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1、Access报表制作联系方式：2 AccessAccess数据库应用数据库应用教学安排n教学目标q掌握报表的定义与组成 、报表的分类报表的分类q掌握创建报表、编辑报表、报表中的排序和分组报表中的排序和分组 q使用计算控件 、创建子报表n重点分析qq报表中的排序和分组报表中的排序和分组 、使用计算控件 n学时安排q4学时本章内容报表是Access中专门用来统计、汇总和打印特定 格式数据的对象。报表的定义与组成报表的定义与组成 1创建报表3报表的分类报表的分类2编辑报表4报表中的排序和分组报表中的排序和分组 5创建子报表7使用计算控件 65.1 报表的定义与组成1 1报表的概念和作用 2 2报表的
2、视图3 3报表的组成5 AccessAccess数据库应用数据库应用报表对象的作用如下： 打印输出格式化的数据。 对数据进行统计、汇总。 可以包含子报表及图表数据。 可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式报表 。 可以嵌入图像或图片来丰富数据显示。 n5.1.1 报表的概念和作用 5.1 报表的定义与组成 报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。利用 Access数据库中的报表对象，可以根据指定规则打印输出格 式化的数据信息。例如，学生信息表、学生成绩表等。 6 AccessAccess数据库应用数据库应用用于创建和编辑报表的结构，如图5.1所示。n5.1.2 报表的视图 5.1
3、报表的定义与组成 报表提供了3种视图设计视图打印预览视图版面预览视图版面预览视图：用于查看报表的版面设置。 打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形 态，如图5.2所示。继续7 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.2 报表的视图 5.1 报表的定义与组成 图5.1 报表的“设计视图”8 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.2 报表的视图 5.1 报表的定义与组成 图5.2 报表的“打印预览视图” 9 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.2 报表的视图 5.1 报表的定义与组成 3 3种视图之间的切换方式是：种视图之间的切换方式是： 单击单
4、击“ “报表设计报表设计” ”工具栏中工具栏中“ “视图视图” ”工具按钮来进行切换操工具按钮来进行切换操 作。作。 执行执行“ “视图视图” ”菜单中的菜单中的“ “设计视图设计视图” ”、“ “打印预览打印预览” ”和和“ “版面预版面预 览览” ”命令进行切换。命令进行切换。 10 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.3 报表的组成 5.1 报表的定义与组成 报表和窗体类似，也是由5个部分组成，每个部分称为一个 “节”。 分别是分别是: : 报表页眉报表页眉 页面页眉页面页眉 主体主体 页面页脚页面页脚 报表页脚报表页脚 如右图如右图5.3 5.3 11 AccessA
5、ccess数据库应用数据库应用n5.1.3 报表的组成 5.1 报表的定义与组成 如果在报表中设计了分组，在如果在报表中设计了分组，在“ “设计视图设计视图” ”中还可以有组中还可以有组 页眉和组页脚。可以通过页眉和组页脚。可以通过“ “视图视图” ”菜单中的菜单中的“ “页面页眉页面页眉/ /页脚页脚” ” 和和“ “报表页眉报表页眉/ /页脚页脚” ”命令来显示和隐藏报表命令来显示和隐藏报表“ “设计视图设计视图” ”中的中的“ “ 页面页眉页面页眉/ /页脚页脚” ”和和“ “报表页眉报表页眉/ /页脚页脚” ”。在报表的在报表的“ “设计视图设计视图” ”中，字段信息和控件信息可以放置
6、中，字段信息和控件信息可以放置 在多个节中，同一信息放在不同节中的效果是不同的。在多个节中，同一信息放在不同节中的效果是不同的。12 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.3 报表的组成 5.1 报表的定义与组成 报表页眉位于报表的开始处，一般用于设置报表的标题、 使用说明等信息，整个报表只有一个报表页眉，并且只在报表 的第一页顶端打印一次。可以在单独的报表页眉中输入任何内 容，通过设置控件“格式”属性特殊显示标题文字。一般来说， 报表页眉主要用在封面。1报表页眉 页面页眉中的内容一般在每页的顶端都显示一次。通常， 用它作为显示数据的列标题。 一般来说，把报表的标题放在报表页眉
7、中，该标题打印时仅在 第一页的开始位置出现。如果将标题移动到页面页眉中，则该 标题在每一页上都显示。 2页面页眉 13 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.3 报表的组成 5.1 报表的定义与组成 在报表中执行了“视图”菜单中的“排序与分组”命令，可以 设置“组页眉/组页脚”，以实现报表的分组输出和分组统计。 组页眉节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数 据信息。打印输出时，其数据仅在每组开始位置显示一次。可 以根据需要建立具有多层次的组页眉及组页脚。 3组页眉 主体节是报表中显示数据的主要区域，根据字段类型不同 ，字段数据要使用不同类型控件进行显示，其字段数据均须
8、通 过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示 ，也可以包含字段的计算结果。4主体 14 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.3 报表的组成 5.1 报表的定义与组成 组页脚节中主要显示分组统计数据，通过文本框实现。 打印输出时，其数据显示在每组结束位置。在实际操作中 ，组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。 5组页脚 页面页脚出现在每页的底端，每页中只有一个页面页 脚，用来设置本页的汇总说明、插入日期或页码等，数据 显示安排在文本框和其他一些类型控件中。 6页面页脚 15 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.1.3 报表的组成 5.1 报表的定义
