文书工作与档案管理

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1、文件文件管理管理备备课课本本【教学主要任务、教材特点和教学方法教学主要任务、教材特点和教学方法】 本课的主要任务是本课的主要任务是，本课程是本专业专科阶段的必考课，重点讲述文书学的基本理论、基础知识和基本 技能、档案管理应用理论与应用技术。其主要内容包括：文书和文书工作，文书工作的性质任务和作用 和原则，文书工作的组织，文书工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工 作的基本技能：包括收文和发文处理程序。文书的管理和利用，专用文书的管理和利用、文书归档工作 等。档案管理的一般性理论与原则，档案价值鉴定的理论、方法、原则，档案收集、整理、保管、检索、 编目、提供利用服务。编研

2、、统计等项业务活动的理论、原则、方法和技术，以及人事档案、会计档案、 声像档案、电子档案和相关实物与资料的管理知识。通过学习，应了解并掌握档案管理的一般知识和技 能，能够科学地组织档案的业务管理和档案信息的开发利用工作。通过本课的教学，达到培养能够较为 熟练地从事文书管理工作的应用型文书工作者的目的。培养具备系统的档案学基础知识与文化知识，掌 握现代信息技术的基本技能，能在国家机关、企事业单位的档案机构、信息部门从事信息服务、信息管 理工作及研究工作的应用型、复合型档案学高级专门人才。 本课的主要特点是本课的主要特点是：具有很强的政治性、严密的科学性、操作的技术性和现实的效用性，是进行政治思

3、想教育、培养严谨的科学态度和熟练地处理文书工作技能和档案管理工作技能的实用型课程。 教材特点及使用版本教材特点及使用版本 根据文书学课程的性质和特点，本课的教学媒体，采用文字教材一种形式。教材 仍采用文书工作与档案管理一书。约 36 万字包含本课程教学大纲规定的全部教学内容按照学科 体系编写，力争做到：科学严谨、实用性强、循序渐进、通俗易懂、适用于其他成人大专教育和文秘专 业人员学习的需要。 教学方法教学方法 本课的教学，应遵循理论和实际相结合、传授知识和培养技能相结合、课堂教学和课外实践 相结合的原则进行。以讲授文字教材为基础，并辅之以必要的实践和作业练习的形式，尤其应注重文书 实践活动（应

4、安排 3 周时间一不少于 4 小时，带领学生到党政机关文书部门实习）。努力做到把自学、 授课和实践有机结合起来，使学生学到活知识、真本领。本门课程与秘书学、应用写作、行政管理学等 学科有紧密联系，在授课时，要进行科学分工，避免重复 第二部分第二部分 教学内容教学内容 一、教学内容：一、教学内容：本书讲述文书和文书工作，文书工作的性质任务和作用和原则，文书工作的组织，文书 工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工作的基本技能：包括收文和发文 处理程序。文书的管理和利用，专用文书的管理和利用、文书归档工作等。档案管理的一般性理论与原 则，档案价值鉴定的理论、方法、原则，档案收

5、集、整理、保管、检索、编目、提供利用服务。编研、 统计等项业务活动的理论、原则、方法和技术，以及人事档案、会计档案、声像档案、电子档案和相关 实物与资料的管理知识。 二、课程的目的和要求：二、课程的目的和要求： 教学目的是为了适应改革开放的需要，培养出一批实用型人才，使我国文书工作规范化，科学化和自动 化，建设文书管理队伍，开展文书工作，才能适应不断发展的新形势。教学要求，通过学习，使当代大 专学生具备文书处理和管理的基本知识和基本技能，提高文书工作的效率，从而通过优质高效的文书工 作，更好为社会主义建设事业服务。 三、学时分配：三、学时分配： 序号内 容授课实践教学1第一章 总论82第二章

6、文书的体式与稿本823第三章 文书的种类814第四章 文书的形成815第五章 文书的处理1016第六章 文书的整理与归档81总计总计5012第一章第一章 总论总论 第一节第一节文书与档案文书与档案 教学内容：教学内容：文书的概念；文件的概念；文书的作用和种类、公务文书与私人文书的概念；正 确区别文件、文书、公务文书与私人文书四个概念。 教学重点：教学重点：文书与公务文书和私人文书之间的种属关系。 教学难点：教学难点：公务文书+私人文书是否完全等于文书。 教学课时：教学课时：四课时 一、文书与档案的含义 （一） 、文书的概念：文书就是党政机关、企业事业单位、群众团体等社会组织和具体个人， 为了一

7、定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。 这个定义中包含的内容： （1） 、形成者与使用者：包括两个方面，即社会组织和具体的个人或家庭。 （2） 、形成过程：文书作为一种处理事务的工具，它是根据社会交际活动的需要而形成的， 同时，它定向定范围的传达意图、记载活动、推动工作，具有很强的针对性。 （3） 、作用：文书的主要作用是它的应用性，它是处理公私事务和进行社会交际活动的工具， 而且都有是正在进行或将要进行的工作和事务。 （4） 、有特定的格式：为了更方便的实现文书的社会交际功用，在它的表现方式上，一般而 言，有一个统一的通用的格式和要求。 （5） 、本质属性：它首先是一种文字

