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1、中 国 海 上 油 气 第 卷 第 期 年 月 工作流技术在企业科技管理中的应用实现 以中海油研究总院科技项目管理为例夏志英蔺慧丽谢孝荣（中海油研究总院）摘 要 工作流技术是计算机系统支持的协同工作研究领域新 推出的一门学科，是实现企业业 务 过程 建 模、过程 管理与集成 和业务过程 自动化的核心技术。 基于 用户自定义业务流程 的工作流 技 术的应用研发，对企业业务流程 重组和协同工作技术的发展具有十分重要的意义。 文 中 以中 海油 研究总院科技项目管理为背景 ，集中 阐述了利用工作流技术的各种定义功 能实现科研过程 的协同 工作、过程 管理和集成 应用，结果表明 ，基于 工作流技术的科
2、研协同工作系统的建 立与 应用，可以使 科研过程 能够在有序、标准、规范 、安全的环境中 实施，从而实现科技项目管理 的自动化、精细化和 高效化。关键词 工作流技术 科技项目管理 办公自动化 协同工作 过程 管理中海油研究总院是一个具有近千人的综合性研 究机构，承担着中国海油国内国际勘探与开发研究、工程设计、新能源研发、技术研究等领域的科技研发 任务，同时也承担着国家 、 和总 公司及有限 公司技术攻关等研究课题。 在公司业务迅速发展的 今天，如何快捷、高效地为公司的决策者和业务发展 提供科研成果和决策依据，即如何提高科研项目的 研发工作效率，如何以创新的管理理念、规范的科研 管理制度、科学的
3、实施方法、精细的管理环节推动科 技成果的高效产出，缩短科研周期、合理配置资源、 实现创新研发，以高质量的研究成果为公司提供科 技服务，已成为中海油 研究 总院科研活动及 科技项 目管理中需要不断改进和提升的推动力。 为了能够 更好地帮助科技人员和科技管理者实现上述目标， 我们设计建立了基于工作流技术的科研 协 同 工 作系统，该 系 统 从 研 发 项 目 启 动 （开 工）到 结 束 （完 工），借助信息化手段，实现了科学化、规范化、标准 化、精细化、高速度的全程管理和协同工作，为中海 油研究总院快出成果、多出成果提供了极大的帮助， 其中工作流技术的应用 起到了不可替代的作用，已 成为系统的
4、核心和灵魂。工作流实现的体系结构与技术特点工作流 （ ）就 是 工 作 流 程 的 计 算 模 型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的 逻辑和规则，在计算机中以恰当的模型进行表示，并 对其实施计算。工作流要解决的主要问 题 是：为 实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机 系统，按某种 预 定 规 则 自 动 传 递 文 档、信 息 或 者 任 务。 简单的说，工作流就是一系列相互衔接、自动进 行的业务活动或任务。工作流的概念起源于生产组织和办公自动化领域，它是针对日常工作中具有独立程序的活动而提 出的。工作流技术通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行并对
5、其进行 监 控，以达到提升工作效率、降低工作成本、掌控工作过 程、有效管理业务、提高企业核心竞争力的目的。在没 有引入计算机信息系统的支持以前，这些工作都是由 人工来完成的。但在信息技术、数据库技术、互联网络 快速发展并得以深入应用的今天，人们自 然会想到并 着手实现一种自动化的工作模式来代替人工方式。为 此，工作流技术很快就得到了广泛的重视和实际应用。 中海石油（中国）有限公司综合科研项目“科研综合管理平台二期（ ） ”部分研究成果。 第一作者简介：夏志英，男，高级工程师，毕业于中国科学技术大学，并获信息系统工程专业硕士学位，现主要从事企业 信息系统建 设 方面 的研发工作。 地址：北京市东
