《办公室实务》第七、八章练习

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1、第七章练习 一、单项选择题 1、文员做会议记录时，可 以在会议记录中（ ） 。 A、加入自己的主观意见 B、不记录议题 C、与发言人用词不一致 但意思完全一致 D、对所做内容做评论2、以下哪一种类型适合自 由谈话，或是收集创意的 会议。 （ ） A、口字型 B、教师型 C、圆桌型 D、U 字型3、上司决定参加某个会议 时，文员不应该（ ） A、只在便签上写好会议 名称 B、除了送来的资料外， 也必须收集其他上司有必 要的资料 C、如果第一次前往的公 司外的地点，要先了解场 地情况和交通所耗费的时 间 D、和上司先充分沟通，避免在会议进行中链式以 电话联系的不便 4、会议中有时有人会要求 把他发

2、言的一段不做记录 处理，这时文员应（ ） A、不理睬 B、不征求主持人意见， 停止笔录 C、征求主持人意见，停 止笔录，不关录音机 D、征求主持人意见，停 止笔录，关录音机5、文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ ） A、文员按照上司的指示， 应事先调查时间安排对参 加者是否方便 B、什么日期、时间召开 会议应要考虑议题的紧急 程度 C、会议场所的选择，要 根据会议时间长短、花费 多少做决定 D、文秘人员必须配合会 议议程，详细检查各项工 作6、有时应上司要求，文 员参与会见或会谈，以下 哪些内容不是文员的任务 （ ） A、准备资料 B、发表意见 C、现场服务 D、会见或会谈记录二、判断

3、题 1、代表会议依法定期召 开，与会代表必须达到法定人数方位有效，因此文 员应仔细核对出席人数。 （ ）2、如果会议气氛紧张， 且对上司立场不利时，文 员可借奉茶为名，态度和 蔼，轻柔缓慢地端出茶点， 以消除紧张的气氛。 （ ）3、会议租用的设备，文 员必须确保宾馆（或其他 供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前 有足够的时间布置好，这 些设备应由文员具体操作 和负责。 （ ）4、假如上司不准备参加 某个会议，应立即将会议 通知废弃，以免干扰其他 事情（ ） 。 5、代表会议依法定期召 开，与会代表必须达到人 数方位有效，因此文员应 仔细核对出席人数。 （ ）三、简答题 1 1、提高会议

4、效率可以有那、提高会议效率可以有那 些做法？些做法？ 2、文员所作的完整的会议 记录应该包括那些事项？ 3、简要说明会议纪要有什 么作用，有哪两种形式？四、设计题 1、康桥宾馆位于本市 南京西路45号，是个中型 宾馆，有会议室、餐饮、 停车场等，某企业准备在11月15日上导9 : 00主12 : 00召开全厂中层干部大会， 讨论第二年的产品发展和 销售计划，地点就在康桥 宾馆的12楼会议室。这次 会议由总经理办公室负责 安排。办公室主任让小付 拟一个会议通知。他应该 考虑哪些问题? 2、某个下雨天，在利达 公司内召开的新产品推介 会结束了。公司的大型会 议室有各种会议用品，室 外有接待处，公司

5、还租了汽车接送来宾，为圆满结 束这次会议，办公室人员 在会后应该做些什么工作?3、文秘人员如何主持会议？ 应注意哪些细节？ 4、科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共 46 人，会议文秘人员和其他服务人员 4 人，会议时间为 5 小时。参加会议人员月平均工资为2400 元，其他收入600 元，假设一个月工作 30 天、一天工作 8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200 元，饮料费 100 元，因会议紧张安排午餐，餐费每人 10 元。请计算会议的成本。(P166)5、本单位为了推进工作开本单位为了推进工作开 展，拟制定近

6、二三年成中展，拟制定近二三年成中长期工作发展规划，决定长期工作发展规划，决定 召开部分人员参加的工作召开部分人员参加的工作 研讨会，办公室人员应该研讨会，办公室人员应该 如何准备和开好这次座谈如何准备和开好这次座谈 会会? ? 五、案例分析题 1.波扬公司准备在本市 市中心召开大型的新产品 订货会。参加的有本单位、 外单位的人员。总经理让 办公室负责安排，会上要 放映资料电影，进行产品 操作演示。而公司没有放 映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员 刘小姐。刘小姐翻看了有 关资料，打电话问了一些 情况，决定租借黎明大厦 的会议厅。会议的召开时 间是8月9日上午十点整， 而资料放映时间是十

7、点十 五分。刘小姐打电话给租 赁公司，要求租赁公司在9 日上午九点四十五分必须 准时把放映机送到黎明大 厦的会议厅。 会议开幕前，办公室人 员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹 的马路，噪音很大。9日上 午，大家正在紧张地做着 最后的准备工作，刘小姐 一看表，呀，已经九点五 十分了，放映机还没有送 到。刘小姐马上打电话去 问，对方回答机器已送出。 眼看着各地来宾已陆续进 场，刘小姐心急如焚.突 然外面一阵喧哗，有人在 大声嚷嚷“怎么这个地方连 停车场也没有“ 问题:(1)假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种 情况，应该如何处理? (2)假如放映机在十点十分 还未送到，你还应该做些 什

8、么? (3)从这件事中你得到了什 么教训? 2 2、公司经理在星期一早上、公司经理在星期一早上 告诉文员小刘，星期四上告诉文员小刘，星期四上 午午 9 9：0000 到到 1l1l：0000 召开销召开销 售员会议，要求小刘通知售员会议，要求小刘通知 有关人员。小刘刚到公司有关人员。小刘刚到公司 不久，不太清楚公司有多不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务少销售员，她到几个业务 部门转了转，大多数人外部门转了转，大多数人外 出了，也没有遇到销售员。出了，也没有遇到销售员。 接下来小刘忙于其他的事接下来小刘忙于其他的事 情，几乎把通知的事忘了。情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，一直

