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1、第第 1 页页 共共 16 页页 金钥匙开票管理系统 使用说明书 在桌面上双击“金钥匙开票管理系统”图标， 弹出如下登陆框， 在用户编号中输入用户， 在身份验证中输入密码， 点击 “确 定”登陆系统。 登陆后系统界面如下图。 （双击的意思是，用鼠标连续的点两次。点击只点一次。 ） 输入密码 输入用户 双击打开软件 第第 2 页页 共共 16 页页 一 销售出货管理 打开销售出货管理 1 销售单开具 双击销售单，点击新增按钮新增销售单,在产品资料栏中点击选择按钮双击选择产品编号、 产品名称及类别。 产品编号、 名称、 类别必须是同一种产品， 否则开不出销售单。 产品资料填写完成后，在客户账号中点
2、击选择按钮双击选择客户。完成后按按钮生成销售单，在数量处填写数量，金额自动计算完成。 双击选择 树形菜单点击前面号或双击打开 工具栏 点击出现选 择图标 第第 3 页页 共共 16 页页 点击确定，新销售单完成。在销售单中会出现一栏粉红色的未审核的销售单。 若要修改按修改按钮修改。 收费以后按审核按钮审核。 审核完成点击打印按钮打印收款单。弹出如下打印预览窗口。 再点击“打印” ，弹出如下打印窗口，选择“”打印机。 打印份数为“” ，点击“打印”打印出收款单，发货单同理。 点击打印 收款单 打印次数 在这里填 写数量， 完 成按确定 可双击选 择该产品 可在这里选 择产品 第第 4 页页 共共
3、 16 页页 打印窗口 注意：审核后的销售单是无法修改、无法删除的，没有审核的话就开不出发 货单。信用客户可以用信用额开单。 出货单 点击出货单，选择要开出货单的的客户点击按钮生成出货单。在车牌号码、装车组号中选择装车汽车及装车人员。在日期栏中选择装车日期。完成后点 击确定。 在出货单窗口选择需要审核的出货单，点击审核按钮审核该出货单。点击打印，如多次打印在打印出来的出货单上会显示打印次数。 出货单填写窗口 打印份数为 点击要使用的打 印机， 完成上面工作后点击这里打印 点击这里可以自 动生成出货单 第第 5 页页 共共 16 页页 发货单打印格式 当该客户暂时没带现金时可以使用信用开票的方法
4、开发货单,前提是该客户有信用现金余额。按信用开票按钮，出货单编辑窗口会自动把没有审核的销售单列出，点击要开信用单的客户，按正常开出货单的程序开出货单就可。等下 次该客户拿了现金来以后再将那单没有审核的销售单审核。从新启动系统后，信 用额才会增加这单销售单同样多的金额。 二：报表查询 ：销售明细表 点击报表查询，双击销售明细表。点击检视按钮，出现如下对话框。在销售单查找窗口，软件提供多种查询方式。 （：销售单号查询 可以精确的查询到某一单的销售情况。 （：客户账号查询 可以查询到该客户任意一段时间或全部的销售单。 例如：我们要查询客户“”在 2010-7-1 日到 2010-7-12 日的销售情
5、况。 点击检视按钮。 弹出销售单查询窗口， 在客户账号中选择要查询的客户，选择时间。 打印次数 第第 6 页页 共共 16 页页 选择完成时间后，如下图，点击确定。 系统弹出销售单查询结果。 点击选择客户 点击这里弹 出右面窗口 双击选择日期 点击确定 打勾表示已 经审核，空 白表示未审 号到 号的销售单 合计数量 合计金额不 分审核没有 如要查询已审的点击已审，未审的点未审，两个都查点击忽略 第第 7 页页 共共 16 页页 （：产品编号查询 可以查询到任意一编号的产品在任意一段时间的销售情况。 （：产品规格查询 可以查询到任意一规格的产品在任意一段时间的销售情况。 （：销售时间查询 可以查
6、询到任意一个时间段的销售情况。 在销售单查询对话框中只选择时间，如下图。选择完时间后点击“确定” 完成这个时间段销售量的查询。 （：审核查询 在前面五种查询方式的同时也可以选择是查询已审核的、 没有审核的或是 全部。也可以单独查询已审或未审的销售单情况。 查询完成后可以按导出按钮，将数据导出到xcel 里面方便的打印和管理。 ：出货明细表 出货单查询和销售单查询的的方法基本一样， 只是出货单的查询多出了两种 方式。 （车牌号码查询 可以查询到任意一辆车在任意一个时间段内拉了多少产品。 双击出货明细表，点击查询按钮，弹出如下窗口。 只选择时间一 项，可查出这 段时间的销量 点击确定 第第 8 页
7、页 共共 16 页页 在车牌号一栏中选择要查询的车牌号，点击选择按钮弹出选择框，双击选择车牌号。点击确定，完成查询。 （装车组号查询 可以查询到任意一个装车人员在任意一个时间内装了多少产品， 这样就 可以很方便的统计装车人员在一个月内装车产品，方便的结算工资。 例如：要查询号装车组人员在一个时间段内的装车数量。 双击出货明细表，点击查询按钮，弹出如下窗口。 第第 9 页页 共共 16 页页 点击装车组号中的选择按钮， 弹出装车组号码选择框。 双击选择号。 点击“确定”按钮完成查询。 也可以同时选择时间，和审核。这样就可以方便查询到这个装车组装了多个 货。 三：系统维护 用户及授权 只有管理员才
