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1、2010 年年 6 月月 21 日日文档编写培训文档编写培训基础规范详细说明基础规范详细说明文档信息文档信息文档名称文档名称文档编写培训基础规范详细说明文档编号文档编号无版本号版本号V1.0文档类型文档类型培训类文档密级文档密级普通修订记录修订记录修订人修订人修订内容摘要修订内容摘要产生版本产生版本修订日期修订日期审核人审核人李晓霈新建，对文档编写培训 PPT 的补充V1.02010-6-21苏红宇- I -目录目录一. 前言.11.1 编写目的.11.2 读者对象.11.3 相关资料.1二. 创建文档模板.22.1 封面.22.2 文档信息.22.3 修订记录.32.4 目录.32.5 章节
2、和正文.4三. 定义样式.53.2 使用自带的样式.53.3 自定义样式.6四. 文档属性.8五. 图片与表格.95.1 图片.95.2 表格.10文档编写培训文档编写培训基础规范详细说明基础规范详细说明密级：普通密级：普通 1 一一. 前言前言1.1 编写目的编写目的本文是项目文档编写说明培训 PPT 的补充说明，主要是对文档编写基础技巧（规范）进行了详细的说明。本文将以 Word2007 为例，进行具体的操作步骤讲解。1.2 读者对象读者对象期望了解文档编写基础技巧（规范）的相关人员。1.3 相关资料相关资料项目文档编写说明文档编写培训文档编写培训基础规范详细说明基础规范详细说明密级：普通
3、密级：普通 2 二二. 创建文档模板创建文档模板任何文档都是以模板为基础的。模板决定了文档的基本结构和文档设置，例如文字大小、格式、段落格式、页面格式、页眉页脚等。一般来说，流程、规范或技术文档的模板需定义以下几部分内容：封面文档信息（文档编号、文档类型、文档密级、版本号）修订记录目录章节、正文2.1 封面封面文档封面一般包括了以下几部分：本单位本单位 Logo本单位 Logo 必须是规范的图片文件（通常是由本单位的 UI 部门提供），可放置在封面的顶端，即文档名称之上，如本文封面所示。文档名称文档名称文档名称一般放置在封面的中间位置，如有副标题，可以换行显示，如本文封面所示。发布日期发布日期
4、当前文档的发布日期一般放置在封面的底部，居中显示，如本文封面所示。对于无需发布的文档，则不必编写。封面不要包含页眉或页脚。2.2 文档信息文档信息对于流程、技术文档等需要版本管理的文档，需标明以下信息：文档名称文档名称文档名称必须准确定义，以免编写文档时名称叫法不统一，产生歧义。文档编号文档编号文档编写培训文档编写培训基础规范详细说明基础规范详细说明密级：普通密级：普通 3 文档编号具有唯一性，编号规则可根据本单位的实际情况来制定。文档类型文档类型根据本单位的实际情况，可将文档划分为几大类，不同类型的文档对应不同的编写者、审核者、管理者。在此必须写明该文档的密级。文档密级文档密级文档密级，即文
5、档的保密级别。不同密级的文档对应不同的分发范围、纸质和电子版的保存方式、销毁方式、传输方式等。在此必须写明该文档的密级。版本号版本号该文档最新发布的版本号，如 V1.0。通常情况下，文档信息放置在封面之后、目录之前。2.3 修订记录修订记录文档每次编辑和修订的记录，必须准确的列出来，通常采取表格的形式（可参见本文的修订记录表）。修订记录主要包含以下内容：修订人修订人本版本的文档编写/修改人姓名。若有多个编写/修改人，依次写明。修订内容摘要修订内容摘要简述本次修改的内容，一般是阐述修改了 X 章 X 节内容。不宜过长。产生版本产生版本本次修改后发布的版本号。如果内容修改较多、影响范围较广，大版本
6、号递增；如果修改内容较少、影响范围不大，小版本号递增。修订日期修订日期本次修改后通过审核的发布日期，即本版本的生效日期。审核人审核人本版本的文档审核人姓名。若有多个审核人，依次写明。注意：审核人不得与修订人相 同。通常情况下，修订记录放置在封面之后、目录之前。2.4 目录目录目录均为 Word 自动生成。通常情况下，建议只显示前 3 级的标题。文档编写培训文档编写培训基础规范详细说明基础规范详细说明密级：普通密级：普通 4 2.5 章节和正文章节和正文分页分页对于篇幅较长的文档，建议插入分页符，使得每章的内容都从新一页开始。对于 Word2007，插入分页符的方法如下：（1）将光标置于第一章的
7、末尾；（2）单击【插入】【分页】，如图 2.1 所示。第二章即可从下一页开始。图 2.1 插入分页符模板结构模板结构在文档模板中，需明确大纲标题名称；说明性的文字建议用斜体，指明 X 章 X 节写什么内容。从图 2.2 可以看到，文档编写者按照说明文字的要求编写具体内容即可。图 2.2 文档模板示例文档编写培训文档编写培训基础规范详细说明基础规范详细说明密级：普通密级：普通 5 三三. 定义样式定义样式所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数（包括字体类型、字体大小、字体颜色、对其方式、段落间距等），命名为一个特定的段落格式名称，通常，将这个名称叫做样式。概括的说，样式就是被冠以同一名称的一组
8、命令或格式的集合。如图 3.1 所示，可以打开样式窗口（如图 3.2 ），右侧的样式表中包含全部 Word 自带的样式，我们可以在创建文档模板时，新建或修改样式。图 3.1 打开样式窗口图 3.2 Word 样式单击这里可打单击这里可打开样式窗口开样式窗口文档编写培训文档编写培训基础规范详细说明基础规范详细说明密级：普通密级：普通 6 3.2 使用自带的样式使用自带的样式打开样式窗口，可以看到 Word 自带的“标题 1”、“标题 2”、“标题 3”只要把插入点定位于某个段落，然后单击样式窗口中的某个样式，那么该段落应用了所选样式。示例如图 3.3 所示。图 3.3 使用自带样式3.3 自定义样式自定义样式如果 Word 自带的样式不能满足实际工作需要，就该创建自己的样式。以“列表（符号一级）”为例，操作步骤如下：（1）单击图标 弹出新建样式的窗口，定义样式名称，如图 3.4 所示。（2）在新建样式的窗口中，单击【格式】即可对字体、段落、编号方式等进行设置，如图 3
