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1、1ERP 实施效果案例分析李学峰（内蒙古包钢稀土钢板材有限责任公司）摘 要：本文在深入了解 ERP 系统原理、技术、应用情况和发展历程的基础上，以 xx 公司 ERP 项目具体实施为例，对 ERP 项目实施进行了详尽的探讨，并对 xx 公司 ERP 系统在各部门的实施效果进行了分析：剖析了 ERP 实施前后公司管理的状况和实施 ERP 给公司带来的好处。充分展现了 xx 公司以业务流程驱动为主线，模块化和信息共享为载体，优化流程、提高经济效益为目标的整体思路。最后对全文做出总结并给公司提出一些合理化建议。关键词：ERP 系统； 模块化；信息共享；优化流程1 引言随着中国经济高速增长，综合国力显
2、著提高，在国际经济大舞台上，中国企业，特别是民营企业扮演着越来越重要的角色。中国迎来了千载难逢的发展机遇，同时，中国民营企业也面临着巨大的挑战，在激烈的经济竞争中，企业管理水平对我国民营企业的发展起到了至关重要的作用。xx 公司作为内蒙古一家出口兼内销的民营企业，近几年经历了一个快速发展的过程，从 2001 年公司成立到 2006 年，公司的销售收入以年年翻番的速度飞速增长，企业实力不断增强。但是经济危机爆发后，民营企业遇到了前所未有的考验，xx 公司迫切需要加强企业管理水平，提高管理效力，以应对激烈的市场竞争，所以决定于 2009 年引入 ERP 管理系统。本文分析 xx 公司实施 ERP
3、后在财务、库存、生产、销售等部门的效果，并结合企业的内外部实际情况，分析其优点和存在问题的原因，使企业通过完善 ERP 系统得以更好地生存和发展。在分析过程中，采用了案例分析法、归纳分析法、比较分析法三种方法。2 ERP 在 xx 公司的实施现状2.1 引入 ERP 的动因xx 公司自成立时一直十分重视信息化建设。成立之初就使用 DOS 版本的用友财务软件，2后来又升级为 U8 版本。随着企业规模不断扩大，经营产品品种数量增多，客户需求差异化越来越明显，信息量大大增加，U8 系统越来越不能满足其需求。主要是 xx 公司已有的各个软件模块相互独立，不能共享数据信息，企业的销售、生产、财务以及库存
4、信息都是孤立的，这些数据不是来自唯一输入端口，这样就导致各部门之间数据不一致，产生了诸多弊端。各业务部门之间的协调越来越困难，销售与生产(产销)、生产与采购(产供)之间协调困难，阻碍了企业的进一步发展，这就需要一套能实时收集信息、集中管理、减少重复劳动、快速反映客户需求的软件平台来为企业管理提供支持。经过公司高层领导多方考察后，最终选择了 ERP 管理软件，希望借助此管理软件能实现公司整体业务流程的顺畅和规范、实现企业精准化管理、实现企业信息集成、进而实现企业信息共享。2.2 ERP 在 xx 公司的实施情况2.2.1 ERP 的具体实施模块鉴于 ERP 实施的复杂性，xx 公司采用总体规划，
5、分步实施的策略。根据 xx 公司的实际情况初步确定上的主要是库房管理、生产管理、销售管理、财务管理、人力资源管理、报表管理几个模块。生产车间模块暂时不上，因为生产车间相对较复杂、分散，而且对生产人员要求较高，但生产人员的素质参差不齐，这放在下一步待这几个模块成功之后，再做考虑。2.2.2 ERP 在 xx 公司各部门的实施情况ERP 是根据下述组织结构图(图 1.1)，按组织部门实施的：图 1.1 xx 公司组织结构主任材料汽运车皮副经理生产经理销售经理行政经理财务经理总经理部 长部长发运班长会计 主 管库管采购油料材料会计成本会计出纳工艺x选工艺x选工艺x工工艺x台3财务部：财务部 ERP
