word+2003+长篇文档排版技巧（2）

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1、Word 2003 长篇文档排版技巧（长篇文档排版技巧（2）杂志、书刊、硕博士论文的编排难点很多，主要有以下几个特点： （1）正反面打印或印刷。 （2）如果杂志、书或论文比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡 文字。 （3）奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上，如图 1 所示。 （4）对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页） ，如图 1 所示中的目录和 第 1 章首页。 （5）如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页） ， 如图 1 所示中的目录左侧的页和第 1 章首页左侧的页。 （6）奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示

2、文章或书名，奇数页显示本章标题， 如图 1 所示。 （7）每一章的首页都没有页眉，如图 1 所示。 （8）目录和正文部分采用不同的页码格式， （例如：目录用罗马数字，正文用阿拉伯 数字） ，并且都从 1 开始编号。图 1 怎么设计这样的文档呢？抓住以下几个关键就行了： （1）页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉； （2）分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始； （3）域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字） ； （4）打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印（即双面打印） 。一、预留装订线区域一、预留装订线区域为了让双面打印的比较

3、厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项 卡，如图 2 所示。图 2在“页码范围”中，设置“多页”为“对称页边距” ；在“页边距”中，设置“装订线” 为“2 厘米”，并可预览效果；在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档” 。 二、设置节和页眉页脚二、设置节和页眉页脚文档中已经用【插入】|【分隔符】|【分节符类型】|【下一页】的方式为不同的章分 节（参见上篇文章的内容） ，现在需要将节和页眉页脚进一步设置。在“页面设置”对话框 中选择“版式”选项卡，如图 3 所示。 图 3在“节”中选择“节的起始位

4、置”为“奇数页” ，这样可以让每一节都从奇数页开始，从而让每章的首页位于奇数页。 在“页眉和页脚”中选中“奇偶页不同”和“首页不同” ，这样可以分别添加奇数页、 偶数页和每一节的首页的页眉和页脚，并使其内容不同。在“预览”中选择“应用于”为“整篇文档” 。如果此时打印预览，会看到在目录前和第 1 章前等位置出现空白页。这是因为每一节 都从奇数页开始的缘故。当上一节的文字在奇数页就结束时，为了让本节从奇数页开始， 就会自动加入空白页。特别要注意，这个空白页只有打印预览时才可看到，在编辑状态下 无法看到，不要误以为没有加入空白页。三、添加不同内容的页眉三、添加不同内容的页眉在添加页眉时，只要充分理

5、解了分节的作用，就能快速设置出复杂的页眉。设置页眉 和页脚时，从文档开始位置设置不容易出错。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开 始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态，如图 4 所 示。 图 4首先会显示第 1 节的首页页眉，这是封面的页眉，无需设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第 2 节的首页页眉，如图 5 所示。图 5第 2 节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，目录同 样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第 3 节的首页页眉，如 图 6 所示。图 6第 3

6、节的首页页眉右侧显示“与上一节相同”，表示与上一节的首页页眉相同，每一章 的首页同样无需设置页眉。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第 3 节的偶数页页眉，如图 7 所示。图 7在本文档中，这是第一次出现正文中的偶数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有 偶数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现偶数页页眉） ，就应该使此处 的偶数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上 一节相同”消失。在页眉处输入本文档的大标题（一般是杂志名或书名） ，并使其左对齐， 如图 8 所示。图 8在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第 3

7、 节的奇数页页眉，如图 9 所示。 图 9在本文档中，这是第一次出现正文中的奇数页页眉的内容。如果文档的前面部分也有 奇数页页眉（例如目录比较长时，就有可能在目录节首先出现奇数页页眉） ，就应该使此处 的奇数页页眉与上一节不同。在“页眉和页脚”工具栏单击“同前”按钮 ，使“与上 一节相同”消失。奇数页的页眉要显示每章的标题，如果按照常用方法，可以录入标题内容，但是，必 须在以后的每一节录入不同的标题，比较麻烦。利用插入域的方法，可以一次性设置好所有奇数页的标题，并使标题自动采用该节的 标题。注意到每一章的标题都采用了“标题一”样式，可以用一个域引用“标题一”样式， 这样就能自动根据当前节的“标

8、题一”样式显示它所对应的文字内容，无需反复录入。定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示“域”对话框，如图 10 所示。Word2000 的界面如图 10（a） （b）所示。图 10图 10（a） 图 10（b）在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选择“标题一”样式，表示引用“标题 一”样式中的文字（Word2000 中操作略有不同，参见图 10（a） （b）)。单击【确定】按钮 后，即可将本节“标题一”样式对应的文字插入页眉，设置页眉右对齐后，得到如图 11 所示 的效果。图 11在“页眉和页脚”工具栏连续单击“显示下一项”按钮 ，显示其他节的首页、偶 数页和奇

9、数页页眉，此时都保持默认设置即可，让每个页眉都与上节相同。其中奇数页页眉会根据当前节的“标题一”样式所对应的文字的变化自动改变。在“页眉和页脚”工具栏单击“关闭”按钮，退出页眉和页脚编辑状态。去除页眉中多余的水平线：在文档的首页页眉中会注意到，虽然没有文字，却保留了一条水平线。可以去除这条 多余的水平线。按【Ctrl】+【Home】键定位到文档开始位置，在页眉处双击即可快速进入页眉和页 脚编辑状态。要成功去除页眉中的水平线，必须先选中页眉中的段落标记，如图 12 所示。 图 12从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示“边框和底纹”对话框，如图 13 所示。图 13在预览中可以看到段落底部