9、与组成 一般在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表 的最后面。通过在报表页脚区域安排文本框或其他一些类型 控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息 。 7报表页脚 5.2 报表的分类 1 1纵栏式报表 2 2表格式报表 3 3图表报表 4 4标签报表 17 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.2.1 纵栏式报表 5.2 报表的分类 纵栏式报表类似前面讲过的纵栏式窗体，以垂直方式显示一纵栏式报表类似前面讲过的纵栏式窗体，以垂直方式显示一 条记录。在主体节中可以显示一条或多条记录，每行显示一条记录。在主体节中可以显示一条或多条记录，每行显示一 个字段，行的左侧显示
10、字段名称，行的右侧显示字段值，如个字段，行的左侧显示字段名称，行的右侧显示字段值，如 下图下图5.45.4所示。所示。18 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.2.2 表格式报表 5.2 报表的分类 表格式报表是以行、列形式显示记录数据，通常一行显示一表格式报表是以行、列形式显示记录数据，通常一行显示一 条记录、一页显示多行记录。表格式报表的字段名称不是在条记录、一页显示多行记录。表格式报表的字段名称不是在 每页的主体节内显示，而是放在页面页眉节中显示。输出报每页的主体节内显示，而是放在页面页眉节中显示。输出报 表时，各字段名称只在报表的每页上方出现一次，如下图表时，各字段名称只
11、在报表的每页上方出现一次，如下图 5.55.5所示。所示。19 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.2.3 图表报表 5.2 报表的分类 图表报表是以图表方式显示的数据报表类型。图标报表可以更图表报表是以图表方式显示的数据报表类型。图标报表可以更 直观地表示出数据之间的关系，如下图直观地表示出数据之间的关系，如下图5.65.6所示所示20 AccessAccess数据库应用数据库应用n 5.2.4 标签报表 5.2 报表的分类 标签报表是一种特殊类型的报表，主要用于制作物品标签、客标签报表是一种特殊类型的报表，主要用于制作物品标签、客 户标签等，如图户标签等，如图5.75.7所示
12、。所示。 5.3 创建报表2 2使用“报表向导”创建报表 1 1使用自动创建报表3 3使用“图表向导”创建报表 4 4使用“标签向导”创建报表 5 5使用“设计视图”创建报表 22 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.3.1 使用自动创建报表 5.3 创建报表 AccessAccess提供了提供了3 3种创建报表的方法：种创建报表的方法：自动创建报表自动创建报表、 报表向导报表向导和和设计视图设计视图。一般情况下，在创建报表时，可以。一般情况下，在创建报表时，可以 先使用先使用“ “自动创建报表自动创建报表” ”或或“ “报表向导报表向导” ”功能自动生成报表，然功能自动生成报表
13、，然 后在后在“ “设计视图设计视图” ”中对已创建报表的功能及外观进行修改和中对已创建报表的功能及外观进行修改和 完善，这样可提高报表设计的效率。完善，这样可提高报表设计的效率。 “ “自动创建报表自动创建报表” ”是一种可以由系统自动生成包含指定数是一种可以由系统自动生成包含指定数 据源所有记录数据的报表，据源所有记录数据的报表，AccessAccess提供了提供了“ “纵栏式纵栏式” ”和和“ “表表 格式格式” ”两种类型的自动创建报表。创建报表时，首先指定报两种类型的自动创建报表。创建报表时，首先指定报 表的数据源，然后选择报表类型，最后系统会自动生成显表的数据源，然后选择报表类型，
14、最后系统会自动生成显 示数据源所有记录数据的报表。示数据源所有记录数据的报表。 23 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.3.1 使用自动创建报表 5.3 创建报表 例例5-15-1：使用使用“ “自动创建报表自动创建报表” ”向导创建向导创建“ “纵栏式纵栏式” ”报表，报表名报表，报表名 称为称为“ “学生信息报表学生信息报表” ”，数据源为，数据源为“ “学生信息表学生信息表” ”。. . 在数据库窗口中，单击在数据库窗口中，单击“ “报表报表” ”对象。对象。 . . 单击工具栏上中的单击工具栏上中的“ “新建新建” ”按钮，打开按钮，打开“ “新建报表新建报表” ”对话
15、框对话框 ，如下图，如下图5.85.8所示。所示。 24 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.3.1 使用自动创建报表 5.3 创建报表 . 在“新建报表”对话框中，选择“自动创建报表：纵栏式” 列表项。 . . 在在“ “请选择该对象数据的来源表或查询请选择该对象数据的来源表或查询” ”下拉列表框中选下拉列表框中选 择择“ “学生信息表学生信息表” ”。 . .单击单击“ “确定确定” ”按钮，系统自动生成一个按钮，系统自动生成一个“ “学生信息表学生信息表” ”的报表的报表 ，如下图，如下图5.95.9所示。所示。 25 AccessAccess数据库应用数据库应用n5.3.1 使用自动创建报表 5.3 创建报表 . 单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在对 话框中输入报表名称为“学生信息报表”。 . 单击单击“ “确定确定” ”按钮，按钮，“ “纵栏式纵栏式” ”报表创建完毕。报表创建完毕。 如果要创建如果要创建“ “表格式表格式” ”报表，应该在报表，应该在“ “新建新建” ”对话框中选择对话框中选择“ “ 自动创建报表：表格式自动创建报表：表格
