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1、年会组织实施方案年会组织实施方案一、会会议时间议时间：2016 年 3 月 16二、会、会议议地点地点：国际大酒店（拟定）三、会三、会议议策策备组备组策划：执行：秘书处4 4、组组委会下委会下设设小小组组成成员员名名单单 （ （拟拟定）定）策备组组长：1、邀请组： 负责人：将会议通知传真、电话、短信至各市州联络处，邀请电视台、报纸媒体，将请柬送至各拟定邀请领导，跟踪确认与会情况。 2、文案组： 负责人 ： 准备好各级所需的文字材料、稿件、请柬等，跟进制作进度3、接待组： 负责人：酒店大门 LED 及横幅标语，会标宣传视屏资料、会议领导接待、人员引导、和礼品文件袋的发放4、会务组： 负责人：人员
2、签到、会场布置、食宿安排、会议纪要、领导讲话稿件、会议图片整理、车务安保等。影视摄像组：日报、卫视等主流媒体安全保卫组：酒店安保、及协调的安保力量车辆、服务组（机动组）：准备一小组人员，两台车辆备用，根据活动当情况（天气等）机动安排。5 5、参会人员：（待具体确定）参会人员：（待具体确定）1、拟拟定定应应邀到会邀到会领导领导名名单单副省长、国家部门领导、专家、委员会副主任，副主任，省委员会党组成员、及其他（重量级）领导。根据情况发动一切能力请到知名专家和领导。很重要！2、单位领导、历届年应邀到的领导。3、副会长、常务理事、理事、会员单位代表等。参会人员总数暂按 300 计。六、会六、会议议具体
3、分工安排表具体分工安排表项项目目内内 容容负责负责人人完成完成时间时间备备 注注1、活动方案、议程秘书处12 月 30 日已完成。2、主持词3、欢迎辞4、交流发言稿5、会员宣传片脚本以及相关素 材的搜集、整理、加工；活动方 案的对接确认及汇报工作1 月 5 日未完成。文字 材料6、参会领导名单的对接和确认文 案 组3 月 15 日尽早对接确认。1、协会 logo 的设计制作1 月 5 日已完成。2、活动信封（400 份）、礼品券 （400 张）、工作人员胸卡（30 个） 、立式讲台外包装、晚宴菜单和 席位卡等材料的设计及印制3 月 1 日与酒店协调 安排3、会务手册（插页）和会议通讯 录的设计
4、、印制工作（400 份）3 月 10 日样式设计要提 前完成，3 月 13 日前确认参会 领导名单后进 行赶印。4、会议现场 LED 屏主题背景 及会场后方活动喷绘背景设计 及安装3 月 15 日样式设计已完 成，待确认后进 行制作安装。5、会议用拎袋（320 个）3 月 10 日6、驾驶员礼品券的印制、盖章3 月 13 日7、会议用笔、软面抄3 月 10 日8、会议交流 PPT 制作3 月 10 日9、LOGO 设计的跟踪、衔接和 印制确认到位工作3 月 10 日秘书处安排前 期 工 作LOG O 设 计及 相关 材料10、所有印制材料的保管协 调 完 成3 月 10 日秘书处安排项项目目内
5、内 容容负责负责人人完成完成时间时间备备 注注1、领导、专家、及副会长单位房 间安排2、各市州联络处房间安排、3、会员、理事、常务理事单位代 表住宿安排领导 房间 的安 排4、其他人员住宿休息安排3 月 12 日协调好一两 套房间给重 要领导留用1、立式讲台、鲜花及话筒安排3 月 13 日2、LDE 屏的联系、安装、调试3、会场排位、及绿植布置、话筒 的准备待完成。 待安装。4、会场后方活动喷绘背景安装3 月 10 日待制作。5、设置会场大厅指示牌、宣传屏 标语以及放大后活动安排表3 月 10 日待完成。6、接待专家领导用车准备3 月 10 日订好 2 辆考 斯特，和一辆 奥迪。7、活动礼品的