9、到星期三下午， 经理问她会议通知了没有，经理问她会议通知了没有， 她才匆忙在公司的布告栏她才匆忙在公司的布告栏 里写了如下的通知：里写了如下的通知：“兹兹 定于星期四上午在会议室定于星期四上午在会议室 召开销售员会议，会议重召开销售员会议，会议重 要，请务必出席。要，请务必出席。 ” 星期四上午星期四上午 8 8：3030 左左右，有右，有 2 2 个销售员到了会个销售员到了会 议室，但会议室里没有人议室，但会议室里没有人 招呼，以为会议不开了，招呼，以为会议不开了， 坐了一会就走了。坐了一会就走了。9 9：0000 左右有左右有 6 6 个销售员来了，个销售员来了， 什么资料也没带，其中两什

10、么资料也没带，其中两 个说，他们已经约好客户个说，他们已经约好客户 在在 1010：0000 见面。到了见面。到了1010 点，只剩下点，只剩下 4 4 位销售员，位销售员， 也谈不出什么东西，会议也谈不出什么东西，会议 草草结束了，经理很不高草草结束了，经理很不高 兴。公司一共有兴。公司一共有 1212 位销售位销售 员，事后去问另外员，事后去问另外 4 4 位，位， 他们说，根本没有看到通他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。知。经理对小刘非常不满。 请问，小刘究竟错在哪些请问，小刘究竟错在哪些 地方？正确的做法应该是地方？正确的做法应该是 怎样的？怎样的？3、为迎接兄弟单位和上级

11、为迎接兄弟单位和上级 部门的卫生检查，某局要部门的卫生检查，某局要 召开迎接卫生检查动员大召开迎接卫生检查动员大 会，局长要秘书小万写一会，局长要秘书小万写一 份通知。小万一边写一边份通知。小万一边写一边 想，有些部门的领导一向想，有些部门的领导一向 不重视卫生问题，如果他不重视卫生问题，如果他 们知道召开的是卫生工作们知道召开的是卫生工作 会议可能自己不来而派其会议可能自己不来而派其他人员来了。于是他写了他人员来了。于是他写了 如下的通知：如下的通知： 会议通知会议通知 经局领导决定，兹定经局领导决定，兹定 于于 4 4 月月 2 2 日上午日上午 9 9 时在局时在局 办公大楼会议室召开各

12、部办公大楼会议室召开各部 门负责人会议，会议重要，门负责人会议，会议重要， 请准时出席。请准时出席。 小万将通知下发后不小万将通知下发后不 久，就接到了不少部门的久，就接到了不少部门的 电话询问开什么会议，言电话询问开什么会议，言 谈中颇有些责怪的意思。谈中颇有些责怪的意思。 问题一：小万错在哪里？问题一：小万错在哪里？ 应该怎样写这份会议通知？应该怎样写这份会议通知？过了几天，局里召开过了几天，局里召开 传达上级精神党员代表大传达上级精神党员代表大 会，有数百人参加，小万会，有数百人参加，小万 负责会议材料工作。会议负责会议材料工作。会议 上，听完报告后，进人小上，听完报告后，进人小 组讨论

13、。这时却出现了麻组讨论。这时却出现了麻 烦，不少代表，特别是特烦，不少代表，特别是特 邀代表和列席代表不知道邀代表和列席代表不知道 参加到哪一组讨论。因为参加到哪一组讨论。因为 打印的分组小组名单上，打印的分组小组名单上， 根本没有他们的名字。一根本没有他们的名字。一 查底稿，原来是打印人员查底稿，原来是打印人员 翻重了页，校对也马马虎翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。一些特邀虎，没有更正。一些特邀 代表和列席代表认为是对代表和列席代表认为是对 他们不尊敬，纷纷离会而他们不尊敬，纷纷离会而 去，会场上出现了一阵骚去，会场上出现了一阵骚 乱。乱。 问题二：作为大会组织者，问题二：作为大会组织者

14、， 小万错在哪里？针对这样小万错在哪里？针对这样 的紧急情况，他应采取什的紧急情况，他应采取什 么措施？么措施？一、单项选择一、单项选择1、C 2、C 3、A 4、D 5、C 6、B二、判断题1、对 2、对 3、错 4、错 5、对三、简答题1、遵循法律法规、合理制定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。2、会议名称；会议记录人的姓名、盖章；会议开始、结束时间；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议经过的情形及结论；相关的资料；下次会议预定时间。3、会议既要具有沟通情况、交流经验、统一认识指导工作的作用，可以用于向

15、上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：1、决议性会议纪要；2、周知性会议纪要四、设计题1、(1)会议的名称; (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称；(3)日期、时间(开始到结束的预定时刻); (4)地点:(具体在几楼几号会议室) ; (5)议题(或者议事日程); (6)主办者的联络处、电话号码等; (7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图); (8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。 2、(1)要替搭车回去的人安排车子，(2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领

16、、冒领; (3)有留话时，切记务必传达; (4)检查会场有无物品遗漏，(5)要为参加会议的人员送行，(6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭。(7)桌、椅早先若有移动，必须还原;洗海烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回；(9)关紧门窗并上锁; (1 0)通知会场的管理单位，会议已经结束。 3、文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点；会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间；对发言内容加以引导，提醒时间有限；在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人，最后作总结，统一认识；要求与会者记笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。5、(1)(1)座谈会邀请对象必须去是对部门工作熟悉，能独立座谈会邀请对象必须去是对部门工作熟悉，能独立思考、又敢于发表意见者；（思考