8、材料，即书面材料。而其它各种在社会活动和交际中形 成的录音带、录像片等，这些材料虽然也具有文书的功用，但却不具有文字的属性，因而不 能称为文书。 1、 文件的定义；它的种类较为宽泛，包括一些资料 。 2、公务文书：党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的， 在社会活动中为处理公务而形成的具有特定格式的应用性的文字材料。公务文书一定是就公 务而言的，如果是私事，则不能称为公文。私人文书：个人、家庭（或家族）根据社会交往 活动的需要，为处理私人事务而形成的文书。要学生区分清楚文书、公文与私人文书之间的 关系 （二） 、档案的概念：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的、作

9、为历史记录保存起 来以备杳考的，作为凭证的文字、图像、声音的信息材料。 定义中包含的内容： 第一、形成者既来源，包括机关、组织和个人及家庭。 第二、作用：用以备查、作为凭证的； 第三、它的本质属性是历史记录性；原始性。档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记 录，这是档案的本质属性。档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说， 它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。原始性和真实性的区别：从整体上看， 档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此， 主要有两种情况：一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；二是档案内容失真

10、，形成是真 实的，但其内容不真实；因此，我们应该辩证地看待这个问题。一方面我们不能百分之百地 不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的 档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意 销毁、涂改。 第四、档案的载体形式是多样的，比如甲骨、金石、竹简、纸张等。 二、文书与档案的特点与作用 文书的特点主要有三个方面： 1、法定的作者，所谓法定作者就是指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的、并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。 法定的作者是指发文的名义。公文一般以机关的名义制发，大中型机关

11、也可以以机关部门的 名义制发。以部门名义制了公文，必须有相应的下属部门，没有下属部门的，不能制发文件。 而部门内设机构除办公厅（室）外不得正式行文。各机关、单位在发文时，有时也以领导人 的名义。以领导人的名义发文，并不是以个人的身份出现，而是代表其所在的机关因、单位， 是领导人行使职权的一种表现，因而也是法定的作者。 2、法定的权威和效力。公文是由法定的作者制定和发布的，这就必然赋予公文以机关喉舌 的地位。既公文可以代表机关发言，并代表机关的法定职权和权威。 3、特定的程式性。程式即规程法式。公文特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式， 包括使用文书的种类和格式以及文书的处理程序，为了维护公

12、文的严肃性和便于公文的处理 以及保证其通行，公文的形成必须按照规范的程式进行，必须经过一定的处理程序。 档案的特点主要表现在三个方面： 1、系统性既有序性，档案是对有关文书、信息材料进行系统整理以后形成的，不经过系统 整理的零散的信息材料，不能以其为档案，档案要经过整理分类，并按照一定的规律和方法 组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。 2、选择性，不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才 能转化为档案，因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点，文书是形成档 案的基础，档案是文书的精华。 3、保存性，既原始性，档案的保存必须保持历史原貌，保持原始

13、的记录性，不可修改、添 加或者缩减。 三、文书与档案的联系与区别 文书和档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一 性，又各有其特殊性。 （一） 、两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。 （二） 、两者有内容和格式上完全一致。 （三） 、两者的来源相同。 （四） 、两者互为因果。 文书和档案的区别主要表现在三个方面： （一） 、两者的性质和形式不同， （二） 、两者的目的和作用不同， （三） 、两者存在和发挥效用的时间不同。 第二节 文书工作与档案管理 教学内容：教学内容：文书工作与档案管理的概念；本书讲述文书和文书工作，文书工作的性质任务和 作用和原则，文

14、书工作的组织，文书工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知 识，训练文书工作的基本技能：包括收文和发文处理程序。文书的管理和利用，专用文书的 管理和利用、文书归档工作等。 教学重点：教学重点：文书工作的性质任务和作用和原则 教学难点：教学难点：文书工作与档案管理的区别与联系 教学课时：教学课时： 二个课时 一、文书工作与档案管理的含义 文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。 档案管理也称档案工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。 它的主要特点是：（一） 、管理性，管理的对象是历史文献资料。 （二） 、服务性。档案工作是

15、为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准 备资料。离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。 二、文书工作与档案管理的任务和内容（一） 、文书工作的任务、内容 文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的文书，科学地组 织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地 发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导的工作服务，为社会主义现代化建设服务。 档案工作的内容有广义和狭义两种解释。1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档 案教育、档案科学研究和出版工作等。2、狭义上说，是指档案室和档案

16、馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档 案，为党和国家各项事业服务的工作。 档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。1、六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。 其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。2、档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为 独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。 三、档案工作的性质1、 档案工作是一项管理性的工作A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B 、是某种管理工作的组成部分C、是专门管理档案的科学性工作2、是一项服务性的工作3、是一项政治性的工作除此之外，还有“条件性、科学性“等提法。 档案工作的基本原则 1996 年 9 月 5 日公布的中华人民共和国档案法规定：档案工作实行统一领导、分级管 理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧 书上采用的是 1950 年 4 月 16 日国务院颁布的关于加强国家档案工作的决定中规定：档 案工作的基本