集团公司商贸业务单元财务审计工作指南

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1、集团公司商贸业务单元财务审计工作指南集团公司商贸业务单元财务审计工作指南第一条 为规范商贸业务的财务审计监督，提高审计工作质量和效率，根据集团内部审计办法 ， 制定本指南。 第二条 本指南所称商贸业务财务审计，是指审计中心对集团及各下属企业、控股公司和联营公司等 独立企业或集团内部各相对独立的成本中心、利润中心所从事的商品物资（不包括固定资产）的采 购、储运、验收、入库和销售、发运、收付款、帐务处理等各个控制环节和控制功能、程序、记录 等各控制手段的有效性、真实性、合理性和合法性等影响财会控制的事项进行的审计监督。 第三条 商贸业务审计的目的是： （一） 监督审查期内所有货物的采购、运输、验收

2、入库、储存、调拨、出库发运、销售各环节活动 的真实性、合法性，确保经营方针、政策的贯彻执行，以及评价内部控制制度的完善程度，促进加 强购销存管理； （二） 检查采购与销货预算计划和采购资金、库存资金、销货资金及营业现金流量预算计 划的执行情况； （三） 查实采购、销货、库存货物的品种、质量、数量及金额的真实性和正确性； （四） 监督审查购销过程中严格执行国家政策法令、财经法纪和集团的预算制度及履约情况； （五） 揭发和防止购销过程中出现的投机倒把、营私舞弊、贪污盗窃及各种损失浪费等错弊现象。 第四条 采购业务内部控制系统的审查 （一） 采购内部控制制度主要相关内容包括： 1 计划预算管理制度；

3、 2 采购制度； 3 采购与验收制度； 4 发货制度； 5 储存保管制度； 6 进货凭证和付款管理制度； 7 调拨与退料制度； 8 货物收、发、结存设帐控制制度； 9 货物收发凭证连续编号、复写纸套写以及填制传递管理制度； 10 消防安全及保险制度； 11 采购管理报告及采购分析制度等。 主要内部控制制度控制要点参见附录。 （二） 审查的重点内容 1 检查采购计划预算编制、审批及其执行情况； 2 检查、评价采购合同的签订及其执行情况； 3 检查、评价采购所涉及的业务部门和业务环节的职责分工情况； 4 检查、评价采购业务过程的手续制度，主要包括请购、订购、验收、付款和记录等各环节； 5 检查、评

4、价货物购进会计核算控制，查明是否经常进行帐簿登记和核对。 （三） 审查的方式 对上述货物购进内部控制系统进行审查、评价，可用两种方式同时或选用一种进行： 1 逻辑评价，就是以货物采购业务的某种标准控制系统、模式与企业实际制订的相应内部控制系 统进行比较、评价，找出其逻辑缺陷； 2 符合性测试，可选用帐务追索和实务追索两种方法。前者是按货物购进业务的帐务处理系统， 检查、评价货物采购业务内部控制系统的实际缺陷，详见第 4 号指南；后者是顺着企业正在进行的采购业务，跟踪采购内部控制系统是否实行，从而发现其实际缺陷。 第五条 采购预算（计划）业务处理的审查 （一） 审查目的 1. 了解采购预算（计划

5、）的编制、编制预算的资料来源、内容是否确实可靠； 2. 核查采购预算是否与销货预算相配合，销货预算变更后，是否调整采购预算； 3. 采购预算是否确实执行，差异原因是否查明。 （二） 审查重点与程序 获取请购单、采购预算表、销货预算表和购销存计划表作如下审查： 1. 预算编制审查 （1） 采购预算的编制是否与销货（需用）预算相配合衔接。采购预算是否考虑存 货政策和采购政策，是否考虑存量管制，并制定安全存量、最低最高存量及 请购点、经济批量等因素； （2） 预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。 2. 实际请购是否与采购预算相配合，并严格控制；是否机动配合销货和管理使用及

