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1、业务流程定义文档业务流程定义文档 采购主数据维护业务流程采购主数据维护业务流程1业务流程名称业务流程名称: : 采购主数据维护流程编号及版本号流程编号及版本号 编号：BPP-MM03 版本：V1.0业务流程定义文件签署表业务流程定义文件签署表 业务流程定义文件是描述未来在 SAP R/3 中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及 其中所涉及的 SAP 功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。项目中职务姓名签字日期 联翔部品（光电科技） 关键用户联翔部品（光电科技） 流程所有人联翔光机关键用户联翔光机流程所有人联翔显示关键用户联翔显示流程所有人SAP 外部顾问联翔项目经理SAP 外部项目经理
2、业务流程定义文档业务流程定义文档 采购主数据维护业务流程采购主数据维护业务流程21.1. 业务流程目的：业务流程目的： 采购主数据维护主要指采购价格的维护，以及系统中的货源清单和配额分配的维护。2.2. 业务流程业务流程的相关原则：的相关原则： 2.1采购主数据存储了进行采购业务所需用的数据。包含以下三种数据： （1） 信息记录 主要包含采购价格、价格条件（交货费用、关税等）、交货提前期 及一些采购控制字段； （2） 货源清单 主要指物料的合格供应商清单，指定哪些供应商或者框架协议是可 用的； （3） 配额分配 主要维护采购物料时的不同供应商的订单分配的配额比例；2.2采购主数据维护的组织级别
3、： （1） 信息记录 在采购组织级别，根据不同的采购组织，为不同的工厂维护信息纪 录； （2） 货源清单 维护在工厂的级别，即对同一物料，可以在不同的工厂维护不同的 货源清单； （3） 配额分配 - 在工厂级别维护，同一物料在不同的工厂可以维护不同的供应商配 额分配；2.3采购主数据维护的范围： 本流程中采购主数据维护的范围是：进行库存采购的物料的采购主数据、进行外协加工 采购的物料的采购主数据及供应商寄存采购的物料的采购主数据。2.4 采购主数据维护的注意事项： （1（采购主数据的维护应由各公司采购部门专门的维护员负责，保证维护权限的集 中； （2（采购主数据的维护必需由采购员提交申请表，经
4、过采购部门主管系统外审核签 字后才能录入系统； （3（采购主数据维护员录入采购价格后，定期从系统中打印出所维护的价格，经人 工检查后由采购主管签字确认后存档； （4（对于部品事业本部的战略性供应商与物料的采购主数据维护，不在本流程中体 现，参考相应的外部流程。3.3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变3.1 相关的规则和政策改变 规范了采购主数据的维护流程； 各公司必须制定相应的采购主数据维护制度，明确维护的审批政策、维护的时效、单据的 传递与管理及相关责任人等3.2 对组织结构调整的要求 各公司采购部门设立专门的维护员岗位负责采购主数据的维护；业务流程定义
5、文档业务流程定义文档 采购主数据维护业务流程采购主数据维护业务流程34.4. 业务流程图业务流程图（在 VISIO 中画流程图）物物料料管管理理模模块块采采购购主主数数据据维维护护流流程程开始流流程程B BP PP P代代码码采购人员责责任任人人结束4.维护采购价格 信息、货源、配 额5.申请表归档 并通知申请人 员和财务人员BPP_MM_ME11/12 BPP_MM_ME01 BPP_MM_MEQ16.未清采购订 单是否修改？7.修改未清采 购订单是采购人员采购人员2.申请维护采 购主数据，填 写申请表3.审核申请采购主数据维 护申请表通过维护员未通过1.采购询报 价，商务谈判采购人员采购部
6、门领导维护员询价单/报价单否BPP_MM_ME22N业务流程定义文档业务流程定义文档 采购主数据维护业务流程采购主数据维护业务流程45 5 业务流程的详细步骤：业务流程的详细步骤：5.1 采购主数据维护流程:步步 骤骤用户用户系统系统 事务事务描述描述下一步下一步1采购人员系统 外采购询报价， 商务谈判对于新建的物料或者对已有物料 进行询报价22采购人员系统 外申请维护采购 主数据，填写 申请表采购部门进行必要的商务谈判与 询报价后，选择合适的供应商与 价格，填写采购主数据维护申请 表33采购部门领导系统 外审核申请采购部门领导根据公司政策对申 请进行审批通过转 4； 不通过转结 束 4维护员
7、SAP维护采购价格 信息、货源、 配额在系统中维护物料的信息纪录 （价格）、货源清单和采购配额55维护员系统 外申请表归档并 通知申请人员 和财务人员创建完毕后，将申请表归档，并 通知申请人员和财务人员主数据 维护状态66采购人员系统 外未清采购订单 是否修改判断新采购纪录是否影响未清的 采购订单是转 7；否 转结束7采购人员SAP修改未清采购 订单根据新采购纪录修改未清采购订 单结束6.6. 业务流程中所用到的报表：业务流程中所用到的报表： 报表名称目前是 否在用描述工具（SAP 标准报 表/Report Painter/Report Writer/Query/ABA P/Excel/Wor
8、d）使用频率采购主数据信息 报表否物料/供应商/单价/配额对 应清单ABAP中物料价格对比表否各供应商报价对比表ABAP低价格录入检查表否单价录入系统后定期集中打 印的价格列表以便进行录入 复核Query中7.7. 业务流程中所用到的表单：业务流程中所用到的表单：业务流程定义文档业务流程定义文档 采购主数据维护业务流程采购主数据维护业务流程5表单名称目前是 否在用描述是否 SAP 表单 /layout set?(是 /否)使用频率采购主数据维护 申请表否采购主数据新建、修改时需 要提交的申请表否中询价单否向供应商询价时的表单是中 报价单否供应商报价时的表单否中8 8接口需求（接口需求（SAPSAP 与其它系统的接口）：与其它系统的接口）： 接口名称描述输入/输出备注 无9 9数据转换需求：数据转换需求： 数据名称数据类型（主数据 /交易数据）数据量现存位置采购主数据主数据2000 条Excel1010权限设置需求：权限设置需求： 事务码描述负责人职位 ME11创建采购信息纪录采购部门维护员ME12修改采购信息纪录采购部门维护员 ME01维护货源清单采购部门维护员 MEQ1维护配额分配采购部门维护员
