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1、上海市公务员考试上海市公务员考试综合管理实务综合管理实务教程教程一、秘书理论与实务概述一、秘书理论与实务概述 秘书的涵义秘书的涵义 1、 宫中秘藏之书或用隐语预卜吉凶、未来作出预言的谶讳、图箓之书。宫中秘藏之书或用隐语预卜吉凶、未来作出预言的谶讳、图箓之书。据史籍记载， “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。东汉初期秘书指宫 中秘藏的图书资料，东汉后期设置管理这些秘藏图书的官府“秘书监”。主管官员“秘书令”或 “秘书监”（地位相当于卿） ，副职为“秘书丞”，分管官员为“秘书郎”。唐代魏征任过秘书监。 曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的现代曹操所设的秘书令，是我
2、国历史上第一次出现的现代“秘书秘书”一词涵义基本相同的古代秘书一词涵义基本相同的古代秘书 官职。官职。古代相当于现代秘书职位称“史官”、 “御史”、 “尚书”、 “掌书记”或“中书舍人”、 “翰林学士” 等。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时 政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干。这时的秘书才真正成为现代意 义的秘书职务了。 2、 辅臣。辅臣。世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如国务秘书、外交秘书、 内阁官房长官等各部门首长。3、 行政职位行政职位。在现代中国，
3、秘书当作一种行政职位，是行政人员核心一部分。党中党中 央第一任行政秘书是毛泽东。央第一任行政秘书是毛泽东。我国规定政府秘书属于国家公务员，秘书长是政务类公务员， 一般秘书是事务类公务员。 4、 社会职业。社会职业。属于第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社 会服务，也服务于私人。 秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管 理与综合服务的人员。 秘书的特征秘书的特征 1、 服务的直接性。服务的直接性。秘书的工作内容与领导工作一致，由领导亲自指派；秘书直接向 领导请示、汇报；秘书做工作直接对领导负责。 2、 服务稳定性。服务稳定性。秘书与服务对象
4、不仅有“业缘关系”还有“人情关系”。 3、 知识化。知识化。属于白领阶层。中、高级秘书称为“参谋”、 “顾问”、 “外脑”。 4、 年轻化。年轻化。一般为 2035 岁。是操作层通向管理层的阶梯。 5、 女性化。女性化。女性秘书是初级秘书，是“文员”。 秘书工作的内容秘书工作的内容 秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作； 狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工 作。广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作事务性工作，包括处 理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整
5、理报章杂志、操作传 真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作管理性工作，包括 办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作沟通支援性工作，包括客户 服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 秘书工作性质秘书工作性质 1、 辅助性。辅助性。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作 而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在 处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自 行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领
6、导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有 关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。 2、 综合性。综合性。由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具 体表现在以下三方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。第 二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责；第三，秘书人员在 办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合， 才能有效地为领导者提供帮助和服务。 3、 机密性。机密性。善于保守秘密成为秘书人员的首要职业道德。 4、 服务性。服务性。服务稳定性、直接性和广泛性。 “上、中、下”三个层面服务。首
7、要为领导、 上司和雇主服务。 秘书工作作用 1、 信息枢纽作用。信息枢纽作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机 关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。 2、 参谋助手作用。参谋助手作用。领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和 管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此， 秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。 3、 形象和公共关系作用。形象和公共关系作用。人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口”。所谓“关口”，是 指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件
8、、信息 的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各 方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。处理公共关系原则“内求团结， 外求发展”。 4、 协调作用。协调作用。三、秘书的社会活动与人际关系三、秘书的社会活动与人际关系 秘书的社会活动秘书的社会活动 1、 特点：特点：以整个社会为背景，充分社会化，活动的目的、方式明显复杂化和多样化。2、 社会活动对秘书的要求：社会活动对秘书的要求：被动性,必须根据上司的指示进行。活动方式、过程、 结果 取决于秘书主观能动性。要有开放型、全方位活动的心理准备，更要有进行各种 性质的社会活动的能力。 秘书的社会地