6、城区东直门外小街 号海油大厦 层（邮编： ）。 ： 。工作流实现的体系结构 工作流技术在实际应用中一般分为 个阶段：工作流建模阶段、工作流模型实例化阶段和工作流 执行阶段（图 ）。 在 工 作 流 建 模 阶 段，主 要 通 过 工 作流建模工具完成业务流程的模型建立，将实际的 业务操作流 程 转 为 计 算 机 可 模 拟 处 理 的 工 作 流 模 型；在模型实例化阶段，主要通过工作 流引擎完成具 体业务流程的实例化，为具体业务流 程办理流转提 供工作流相关数据和控制数据，并 为业务流程的办 理提供所需要的资源；在工作流 执行阶段，主要完成 业务流程的执行，重点是完成人机交互和系统内部或
7、外部应用程序的调用。图 为工作流技术的完整体 系结构（框架），可以 看出，建立一个基于工作流体系 的实际业务管理系 统，需要综合的环境和技术支撑。 表单、模板、组件应用以及应用的 可扩展性； 业 务代办、超时管理、多人会签、异步处理等； 处理过 程的动态监控； 处理过程可逆转并完整 保存历史 痕迹； 集成应用、综合处理。工作流技术在企业科技管理中的应 用实现 以中海油研究总院科技 项目管理为例据不完全统计，仅 年和 年 中海油研 究总院共承担了近 个研发项目和 近 个外委 研究课题，其中每一个研发项目 或课题都要按照业已确定的科研规范和质量保证体系完成项目研发。例如， 设计文件的形成就必须按照
8、五级校 审和 版本控制程序进行，而且每一个版本都必须保存 备份文件；在设计文件形成过程中，又需要各专业 紧密配合，资料互提、信息共享和即时沟通，审核、审 批、流转等工序协同完成，且符合质量标准要求。 此 过 程只是对项目研发的具体业务过程控制而言，而 对于每一类项目或课题的管理，都需要经过立项论证、任务评审、任务下达、项目启动、策划、实施、 收尾和 质量管理、成果归档等一系列管理流程。 对于外 委课题，还需要进行外委课题立项审批、招投标管理、评标管理、合同管理、技术委托要求和承包商管理 等 管理流程。 如果这些过程均按照传统的工作方式 进 行，首先会使工作效率低下，管理过程无序； 其次就 是质
9、量得不到完全保证，继而会严重影响 成果的产 出。 基于工作流技术的协同工作系统有 效解决了上述问题，使整个科研过程和管理都能在有序、规范、 工作流技术特点 实施工作流管理的优势非常显著，包括提高企 业运营效率、改善企业资源利用、提高业务运作的 灵 活性和适应性；也包括提高工作效率以及集中 精力 处理核心业务、推动精细化管理、量化考核业 务处理 过程的效率；另外，还能够减少浪费和闲 置，充分利 用现有计算机网络资源。 工作流的实 施将大大缩短 业务处理周期，改善、规范乃至再造、 优化各种业务 流程，实现资源的合理利用，减少 人为错误或延误， 提高整个业务过程的处理效率， 其技术特点主要表 现在如
10、下几个方面： 图形化、 可视化设计实现； 具有对各种复杂业务流程的 处理能力； 组织结构 机构和处理者可自定义功 能； 结构设计，纯网 络浏览应用； 快速、准确、安全、可靠的流转机制；流畅、高效的环境中协同完成。研发过程及管理中的需求定位 中海油研究总院科技项目管理对工作流应用的需求来源于以下几个方面：（）实现科技管理的科学化、规范化、标准化、精细化； （）实现在 质量管理 体系约束下的科 研过程化管理； （）实现各类科技研发项目的协同工作；（）实现项目研发过程的全程跟踪和质量监控。工作流建模与实例化 图 展示了中海油研究总院科技项目的总体 业 务过程、参与者和待处理的业务对象，该图宏 观地描