6、库存而作出适当调整。 3. 实际采购与预算产生的量差和价差有无查明原因，并作出适当的记录和调整。 第六条 请购业务处理的审查 （一） 审查目的 1. 了解请购业务是否依规定办理； 2. 审核请购是否与预算符合，并依授权权限核准； 3. 请购内容是否作出良好的台帐登记控制。 （二） 审查重点与程序 获取请购单、安全存量控制表等，作如下审查： 1. 各种类别商品（货物）是否由负责请购的部门和专人开立请购单，并依授权核准 后办理采购事宜； 2. 请购单是否连续编号，空白和作废的请购单是否妥善保存； 3. 请购单内容填报是否详实，并经授权主管人员签批； 4. 请购单上的货品规格、数量、质量等如有变更，

7、是否经授权主管领导批准； 5. 紧急采购是否经常发生，其原因是否充分适当； 6. 请购数量是否有预算，是否配合库存需要或售卖需要或自用需要。 第七条 货物采购合同签约业务处理的审查 （一） 审查目的： 以国家合同法和集团合同管理办法等为依据，检查评价采购合同的适用性、合法性和执行 情况。 （二） 审查重点与程序 1. 审查合同内订购的商品货物及其品种、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算计划 的要求和销售、使用部门的请购需要，并适合销售或使用进度安排； 2. 审查订购货物的价格是否合理，交货方式和结算方式是否适当； 3. 审查、评价合同是否依据经济合同法签订，主要包括供货单位经济性质

8、与信誉、手续是否完备、 有无经双方主要领导审查批准，副本有无交财会部门备查； 4. 审查采购人员有无与外单位不法分子相勾结，签订假合同、骗取货款进行私分或在物品采购过程 中存在索贿、受贿的情况。 第八条 采购业务处理的审查 （一） 审查目的1. 审查采购询价、招标、议价、比价等方式的决定是否合理，并依规定程序办理； 2. 评估采购业务手续或程序是否合理。 （二） 审查重点与程序 获取请购单、采购合同、文件呈批表、供应商资料卡等资料，作如下检查： 1. 审查采购人员是否选择最有利的采购方式办理采购，以节省采购资金和成本； 2. 各种货物的采购手续与程序是否都于规定期限内处理完毕，若限期变更，有无

9、依规定通知仓库、 财务等有关部门； 3. 各项货物的供应商是否货比三家，对各供应商是否均建立了供应商资料卡，并逐期更新有关信息；4. 调阅采购档案，审查其中询价报价单、订购单或合同等是否办理齐全，前后一贯，是否依采购程 序规定办理； 5. 订购单（请购单）或采购合同的内容，采购货物的名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货 期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备，内容是否符 合相关合同法规定； 6. 是否保存完整的市场调查资料，每次询价是否均有记录。 第九条 验收业务处理的审查 （一） 审查目的 1. 了解验收业务的验收程序是否符合规定、有效、合理； 2.

10、查明是否存在如下现象： （1） 货物已经到达而长期未验收入库，使货物没有实物负责人进行管理； （2） 货物已验收入库，而仍然保留在采购帐户上； （3） 由于验收把关不严，使实际购入货物的品种、质量、数量和规格、单价与合同不符，或者不 符合经营管理需要，导致长期积压； （4） 由于验收把关不严，使实际购入货物的品种、数量、质量、规格、单价与发货票不符，导致 帐实不符、虚假长余或短缺。 （二） 审查重点与程序 获取请购单、验收单、送货单、发票等作如下检查： 1. 采购部门是否会同需用或销售部门、验收部门及其他有关部门或专人共同验收； 2. 有关技术部分是否指派有专业技术人员负责测试验收； 3. 是

11、否遵守短交以补足为原则，超交以退回为原则，并及时办理往来文件； 4. 检验不符标准但尚可使用或售卖，是否予以扣款，无法使用或售卖的有无退回供应商，并办理相 关文件； 5. 分批收取的有无收足，如遇短缺，瑕疵破损或品质不达要求有无报告并办理相关文件立即处理； 6. 有关商品货物进货是否设立控制商品货物进货的登记事项和记录； 7. 商品货物检验人员是否依据送货发票上之品名、货号、数量、单价逐一点验和或计量，并将正确 之商品货物实收数填列于实收栏内； 8. 商品货物检验人员对于验收时遇有商品货物不符、标签不合的情形是否做适当处理； 9. 对于送货商品货物有退出事项的，是否按规定开立放行单交检验人员检

