、基本情况近几年， 特别是2008年初省档案局在全省档案局长馆长会议上首次明确提出档案馆馆藏档案数字化工作任务以来，档案信息化工作引起了各地高度重视，建设步伐明显加快，取得了很大成绩。 主要表现在以下几个方面

2、：1加强领导，落实责任。 各地按照省档案局的工作要求,召开专题会议，统一思想，制定措施，落实责任。仙桃市档案局（馆）将目录输入列入干部年度考核目标责任制中， 建立了奖惩激励机制，仅2008年就输录了馆藏档案目录数据9万余条。2投入力度不断加大，硬件设施得到加强。9个单位近三年来投入信息化建设方面的资金累计超过150万元，现共配有计算机140余台，基本上达到人手一台。 黄石、鄂州、荆州、仙桃、阳新等地还配置了专用服务器。3建立了网络信息平台。9个单位都开通了档案网站，与地方电子政务网站实现了链接。除个别单位外， 都建成了局域网。 荆门、鄂州、仙桃、阳新等地在档案网站上开放了档案目录共计28.7万

3、条。4档案数据库建设有了一定的基础。 黄石、鄂州、荆门、仙桃、阳新、钟祥、天门等地档案馆目录数据库都达到了5万条以上。 其中鄂州、仙桃、阳新分别达到了10万条以上。5档案数字化工作进度加快。黄石、鄂州、阳新分别购置了档案数字化生产线，并成立专门机构开展档案数字化工作。 其中，阳新县档案局 （馆） 争取财政支持，从2009年起将档案数字化专项经费列入预算科目。 当年拨款6万元,有计划地对馆藏档案进行数字化，要求完成15-20万幅面扫描任务。仙桃、荆门、荆州也计划从2009年起开展此项工作。6电子档案查询软件试点工作进展比较顺利。9个单位都是省档案局2008年确定的电子档案查询软件推广试点单位。

4、其中有8家单位都安排了专门计算机安装软件、导入数据，可以开展相应的电子档案查询服务。 阳新、 鄂州、仙桃、荆门、荆州等地已在查阅服务大厅安装了专门设备，供利用者现场直接查询。 荆门市档案局（馆）还在市行政服务中心配备了计算机，安装了查询软件，导入了现行文件数据，为社会公众提供查询服务。二、存在的主要问题尽管近年来全省档案信息化工作取得了很大成绩，但由于我省档案信息化建设整体上还处于起步阶段，电子档案查询软件的推广试点工作也是2008年下半年才开始的，所以在调研中也发现了一些问题。 比较突出的问题是：1硬件设备配置需进一步加强。 主要是专用服务器少，备份服务器基本没有，不利于档案部门大批量数据的

5、处理和信息安全；网络平台不健全，内网、网站、电子政务专网链接在一起，不符合“三网”分离的要求，存在安全漏洞。2档案管理软件有待统一。 在调研的几个单位中，有两类（科怡、泰坦） 共6种不同版本的管理软件，使档案数据的管理和共享出现加强档案信息化建设吴绪成于劲松项敏刚湖北省部分市县档案信息化建设情况调研报告服务经济社会发展作探讨工19湖北档案HUBEI ARCHIVES20095在医疗行业，受医师素质高低、患者体质差异以及医疗技术限制等多种因素的影响，很难避免医疗事故或医疗意外发生。 而且随着人们维权意识和法律意识的增强，一旦发生医疗事故或医疗意外，患者或其家属就会与医疗机构产生医疗纠纷。 解决和

6、处理纠纷已成为医疗机构医疗管理工作的一个重要组成部分。 在这一过程中产生的档案，也应该作为医疗机构档案的一个重要门类及时收集，规范建档。一、医疗纠纷及医疗纠纷档案的定义医疗纠纷是指患者或其家属与医疗机构之间，因对诊疗、护理过程中发生的不良后果及其发生的原因认识不一致而导致的分歧或争议。 医疗纠纷档案是指医疗机构、患者以及相关部门在解决和处理医疗纠纷过程中形成的反映医疗纠纷真实面貌的文字、声像、实物等不同形式的历史记录。二、医疗纠纷档案的构成医疗纠纷档案不同于病历档案， 病历档案是患者住院期间的病症记录及医生所采取的一系列治疗方案。 而医疗纠纷档案除包括发生医疗纠纷患者的病历档案外， 还包括门诊

7、资料以及解决和处理医疗纠纷过程产生的一系列材料。 完整的医疗纠纷档案应由以下几个方面构成。1、医疗纠纷形成材料。主要包括：患者或患者家属投诉、来信来访登记表以及反映医疗纠纷发生经过、处理要求等方面的原始材料。2、医疗纠纷证据材料。 主要包括：反映诊疗过程困难，亟待统一规范。3数据库建设需加快进度。 档案数据资源的广度和深度都不足。从数据库的广度来看，各地现有的数据库中， 机关文书档案目录多，涉及民生的档案资源， 包括土地、人口普查、婚姻、兵役、知青等方面的专门档案目录少；从数据库的深度来看，现有数据库更多的是目录数据，全文数据很少。 绝大部分档案馆都还没开始对馆藏档案有计划地进行全文扫描。4电

