三级秘书办会知识点

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1、三级秘书办会知识点三级秘书办会知识点三级秘书复习重点：第一章第一节会前筹备加入收藏 【大 中 小】 2009-8-14 一 、会议方案的拟订 （一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:（1）确定会议的主题与议题。 （2）确定会议的名称。 （3）确定会议和议程。 （4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。 （7）确定会议与会代表的组成。 （8）确定会议经费预算。 （9）确定会议住宿和餐饮安排。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 2.会议筹

2、备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 3.电话会议及视频会议 （1）电话会议交流信息的特点 1）电话会议:方便灵活，准备时间短，回复迅速。缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。 为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件） 。 2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1 准确发出开会信息；2 认真分发会议书面信息材料；3 合理安排会场信息传输设备；4 按时接通电话；5 互相能报出席情况；6 做好会议记录。 （

3、2）视频会议 1）视频会议的特点:声音和图像同时传送。不受空间的限制。节省时间、费用。交流效果较好。视频会议的交流不够深入广泛。 2）视频会议信息工作的要求 由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1 发出开会信息；2 分发文件信息资料；3 布置会场；4 置与检查会场信息传输设备；5 做好会议准备；6 采用行集中后分散的形式；7 汇总情况信息。 4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。 5.会务机构分工的要求 会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机

4、构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。 （2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。 （二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。 二、会务筹备概述 （一）会务筹备概述 1.会务筹备情况检查的主要内容:（1）会议准备是否充分;（2）会议期间能否排除各种干扰;（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况;（5）会场布置情况的检查;（6）会议保卫工作的检查;（7）检查的其他内容 2.会务筹备情况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或

5、会议工作人员汇报。第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。 3.会务筹备情况的检查的方法:务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：（1）听取会议筹备人员的汇报;（2）会前现场的检查 （二）会务筹备的程序 1.开会检查的程序:如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括： (1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。 （3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和

6、落实。 2.现场检查的程序:（1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。 （3）按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录。 （4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。 三、审核会议文件夹概述:1.会议文件的类型,2.会议文件审核的内容:(1)审核会议文件的准确性和完整性(2)会议文件的具体内容 3.会议文件审核的方法:(1)对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。折校法，适用于整洁、改动不多的文件。读校法，适用于

7、定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。 （二）会议文件审核的工作步骤:（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。 （2）由主管乞讨书进行会议文件夹初审。 （3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。 （4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。 四、与领导沟通会议的有关事宜 （一）与领导沟通会议概述 1.与领导沟通会议有关事宜的原则有：（1）时间生原则；（2）及时原则；（3）全面原则。 2.与领导沟通会议有关事宜的方法:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;(3)领导亲自参加有

8、关会议;(4)其他途径，例如，通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。 3.与领导沟通会议有关事宜的时机:第一，会议筹备阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。 （二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序 与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：(1)明确会议的目标;(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料。(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。(6)听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。(7)将记录通过某种方法送给领

9、导。 五、拟订会议的应急方案概述 1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题;(2)出现问题时负责解决的会议工作人员 2.会议应急方案的作用:(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。 3.会议应急方案特点:1.有的放矢；2.预防为主；3.留有余地。 4.会议应急方案实施的原则:1 思想上充分重视；2 在人、财、物方面要措施到位；3 在实施的过程中要坚持定期检

10、查5.处理会议突发事件的方法:1 处理人员问题；2 处理场地问题；3处理设备问题；4 处理资料问题 5 处理健康与安全问题；6 处理行为问题。 （二）会议应急方案的工作程序预测情况 准备应对备选方案 讨论会议紧急情况 确定会议应急方案三级秘书复习重点：第一章第二节会中服务加入收藏 【大 中 小】 2009-8-14 一、 提示会议按计划进行 （一）基础知识:1.推进会议进程应遵循的原则:（1）认真倾听，最少限度地打断谈话。 （2）树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。 （3）消除交流障碍。 （4）强调问题。 （5）使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。 2.提示会议按

11、计划进行的意义:根据会议目标的需要，秘书人员可在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程、维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导议题。 二、监督会议经费的使用 （一）基础知识 1.会议经费的类型会议经费的类型包括下面几个方面：（1）与会人员交费，包括：1 会员及非会员的交费；2 陪同人员的交费。 （2）参展商交费;（3）联合主办者交费;（4）广告、赞助和捐助（5）公司分配;（6）其他收入项目包括：1 录音、录像带和出版物；2 旅行、餐饮。 2.会议经费使用的主要方面:1 文件资料费；2 邮电通讯费用；3 会议设备用品费；4 会议场地所租费用；5 会议办公费；6 会议宣传

12、方交际费；7 会议住宿补贴费；8 会议伙食补贴；9 会议交通费；10 其他开支。 3.会议经费使用的监督方法中华考试论坛 会议经费使用的程序为：申请经费 主管领导审批 财务部审批 财务人员提取现金或填写支票 经费支出 审核会议经费支出。 三、处理会中突发事件 （一）基础知识:1.会中突发事件的类型包括：1 人员问题；2 健康与安全问题；3 行为问题。 2.处理会中突发事件的方法（1）处理人员问题;（2）处理健康与安全问题;（3）处理行为问题 （二）处理会中突发事件的工作程序 处理会中突发事件的工作程序为：向领导报告 启动会议应急方案 必要时向公共应急机构请求支援 善后工作（向受害者及家属进行安

13、抚、与媒体沟通） 。三级秘书复习重点：第一章第二节会后落实加入收藏 【大 中 小】 2009-8-14 一、会议总结工作的内容和要求 （一）基础知识 1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：（1）检查会议目标的实现情况。 （2）检查各个小组的分工执行情况。 （3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。 （4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。 2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议

14、的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。 （二）会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿向领导报告会议结论总结定稿印发 归档 组织全体工作人员进行总结。 二、会议评估工作的内容和要求 （一）基础知识 1.会议评估工作的内容:（1）构成有效会议的要素 一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。 （2）影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素很多，主要可以归结为三个方面：1 会议的必要性；2 会议前期准备工作

15、的质量；3 会议责任分工。 2.会议评估的标准:（1）是否达到目标。 （2）会议时间性评估。（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。 （4）会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。 （5）会议实际费用支出、会议成本评估。（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。 3.会议评估工作的方法和要求 （1）会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。 （2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷。要避免与会人员的反感。（二）会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素 设计会议效果评估表 汇总评估结果。 （三）注意事项 会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。 （2）对决议实不力。 （3）不对会议的成败得失进行总结。 （4）不解散已完成任务的委员会或工作小组。 （5）与会人员对会议感到不满