12、视其品名、数量是否一致， 其不符处是否采取对策措施； 10.查验货物实际运达期与合同交货期是否相符； 11.查验收货单是否及时登记库存实物帐，并与财会部门会计记录核对相符。 第十条 采购成本业务处理的审查 （一） 审查目的： 采购成本构成项目的合规性、采购费用分配比例的合理性、采购价格的合法性和采购成本计算方法的科学性。 （二） 审查重点与程序 1. 货物采购成本项目中包括一些不应列入的项目记入采购成本，如将包装物押金、采购人员奖金和 生活困难补助、供货单位应负担的运杂费，不能及时支付货款的罚金和责任事故造成的损失等。相 反，也可能将应列入的项目未列入。如购入货物的外地运杂费、合理损耗及入库前

13、整理、挑选等费 用。 2. 货物采购成本未按适当标准或比例摊入各种货物，而是任意进行分配等； 3. 货物采购价格偏离订价和市场价格，它可能意味采购人员故意抬高进价，从供货方索贿受贿等； 4. 货物采购成本计算不正确，如企业或者少列货物成本，或者多列货物成本。 第十一条 在途货物的审查 （一） 审查目的：确保在途货物安全、完整、正确。 （二） 审查重点与程序 1. 供货单位未及时发货，或货不对路，或发错了收货地； 2. 货物在运输途中被盗窃、丢失、挪用，造成货物损失； 3. 货物运达后，长期未验收入库，造成货物质量损失，如霉烂变质等。 第十二条 不履行合约或罚款业务处理的审查 （一） 审查目的

14、1. 查核不履行合约的原因及扣款的执行情形； 2. 核算不履行合约对公司销售（经营或管理）所产生的损失； 3. 查核罚款计算的正确性。 （二） 审查重点与程序 获取采购合同、交货异常报告单、索赔处理单等，作如下审查： 1. 查明延期交货的购货是否按合约规定罚款； 2. 所交货物品质、规格与合约不符，但可使用或售卖，如因急需，免予验收使用，有否经有关主管 事前认可，是否按扣款或减价处理； 3. 如因检验不合退回更换，或因故申请延期交货，有否事先报请公司有关主管同意，并依合约确定 逾期罚款或其他处理办法； 4. 因供应商违约另行采购，而超出原采购价损失部分，其差额如按合约应由原订合约供应商负责，

15、如未付款是否办理扣款或处理文件； 5. 供应商发生违约或索赔案件，是否将此情形录入供应商资料卡，以避免此类事件重复发生； 6. 逾期已久而尚未交货的合约，应逐一查核其原因； 7. 违约扣款是否列入跟催，会计是否列帐，有无变价相抵销其他科目。 第十三条 仓储管理业务处理的审查 （一） 审查目的：审查商品的收发、储存、结报等手续是否依规定办理，其正确性、适时性与安全 性如何。 （二） 审查重点与程序 获取验收单、领发货单、商品（货物）管制卡、安全检查日报表等，作如下审查： 1. 商品（货物）的储存，是否依类别分存各库（罐）或分档保存，各库（档）是否分设，各仓（档） 是否设分区货架并分格编号，编号是

16、否清晰有系统规则，收货及发货是否便捷。 2. 库房（油罐）安全措施是否完善，例如库房（油罐）承载量是否经过勘察而无安全顾虑，库房是 否加锁，消防配备是否足够，库房温度湿度是否调节，易燃、易爆的危险性货物，是否与其他货物 隔离并作警示性标语，有无办妥足够的保险。 3. 供应商交运商品货物时，应该对送货单、发票、装箱单等单据，与请购单内容核对无误后办理收 验货手续。4. 交货入库数量超过或未达订购量部分，是否作妥当处理。 5. 供应商送货时是否均适时开立验收单实施品质检验，以确保货物品质。 6. 所有领货，是否均根据经正式核准的领货单办理。 7. 领货量异常时，有否查明原因，对于已领货未办手续的，或已办手续未提领的，有无追踪控制。 第十四条 付款业务处理的审查 （一） 审查目的：审查采购付款业务是否按规定办理。 （二） 审查重点与程序 获取请购单、验收单、供应商发票、传票（记帐凭证） 、应付帐款明细帐（表）等，作如下审查： 1. 财会部门是否依内部稽核规定，详细审查商品货物采购付款所有的凭证。 2. 国内采购是否于办