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1、组织方案 1 / 23 如何策划和组织专场活动 策划和组织专场活动是一个很泛的话题 根据活动的定位 主题内容参与人员等不同有着不同的策划方向和组织模式。通常都包括以下几个步骤 一、 活动的准确定位 首先要对活动的性质进行准确的定位。活动主题的不同活动主办单位的不同参会人员的身份不同都决定了活动性质的不同。有时需要严肃庄重有时可以轻松活泼。因此在综合考虑各要素的基础上找准定位至关重要也决定了整场活动的成与败。 二、 根据定位制定活动方案 当活动进入实质性操作阶段时必须制定出一套详细的、可操作的具体的方案。详细的活动方案一般都要包括以下四点活动前期的准备工作活动现场的分工活动后期的收尾工作安排以及
2、注意事项。 一 、活动前期的准备工作 活动前期的准备工作是最繁琐的最费时也是最需要精心准备的。 前期准备工作的完善与否 很大程度决定了活动完成的顺利与否。前期准备工作必须包括如下要素 1、明确活动的整体信息。包括活动的时间、日期、主题、目的、参与人员、活动主办方和协办方、经费来源等。 组织方案 2 / 23 2、根据参会人员以及会议性质确定会议地点以及会议流程。 3、制订准备工作进度表详细列出各项工作并明确相关工作负责人。 包括会场的整体布置、 会议签到处的摆设、 会议资料的准备、参会领导及嘉宾的邀请、领导座位牌的摆放、会议暖场音乐的播放、会议主持人的沟通等细节的工作需要认真对待、精心安排。还
3、要充分发挥团队合作精神强调高度责任感确保个人负责的每项工作都能落实不出差错。 4、注意节点每个工作人员都必须记住几个主要的节点例如会议流程、关键环节、注意事项等。 二 、活动现场的工作分配 1、提前进行沟通明确自己现场工作职责、熟悉同伴的工作职责知道发现问题了应该询问哪些人员。 2、确保工作人员提前到位检查工作落实情况发现问题及时解决。 3、整个活动流程派专人全场跟踪现场遇到的紧急情况要随机应变第一时间处理。 三 、活动后期的收尾工作 包括安排专人欢送领导、 专人整理资料、 和专人负责费用结算等。 四 、注意事项 方案中要明确一些注意事项例如着装要求、迎接礼仪和工作人员纪律要求等。 组织方案
4、3 / 23 三、 关键点依据方案明确责任注意细节、强调沟通。 无论活动是简单还是复杂大规模还是小范围每个人都必须认真对待抓住关键点齐心协力活动才能圆满、成功 学生会活动策划组织参考 一、基本步骤与注意事项 1、了解需求特别是自己做主创的活动一定要事先了解同学的需求包括是否对此有兴趣、希望以怎样的活动形式开展等必要时还可以针对性的做调研工作。 2、策划先行策划是办活动的脉络一份好的策划是成功的前提策划书应该包括活动的总体规划、活动实施各阶段的具体安排、活动的收尾总结工作的安排、活动的应急方案等各项内容目的就是通过这份策划书的制定使得活动能够让任何一个有一定责任心的人、只要按照策划书执行就能够比
5、较好的完成该项活动的组织工作。 3、获得支持获得领导的认可与支持是一件非常有必要的事情任何一个活动必须得到学院/学校/任何与该活动的审批、监管有关的老师的支持都能够使的活动能够大放异彩 而他们的阻挠则会让组织方案 4 / 23 你的心血付诸东流所以必须尽可能获得领导的认可与支持。 4、组建团队组织任务小组分配人员职责。权责相应每个人都要非常明白自己的责任。注意分配任务要以人为单位而不能说某件事“你们几个做” 这样这件事情基本做不好。有几个方向指挥中心外联赞助组现场工作组宣传媒体组现场秩序、礼仪接待组、应急人员。打印出权责清单让每个人看得明明白白。并且每天碰头一次及时汇报进展以便处理各种信息 5
