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1、1华南农业大学协同办公系统试运行实施方案华南农业大学协同办公系统试运行实施方案华南农业大学协同办公系统（以下简称 OA 系统）是一个基于校园网、覆盖学校各学院、部处和单位的综合办公平台。该系统是学校信息化建设的重要组成部分，是学校推行无纸化办公、提高工作效率、提升工作水平的重要平台。为保障 OA 系统在全校范围试运行工作的顺利开展，特制订本方案。一、登一、登录录及使用指南及使用指南须须知知1、OA 系统网址：http:/，已在校园网主页设置链接，可直接登陆。2、系统用户使用华农邮箱账号进行登陆（如邮箱为，则登录账号为 user），密码初始为 123456；请初次登陆系统后及时修改密码。3、系统
2、使用指南可在 OA 系统登录界面下方的“系统操作指南”进行下载。二、部二、部门职责门职责1、学校党委办公室、校长办公室是 OA 系统的主管部门，是系统公文处理的中枢，负责 OA 系统试运行的组织、协调和督办，确保 OA 系统试运行工作有序进行。2、现代教育技术中心是 OA 系统的技术支持和项目实施协作部门，负责保障校园网络的畅通和安全，以及系统的调试安装、功能完善、人员培训等技术支持和服务，保障 OA 系统正常运转。3、各学院、部处、各单位确定 1 名分管 OA 系统工作的领导，并指定 1 名公文运转员和 1 名系统管理员（公文运转员和系统管理员两者可兼任）。单位公文运转员一般由单位办公室主任
3、或综合科科长兼任，负2责本单位公文运转等日常信息的处理；单位系统管理员负责本单位用户信息的维护，指导本单位用户正确使用系统。4、档案馆按照电子档案管理的有关规定，对办公自动化系统中产生的电子公文及其他电子材料的归档工作进行指导和监督。三、工作要求三、工作要求1、各单位于 2 月 28 日前将分管 OA 系统的负责人报送校长办公室。2、试运行初期，各单位系统管理员须核对本单位用户信息，如有变动修改，请及时报现代教育技术中心。3、试运行阶段，公文运转以电子文件为主，凡能通过 OA 系统处理的公文，一般不再采用纸质文件办理。如遇系统故障等异常情况，各单位可暂时以纸质文件运转，确保正常办公，待故障排除
4、后，再将相关文件补录到系统中。4、各单位负责人上班时间必须登录 OA 系统，及时处理系统中的公文。同时，为促进办公方式和习惯的转变，公文运转员在系统上收文后应及时通知相关领导登录系统办文。5、OA 系统中的正文使用 Word 文件格式，不得采用其他文件格式；附件文件一般采用 Word 文件格式，也可使用扫描的 PDF 文件格式。个别文件附件页数太多且不方便电子化的，附件可按纸质文件报送运转，正文及处理单仍通过 OA 系统运转。此外，发文的附件需进行审批修改的，一并粘贴至正文处。6、某些关于经费审批的文件，在文件通过 OA 系统办结后，有关单位可到党办或校办相应文件管理岗位获取由主管财务校领导亲
5、笔签名的纸质文件到财务处办理相关手续。7、以学校名义向校外发送的公文，在文件通过 OA 系统办结后，有关单位可到党办或校办的发文管理岗位获取纸质文件办理报送手续。38、由于学校各二级单位内部公文运转流程不同，OA 系统中涉及部门承办意见等运转流程的，暂时统一为发至单位的公文运转员，由公文运转员根据公文内容性质发给单位负责人进行审批，发送操作需使用“加签”功能，请参阅“系统操作指南”，在系统登录界面下方提供下载。9、OA 系统涉及的公文运转类型如下表所示，若二级单位向学校呈报公文，请根据公文类型填写对应的表单。表单须按规范要求填写，表单栏目填写有误或不全的，两办相应岗位人员将予以退回，填写规范请
6、参阅“系统操作指南”。公文公文类类型型公文含公文含义义对应对应的公文的公文处处理理单单二二级单级单位位 公文性公文性质质两两办对应岗办对应岗位位发文 1（发起） 学校内收文以单位名义向 学校报送的请 示、报告等党委校内公文处理登记表 校内公文处理登记表收文 1（承办件）内收文岗学校外收文外单位发给学 校需有关单位 处理的公文党委校外公文处理登记表 校外公文处理登记表收文 2（阅办件）外收文岗外发以学校名义向 校外发送的公文党委发文处理登记表 行政发文处理登记表发文 2（发起）党委发文处理登记表 行政发文处理登记表发文 3（发起）学校 发文内发以学校名义向 校内发布的公文学院部处单位内收文收文
7、3（学校发文）发文岗学校督办件校办督办信访 科发给有关单 位处理的督办公文行政督办事项呈批表收文 4（督办件）督办岗四、操作指四、操作指导导1、试运行初期，各单位公文运转员及系统管理员负责做好本单位用户操作系统的指导工作，确保单位内用户正常使用系统。2、为顺利开展试运行工作，2 月 26 日3 月 1 日，党委办公室、校长办公室、现代教育技术中心将派专人在行政楼六楼会议室设置 OA 系4统操作咨询点，现场配备电脑，为各单位提供系统操作指导和业务咨询服务。五、注意事五、注意事项项1、用户应妥善保管自己的帐户资料。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开时要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗
8、忘应及时通知学校系统管理员处理。2、所有 OA 系统用户均有保密的责任，不得随意发布涉及国家秘密以及其它不宜发布的信息，不得随意将系统内的信息发布在系统之外。3、涉密文件严禁在 OA 系统内中运转。4、使用系统中有违反国家网络安全管理规定的，按相关法律法规严肃处理。5、登陆 OA 系统的计算机必须安装杀毒软件并随时更新，电子公文须先杀毒后上传。6、试运行期间各单位对 OA 系统公文运转存在问题及相应意见、建议，请统一报到单位公文运转员后向校长办公室反映；对 OA 系统故障等技术问题，经单位系统管理员处理不能解决的，请联系现代教育技术中心。意见及问题可通过 OA 系统模板中的“OA 意见反馈表”进行反馈。联系人： 校长办公室 苏冠贤 85282854/13580331785 现代教育技术中心 曾 鸣 85280100-607/13580505887