6、准备及运送3 月 10 日活动礼品可 以向会员单 位邀请赞助， 宣传产品的 好机会前 期 工 作会 场 布 置8、参会领导及来宾票务、礼品券 的安排及协助装封会 务 组3 月 13 日秘书处安排1、签到桌到位、签到信息表格的 印制、签到（手工签到）及会议材 料的装封和发放工作会议前 一天安 排。 3 月 15 日2、各岗位工作人员到位，大屏欢 迎标语设置3 月 15 日会务手册、通讯录、礼 品券、票、房卡、笔、 软面抄以及宣传画册 等统一装入会议信封 并放入会议专用拎袋。礼品发放地点：湘府 国际大酒店一楼大堂。1、 司机、接车人员安排秘书处安排2、会务服务，礼仪安排酒店提供3、与会领导礼品的发
7、放秘书处安排4、茶歇服务安排酒店提供5、茶水、毛巾、水果、席位卡以及 现场服务人员安排以及台面的整 理酒店提供6、宣传片及 PPT 的播放向会员征集中7、会议外请领导及领导讲话录音 整理向记者要8、会议现场摄影摄像向记者要9、中场嘉宾合影（提前排位，做好 引领，画出排位图，做好拍照用席 位贴）酒店提供10、晚宴现场桌次及席位牌排放酒店提供11、会议结束嘉宾用餐引领及接 应席位牌的排放由接待 组一起配合完成12、晚宴及现场服务人员安排酒店提供13、晚宴现场大屏幕内容向会员企业征集宣传 素材活 动 当 天 事 项会议当 天事项 3 月 20 日14、进场引领及退场引领会 务 组3 月 16 日酒店
8、提供1、8：30 早餐安排及服务酒店提供2、车辆及送行人员安排秘书处安排3、做好活动当天车辆停放 及雨伞准备等事项酒店保障4、做好活动期间的安全保 卫工作酒店保障活 动 次 日 安 排人员陆续回 程，同酒店 做好协商结 算。5、协会负责人告知相关活 动事项3 月 17 日年会细则部分年会细则部分一、策划前言及目的一、策划前言及目的“年会”，这个概念历来被企业和组织视为一年一度不可缺少的“年度盛会”。通过年会这种形式来组织各种活动，借以激扬士气、部署战略、制定目标，奏响新一年度行业发展的序曲。为了总结回顾 2015 年度各项工作，对 2016 年工作做出安排和部署，并表彰年度各项先进，迎接 20
9、16 年新的一年的到来，增进行业会员的交流和沟通，促进企业文化建设，感谢政府主管单位对行业的关怀与帮助，协会决定于年初举办年会。二、二、年会年会主题：主题：2015 年度总结表彰会暨 2016 年产业化年会三、年会时间：拟订于三、年会时间：拟订于 20162016 年年 0303 月月 1616 日（周三）下午日（周三）下午 2 2：0000 ( (为为时半天时半天) )。（具体时间待定）。（具体时间待定）会议时间：14：0017：30宴会时间：18：3020：00四、年会地点：（待定）四、年会地点：（待定）（1）会议地点：可暂订于国际大酒店 （2）宴会地点：酒店宴会厅（一楼）五、五、接待程序
10、，食宿及房间安排接待程序，食宿及房间安排 1、客人抵达前，必须在醒目处悬挂好欢迎词。列好队，欢迎队伍到位。2、签到人员制定签到表，根据来宾的基本情况发放与会公文袋，礼品券，房间卡，和用餐，宴会券等单证凭据，给予合理的签到手续和引导休息。3、房间安排：领导、专家、单位代表房间安排为单间，各市州联络处安排单独一间双间，会员单位代表住宿安排一床位（双间），其他工作人员住宿休息不做安排，会场为休息区。提前召开有关部门协调会，明确任务分工，（会议记录、照相、摄像的招待等）4、用餐安排：会议工作人员的用餐问题和标准由餐补解决，与会代表其他人员统一安排酒店自助餐。（即 15 日晚餐、16 日中餐、16 日早
11、餐酒店提供）5、接待车辆安排酒店提供车辆保障，根据领导的需要安排相应的车辆接送事项，由秘书处提前安排好。六、六、本次年会的流程安排分别包括以下两个部分：本次年会的流程安排分别包括以下两个部分：1、代表大会议程安排13：30 全体参会会员到达指定会堂，按指定排座就座，之后领导专家入座，等候大会开始大会开始。（会堂播放入场背景音乐）14：00 大会进行第一项。音乐停，主持人宣布员工大会开始，向参会的全体员工介绍出席大会的公司主要领导同志，并领掌欢迎；14：10 大会进行第二项。管理部门领导就 2015 行业先进单位、个体进行表彰，宣读表彰通报。14:25 请会长谢同志做工作报告。（主持人领掌）15
