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1、1浅谈干部人事档案数字化管理【内容摘要内容摘要】当前的社会发展迅速，已经步入了信息化时代，因此信息资源成为了人们关注的焦点。档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。因此，我们需要对档案工作进行改革，努力做好干部人事档案数字化管理工作，为档案工作的进一步发展奠定坚实的基础。【关键词关键词】 干部档案干部档案 数字化数字化 管理管理一、一、干部人事档案数字化管理的背景干部人事档案数字化管理的背景 过去，传统干部人事档案的管理主要强调原始记录纸张的保存，每宗案卷具有唯一性，一旦遗失，损毁就难以弥补，失去重要的历史凭
2、证。干部人事档案数字化管理，将干部人事档案原件保存，建立起电子案卷，查阅档案主要通过计算机完成。这样，不仅能通过网络实现电子档案的查询、减少档案管理工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏，而且能实现干部人事档案的信息备份。当前，干部人事档案数字化管理是不可回避的发展趋势，与发达国家相比，我国将新兴计算机技术引入干部人事档案管理领域起步较晚，应用程度较为滞后，目前主要2用于案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，干部人事档案数字化管理被人们越来越重视，并且广泛应用于日常的档案管理工作中。二、二、干部人事档案数字化管理的必要性干部人事档案数字化管理的必要性干部档案管理的核心就是确保档案材料的真实
3、性、完整性、动态性、机密性，只有真实可靠的档案信息才能为组织人事部门提供科学的决策依据。近年来在全国曝光的个别干部档案中出现涂改、造假现象屡见不鲜，年龄越改越小，工龄越填越早，假学历、假奖励多处可见，社会影响极其恶劣。这些事件体现了档案管理人员的思想政治素质滑坡，职业道德缺失，也体现了干部档案管理中存在一定的安全漏洞。因此，解决这些影响干部档案管理安全的问题，切实提高科学管理档案水平，开展以保护原始档案为目的的干部人事档案数字化管理工作迫在眉睫。三、三、干部人事档案数字化管理的优势干部人事档案数字化管理的优势传统的纸质档案因不适宜携带、不容易综合处理数据、容易损坏，不能适应当今社会发展的需要。
4、于是，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案相对传统档案来说，它的优势主要体现在以下几个方面：（一）在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备上，不会造3成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。（二）在利用方面。电子化了的档案比传统档案利用更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，并且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。（三）在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都
5、可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。四、四、干部人事档案数字化管理的概念干部人事档案数字化管理的概念数字化是指采用 0 和 1 两位数字进行编码，从而表达相关信息的综合性技术。干部人事档案数字化换言之是指档案信息化，使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理，其系统组成是具有明显序列的档案信息库。具体来说，干部人事档案数字化是指以计算机技术、信息技术及网络技术为手段，遵循现代管理学理念，开展一系列涉及多个学科，知识交叉使用的工作模式。实施干部人事档案数字化管理后，档案管理能有效提升计算机检索速度，
6、改善档案库过于紧张的情况。同时，数4字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况，有效丰富信息资源的内容及数量，切实加大档案信息资源的利用效率。五、干部人事档案数字化加工的流程五、干部人事档案数字化加工的流程对传统的纸质档案实行数字化加工，其一般的流程通常有以下几步：（一）调档。按照干部人事档案文件的分类号或者编号进行调档，同时要仔细清点、校对，检查调出的档案材料，避免出现错误。（二）拆卷。在拆卷的过程中应该对档案卷宗的完整性进行仔细查看，检查其中是否有漏页、缺页或者编写错误的问题，检查其中的标注准确与否。拆卷的过程中，必须做到小心谨慎，避免损坏档案，对档案中的重要部分要提醒扫描工作者特别
7、注意。（三）扫描。按照相应规范标准来配置扫描仪器，如果原有档案的保存情况较差，纸质档案出现磨损应该逐一单张扫描。扫描人员应该确保扫描出的电子档案内容与原件相符合，注意档案的顺序，保证电子档案文字清晰，可以和纸质档案达到同一效果为准，当扫描完成之后应该与拆卷人核对档案的总页数。（四）修图。修图阶段通常是修正工作，按照纸质档案的5分类情况对扫描之后形成的电子档案进行整理。确保电子档案图像清晰、图像上无杂质。在修正的过程中还可以尝试对档案原貌复原，但要注意不能影响到以后的使用。（五）上传与备份。干部人事档案管理人员应该将扫描后的电子人事档案上传到档案数据库中，上传之后做好备份工作。（六）装订。当档案
8、扫描工作结束之后，应该对干部人事档案原件进行装订入库。装订之前必须对干部人事档案材料进行 检查，确保与调出时的状态相同。主要是查看档案目录是否完好准确、文档编号是否正确、档案排列是否规范准确等。（七）入库。进行档案入库的工作人员应该对入库档案材料进行清点，按照相关制度要求办理入库手续，然后再调下一批执行上述的档案数字化流程。六、数字化加工过程中存在的问题和解决措施六、数字化加工过程中存在的问题和解决措施目前，我国的现代化和电子化档案管理方法和传统的档案管理方式相比具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题，具体如下：（一）数字化流程的标准规范化问题。我国目前的干部人事档案数字化
9、管理方式不具有规范性，从而无法更好的在档案数字化过程中协调各个部门，也无法保证在这一过程中各个部门可以协调开展工作。6（二）档案管理工作人员自身的专业素质问题。由于计算机软硬件技术发展日新月异，而我们的档案管理工作人员，计算机专业水平相对较低，如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平，难以适应工作的需要。解决措施如下：（一）规范标准是进行档案数字化建设的“交通法规” 。干部人事档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持，根据国家档案部门制定的统一、规范标准设定管理目标，从而确保各类案卷的完整化。同时，推行干部人事档案规范化管理还应加强档案管理工作人员和领导干部的法律意识，提升档
10、案管理工作的科技含量。(二)档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化，从而使档案管理人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。七、结语七、结语档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，档案管理人员必须提高电子化档案管理和分7析处理的能力，提高自身的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求档案管理工作与时俱进，从而确保档案管理工作稳步开展。【参考文献参考文献】11刘英美.于档案信息电子化问题的思考J.科技信息：学术版，2006（05）. 22张红生.事业单位档案管理信息化建设问题的讨论J.活力，2006,（23）：48.33朱乃萍.档案信息电子化问题研究分析J.科技资讯，2011（12）.