10、添加了一条水平线，页眉中的水平线实际上是用段落的下 边框线制作出来的。在左侧的“设置”中选择“无” ，即可去除段落边框，从而使页眉中的 水平线消失。由于是在第 1 节的首页去除水平线，后续其他节的首页设置均为“与上一节相同”，因 此后续节首页的水平线也会消失，不必再进行设置了。 四、添加不同类型的页码四、添加不同类型的页码在杂志和书中，目录和章节可以分别采用不同类型的页码。例如，目录的页码用罗马 数字 I，II，III，IV 等，章节的页码用阿拉伯数字 1，2，3 等。要实现这样的页码编排，同样要借助分节来实现。按【Ctrl】+【Home】快捷键定位到文档开始位置，从菜单选择【视图】|【页眉和

11、页 脚】命令，进入页眉和页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏单击“在页眉和页脚间切换” 按钮 ，切换到页脚，显示第 1 节首页页脚，如图 14 所示。图 14第 1 节是封面，不需要添加页码，在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显 示第 2 节的首页页脚，如图 15 所示。 图 15第 2 节是目录，需要添加罗马数字的页码。在第 2 节首页页脚的右上方显示“与上一节 相同”，表示与第 1 节首页相同，显然，需要断开和第 1 节之间的链接。在“页眉和页脚”工 具栏单击“链接到前一个”按钮 ， “与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图 1

12、6 所示。 图 16选择“对齐方式”为“外侧” ，并可以在对话框中预览页码位于外侧的效果。选中“首 页显示页码” 。有些书籍在每章的首页不显示页码，如果是这种情况，也可以不选中此选项。单击“格式”按钮，显示“页码格式”对话框，可设置页码的格式和起始编号，如图 17 所示。图 17在“数字格式”中选择罗马数字格式“I，II，III，”，在“页码编排”中选择“起始页 码”为“I”。单击【确定】按钮结束设置。注意第 2 节的页脚提示文字变为“奇数页页脚 -第 2 节-”，并且没有出现预期的页码，如图 18 所示。这是由于在如图 16 所示的对话框中，选 择了“首页显示页码”，从而使原来的“首页不同”

13、功能失效，自动转变为奇数页页脚，并且 会显示“与上一节相同”。如果切换到页眉，还会看到自动添加了一条水平线，这是因为此 节已经变为奇数页页眉，从而与上一节的首页页眉格式不再一样了。可以在完成所有的页 码设置后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除水平线。图 18重复一遍刚才的操作即可设置好此节的页码：在“页眉和页脚”工具栏单击“链接到 前一个”按钮 ， “与上一节相同”提示文字消失。从菜单选择【插入】|【页码】命令， 显示“页码”对话框，如图 16 所示。此时的页码格式已经自动采用了上次的设置，因此只需 单击【确定】按钮即可。现在可以看到罗马数字页码出现在第 2 节奇数页右侧，如图 1

14、9 所 示。 图 19如果目录较长，在目录的第 2 页会显示偶数页页脚，其中将自动采用罗马数字格式， 无需再进行设置。 在“页眉和页脚”工具栏单击“显示下一项”按钮 ，显示第 3 节的首页页脚，如 图 20 所示。 图 20 第 3 节的首页页脚会显示“与上一节相同”提示文字。在“页眉和页脚”工具栏单击“链接 到前一个”按钮 ， “与上一节相同”提示文字消失。在“页眉和页脚”工具栏单击“设 置页码格式”按钮 ，显示“页码格式”对话框，如图 21 所示。 图 21 在“数字格式”中选择“1，2，3，” ，在“页码编排”中选择“起始页码”为“1” 。 设置完毕，后面的所有节都会延续页码的设置和编号

15、。至此，整篇文档的页码格式和编号 设置完毕。最后，按照前面“去除页眉中多余的水平线”的方法去除第 2 节（目录）页眉 中的水平线即可完成所有的设置。五、双面打印设置五、双面打印设置文档需要双面打印时，可以有多种设置和打印方法。 （A）手动双面打印）手动双面打印 从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图 22 所示。 图 22 选中“手动双面打印” ，其他设置保持默认值。当开始打印时，打印机会在打印完一面 后提示换纸，将纸张背面放入打印机即可打印出背面内容。每张纸都需要手动放入打印机 才能打印背面。手动双面打印的方法比较麻烦，适合打印纸张很少的情况。 （B）分别打印奇数页和偶数

16、页）分别打印奇数页和偶数页如果先打印所有的奇数页，再在所有奇数页的背面打印偶数页，就能比较快速地完成 双面打印。 从菜单选择【文件】|【打印】命令，显示“打印”对话框，如图 23 所示。图 23在“打印”中选择“奇数页” ，并单击【确定】按钮开始打印。打印时，通常会将纸匣 中最上面的纸先送入打印机。 打印完毕，会得到按 1，3，5顺序排列的所有奇数页。将这些奇数页重新放入纸 匣，一般应将背面未打印的部分朝向正面。注意如果开始打印，第 1 张送入打印机的纸不 是第 1 页，而是页码最大的纸。还需要注意纸张方向，不要使背面在打印出来后文字颠倒。 此外，打印背面时会从奇数页的最后一页开始逆页序打印，需要注意 Word 文档中最后一 页的页号。如果最后一页的页号为偶数，直接将所有的奇数页放入纸匣；如果最后一页的 页号为奇数，应取出已打印好的最后一页纸，并将余下的奇数页放入纸匣，否则将会出现 偶数页打印错位（例如，最后一页为 99 页时，如果把所有的奇数页放入纸匣，第 98 页会 打印在第 99 页背面，正确的应该