6、实施是 xx 公司基础工程，重点关注和解决的是公司的管理需求。根据管理的需求，主要由以下系统构成：总账系统、报表系统、固定资产管理系统、应收系统、存货核算系统、成本管理系统、现金流量表系统、合并报表系统。库管部：根据管理的需求，主要由以下系统构成：出库系统、入库系统、收发存报表系统。销售部：根据管理的需求，主要由以下系统构成：客户档案系统、销售订单系统、销售发票系统、销售退货系统、购销存报表系统、运销管理系统。3 ERP 在 xx 公司运行的效果分析从最初提出 ERP 项目方案，到实施企业的实地考查，ERP 上线的准备工作，ERP 培训到完全上线运行，xx 公司历时 10 个多月时间。从 ER
7、P 运行情况来看，已基本达到了预期的目标，但运行过程中仍遇到一些问题。下面是财务部门、采购部门、库管部门、生产部门和销售部门的效果分析。3.1 财务部效果分析3.1.1 财务部实施 ERP 前后状况对比3.1.1.1 财务部实施 ERP 前的状况运用 ERP 系统之前，xx 公司应用用友-U8 财务软件。U8 财务软件解决的只是会计核算问题，并侧重于事后核算，不具备财务管理所需要的事先预测、事中控制、事后考核并为管理者提供决策信息的功能。而且财会人员忙于做账无暇监控企业财务运营状况。实施 ERP 前公司在财务管理上的不足体现在以下几方面：财务还停留在事后做账管理，谈不上预测，财务报表在时间上严
8、重滞后，不能及时地暴露经营过程中的问题，更谈不上实时分析了。财务部和其它如生产、销售、库房各部门的数据不一致，这样每到月末或年末时几大部门都要花大量的时间来核对数据是否一致，这样既浪费时间，又增加了员工的工作量。公司对各应收账款的账龄分析主要依靠个人据经验分析，人工分析账龄难免会产生遗漏，有些快到期了而没有及时预警。工作流程有些混乱无序，各人员工作范围，责、权、利划分不明显，导致有人多做，有人少做，浪费时间，浪费人力，影响效率。表 1.1 部室工作情况汇总表4项目具体情况财务人员财务部长 1 人，会计人员 2 人，出纳 1 人业务范围（1）xx（2）xxx工作时间每个月 25 号结帐起至次月
9、6 号结束工作效果财务人员紧张、机械做账，数据错误较多公司规定每月 2 号中午 12 点准时上报报表公司实际操作每月至少拖延一天，上报部分报表3.1.1.2 财务部实施 ERP 后的状况表 1.2 部室工作情况汇总表项目具体情况财务人员（人）财务部长 1，会计人员 3，出纳 1业务范围（1）xx（2）xxx（3）洗煤厂工作时间每个月 25 号结帐起至本月 30 号结束工作效果财务人员按日做账，工作轻松，数据错误较少公司规定每月 2 号中午 12 点准时上报报表公司实际操作准时、准确、按质按量上报由表 1.1 与表 1.2 对比可以看出，ERP 系统上线后，财务部虽然增加了一个人，但是却增加核算
10、一个洗煤厂的业务，每月的工作时间由原来的 10 天减少为后来的 6 天，表 1.3责任和权限的明确划分是大家工作轻松了不少，而且由于责任细化到个人，大家责任心加强，达到了效率高，错误少的效果。表 1.3 部门分工明细表人员职务工作范围xxx财务部长权限：总账系统、报表系统、固定资产管理系统、应收系统、存货核算系统、成本管理系统、现金流量表系统、集团财务系统、合并报表系统及各部门所有系统职责：全面领导财务工作xxx会计主管权限：总账系统、应收系统、现金流量表系统、客户档案系统、销售订单系统、销售发票系统、销售退货系统、购销存报表系统职责：指导财务工作，核算销售账务xxx成本会计权限：总账系统、成
11、本管理系统、固定资产管理系统、存货核算系统职责：负责全部成本核算和固定资产管理工作xxx材料会计权限：总账系统、存货核算系统、报表系统、出库系统入库系统、收发存报表系统职责：负责填制记账凭证、材料核算、月末生成报表、装订凭证、报5表工作xxx出纳权限：总账系统银行、现金日记账职责：负责日常现金、银行账务的收支3.1.2 务部实施 ERP 后的综合效果评价图 1.1 实施 ERP 后财务部业务流程ERP 系统执行过程，工作量最大的就是总账模块，因为总财模块的功能是处理记账凭证的录入、输出日记账、明细账以及总分类账，编制会计报表。它是财务管理的核心，应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资核算