9、位秘书的社会地位 社会地位分先赋地位和后成地位。特点特点是：秘书不构成任何阶级或阶层；先赋地位明 显有依附性；承认职业、职位的从属性外，更要重视后成地位。 秘书的角色意识秘书的角色意识 共性和个性意识；角色组合；配角意识与主角意识（基本的配角意识和有条件的主角 意识，关键是自己的价值取向） 。 秘书人际关系的内容与方式秘书人际关系的内容与方式 1、 涵义与内容。涵义与内容。秘书人际关系涵义是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社 会活动中所发生的交往关系，是一种社会性、职业性的关系，被称为“业缘关系”。内容主 要是通过人们在社会活动中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种 社
10、会活动中互相合作、帮助和促进。 2、 影响因素。影响因素。距离的远近、交往的频率、态度的相似性、需要的互补性、情景因素 和中介因素。 3、 障碍。障碍。心理、语言、地位、物理障碍。 4、 方式：方式：语言、体态或身势、物质（礼尚往来） 。 5、 自主性和适应性。自主性和适应性。 秘书人际关系的准则秘书人际关系的准则 尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公允 秘书的公关礼仪秘书的公关礼仪 服装整洁、修饰得体、表情自然、面带真诚微笑、举止文雅；与人交谈，用语得体、 口齿清晰、语气温和；与客人见面应抢上一步，颔首、微笑，主动伸手、问好，以示敬意， 握手真诚注视对方，稍稍用力，与异性握手
11、不宜鲁莽，应让对方主动提出；送名片双手递 上，文字正向对方；自我介绍简明扼要，姓名、单位、职务即可；为别人介绍，先客人后 主人，先女士后男士，先年龄、地位高者后低者。 四、综合管理的日常工作四、综合管理的日常工作 办公室管理办公室管理 办公室的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书 工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。 1、 作用。作用。办公室是指挥部、工作室、 “窗口”。 2、 坚持以下的原则：方便，坚持以下的原则：方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设 备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；
12、 舒适整洁，舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公 文具的摆放要井然有序。和谐统一，和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格 式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创 造出和谐一致的工作环境。安全，安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财 物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障； 电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。 3、 布局与设置布局与设置 小办公室适用于分理制秘书机构。现代企业多采用大办公室，主管应置于最后部，工 作流程
13、为“I”、 “L”或“O”型。接待室同时接待七、八位客人为宜，会议室以容纳二三十人开会 为宜。 4、 内容与要求内容与要求 整洁，安静，光线、空气与温度（光亮适宜、空气清新、温度适宜） 、色调与美化（色 调单纯柔和） ，设备与用品（负责保管，随时登记） 公文管理公文管理 1、 公文公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面 材料。公文的本质属性就是它的现实执行性，亦即它的现行效用，又主要体现在公文具有 针对性、政策性、指导性等方面。 2、 公文处理特点：公文处理特点：政治性、时限性、机要性和规范性。 3、 公文处理程序公文处理程序是指在一个机关内部公文运转处理的一系
14、列环节。包括发文、收文、 管理和立卷归档。发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登 记、装封、发出、注办、整理归档等。收文处理程序包括：文件的收进、启封、登记、分 送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。 4、 发文处理程序发文处理程序 拟稿。拟稿。拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。拟稿一般分为 以下步骤 1）交拟 2）拟议 3）撰写 审核。审核。公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。 对公文进行审核的意义：1）为领导简政 2） 是为了贯彻集中统一的原则 3） 是为了利于 下级机关的贯彻执行。文稿审核时应着重注意以下方面：1
15、）是否需要行文，以什么名义行文。2）无矛盾抵触。3）要求、措施是否明确具体，切实可行。4）处理程序是否完备。 5）文字表达。6）文件体式。 签发、复核、缮校。签发、复核、缮校。签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人 核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。签发文件的原则：以本机关名义制发的上行文， 由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要 负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。复核应重点检查的内容是：重点检查一下 文件审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。缮校是指 对发文的缮印和校对工作。 用印、封发和传递。用印、封发和传递。印章是权力的象征。封发是文件形成的最后一个环节，是 指文件的封装和发送。现行文件的传递途径有：机要通信、专人递送、文件交换、普通邮 寄等途径。 5、 收文处理程序收文处理程序 签收和登记。签收和登记。签收是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”签收文 件要注意“四查”：一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；二查来文封套 有无拆封或破损现象；三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；四查所列 文件总件数与实有件数是否相符。登记的主要作用是：1）便于管