8、子档案查询软件系统应用不充分。 由于软件安装、数据导入以及档案数据库建设的不足，电子档案查询系统真正投入实际应用的不多，作用发挥不够，还不能满足人民群众的查档用档需要。5专业技术人员比较少。 在9个单位中，只有6名懂计算机的专业技术人员，其中3人是计算机专业大专以上的毕业生。三、 对今后全省档案信息化工作的几点建议1提高 认识 ，加大 投 入 。 档案 信 息 化 建 设 是 一 个 关 系 档 案事业长远发展的重大战略问题。各级档案部门要提高认识，认真落实国家档案局提出的“数字化带动战略”和省档案局提出的档案数字化建设的目标任务要求，积极进行项目立项，争取地方财政 资 金 支 持 ，加 大

9、投 入 ，切 实 推动 档 案 信 息 化 建 设 和 数 字 化 工作。2加强检查和监督指导。省档案局将不断加强对全省档案信息化工作的检查和监督指导。 一是作探讨工和谐医患关系建立医疗纠纷档案肖永菊20HUBEI ARCHIVES湖北档案 20095的病历档案；各种检查记录、诊断书，如：X线、CT、核磁共振等检查的诊断书； 各种与诊疗相关的物证，如，病理标本、病人接触的实物等；门诊诊断和治疗记录。3、医疗纠纷调查材料。 主要包括：医疗机构及医疗机构上级主管部门对医疗纠纷调查过程中形成的文件材料，如：综合调查报告、涉案医师情况、涉案人员谈话记录、有关人员提供的证据证词等。4、医疗纠纷鉴定材料。

10、 主要包括：各级医疗事故鉴定机构对医疗事故出具的鉴定意见书等。5、医疗纠纷处理材料。 主要包括：医疗机构上级主管部门对医疗纠纷的调查结论、处理意见书；医疗机构对医疗纠纷的调查结论和对有关责任人处理意见书等。6、医疗纠纷调解材料。 主要包括：医疗机构与患者或其家属达成的协议书及办理的公证书；医疗纠纷调解的原始记录等。7、医疗纠纷诉讼材料。 主要包括：患者或其家属的民事诉状、医疗机构的答辩状、法院应诉通知书以及法院的调解、判决、执行文书等。三、医疗纠纷档案的作用医疗纠纷档案作为医疗机构档案的一个重要组成部分，同样可以对医疗机构管理水平、服务水平和医疗质量的提高起到积极的促进作用。1、可以促进医疗质

11、量的提高。 医疗纠纷档案是医方处理医患双方争议形成的资料记录和经验总结，有的甚至是鲜血和眼泪换来的宝贵教训，因而是对日后医疗工作进行指导的一种重要工具。 后来者可借此吸取前人的经验和教训，不但提高技术水平和增强责任心及法律意识，而且可以对工作中的偏差提出纠正， 可以不断提高医院的整体医疗水平。2、可以促进医疗管理的深化。 不同的纠纷案件有各自的特殊性，但同一时期的纠纷案件又有着某一共性。 通过医疗纠纷档案分析各个纠纷事件的处理全过程，能够找出医疗机构内部业务建设和医疗管理中还存在的缺陷并及时采取相应措施予以弥补， 狠抓管理，使医院各项建设日趋完善。 同时，对已经发生的医疗纠纷进行归纳总结，可对

12、今后的同类医疗纠纷处理起到借鉴作用。3、可以促进医护人员素质的提高。 俗话说，吃一堑，长一智。 在很多时候，人们可以通过学习别人成功或失败的经验来提高自己的水平。 不管是因病人对医学知识的缺乏， 还是因医生的大意所引发的医疗纠纷案件， 我们都可以通过医疗纠纷档案了解患者及患者家属的心态， 了解医护人员自身存在的不足，在知彼知己的情况下，做好沟通，缩小医患双方心理距离， 并不断提高医护人员自身的技术水平和服务质量，增强责任意识，防微杜渐，避免同类事件或其他不良事件的发生， 以确保医疗安全及医疗活动的正常进行。4、可以为相关医学课题研究提供素材。 医患纠纷既然成了当前社会的热点问题之一，为了更快、

13、更好地解决这一社会矛盾， 越来越多的人开始参与医疗法学及医患关系方面的研究。 材料丰富、内容详尽的医疗纠纷档案可以为他们的研究提供多种案例，从而，使其研究成果更具科学性、可操作性。（作者单位：十堰市郧阳医学院）责任编辑张杰作探讨工加强档案数字化成果数据的安全存储和数据合库的检查指导；二是加强对机关单位的电子档案管理的调研， 起草出台相关指导意见； 三是加强全省档案网站建设与质量管理， 开展全省档案网站考评工作。 各级档案行政管理部门也要结合实际， 抓好这方面的工作。3继续推广电子档案查询软件系统。 电子档案查询软件的应用推广，不仅仅是一个技术上的进步，也不单纯是一种管理方法上的变革，而是一种工

14、作思路上的创新。 按照档案数字化“利用优先、以用促建、边建边用、讲求实 效 ”的 原 则 ，通 过 电 子 档 案 查询软件的应用，检验档案信息化的成果，推动档案基础业务建设和重点档案抢救保护，促进档案工作更好地服务经济建设、服务社会、服务民生。2009年，省档案局 要 及 时 启 动 第 二 批 电 子 档 案查询系统软件试点工作，保证全省50家单位开展电子档案查询服务。4加强 培训 ，培养 人 才 。 档案信息化建设需要不断引进、吸收现代信息技术发展成果。 省档案 局 将 加 强 与 专 业 技 术 公 司 合作，加大对全省各级国家综合档案馆技术干部的业务培训力度，组织电子档案查询软件应用、数据合库、 网站建设等培训班，使更多的档案干部成为行家里手，推 动 档 案 现 代 化 建 设 不 断 向 前发展。（作者单位：湖北省档案局）责任编辑张杰21