12、等模块都是以总账模块为核心来传递信息的。而本井运销公司在没有实行 ERP 时，账务部工作的大量时间都耗在上面，具体是财务在做总账时，一方面要发票与库房入库单进行核对，另一方面发票与采购业务员的采购单进行核对并且要进行勾稽，这两项工作虽是重复的，但又必须做，否则不能保证单据和发票能对上，并且也没有办法防止业务员和库房作弊。运行 ERP 系统之后，财务会计的工作就只是核对发票和业务员的入库单了，因为库房的入库单已通过存货核算模块进入财务总账，财务会计只是在边核对发票与入库单的时候同时进行审核，审核之后自动进入总账模块，自动生成凭证，而不必进行勾稽，也不必进行做重复工作，减少了大量工作时间。据统计仅
13、就记账这项工作就减少大约 70%左右的时间，因为勾稽耗费了大量时间。以前大部分时间耗费在对账、记账方面，现在这些都交给日常业务日常业务期末期末流程日常业务会计主管会计审核是否正确记账总账总账中填凭证系统生成凭证自动生成凭证总账-凭证-审核凭证总账-凭证-记账总账-期末-转账生成总账-期末-结账程序总账-凭证-填制凭证6机器后台处理，既快又准确，比起原来手工操作，大大提高了工作效率。另一方面，ERP 系统集成了各模块，共享系统信息，解决了以前信息孤岛，企业内外部信息实行了共享，减少了重复劳动，提高了工作效率，解决了部门与部门之间的数据不一至。最后，就是 ERP 系统更好地实现整合性的功能化财务数
14、据的整理，该系统将对整个公司提供全面财务管理，整合内外部资源，发挥总部的计划和控制的作用。为实现财务的事前预算、事中控制、事后分析提供第一手材料，最终还可以自动生成直观的财务分析报告，便于决策层随时了解真实准确的企业运营状况。3.2 库管部效果分析3.2.1 库管部实施 ERP 前后状况对比3.2.1.1 库管部实施 ERP 前的状况运行 ERP 系统之前，xx 公司主要分材料库、油料库、原料库三个仓库来保管公司的所有物资，其保管流程图如下：入库入库出库出库图 1.2 库管流程图如图 1.2 所示，这样的库管模式属于最简单的仓库管理模式，它只能说是看着物料实际存在，谈不上管理，因为：料入库就是
15、把采购回来的物资凌乱无序地放进仓库，库存物资没有批次管理。油料和一些食堂用品需要进行保质期管理，但是库管并没有进行保质期管理，很多过期物品虽然在库但是已经失去使用价值，造成公司资源浪费。采购员购回物资库管收取发票或单据材料入库汇总入库单报材料会计各部门申请领料领料人填领料单材料出库汇总出库单报材料会计7相关部门领用新物料时，废旧物料不进行回收，导致有些部门物料还可以使用就来报更新，公司物资并未得到充分利用。产品销售出库时，库管是根据销售部报来数量出库，缺乏自己独立监督环节。3.2.1.2 库管部实施 ERP 后的状况运行 ERP 系统以后，采购入库必须由供货商送货到达库房以后，由库管人员在采购
16、管理中填制“到货单” ，并报检，质量部进行质量检验后，库管人员参照质检单在入库系统中生成“采购入库单” 。图 1.3 库管流程图如图 1.3 所示，库存物资有批次管理，出入库输入批次号。需要进行保质期管理的物资进行保质期管理，并且对这类物料进行批次管理，系统提供批次帐查询。ERP 系统对物料进行了统一编码和统一命名，对供应商和经销商进行了统一的编码和分类，对库房进行了编码和分类。材料库和采购部数据是共享的，当常用物料紧缺时，采购部门就能够及时对物资进行采购补充，不会出现经常性临时采购情况。产成品库和生产业务部数据是共享的，即你产多少，我存多少，仓库对产品购销存数量有准确的数据，能给销售部提供准确的库存信息。产成品出库，由产成品库房根据已审核销售发货单生成销售出库单，进行库存更新。材料的领用出库实行“以旧换新”原则，领料部门报相关领导审批后，带着准备报废更新的物资来仓库。库管手工在库管系统录入报废资料后方可领料。3.2.2 库管部实施 ERP 后的综合评价ERP 系统对企业物料、库房、供应商、经销商进行了统一的编码和分类，很大程度解领料申请领导审核出库单废旧物采
