项目沟通、综合与企业项目化管理

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1、1内部培训课程项目项目管理管理知识培训系列讲座之六知识培训系列讲座之六项目项目管理管理知识培训系列讲座之知识培训系列讲座之六六李丹内部培训课程 要点要点一、项目沟通管理一、项目沟通管理二、项目综合管理三、企业项目化管理二、项目综合管理三、企业项目化管理内部培训课程 思考你参与过的项目，或者发生在你身边的日常工作中，有 哪些沟通成功与失败的案例？思考你参与过的项目，或者发生在你身边的日常工作中，有 哪些沟通成功与失败的案例？2内部培训课程 沟通沟通沟通沟通就是信息被交换的过程。沟通沟通就是信息被交换的过程。内部培训课程特 性特 性信息信息信息（信息（Information）：经过加工处理能对人们

2、各项具体活动有参考价值的数据资料。）：经过加工处理能对人们各项具体活动有参考价值的数据资料。?客观性。客观性。?可存贮性。可存贮性。?可传递性。可传递性。?可加工性。可加工性。?共享性。共享性。内部培训课程 项目信息项目信息项目信息是指在项目实施过程中产生和运用的数据，如表格、图纸、 文字、音像资料等与项目有关的所有信息，包括口头信息。项目信息的特点：项目信息是指在项目实施过程中产生和运用的数据，如表格、图纸、 文字、音像资料等与项目有关的所有信息，包括口头信息。项目信息的特点：1.量大且分散；量大且分散；2.信息传递过程多，容易造成失真，或反馈滞后；信息传递过程多，容易造成失真，或反馈滞后；

3、3.具有很强的相互共享和相互制约关系。具有很强的相互共享和相互制约关系。3内部培训课程 信息通道信息通道信息通道信息通道两个人，一个通道三个人，三个通道四个人，六个通道五个人，十个通道内部培训课程 项目信息管理项目信息管理项目信息管理项目信息管理项目信息管理，是指对项目信息的收集、整理、处理、存储、传递与应 用等一系列工作的总称。项目信息管理，是指对项目信息的收集、整理、处理、存储、传递与应 用等一系列工作的总称。与传统意义上的文档管理的区别是：与传统意义上的文档管理的区别是：项目信息管理除了管理纸介质或电子介质信 息，还包括对项目成员之间传递的口头信息 进行管理，是一个更加广泛的概念。项目信

4、息管理除了管理纸介质或电子介质信 息，还包括对项目成员之间传递的口头信息 进行管理，是一个更加广泛的概念。内部培训课程 沟通目的沟通目的沟通目的沟通目的沟通的目的是为了影响各自的行为。沟通的目的是为了影响各自的行为。对个人来说，沟通是一种能力对组织来说，沟通是一种文化对个人来说，沟通是一种能力对组织来说，沟通是一种文化4内部培训课程 沟通方式沟通方式?正式沟通、正式沟通、非正式沟通非正式沟通?上行沟通、下行沟通、平行沟通上行沟通、下行沟通、平行沟通?单向沟通单向沟通、双向沟通双向沟通?书面沟通、书面沟通、口头沟通口头沟通?言语沟通、体语沟通言语沟通、体语沟通内部培训课程沟通中的信息漏斗沟通中的

5、信息漏斗沟通中的信息漏斗沟通中的信息漏斗20% 被记住的40% 被理解的60% 别人听到的80% 你实际表达的100% 你想表达的20% 被记住的40% 被理解的60% 别人听到的80% 你实际表达的100% 你想表达的内部培训课程一个星期一的上午，华氏100度高温下，几个人围坐在德克萨斯的一所农舍旁，他们无 事可做。一个人问：“你们今天想做什么？”另一个人建议他们开车去艾比利尼，去自助餐吃午餐。很快，他们上路了，开着一辆没有空调的旧车，到艾比利尼大约有90英里路程。由于天气热，他们到达那里时已经十分疲惫。他们在那里吃了午餐，午餐变得乏味。接着他们在艾比利尼转悠了一会。在艾比利尼无事可做，他们

