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1、Urtujftgrujhftu 你你 并非并非 vh 、行政部组织结构、行政部组织结构图图行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂 管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管二、行政部职责二、行政部职责职责 1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责 3公司会议组织、记录及记录归档工作职责 4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责 5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责 6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责 7负责公司车辆调动管
2、理工作职责 8负责公司总务后勤管理工作职责 9负责公司对外宣传、公关工作职责 10牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责 11完成公司高层临时交办的工作职责 2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、行政部权力三、行政部权力职责 1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权职责 3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责 4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责 5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责 6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责 2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、四、行政总监岗位职责行
3、政总监岗位职责职责 1审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度职责 3根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责 4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责 5负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责 6负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责 7组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责 8负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责 9负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责 2审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年
4、度计划方案五、行政经理岗位职责五、行政经理岗位职责职责 1在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作职责 3负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责 4本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作职责 5组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作职责 6做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责 7负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责 8贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责 9负责召集本部门的有关工作会议职责 10负责组织编写公司年度大事
5、记职责 11负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理职责 2行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度第二章第二章 前台接待管理前台接待管理一、接待主管岗位职责一、接待主管岗位职责职责 1制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责 3对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质职责 4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责 5主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责 6参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责 7受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职
6、责 8与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责 9督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责 10负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责 11负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责 2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责 12正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责 13协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责 14负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理二、接待专员岗位职责二、接待专员岗位职责职责 1服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向
7、客人提供一流的接待服务职责 3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责 4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责 5负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存职责 6配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作职责 7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责 8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责 9执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡职责 10负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记职责 11对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意
8、见职责 2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责 12完成领导交办的其他或临时工作三、客人来访登记表三、客人来访登记表1 1公司前台来访客人登记表公司前台来访客人登记表年 月 日被访人时间序号姓名所在单位来访人数是否预约姓名部门事由 到达离开备注12345编制： 审核：2 2前台接待来访记录表前台接待来访记录表来访人姓 名来访人单 位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核：3 3物业公司前台来客登记表物业公司前台来客登记表年 月 日时间序号姓名所在单位来访人数联系方式是否预约被访单位及被访人姓名来访事由进入离开备注12345编制： 审核：四
9、、前台接待日志四、前台接待日志表表日期年 月 日 记录人姓名签到时间姓名签到时间考勤记录收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：五、函件收发登记表五、函件收发登记表1 1 信函与快件签收登记表信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密（速）级接受部门签收人（签字）编制： 填表人：2 2 信函与快件寄送登记表信函与快件寄送登记表日期送寄部门编号数量密（速）级送达单位接收人送寄人（签字）编制： 填表人：六、前台接待管理流程六、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程预约客人来访接待工作流程整理当天 预约记录告知来访者 情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒 访问事宜来访来
10、访登记通知被访者客人等待接待来访 客人确认来访 告知相关事宜准备接待 来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入， 记录汇总审核存档2来电转接流程来电转接流程开始拨通电话结束前台接待专员外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录七、收发文件管理流程七、收发文件管理流程1信函收发工作信函收发工作流程流程开始接收信函审核登 记审核分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人行政部经理前台接待专员各职能部门2接收信函、快件工作流程接收信函、快件工作流程开始登 记筛 选分 送结束发来信函、文件签 收接
11、收记录存档各职能部门前台接待专员前台接待主管外部单位3 3寄送信函、快件工作流程寄送信函、快件工作流程开始登 记联络相应单位处理发送结束前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位交待寄送信函、 文件事宜签 收接到服务要求4 4传真发文工作流程传真发文工作流程开始提出申请审批结束登 记发传真原件存档填写申请表行政部经理前台接待专员员工5 5传真收文工作流程传真收文工作流程开始收 文签收结束登 记复 印转交文件存 档接收行政部经理前台接待专员各部门或员工6 6收文背签流程收文背签流程开始递交文件结束签 字审核转 交存 档总经理前台接待专员各部门或员工八、前台接待流程八、前台接待流程看到客人，礼貌招
12、呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束九、来电处理流程九、来电处理流程电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档第三章第三章 办公事务管理办公事务管理一、办公事务主管岗位职责一、办公事务主管岗位职责职责 1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责 3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责 4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责 5负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作职责 6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责 7搞好与有
13、关部门的协调及联系职责 8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责 9负责检查本部门的安全、消防工作职责 10负责办公事务突发事件职责 11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责 2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责 12完成公司领导临时交办事件的处理二、办公事务专员岗位职责二、办公事务专员岗位职责职责 1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责 3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责 4负责办公用品的登记、发放管理职责 5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责 6负责监督办公设备的日常使用、维护职责 7负责计算机信息资料管理职责 8负责公司图书
14、、资料、合同等文档的管理职责 9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责 2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责 10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责 11协助其他部门作好会议、接待工作职责 12完成领导临时交办的其他工作三、行政办公秘书岗位三、行政办公秘书岗位职责职责职责 1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责 3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责 4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责 5严守公司机密，妥善保管各类文件职责 6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责 7起草会议文件，及时完成会议记录、纪
15、要工作。职责 8按照上级领导安排，出席某些会议职责 9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责 10协助公司领导起草各项规章制度职责 11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责 2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责 12完成领导临时交办的其他工作四、办公用品订购审批单四、办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见：行政部门审批意见：签字：年 月 日如果金额超过审批权限请行政总监签批意见： 签字：年 月 日五、办公用品台账五、办公用品台账项 目物品名称编号数量单价入库时间备 注编制：行政部 填写人（签字）：六、报废物品清单六、报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本
