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1、中国采购发展报告(2012 ) 过程方法在釆购管理中的运用一、过程方法的运用状况过程方法,在ISO9 00 0 2.4 “过程方法“中 的解释为:系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是这些过程之间的相互作用。虽然ISO9 000提到了系统识别过程和过程之间 的相互作用 ,但是过程方法的运用,却是先有了 TS 16 9 49的标准 ,后来才在汽车行业有了广泛而深人的推广。TS16 94 9的所有培训中 ,对于过程方法的解释都围绕着以下两个概念: 1.过程的属性过程分为管理过程、关键过程(顾客导向过程)、支持过程三大类。如图1 所示。管理过程 “ T7 x. (ManagementPro ces
2、s) 1 1 1 1 关键过程 |、1 ( Key Process) | Z 1 I I 支持过程(Support Process) 图1过程分类2.过程的要素每一个过程,包含1个Input (输入),1个Output (输出),3个WWith What (工具/方法)、WithWho (谁来做)、What Result (评价指标),1个H How(如何做),通常用乌龟图来表示。如图2所示。虽然以上两个概念非常简单易懂,但包括笔者所在公司的总公司以及供应商,鲜有根据以上两个概念进行程序文件编写的,很多公司采用的仍旧是流程图的编写方式。另外,很多公司的KPI (关键业绩考核指标),根本没有跟相
3、? 322 ? 第三篇采购 专题报告 工具/方法1S1 (With Wh at) ( With Who ) 输入 过程 I 输出(Input ) ( Pro cess ) “J ( Output) 如何做 评价指标(How ) ( What Result) 图2过程的要素关业务程序的执行效果联系起来,更不用说运用合理的指标考核过程的合理性、有效性了。二、过程方法在采购管理中的运用下面就以过程的属性和过程的要素为切人点,来探讨过程方法在采购管理中的运用。首先,按照采购管理的功能,我们识别出采购管理的过程大致如下:采购战略管理;供应商管理;采购订单管理;采购物品的 品质管理;采购物品 的成本管理;
4、采购物品的交货管理;采购物品的仓储管理;采购的外包管理;采购情报和风险管理。其次,根据过程的属性,将以上过程一一归类 。如图3所示。经过这样的过程分类,就明确了采 购管理各个子过程之间的关系和作用, 各个子过程的输出(服务)对象。如采购 战略管理过程,它的输出,即具体的战略计划,就成了关键过程的输人之一,战略实施的结果,通过关键过程的结果(输出)反馈,才能测量。另外如采购的情报和风险管理过程,明确定位了它是为供应商管理等关键过程服务的,因此它必须根据关键过程的需求,提供所需的情报, 并切实进行风险管理。采购情报管理和风险管理的效果,同样通过关键过程的结果(输出)才能体现。在将过程的6个要素进行
5、具体化时,一般可以从输出开始倒着考虑。过程(活动)的目的,不外乎满足顾客、公司自身的要求,或者下一个过程的输人要求。为了衡量过程(活动)的结果(输出)是否达到相关的要求,我们可以把这些要求转化为合适的、尽可 能量化的评价指标,这就 是过程中的评价指?323 ? 中国采购发展报告(2012 ) 管理过程 “7 細战略管理关键过程供应商管理采购物品的品质管理 I 采购物品的成本管理 i | 采购物品的交货管理 采购物品 的库存管理采购订单管理 采购的外包管理/ 支持过程 采购情报和风险管理图3采购管理过程归类标,也叫KPI。测量过程结果的KPI完全可以与从事这项业务的员工KPI联系在一起,并鼓励员
6、工自动进行流程改善。当结果与目标有差距时,作业者可分析是自身没有按照要求操作,还是操作技能不够,或者是过程中的其他四个要素(输入、工具/方法、谁来 做、怎么做)不够明确/不够充分,抑或规定不当?让操作者真正成为这个过程的Owner(责任者)。明确了评价指标和目标后,就可以 明确How (如何做)了。这里的How , 不能只限于规定活动的顺序,更重要的,需要体现活动的PDCA。不仅是本次活动的PDCA ,还包括本次活动 对下次活动的反馈,这种反馈,既有好的经验传承,也有不足点的反省。这种反馈,成为下次活动重要的输人。输入是一个过程(活动)启动的前提。实际工作中,我们经常因为对所需的输入识别不充分
7、,导致过程的结果不理想。对于输入,一般可以从以下几个方面来考虑:顾客/公司/下工序的要求(与输出相对应);上次活动的反省;上一工序的输出(结果);相关的法律法规;启动一个活动必须的信息/资料;启动一个活动必须的资源(人、财、料等)。我们以采购管理的各个子过程为例,来加深对过程6个要素的认识。如图4 所示。? 324 ? 第三篇采购专题报告I工具彷法: 谁来做: 相关数据库、SWO T、 战略管理部 、采购、物流、输人: PE ST、KSF、C PI 生产、品质部最高责任人(1)本公司产品企划(含 7 目标对采购物品及成品制造 及战略书励技术要求、中长期 p 销售计划) M 采巧中长期 采购战略