6、、经费来源如果没有足够的活动经费可以寻找赞助商与他们进行艰苦地谈判最后取得双方能认可的协议当然这个工作主要由公关部承担但是各个部门仍应该尽量配合好公关部工作必要时应该由活动的主创人员与公关部详细说明活动的细节甚至参与洽谈这是活动需要。有了经费一切好办注意广告不能太过分谈判一定掌握尺度否则商业味道可能让晚会 failing 6、整合资源资源可以分为人力、物力和财力所谓财力就是上面所说的经费来源 所谓人力就是指活动的策划组织团队和活动的具体执行、参与者所谓物力包括场地、设备、道具等。整合资源的意思就是 你要将现有的所有人力物力财力恰到好处的分配给活动的各个项目是活动能够顺利地得到运作。 组织方案
7、5 / 23 7、进行宣传调足参与者的胃口可以玩悬念也可以奖励刺激比如讲座有讲座单、现场有抽奖、参与有礼品等等。当然这也不只是广告、 海报、 横幅等的职责 更应该发动学生会成员进行“面传” 可能大家都没有尝试过这么做但是这也不失为一种比较有效的宣传传播方式。 8、现场指挥现场必须有一个指挥中心/总负责人负责及时调度他的任务包括在活动举行前事先拟定一份现场准备工作的实施细则提前几天发给各个工作人员同时说明他们的职责另外对工作人员分组分别确定组长进行负责制定好活动现场的布置工作的具体流程确定各工作的完成时间并严格执行。 9、加强沟通活动进行过程中要有至少一种让所有工作人员沟通的方式。比如手机短信纸
8、条或手势。注意在某些室内活动场所例如报告厅、部分教室手机信号很差所以必要时还是应该使用原始的纸条或者手势 实在迫不得已还可以通过传话的方式当然应该避免影响现场活动的进行。 10、特别提醒要事先安排好领掌的托儿 即制造气氛的人员要特别安排好 对于各种可能出现的冷场的情况也应该做好相应的应急方案。另外应该特别注意礼仪在迎、送参与活动的高层人物领导时千万谨慎不要失去任何礼节 组织方案 6 / 23 二、活动的策划类文案 活动的组织策划不仅是指制作一份计划书 更重要的是如何通过事先制定的计划书指导后续各项活动的组织、准备工作的有序进行。下面将通过策划书的各个部分为序 说明活动的策划组织需要注意的事项
9、一策划书名称可参考下表具体可根据页面效果确定 行 内容 格式 1 活动主办单位+届数+名称 居中、字体可以是黑体或者宋体加粗、字号可以是三号到二号 组织方案 7 / 23 2 如有需要的话活动副标题 字号可与上一行相同或者小一点例如上一行二号本行可以小二号 3 “活动策划书” 例如 东华大学人文学院第三届博雅盛典学术文化节 活动策划书 也可 东华大学人文学院 第三届博雅盛典学术文化节活动策划书 组织方案 8 / 23 二活动宗旨 也可称之为活动目的、意义和目标 活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚在陈述目的要点时 该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义经济效益、社会利
10、益、媒体效应等都应该明确写出。活动目标要具体化并需要满足重要性、可行性、时效性。 例如博雅盛典的活动宗旨可以是“为促进我校学术学科建设展示人文学院 8 年来丰硕的教学成果 提高广大同学的人文社会科学素养丰富学校课外学术交流与实践活动的内容特举办此届东华大学人文学院博雅盛典学术文化节 。 ” 三活动主题 这个根据不同活动的性质、内容、目的、意义制定通过一个短语简明扼要的说明此次活动的主要内容和主要思想例如 “思想的交流文化的融合” 组织方案 9 / 23 四主办单位 说明该项活动的主要策划者和组织者 有必要的话也应写明承办者。 例如校学生会的活动由人文学院学生会承办的则应注明 主办单位东华大学松