12、:00 宣读新增的及退出的会员、名单的文件通报；宣读新增的及退出的单位名单的文件通报。15：20 表决通过新增会员、理事、常务理事项（1）会员代表大会表决通过协会会员新增会员（2）会员代表大会表决通过协会新增理事 （3）理事会表决通过协会新增常务理事15:50 请省副省讲话。16：40 行业典型企业家代表发言获奖感言。17:30 大会结束主要领导同志合影留念。（摄影师拍照）主持人对本次大会做简要总结。宣布年会大会闭幕。（会堂播放离席背景音乐）2、宴会时间安排18：00 全体会员陆续入场，并在宴会主持人引导下到指定席位就座，等候开宴。（酒店播放入席背景音乐）18：20 宴会主持人领掌欢迎与会领导
13、的到来。18：25 宴会主持人请向大家致祝酒词。请会长入席就座。18：30 宴会主持人宣布晚宴正式开始，引导大家共同举杯，祝福大家新年快乐，祝愿产业明天更加美好。（碰杯）19：0020：00 用餐时段。会员领导们敬酒、交流和沟通，拉近彼此的心距。七、年会准备及相关注意事项七、年会准备及相关注意事项1、年会的通知与宣传：协会秘书处近期内向主管部门及各市州联络处发出书面的年会的通知，对协会本次年会活动进行公示和宣传，达到全行业知悉。2、发言稿的撰写：起草年会大会上协会会长专用的工作报告和宴会上专用的祝酒词及会员单位感谢信。3、物品的采购：提前采购年会及晚宴上所需的物品。（准备大会主席台上主要领导同
14、志的姓名台卡、纸、笔及矿泉水等；准备晚宴上专用的领导席位卡、会员席位卡等。4、与会堂、酒店、负责人沟通有关费用，提前向对方说明我们需要对方协助办理的注意事项。5、时间的控制：大会及宴会主持人注意好时间的把控，避免时间控制节点超出原计划的预定时间。6、现场录像拍照：相关人员对大会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。活动后存档，可作为历史资料备用。7、年会的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人，统筹协调。8、对本次年会活动所需支持的费用预算，要明确，保障大会顺利开展。对于活动中需要提供的一些物品的赞助可以连同通知一起发给各与会代表联络处，相信会有很多会员企业愿意提供赞助。9、其他未
15、考虑到的事项安排。八、年会经费预算统计表八、年会经费预算统计表所需物品所需物品数数 量量经经 费费 元元备备 注注租用大会堂14000套间 56821136单间 308288624双间 32813544280制作条幅3120条幅文字：瓶装纯水6001200每人一瓶姓名台卡、纸、笔、 会议笔记本、文件 袋3008000大会主席台上领导专用礼品、礼品券、 袋等300*20060000荣誉奖牌或奖杯101000先进集体荣誉奖牌或奖杯获奖证书10100先进个人荣誉证书个人红包1000*55000先进个人奖金红包租用车辆3*4001200媒体报酬卫视 2000、 其他 1000*24000礼仪、工作人员
16、费 用30*20060001 1 大大 会会其它耗材费用10000有待追加的物品晚宴席 12001200*3036000自助餐餐费300*50150001200 元/桌，10 人一桌（订 30 桌）酒水费250*307500自带2 2 宴宴 会会 其它耗材及费用5000有待追加的物品项目费用合计：项目费用合计： 元元附件：年会议程年会议程1、会议由乡镇企业局领导主持（待定）,介绍与会领导和专家，表示欢迎。2、表彰优秀，先进单位、个体。3、*同志做工作报告。4、表决通过新增会员、理事、常务理事项（1）会员代表大会表决通过协会会员新增会员（2）会员代表大会表决通过协会新增理事（3）理事会表决通过协会新增常务理事5、请领导讲话
