审计人员必须掌握的word十三招

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1、审计人员必须掌握的 word 十三招 审计人员在运用 Word 时常遇到一些小问题不得解决，笔者在实践基础上掌握了一些技法， 现提供给审计人员，只望共同提高业务工作水平。一、解决一、解决 WINDOWS XP/2000 环境下环境下 Word 中仿宋、楷体中仿宋、楷体_GB2312 等三号字体显示模等三号字体显示模 糊的办法糊的办法 目前审计人员在使用笔记本电脑或液晶显示屏时的操作系统多为 WINDOWS XP/2000， 在此环境下，打开 Word 使用国家规范文书字体中仿宋、楷体_GB2312 三号字时，电脑显 示屏可能会出现文字有毛边模糊的现像，很令人心烦。有时审计人员会认为是计算机固有

2、 的或者想调整也不知道从何入手，以致输入时间一长会头昏眼花。其实解决办法很简单， 不管是在 WINDOWS XP 还是在 WINDOWS2000 中，你打开桌面，右击鼠标，出现菜单， 选择“属性”“效果”将“平滑字体边源”前的勾去掉，再点击“应用”“确定”，问题 就解决了，再看看效果是不是不一样？ 二、不切换输方式二、不切换输方式,快速输入数字中的小数点快速输入数字中的小数点 审计人员在结束现场审计工作，编制审计报告时，需要输入大量的审计数据，你如果是 用安装 office 时携带的五笔字型或拼音输入法，会为输入数字中的小数点而在中文与英文 输入法间不断调整而烦恼（使用陈桥五笔不会出现这些问题

3、，它会输入数据后接着数据时 自动将数据间的句号修改为小数点） 。不过利用 Word 工具中的“自动更正”可解决此问题， 让你一劳永逸。方法：打开“工具”“自动更正”“自动更正”，在“替换”“替换为”中分 别填上“。 。 ”、 “.”（小数点） ，点击“确定”，回到 Word 输入界面，在输入数据后输入两个“。 ”， 再输入数据，看看“.”是不是变成了小数点“.”。这一方法会让你在输入小数点是多输入一个 “。 ”，不过比每次输入数据中需输入小数点时需要在输入方法间调整要方便多了。按此办法 进行后，你在 Excel 中用同样的输入方法，就可以快速输入数字中的小数点。此法可用于 文字材料中的序号更正

4、、如将“1、 ”改“”，年份中“零”的更正、如将“二 00”改为“二”； 公文年份中“括号”的更正、如将“（”“”改为“”。 三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目 我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，Word 中虽然为 “修订”提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后 的真实性，审计人员有时需要在每修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的， 其实这是一个很麻烦的事情。在 Word 中“版本”功能，对上述问题迎刃而解，用一个 Word 文件保存所有修改信息、保留所有修改文

5、件的原貌。建好了一个 Word 文件后，首先选择 一下“文件”“版本”“现在保存”，输入文档撰稿人、建档时间以及其他需要说明的 事项，当审稿人修改时打开文档后先打开“文件”“版本”“现在保存”，再输入文档 修改审稿人、修改时间以及其他需要说明的事项，然后进行文件处理，最后保存文件，至 此一个完整全面反映一个审计报告或其他文档的修改、审定等全部电子文档集中在一个电 子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。 四、妙用四、妙用“Ctrl+Z”，取消自动项目编号，取消自动项目编号 在没有改变 Word 缺省设置的情况下，输入：“一、基本情况”后再换行时，系统会自动 将其行为变成项目自动编号形式，并

6、在下一行添加了“二、 ”字样。这时如果按 BackSpace 键， 可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中 的“一、 ”已经变成项目编号了，不可选，在我们继续输入文字后，Word 的“自动项目编号” 就会直接影响着文档的排版效果。如何去除？用“Ctrl+Z”就可发挥作用了。我们在输入“一、 基本情况”敲回车后，顺手按一下“Ctrl+Z”，一切都 OK 了，第一行还是原来的样子，一点 也没变。其原因是 Word 系统中有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自 动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统自动做了两个动作，一是 换

7、到下一行，二是自动将这两行变为自动编号的形式。 “Ctrl+Z”的作用是撤消上一个操作， 恢复到以前的某一步。我们按了一下“Ctrl+Z”，刚好取消了第二个动作，系统只做一个动 作，而没有做自动编号，所以在此以后的动作中，系统不再使用自动编号功能下的“自动更 正” （即“自动更正”为自动编号形式） ，你可以按你的需要编制段落标题号了。五、运用五、运用“编辑编辑选择性粘贴选择性粘贴”功能，方便编辑复制文本资料功能，方便编辑复制文本资料 我们有时在有关软件界面中复制有关选区后，在 Word 中采用“粘贴”，往往会将原有的 格式复制过来。如在 Excel 中复制几列几行文字或数据后，在 Word 中

8、“粘贴”，则会将表格 格式复制过来，而不是纯文本形式；在浏览网页时选好区域复制后，在 Word 中采用“粘贴” ，则会将网页形式复制下来，使你无法进行文字编辑。如果你采用“编辑”“选择性粘贴” “无格式文本”，则一切问题可以解决了，复制过来的是纯文本格式，你可对复制过来 的文本自主编辑了。 六、巧用六、巧用“替换替换”功能，删除功能，删除 Word 文档多余的空行文档多余的空行 有时候需要删除 Word 文档中有许多空行（如从网站查找到复制过来的纯文本形式的法 规文件） ，一行一行的删除费时费力，这时我们可用“替换”功能来轻松解决（在 WPS 中删 除空是很方便的） ，主要方法： 打开“编辑替

