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1、文书工作概述文书工作概述一、文书工作的相关概念一、文书工作的相关概念（一）文书文书，是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体 材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。 公务文书，是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成与使用 的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。 私人文书，是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务中形成和使用的信息记 录。如日记、手稿、遗嘱等。 （二）公文公文有广义和狭义两种理解。 从广义上说，党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政 务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范
2、的文书信函均可称公文。 从狭义上说，公务文书是专指是国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和 规范体式的文书。它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，发布行政法则和规章，施行行 政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。一 般特指国务院于 2000 年 8 月 24 日发布，2001 年 1 月 1 日起实施的国家行政机关公文处 理办法中明确规定的 13 种国家行政机关公文。1、公文的特点、公文的特点 1作者资格性，读者特定性 作者的资格性，指公文的作者是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、 企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。公文读者的特定
3、性，是指有的公文的读者 是特指的受文机关，而有的公文读者，则可以是社会的全体成员等。 文学作品的作者是个人，一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结 合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及 其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关 政府部门登记注册。这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。至于动笔起 草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的， 在公文格式上有专门规定，即“主送机关” 、 “抄送机关”和“传达（阅读）范围” 。有一点 要注意，有的告知性公文如通
4、告，指定了读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众。2明确的工具性 公文是各级各类机关、团体、单位等组织行使管理职能和业务职能的重要工具，是为 国家政务、社会公务和公众事务服务的工具。 “党的机关的公文，是党的机关实施领导、处 理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布 置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。 ”行政机关的公文（包括电报） ，“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进 行公务活动的重要工具。 ”公文是机关、团体、单位领导意图、意志的载体。 3直接的实用性 公文的内容总是有特定的指向，直接针对
5、着某一具体、现实的公务活动，并对处理这 一事务有直接的实用价值。 有些公文在特定的时间、空间范围内，对受文对象的行为能产生不同程度的强制性影 响。公文的这种强制性，来源于发文机关的法定权威性，来源于公文本身的公务性和规定 性。 4内容的公务性与真实性 个人的感受认识，只能用文学作品或者一般科学文章来表达。但是，不管是起草者个 人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人只有在职务的前提下，并且只 能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。公文的内容必须是反映和传达社会 组织的公务信息。党纪国法都规定了公文内容的范围和性质。 公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得
6、有任何虚假和错漏。 内容真实、准确，这是对公文写作的基本要求。 5体式的规范性，制作的程序性 公文的体式，必须符合国家行政机关公文处理办法的规定和国家行政机关公文 格式的规定。 这里要说的格式是文章都有的。但是，一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外 在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法 定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结 的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公 文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通过法规性公文规定了严格的格式。还要进 一步说明的是，公文格式同时
7、又是程式，呈现出公文写作和办理的程序性。 公文格式的规范性，是公文本质特性的发展，是公文写作和办理的需要。公务具有公 众性和同一性，对社会组织成员产生一致的认可、制约和指挥，否则社会组织就不可能运 作。相应的，反映和办理公务的公文，也就形成了格式和程式，显著提高了公文写作和办 理的效率。完全可以预见，随着时代的发展和社会组织的进步，公文的规范及格式会更加 科学、严谨，以致于公文写作和办理会有高度先进的电脑软件来实现电子化和自动化。 公文从准备撰写到制作成文，有严格的程序；若不履行法定的程序，就无法制成公文， 即便写出文章，也不可能生效。 6法定权力的制约性 这一点，公文在文章中是独一无二的。公
8、文只能由法定的作者发出。法定的作者即社 会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围 的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对于作者和读者，公文具有 法规给予社会组织职权所产生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文 的命令，对于公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。 发出命令的政府机关有权依照法律规定，动用军队或警察等器进行处罚。行政公文的决定， 具有国家指挥性和约束力。行政公文的通知，具有规定性、指挥性和指导性。经济公文合 同，依照中华人民共和国合同法对于缔约各方具有确定的制约性，如奖惩、期限等。
9、普通公文的讲话稿，对听众具有领导者所拥有的指导性和指挥性。法规性公文如法律、规 章，制约性更是不言而喻的。公文正因为有制约性，才能产生现实的管理作用。 2、公文的分类、公文的分类 1按公文的使用范围，可分为通用公文和专用公文。 通用公文，指各类各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等； 专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、 军事文件、会计文件等。 2按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。 行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权 范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的接收关系。 3按公文的
10、机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公 文。 4按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。 5按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又 可分为对外公文和内部公文。 3、公司企业中各种文书的分类、公司企业中各种文书的分类 序序 号号文书种类文书种类具具 体体 分分 类类1礼仪性文书邀请函、欢迎词、欢送词、致谢信、致歉信、问候 信、祝词、贺信、贺电、讲演稿、庆唁函稿、寻求帮助或协助的 信、谢绝书、推荐信请柬、聘书。 2涉外文书涉外经济合同、国际贸易会谈纪要、电报、电传、 索赔书、迎送辞 3商务文书经济合同、市场预测报告、经济活
11、动分析报告、广 告、查账报告书、审计报告书、催款信、意向书，招标和投标书4事务文书计划、总结、调查报告、简报、会议记录、规章制 度、建议书4、行政文书分类、行政文书分类 国务院 2000 年 8 月 24 日发布，2001 年 1 月 1 日起实施的国家行政机关公文处理办 法中明确规定了 13 种国家行政机关公文： （1）命令（令） 命令（令）：“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员” 。 命令（令）有 3 个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律 和法令为依据。在具体使用中命令（令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等
12、。 （2）决定 决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。变更或者 撤销下级机关不适当的决定事项” 。 决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下行文。（3）公告 公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项” 。公告可以分为三种类型：第一 类是向国内外宣布重大事项的公告；第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告；第三类 是向特定对象发布的公告。 （4）通告 通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项” 。 通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。如公安部门发布的车辆年检、 交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。 （5）通
13、知 通知：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要 求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员” 。 通知是使用得比较多的一种公文。通知大多是下行文，因而有一定的指挥、指导性。 和其它下行文种相比，通知应用范围更宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总 是有所要求，提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的权威性。通知 还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。 （6）通报 通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况” 。 通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，
14、而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报可分为表扬性通报、批评性 通报、情况通报等。 （7）议案 议案：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务 委员会提请审议事项” 。 议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么时间、什么会议讨论通过、 目的、法定提交人和提交时间即可。 （8）报告 报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问” 。 报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。（9）请示 请示：“适用于向上级机关请求指示、批准” 。 （10）批复 批复：“适用于答复下级机关的请示事项” 。 批
15、复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的 下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中 对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。 （11）意见 意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ” 意见是办法中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文 方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发 有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、 办法。 意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。
16、正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。 （12）函 函：“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事 项” 。 函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之 间，涉及各方面的公务联系，都可使用。 （13）会议纪要 会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事项” 。 根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。 办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会 议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都 有固定的文头。如：省人民政府省长办公会议纪要、省人民政府常务会议纪要等。 正文可以分为两个部分。（三）文书工作文书工作，是围绕着文书的撰制、处理和管理而展开的一系列具体工作。 “文书”工作是围绕“文”而展开的一切工作，简称办文。是秘