11、 述了各阶段所要处理的业务范围和参与者， 对于每中 国 海 上 油 气 年 一种业务过程和个体参与者，需要在其具体的业 务 过程中定义并建立模型。 例如，图 和图 分别具 体刻画了中海油研究总院工作订单的业务过程模型 和计算模型，体现出了工作流实施 个基 本阶段中 的第一步，即 工 作 流 建 模 阶 段。 实 际 上，业 务 过 程 建模是 将 现 有 的 全 部 业 务 过 程 和 内 部 组 织 文 档 化，并以图形的方 式 将 其 描 述 出 来；建 立 计 算 模 型是将业务模型转 化 为 可 编 程 开 发 的 过 程 模 型。 实 例化则是 软 件 实 施 的 具 体 过 程，即
12、 完 成 流 程 程 序的编码实现和运 行 定 义。 流 程 定 义 运 行 后 转 化 为流程实例，一个流 程 定 义 可 以 产 生 多 个 流 程 实 例，也就是说，每 一 个 模 型 有 可 能 同 时 存 在 若 干 个 运 行实例（即活动 流 程 ），这 充 分 说 明 流 程 的 运 行 效率是非常高的。下面以科技管理中的任务评审为例，讨论项目 任务评审流程中从流程建模到模型实例化的过程。在任务评审过程中，首先要确定该流程的参与者，即 创建者和各级审核审批人；其次需要分析确定 业务 节点以及每一个节点所要求的操作；第三，要分析确 定流转过程中的路径判别。 图 定义了中海油研究总院
13、计划任务评审流程的业务模型，图 则是在 该 业务模型基础上建立的计算模型。 当模型被实例 化 （运行）之后，每一个参与者都会按照自己的角色和 权限实施相应操作（系统在个人桌面上 设置了代办 工作项功能，当流程流转至相应节点 时，代办工作项 提醒功能会通知参与者进行操作） 。流程执行结果与过程监控 上述计划任务评审流程实例化运行后，系统 会 自动记录该审批过程的流程信息、审批信息和业务 数据，并按要 求 输 出 相 应 表 单（图 ）。在 实 际 运 行 过程中，可以回退、中止（或终止）实例，也可以改变 路径，实现流程的动态改变， 以适应来自用户的变更 因素。 流程执行的所有信 息和业务数据都将
14、按照事 先定义好的类别类型存入数据库中，以便实现诸如 提醒、查询、统计等 各种辅助功能之调用。 图 是中海油研究总院计划任务评审流程运行过程的动态监 控，此功能实现了研发项目进展过程中各个阶段的 状态跟踪，同时以图形化和列表共存的方式监控于 每一个流程实例的运行状态，确保了项目的 研究进度和质量，真正实现了以工作流为核心的、动态的、可控的、高效的项目协同工作和过程化管理。效果分析 通过上面的实际例证不难发现，在科技项目管 理中采用基于工作流技术的科研协同工作系统，不 但能够极大地提高工作效率，实现在线交流、信息共 享、文件快速流转、在线审批签署等功能，更重要的 是真正实现了规范化、标准化、科学
15、化、 精细化的过程化管理 和 协 同 工 作 以 及 信 息 资 源 的 集 成 应 用；同时，它能 够 以 图 形 化 的 方 式 动 态 跟 踪 整 个 工 作 过程以及 对 质 量 的 动 态 监 控，使 得 整 个 工 作 过 程 都能在可控的状 态 下 进 行。 由 于 工 作 流 是 在 业 务 模型的基 础 上 建 立 的 系 统 运 行 模 式，它 在 制 度 规 范、精细处理、高效 运 行、节 约 资 源、集 成 应 用 等 方 面能够 发 挥 其 重 要 作 用。 目 前，该 系 统 在 运 行 的 几年中已有数十项 管 理 制 度 和 工 作 程 序 被 规 范 和 优化，每年有近千个研究项目和课题在系统中高效 运行，业务合同、供应商、招投标等商务管理井井有 条。 鉴于工作流技术特点，不难看出，在没有工作流 引擎驱动的管理信息系统中将难以实现在线协同工 作和过程化管理，也难以将信息资源得到更好的集 成和应用。图 中海油研究总院计划任务评审流程执行结果（表单）中 国 海 上 油 气 年 图 中海油研究总院计划任务评审流程执行动态监控
