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1、1页 数4规章制度管理文件版本号1.00 生效日期2015-04-01电子邮箱管理规定电子邮箱管理规定编 号批准：审核：编写：1 1. .目目的的为规范集团邮箱管理，明确邮箱申请资格（包括申请、审批、撤销） 、邮箱命名规则、邮箱功能格式设定 、邮件书写格式及日常使用邮件规则等，确保公司邮箱系统稳定和正常运行。 2.2.适用范围适用范围集团使用的邮箱系统，包括专有的邮箱管理设备及其软件，其对外专用标识为“*.com”3 3. .定定义义本规定内所涉及的名称对照说明如下： mail邮件；email电子邮件； mailbox电子邮箱；mail system邮件系统； foxmail收发邮件软件。 4
2、 4. .职职责责4 4. .1 1 信息部：负责 邮箱系统正常运行及数据安全，邮箱功能设定： 邮件用户操作培训；邮箱帐户的新增、撤销等作业；监督、检查邮件系统与用户的日常使用；4 4. .2 2 各部门主管：负责监督所属员工遵守本规定；4 4. .3 3 邮箱同时附加有个人数据或相关主机帐户等信息与服务，所附加的信息与服务由信息部视实际情况变更或调整，并予以公布，使用单位与个人须依照执行。 5 5. .规规定定5 5. .1 1 邮邮箱箱申申请请资资格格5.1.1 本公司员工因工作需要，可使用 “帐号申请表 ”提出申请，经所属部门主管、信息部主管核准后，开立一个电子邮箱；5.1.2 应严格控
3、制部门邮箱帐户的申请，申请部门必须是有对外业务联系需要的；申请部门应指定专人负责申请与日常管理，并明确邮箱使用范围；5.1.3 邮箱是公司业务对外联络的工具，为避免临时人员使用公司邮箱进行与公司无关的行为，禁止申请和使用邮箱。5 5. .2 2 邮邮箱箱命命名名规规则则5.2.1 个人申请邮箱命名原则为名 .姓*.com,其中：“名”可以使用汉语拼音或英文名；“姓”为汉语拼音；5.2.2 当出现重名时，需按申请的时间顺序在 “名.姓”之后，用两位数标识区分2（如：san.zhang01*.com）,或取英文名区别；5.2.3 部门申请邮箱帐户时，应以部门英文名命名，如部门英文名有缩写的，可采用
4、缩写方式命名。5 5. .3 3 邮邮箱箱使使用用范范围围及及安安全全维维护护5.3.1 禁止使用邮箱处理与公司无关的事务。在日常工作中应严格遵守国家法律、法规、条例及公司规定，不得从事非法、有损国家、公司利益及声誉的行为，严禁发送国家机密、公司机密及法律法规等禁止传播的个人隐私，严禁散播危害国家与社会公共安全的言论与信息，严禁 传送色情和不利社会安定团结的信息；5.3.3 邮箱密码为不少于六位的字母与数字组合体，为确保应用安全，使用人需每六个月修改一次，密码须有一定的复杂性，禁止将密码设置为邮箱帐号。邮箱不得提供给他人使用；5.3.4 不得盗用他人邮箱；5.3.5 公司邮箱禁止发送后缀名为
5、“.EXE”等可能危害计算机网络安全的文件，不能打开后缀名为 “.EXE”等疑是病毒的文件；5.3.6 为保证邮件系统的正常运行，应避免使用邮件传送超过2M 大小的附件（应以FTP 方式传输） ；5.3.7 随时清理资料夹清单下 “发件箱” ， “草稿箱”及“废件箱”内的邮件。本邮箱系统所提供的硬盘空间，仅供暂时储存数据使用，其数据应自行下载至个人文件夹中储存。不得以任何方式影响邮件系统的正常运行；5.3.8 违反上述规定者，在帮助纠正无效情况下，可责令下网、取消其邮箱使用权。5 5. .4 4 邮邮箱箱格格式式与与功功能能设设置置5.4.1 邮件格式设定：为避免在 “回复/转发”邮件时，邮件
6、的字型、字体大小、字体颜色、段落符号、编号等属性丢失而造成格式混乱、阅读困难，设置邮件格式（信纸） “新建/回复/转发”选项，统一设置为 “HTML”格式，信纸模版由信息部统一更新；5.4.2 用户发送邮件时 ，可选择个性化的信纸，落款可选用公司统一 “邮件落款格式” ；5.4.3 信息部负责建立统一的地址簿并共享给各用户，便于检索使用；5.4.4 为避免邮件用户对邮件 “收件栏”上姓名混淆，地址簿中姓名建立规则：公司 .部门姓名，如“深一.信息部张三” 。5 5. .5 5 邮邮件件撰撰写写的的格格式式要要求求5.5.1 版面编排一律置左对齐；5.5.2 每行文字应自动断行，禁止使用 ENT
7、ER 键断行；35.5.3 删除内文中所有的空白行或跳行的 设定；5.5.4 同一段落之细分小段（项次）应以 “1.2.3”表示；5.5.5 同一段落之第二细 分小段（项次）应以 “”表示；5.5.6 同一段落之第三细分小段（项次）应以 “”表示。5 5. .6 6 邮邮箱箱变变更更、撤撤销销及及地地址址簿簿更更新新5.6.1 邮箱用户离职、调动时，信息部应根据离职 /调动人员的申请单，及时进行邮箱注销或邮箱属性修改；5.6.2 部门主管应每月检查、核对所辖部门人员的邮箱状况，如有与实际情况不符情形，应立即通知信息部更改邮箱属性、或禁用无效帐户；5.6.3 人事部配合信息部定期核对、检查公司在
8、册邮箱的人员状态，如有与实际情况不符情形，应通知信息部更改邮箱属性、或禁用无效帐户；5.6.4 信息部每季度将 地址簿更新一次给所有用户。5 5. .7 7 其其他他要要求求5.7.1 邮件公为简单便捷的工作沟通工具，禁止在邮件上作议题的讨论、纠纷的争议及是非辩论；5.7.2 邮件使用时慎选 发送及抄送的对象，以免制造不必要的垃圾邮件。回复邮件时避免使用 “全部回复”功能，以免将邮件 发送或抄送给非相关人员，避免抄送超过两级；5.7.3 邮件遵循“抄送”两级（含）以内规定，使直属上司了解个人工作状况，必要时给出建议、指导并及时纠正；5.7.4 公司交办事项应及时反馈，若无法完成应反馈收悉，并告知预计完成时间；5.7.5 每封邮件主题栏不能空缺，主题应表明邮件内容，便于阅读者迅速了解邮件的诉求及重点；5.7.6 人员出差/病假/事假/休假等离开公司时，须在办理相关手续后，发邮件通告直属上司，并抄送给相关人员（业务密切来往人员） ，及指定职务代理人。 6.6.更改更改本管理规定由信息部负责起草、修改，经总经理审批后发布。 7.7.支持文件支持文件无。 8.8.其他事项其他事项本管理规定自 2015 年 04 月 01 日起生效。 9.9.存档地点存档地点档案室。410.10.分发分发各职能部门，各制造厂。 11.11.附件附件