9、换”，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊 字符”中的“段落标记（P） ”两次，在输入框中会显示“PP”，然后在“替换为”输入框中用上 面的方法插入一个“段落标记（P） ”(一个“P”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就 会被删除，如果发现还有一些去不掉，可再重复一下就可以了，如果是在处理复制网页文 章时还会出现段落标记后有一些空格，那你就试一下在查找中的“P”加个空格，再加上 “P”，替换为“P”，那么从网上下载一些文字材料出现的空行太多使得行数居高不下问题 就自然解决了。 此时如果上面的方法去不了空行，那你需要细心看一下换行段落标记，是自动换行（页 面行末

10、显示的符号是“?”） ，还是手动换行（页面行末显示的符号是“”） ，前面去空行的是 自动换行符。对文件中手动换行符(“Shift+回车”)形成的空行，在替换时需要选择“特殊字符” 中的“人工换行（L） ”两次，即用“ll”替换成“l”，空行便可去除。总之用替换的方法来删 除空行时，要灵活对待查找的内容，不然可换不了啊。 七、用七、用“表格表格标题行重复标题行重复”功能，实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页功能，实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页显示显示 在 Word 中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用表格功能， 设置不好，最后一页是有多少行打多少行，也

11、没有标题，不能实现满页打印。如果你用一 下 Word 中的“表格标题行重复”，就可以实现这个功能。方法：先复制 Excel 表至 Word 中用“粘贴”功能，再选择所需要设为标题行的部分，点击“表格”“重复标题行”就 完成了。试一下，在标题行外的空格连续中输入数据或文字，换行，至第二页，是不是自 动满页显示？此功能在处理进行工程决算审计表中，你需要在 Word 表格中连续输入需要 每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了。八、利用八、利用“插入插入-对齐方式对齐方式-页码页码-内侧内侧”功能，让文稿正反的页码能在正确位置打印功能，让文稿正反的页码能在正确位置打印 在打印审计报告或

12、其他文件需要正反打印时，我们会先将页码先编在右侧， 先打这几页，然后再对反面的页的页编排在左侧，再进行打印，这样打印后页 码就自然对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用“插入-对齐方式-页码-内侧” 功能后，只要在打印界面上先打页，然后将纸反过来再打页，这样 处理后页码自然对齐了。九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题 在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符，你在“段落缩进与间距特殊 格式”中确定需要首行缩进两个字符， “段落缩进与间距度量值”有时会显示厘米， 这样就无法精确计算两个字是多少。如何处理？先选择区域，再选择一下字体“宋体”，再

13、 选择“段落”缩进与间距特殊格式首行缩进”，再选择“度量值”便会出现缩进两 个字符了，点击一下，以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了。 十、利用图片处理工具，巧妙处理数码相机的取证材料十、利用图片处理工具，巧妙处理数码相机的取证材料 我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证，其取证的隐蔽性较好，在审计中发现 的问题未最后确定时，往往不为被审计单位察觉（过去发现问题时对原始资料折叠复印容 易被发现） ，但其后续图片处理不太方便，用 Acdsee 还是用 Photoshp,是需要花一定时间学 习的。其实 Office2000 中就有很实用的图片处理软件 Microsoft Photo Editor

14、，结合 Word， 你便能很方便处理数码图片资料了。方法：第一步安装图片软件，对 Office2000 进行安全 安装，即在进入按装程序“添加或删除功能”在“Microsoft Office”下拉菜单中选择 “从本机运行全部程序”“开始更新”，这以后你机器上就安装了 Microsoft Photo Editor； 第二步打开全部图片，然后一张一张的“裁切”“复制”打开 Word 文档“粘贴”， 第三步在 Word 中从“工具”中打开“图片”格式，对每张图片的大小、对比度、黑白等调整一 下，尽量将一张凭证的所有附件整合在一页或几页上，然后对需作为审计证据的图片一次 性打印出来，这一方面节约了纸张

15、，另一方面也形成了审计证据的电子文档。十一、给十一、给 Word 文件配备文件配备 Excel 文件，便于审计文件资料查找与汇集文件，便于审计文件资料查找与汇集 我们在用 Word 编辑文件时，需要用 Excel 文件编一些表格资料，如果将编写审计报告 或其他报告所需要的审计调整调查表等 Excel 表格文件整合到一个 Word 中，这样做有利于文件表格资料查找、修改、整理，不必在打印好 Word 后再到 Excel 中去查找所打印文 件对应的 Excel 文件了。方法：光标移至己打开的 Word 文件的最后，打开“插入”“对 象”“由文件创建”，在“文件名”右侧“浏览”选择你需要插入的文件，

16、然后在“显示为图标” 上打勾就行了。这时文档中出现了一个图标，双击即打开了该 Excel 文件，注意此文件己 成为 Word 文件的附件，保存了 Word 文件即保存了 Excel 文件。同理在 Excel 中也可加载 上一些 Word 文件。考虑打印 Word 文件时会将 Excel 文件图标打印出来，此时可先删除这 个图标，进行 Word 文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤销刚才动作，即可恢复 Excel 文件图 标。 十二、利用邮件合并功能，实现批量处理含有数据的文本资料十二、利用邮件合并功能，实现批量处理含有数据的文本资料 我们在处理信函、通知、询证函、审计日记、审计工作底稿等，其格式基本一致，但具 体内容及对象都不同，如果每次都一个一个的录入打印，使得基本相似的文本格式都在重 复输入，如何利用己有的数据资源，使这类重复劳动变成一件轻松的事情，用“邮件合并” 来解决，主要是利用 E