11、江校区学生联合会 承办单位东华大学人文学院学生会 五活动对象 写明活动主要针对的参与对象以确定活动的宣传、组织主要应针对哪些群体进行。 例如教务处主办、人文学院学生会承办的普通话比赛就应注明 参与对象全校学生 组织方案 10 / 23 六活动时间 注明该项活动的总体时间跨度即该项活动延续多少时间 例如博雅盛典活动时间可以是 2007 年 10 中旬至 2007 年 12 月上旬 七活动主要内容 主要适用于大型综合性活动 简单列明活动的各项子活动名称和内容如果各项活动可以确定时间的话还应注明活动的大致时间。 例如第三届博雅盛典活动的主要内容是 一博雅殿堂 I“百家争鸣” II“博采众长” 组织方
12、案 11 / 23 III“人文论坛” 由秘书处协助 二博雅书院 I 好书 TOP10 有奖征集活动 II 人文社科类学术征文活动 III 师生交流沙龙 八活动组织 这是活动策划书中最核心的内容作为策划的正文部分表现方式要简洁明了使人容易理解但表述方面要力求详尽写出每一点能设想到的东西 没有遗漏。 在此部分中 不仅仅局限于用文字表述也可适当加入统计图表等对策划的各工作项目应按照时间的先后顺序排列绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。 组织方案 12 / 23 主要应包括活动准备、活动组织、活动总结三个
13、部分当然下述的具体内容不一定要在同一份计划书中出现 但是在活动策划阶段必须对如下问题有针对性的制作相应的计划、实施细则等以指导活动的准备与组织。 1、活动准备 活动准备是指活动准备阶段的工作计划 1宣传工作海报制作与张贴、横幅制作与悬挂、邀请函制作与发送、宣传传单印发 2活动准备列出所需资源人力资源、物力资源 包括使用的地方如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。并注明包括“场地联系” “工作人员” “活动人员的联系”“活动材料的准备”等的具体时间节点即各项工作的完成时间 。 3嘉宾评委的邀请 4活动出现突发事件的应急计划的制定 2、活动组织 活动的现场准备阶段的工作
14、计划 组织方案 13 / 23 基本准备这个部分需要对活动现场的种种所需设施、物品、人员做好规划主要包括会场布置、嘉宾/评委、现场工作人员、技术/设备、信息联络、其他 1会场布置主要包括饮用水、席卡、座位座次 、参考资料的发放、讲台、鲜花、其他装饰用品等 2嘉宾评委主要包括确认各位嘉宾评委是否能够到场保险起见可“三次确认” 递交邀请函的时候、活动前一天、活动开始前 4小时左右分别确认一次 、是否需要嘉宾/评委的休息室以供嘉宾评委提前当场的休息、 评委退场评议等 、 由专人负责迎接嘉宾/评委 适用于邀请校外的老师或专家 、嘉宾/评委致辞稿、嘉宾/评委所使用的资料包括活动流程、活动简介、小纪念品、
15、笔等 3现场工作人员主要包括 A 人选主持人包括主持稿的确定 、礼仪人员、会场服务、秩序维持、技术人员例如PPT 的播放 B 分工现场准备时的“总指挥” 、各小组的负责人、各小组的具体工作内容包括进行必要的培训和演练等 组织方案 14 / 23 4技术/设备主要包括 A 技术 现场所需要的特殊设备的租借/采购、 安装、 调试 PPT、视频、音频文件的制作、调试相应工作人员的确认和必要的培训演练。 B 设备主要是指活动现场用到的话筒固定式有线/无线几个怎么安排 、灯光、音响、投影仪、舞台、道具、服装、奖品等 5信息联络主要是指活动相关参与人员的联络工作包括参赛者、嘉宾评委领导、观众、工作人员赞助单位、合作单位甚至采访的媒体等的联络工作 确认活动的各项准备工作以及活动的时间、地点、内容的告知等。 6其他是指虽然与活动本身可能并无直接联系但是仍需要事先准备的工作包括接送车辆、合影、餐饮招待、后续联络等根据活动的具体情况调节选用。 以下根据不同活动类型列举部分活动需要特别注意的内容以供参考 组织方案 15 / 23 1会场型活动例如