8、能开通新用户及更改用户授权， 若该用户没有权限就打开不 了这个对话窗口。 第第 10 页页 共共 16 页页 点击新增按钮可以新增用户并授权该用户可以使用的权限。 用户增加修改窗口 点击修改按钮可以修改已有用户的用户名及密码。点击删除按钮可以删除该用户。 要让某一用户可以修改自己的密码必须在 “更改密码” 栏里同时选择 “可用” 、 “修改”打勾。 用户授权窗口 2：更改密码 双击更改密码出现修改密码窗口，在修改密码窗口中输入新的密码，点击确定。完成密码修改。 ：备份数据 登陆时用的名称,不可修改 登陆后系统显示的操作员姓名,管理员可以修改 两次输入的密码 必须是相同的 打勾为可用 点击这里可
9、 以一行全选 第第 11 页页 共共 16 页页 双击备份数据在系统消息对话框中点击确定按钮 四：基础资料 ：产品维护 双击产品维护进入产品维护窗口，点击新增按钮出现如下对话框（：产品类别 点击产品类别选择按钮，双击选择需要增加的产品类别，完成后系统 自动生成产品编号。 （：产品单位 点击单位选择按钮，双击选择该产品的单位。 （：产品名称 点击产品名称栏，输入该产品的名称。 （：产品规格 点击产品规格栏，输入产品规格。 （：单价 点击单价栏，输入产品单价。 （：折扣设置 在折扣设置里，可以设定产品在任意一个量之后的折扣幅度。 完成后点击“确定”完成一个产品的输入。 注意：在输入产品前，请先将产
10、品单位，产品类别输入完成。 ：客户资料 双击客户资料，点击新增按钮，新增客户。如下图 （：客户账号 客户账号由系统自动生成，不可更改。 （：客户名称 客户名称可以是某一个公司的名称，也可以是一位车主的姓名。 （：电话 （：传真 第第 12 页页 共共 16 页页 （：联系人 （：联系方式 电话、传真、联系人、联系方式可不用完全填写。建议电话、联系人一 定填写。填写完成后点击确定，完成一个新客户的建立。建立完成后修改的话，点击修改按钮修改该户的各种资料。 ：信用客户资料 信用客户资料的编辑窗口基本一样， 只是比客户资料里面多一项信用额度的 项目。信用度可以根据每位客户的情况，设定信用额度。只有有
11、信用度的客户才 可以在出货单中开开出信用发货单。 4：产品类别 双击产品类别,点击新增按钮打开新增产品类别编辑窗口。 在类别编号里输 入要新增的类别编号，类别编号由用户自行编排。在类别名称里输入该类别的名 称。 ：单位编辑 双击单位编辑，出现单位编辑窗口。点击“新增”在单位后面输入要新增的 单位，点击“保存” ，完成一个新单位的编辑。如编辑错误也可以点击“修改” ， 修改完成后点击“保存” 。 ：送货车主资料 双击送货车主资料，点击新增按钮。打开送货资料编辑窗口，如下图。 （：车牌号 该车主的车牌号 （：车主姓名 该车主的姓名 （：地址 该车主的家庭住址 （：电话 该车主的固定电话 第第 13
12、 页页 共共 16 页页 （：传真 该车主的手机 输入完成后点击“确定”该车主的资料编辑完成。也可以点击“添加”来添 加多个车主的信息。 送货车主的信息编辑窗口 ：装车组资料 双击装车组资料，点击新增按钮，出现如左图窗口。 （：装货组号 该装货组的编号 （：装货组名称 该装货组的名称 第第 14 页页 共共 16 页页 （：人数 该装货组有多少人员 （：电话 该装货组的固定电话 （：手机 该装货组负责人的手机 （：负责人 该装货组负责人的姓名 （：备注 建议输入该装货组的各个组员的姓名 输入完成后点击“确定”完成该装货组的信息编辑。点击修改可以修改。点击删除，可以删除该装货组的全部资料。 ：设
13、置相关资料 双击设置相关资料，出现如下对话框。 （：公司名称 填写贵公司的全称 （：地址 填写贵公司的地址 （：电话 贵公司的电话 （：传真 贵公司的传真 （：广告语 贵公司想要在发货单下面空白处写入的宣传标语 （：数据备份路径 点击浏览按钮，弹出如图对话框 击我的电脑在我的电脑里点击（： ）盘，点击“新建文件夹”在盘里新 建一个文件夹，将名称改为“金钥匙数据备份” 。修改完成后双击该文件夹，点 击确定，完成数据备份路径设置。 第第 15 页页 共共 16 页页 点击公司资料设置对话框中的确定，系统会提示“保存成功，必须重启动， 才能生效。 ” 五：帮助 六：窗口 （：水平平铺 双击水平平铺，窗口将变成发下形式。 第第 16 页页 共共 16 页页 （：层叠窗口 双击层叠窗口，窗口将变成如下形式。