6、又烦躁了。他们回到车里，掉头回家。“伙计，这是浪费时间。”有人说。帕有些惊讶，回答到：“我以为你想去呢！”“不，是因为你们去，我才去的。”不高兴的索尼说。所以，他们做了一次投票表决。奇怪的是，没有人真想去艾比利尼，即使建议去的人也 不想去，那只是一个空洞的主意。（杰瑞哈维，1998）虚假合意现象的基础是，沉默意味着同意。这看来好像是一种管理同意的失败。其实是一种管理不同意的失败。艾比利尼悖论艾比利尼悖论5内部培训课程 关于沟通关于沟通关于沟通关于沟通?普通管理者花费普通管理者花费50%的精力在沟通上；的精力在沟通上；?高层管理者花费高层管理者花费80%的精力在沟通上；的精力在沟通上；?项目经理

7、很可能要花费项目经理很可能要花费90%或更多的个人时间来沟通。或更多的个人时间来沟通。项目需要有效的沟通以确保我们在项目需要有效的沟通以确保我们在适当适当的时间以的时间以低代价低代价的方式使的方式使正确正确的信息被的信息被合适合适的人所获得。的人所获得。内部培训课程项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理?沟通计划：沟通计划：确定利益相关者对于交流和沟通的要求：谁需要什么样的信息，何 时需要以及应该怎样将其交到他们手中。确定利益相关者对于交流和沟通的要求：谁需要什么样的信息，何 时需要以及应该怎样将其交到他们手中。?信息传递：信息传递：将所需的信息及时地提供给项目的所有利益相关者。将所

8、需的信息及时地提供给项目的所有利益相关者。?实施情况报告：实施情况报告：收集并分发传播项目的进度信息。收集并分发传播项目的进度信息。?管理收尾：管理收尾：提取、收集并分发传播正式表示项目或项目阶段已经完成的资料。提取、收集并分发传播正式表示项目或项目阶段已经完成的资料。项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目组织内部的信息畅通。它包括：项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目组织内部的信息畅通。它包括：内部培训课程项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理沟通计划沟通计划沟通计划沟通计划

9、1、输入 沟通要求 沟通技巧 制约因素 假设因素 2、工具和方法 相关者分析 3、输出 沟通管理计划信息传递信息传递信息传递信息传递 1、输入 工作结果 沟通管理计划 项目计划 2、工具和方法 沟通技巧 信息检索系统 信息传播系统 3、输出 项目记录实施情况报告实施情况报告实施情况报告实施情况报告 1、输入 项目计划 工作结果 其他项目记录 2、工具和方法 执行审查 差异分析 趋势分析 盈余量分析信息传播的工具和方法 3、输出 执行报告 变更请求管理收尾管理收尾管理收尾管理收尾 1、输入执行衡量的文件资料项目产品的文件资料 其他项目资料 2、工具和方法执行报告的工具和方法 3、输出 项目档案

10、正式接受 经验总结项目沟通管理概览图项目沟通管理概览图项目沟通管理概览图项目沟通管理概览图6内部培训课程信息传递信息传递信息传递信息传递 1、输入 工作结果 沟通管理计划 项目计划 2、工具和方法 沟通技巧 信息检索系统 信息传播系统 3、输出 项目记录项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理沟通计划沟通计划沟通计划沟通计划 1、输入 沟通要求 沟通技巧 制约因素 假设因素 2、工具和方法 相关者分析 3、输出 沟通管理计划实施情况报告实施情况报告实施情况报告实施情况报告 1、输入 项目计划 工作结果 其他项目记录 2、工具和方法 执行审查 差异分析 趋势分析 盈余量分析信息传播的工具

11、和方法 3、输出 执行报告 变更请求管理收尾管理收尾管理收尾管理收尾 1、输入执行衡量的文件资料项目产品的文件资料 其他项目资料 2、工具和方法执行报告的工具和方法 3、输出 项目档案 正式接受 经验总结沟通计划沟通计划沟通计划沟通计划 1、输入 沟通要求 沟通技巧 制约因素 假设因素 2、工具和方法 相关者分析 3、输出 沟通管理计划沟通计划沟通计划沟通计划沟通计划内部培训课程沟通何种信息（What）在何地进行沟通（Where）何时需要进行沟通 ，间隔多长时间（When）采用哪些沟通形式（How）为什么要进行沟通（Why沟通何种信息（What）在何地进行沟通（Where）何时需要进行沟通 ，