8、修正讨论 (2)采购目标目棚破 及战略达成状(2)迄今为止本公司采 / 感 况报告书购战略目标达成状况/ / 采 购 战略评价 8mX 战略效果评价结果报告 、/画采购战略的制定 一 活动计划书的 / 竞争公司采购战 略 、制定 采昀年度计划执倘果评审/ 成功管理隨分析 (服 、季度、年度)y (5)細物市场賊 細制最新动向 ,titBSSSSBBx ; (6)国家相关政策、法律 如何做. 评价指标: 参见“采购战略 采购 中长期/年度 管理流程”(略) 目标达成率1-目耐- 淮来做? LfTim : 采购部开发部L-c ommeren ce tRF、 生士吨 口 ? ;却合格 ,不合格供应商
9、淸单、 Zmtk 供应商标准 司、 输出: 输人: 采 购战略(供应商 .丨 素貪评价(业种别的供 - - -M 1采购模式更新、供应商P ,合作方法更新探讨、不I 合格供应商的 处理X sr7 ! VA 没 /一/ SSTT: rSfi / 供应商选定B|等级评价I I供应舰 j/ / | 供应商合作 / (6)产品认证、环境、 , 加工等方酬法律法规 贿做: 评价指标: 参见“采购订单 供应商等级 管理流程”(略) 目标达成率? 325 ? 中 国采购发展报告(2012) 工具访法: 谁来做: E-com meren ce 采购部、生产部、ERP、产品构成表、 供应商 报价单处理规定、输人
10、: 合格供应商清单 输出: (1)产品生产计划 采购订单(2)采购物品 图纸、规格书 y维护物品的采购 M周期、确定采购(3)采购物品的报 价单 觑计划 , TV1 采购订单发行 k / 流程的改善 | 議应商、价格 細_ XpA I_A 管理过程 _ J ,|确定订单、供应前单发行r 酬卩单 慨自定期分析发行订单、/ 顏订单 / ￥v“/ 如何做: 评价指标: 参见“采购订单 采 购订单的按期管理流程”(略) 发行率 工具:/方法? ? 淮来做: E-commer enc 、ERP、 采构部、生产部、产品构成表、报价单 品证部 、外包商处 理规定、合格外包 输人: 商清单 输出: 1 . /
11、 如何做: 评价指标: 参见“采购物品 机种别品质目标/ 品质管理流程” 供 应商品质目标 (略) 达成率工具访法: 谁来做: 成本计算系统、 采购部、物流公司、 ERP 、成本分析工具 供应商 -f I/ W 情漏收集、整理、離管理结果评价;?/ 分析 / 雕评价和: B情报的有效运用 d/ V, /, 如何做: 评价指标: 参见“采购物品 风险失控件数、库存管理流程” 影响金额 (略) 图4过程方 法在采购管理中的运用以上以过程的属性和过程的要素(运用了乌龟图)为切入点,对采购管理的各个子过程进行了描述。除此之外,还有一个重要点就是每个子过程的相关作业步骤(就是子过程的子过程们)之间的关系
12、。因为一项作业(也就是过程)至少经过两个以上的步骤才能 完成,所以在How的描述中,一定要明确每一个步骤的输出是哪个步骤的输人,如果一个步骤的输出不是任何步骤的输入,也不是最终产品或服务的输出,那它就是一个多余的步骤,应该去掉。随着企业成本的压力越来越大,很多的企业,从对产品直接相关的成本改善、效率提升的关注,扩大到对所有业务活动改善的关注。如企业中推行的全员参与的QCC活动,其中不乏间接部门优秀的改善成果报告。近年来,随着中国人工成本的不断上涨,包括笔者在内的一些公司,开始把提高办公室的作业效率作为公司 的重点方针。效率的提升,除了作业者的技能这一个关键因素之外,选择合适的作业工具/方法(W
13、ith What)也显得越来越重要。以前的一些工具/方法主要是围绕着品质管理,如QC新旧七手法,FMEA(失效模式分 析)、8D图等。目前这些手法已经广泛运用于各类作业的改善中。另外,战略管理、风险管理等的分析工具也层出不穷。我们除了需要了解这些最新的分析工具外,还有一个永远的重点,就是作业的一些基本规则和标准,如品质管理基准,报价确认基准等。有了这些,新人容易上手,出错的机会就会大大减少。过程方法的原理和概念,其实非常简单。只要我们改变习惯,从流程式的? 329 ? 中 国采购发展报告(2012) 思考(关注作业的顺序)转变成过程式的思考,我们就可以更加全面地去剖析一个作业 (过程)的方方面面,从而更大范围地找出改善的空间,让作业(过程)更加增值,同时让作业(过程)的效率更高。(刘卫红) 刘卫红:现担任柯尼卡美能达咨 询(深圳)有限公司调达管理部门(SZ2 0042 007年在柯尼卡美能达咨询(深圳)有限公司电子部门调达部门担任副经理。?330 ?