12、间隔多长时间（When）采用哪些沟通形式（How）为什么要进行沟通（Why）与何人沟通（Who）与何人沟通（Who）5W1H5W1H内部培训课程 沟通计划包括沟通计划包括沟通计划包括沟通计划包括1.文件保存方式：文件保存方式：在沟通计划中首先明确信息保存方式、信息读写的权限，明确各类项目文档、辅助文件等的存放位置，及相应的读写权限。在沟通计划中首先明确信息保存方式、信息读写的权限，明确各类项目文档、辅助文件等的存放位置，及相应的读写权限。2.沟通列表：沟通列表：存放项目相关人员的联系方式。再加上某些特殊人员的标注，如说明各顾问所擅长的领域等。存放项目相关人员的联系方式。再加上某些特殊人员的标注

13、，如说明各顾问所擅长的领域等。7内部培训课程 沟通计划包括沟通计划包括沟通计划包括沟通计划包括3.3.工作汇报方式：工作汇报方式：明确说明项目组成员对项目经理、项目经理对 上级及相干人员的工作汇报方式、准确时间和形式。4.明确说明项目组成员对项目经理、项目经理对 上级及相干人员的工作汇报方式、准确时间和形式。4.统一项目文件格式：统一项目文件格式：使用统一的文件格式，是项目标准化管理 的一部分，因而必须统一各种文件模板，并提供相应编写指南。5.使用统一的文件格式，是项目标准化管理 的一部分，因而必须统一各种文件模板，并提供相应编写指南。5.沟通计划维护人：沟通计划维护人：明确本计划在发生变化时

14、，由谁进行修订并 对相关人员发送。明确本计划在发生变化时，由谁进行修订并 对相关人员发送。内部培训课程沟通计划沟通计划沟通计划沟通计划 1、输入 沟通要求 沟通技巧 制约因素 假设因素 2、工具和方法 相关者分析 3、输出 沟通管理计划信息传递信息传递信息传递信息传递 1、输入 工作结果 沟通管理计划 项目计划 2、工具和方法 沟通技巧 信息检索系统 信息传播系统 3、输出 项目记录项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理实施情况报告实施情况报告实施情况报告实施情况报告 1、输入 项目计划 工作结果 其他项目记录 2、工具和方法 执行审查 差异分析 趋势分析 盈余量分析信息传播的工具和

15、方法 3、输出 执行报告 变更请求管理收尾管理收尾管理收尾管理收尾 1、输入执行衡量的文件资料项目产品的文件资料 其他项目资料 2、工具和方法执行报告的工具和方法 3、输出 项目档案 正式接受 经验总结信息传递信息传递信息传递信息传递 1、输入 工作结果 沟通管理计划 项目计划 2、工具和方法 沟通技巧 信息检索系统 信息传播系统 3、输出 项目记录信息传递信息传递信息传递信息传递内部培训课程1、突出问题、风险和异常 2、使用的工具：各类报告 表单，电子邮件， 面对面沟通 3、目的是获得高层领导 持续不断的大力支持1、突出未决任务、时间表 2、使用的工具：口头交流、 会议、电子邮件、 项目计划

16、 3、目的是通过为团队制定 章程和适当的授权， 使项目顺利完成1、与客户、职能经理沟通； 2、包括为资源、预算和 时间分配的谈判 3、使用的工具有：沟通计划、 合同、电子邮件 4、要求有外交手段， 并且机智老练向上沟通向下沟通横 向 沟 通三个沟通渠道三个沟通渠道三个沟通渠道三个沟通渠道8内部培训课程1.自动报告你的工作进度自动报告你的工作进度-让上级让上级知道知道2.对上司的询问有问必答对上司的询问有问必答-让上级让上级放心放心3.充实自己努力了解上级充实自己努力了解上级-让上级让上级轻松轻松4.接受批评不犯三次过错接受批评不犯三次过错-让上级让上级省事省事5.不忙时候主动帮助别人不忙时候主动帮助别人-让上级让上级有效有效6.毫无怨言接受上级任务毫无怨言接受上级任务-让上级让上级圆满圆满7.主动提出业务改进方案主动提出业务改进方案-让上级让上级进步进步向上沟通向上沟通向上沟通向上沟通原则：原则：内部培训课程特点：没有权力制约，但有工作配合没有利害冲突，但有心理竞争特点：没有权力制约，但有工作配合没有