用excel xp轻松输入成绩

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1、用用 ExcelExcel XPXP 轻松输入成绩轻松输入成绩用 Excel XP 轻松输入成绩 用 Excel XP 轻松输入成绩王志军老师们最头疼的事是什么？当然是录入学生成绩啦，虽然现在一直在“减负” ，但必要的报表还是少不了的，要是只有一个班级还好，假如你有 3 个班甚至 5 个班，那成绩的输入可不是件容易的事，既麻烦又容易出错，今天，笔者就结合成绩输入的特点，介绍几个利用 Excel XP 提高输入效率的技巧：1.中英文输入自动切换我们通常是在 Excel XP 中(本文介绍的技巧在 Excel 97 中也同样适用)输入学生成绩，当然绝大部分时候都是输入数字，不过有的时候也会输入一些

2、汉字，如考查科目的成绩一般是“优秀/良好/合格/不合格”四个等级，操作等级的考核一般是“优秀/良好/达标/暂未达标” ，这些都是汉字。因此，当你在输入不同类型的数据时，就不得不经常变换输入法，一会儿是英文、一会儿是中文，非常麻烦。实际上，我们可以利用 Excel XP 实现在不同单元格中进行输入法的自动切换。首先选择需要输入汉字的单元格区域，然后从“数据”菜单中执行“有效性”命令，在“数据有效性”窗口中选择“输入法模式”标签页，在“模式”下拉列表框中选定“打开”模式(如图图 1 所示)，然后点击“确定”按钮。接着，再选择需要输入数字的单元格区域，同样打开“数据有效性”窗口的“输入法模式”标签页

3、，不过此时是需要选择“关闭(英文模式)”模式，点击“确定”按钮结束设置工作。如此设置后，当插入点处于不同的单元格时，Excel XP 就会根据你的设置情况在中文/英文输入法之间进行自动切换，这里自动选择的中文输入法取决于你在“控制面板/输入法”中的设置。2.自动填充快速输入重复信息输入学生成绩经常会有一些重复性或有规律性的工作，如学生的学号等，此时就可以利用 Excel XP 的自动填充功能来完成。首先在第一个单元格中输入起始数据如 2000001，再在第二个单元格中输入第二个数据如 2000002，选定这两个单元格，将鼠标移到选定区域的右下角，会看到一个细十字的光标，它就是我们常说的“填充句

4、柄” ，此时你只要沿着要填充的方向拖动填充句柄到最后的单元格即可，此时拖过的单元格区域会按照 Excel XP 规定的序列号进行自动填充。假如你是用鼠标右键来拖动填充句柄的话，那么会有更多的填充选择。3.通过下拉列表快速输入数据虽然我们可以通过复制、自动填充的方法来快速输入数据，但有时使用起来并不是很方便，要是能像网站上的填表页一样通过下拉列表来选择数据就好了。其实，假如需要选择的数据不是很多时(如前面讲到的“优秀/良好/达标/暂未达标”)，Excel XP 就可以实现这一功能。先选取需要设置下拉列表的单元格区域，再从“数据”菜单中选择“有效性”命令，仍旧打开“数据有效性”窗口，不过注意的是这

5、时必须选择“设置”标签页，在“允许”下拉列表框中选择“序列”项，再在“来源”文本内输入欲设置的数据序列，如“优秀，良好，达标，暂未达标” ，请一定要选择“提供下拉箭头”复选框(图图 2)，最后点击“确定”按钮就行了。以后当你在该区域输入数据时，就可以单击单元格右侧的下拉箭头以选择相应数据，这样可以大大加快输入速度。4.自动检查错误笔者这里说的不是让 Excel XP 自动对单元格进行拼写检查，而是指让 Excel XP 自动监测所输入的所有数据。自动提示输入信息：在选定相应单元格区域后，打开“数据有效性”窗口，选择“输入信息”标签页，选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“标题”文本框内输

6、入一个比较醒目的标题如“警告” ，再在“输入信息”文本框内输入如“这里应输入优秀/良好/达标/暂未达标”的信息，最后点击“确定”按钮。以后只要你的光标移到这些单元格区域中，Excel XP 就会自动显示上述提示信息，就像插入的批注一样(图图 3)。自动检查数据的有效性：我们可以通过设置让 Excel XP 自动检查所输入数据的有效性，这样就可以让你及时发现错误。方法是先选定相应单元格区域，从“数据有效性”窗口中选择“设置”标签页，在“允许”下拉列表框中选择相应的数据类型，这里有任何值、整数、小数、序列、日期、时间、文本长度等供你选择，假如实在找不到你所需要的类型，可以选择“自定义”来指定一个特

7、定的公式，如“优秀，良好，达标，暂未达标” ，如果允许单元格数据为空，就应该选中“忽略空值”复选框，反之则不选。如此设置后，一旦你在上述区域输入与设置不符的数据如“88”等，就会出现“输入值非法：其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值”信息，点击“重试”按钮就可以重新输入。自动发出“出错警告”：在对相应单元格区域设定了有效性检查条件后，我们还可以设置“出错警告”信息，以后假如在所设置的单元格区域输入与条件不符的数据，Excel XP 就会自动发出“出错警告”信息，让你及时发现输入错误。只要从图 1 中选择“出错警告”标签页，选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，再在“警告”下拉列表框中选

8、择一个样式(如警告、中止、信息，我们这里选择“警告”样式)，在“标题”文本框中输入“警告” ，在“出错信息”文本框中输入“这里不能输入数字” ，最后单击“确定”按钮即可。输入数字后出现提示信息，点击“否”可修改数据，点击“是”可以忽略错误继续输入，点击“取消”可重新输入。5.让标题行或标题列始终显示有时当学生人数或考试科目很多时，就会出现跨多个页面的工作表，此时作为表格重要项目的顶端标题行或左端标题列只能在表格的第 1 页中可以看到，进入第 2 页以后恐怕就无法看到了(当然假如你是以比较小的比例来显示的话另当别论)，这样输入数据时很不方便，也非常容易发生错位现象。怎么办呢？从“文件”菜单中选择“页面设置”命令，选中“工作表”标签页，假如你想将工作表中的某行指定为重复使用的标题，可以单击“顶端标题行”编辑框右下角的“折叠对话框”按钮；假如想将某列指定为重复使用的标题，可以单击“左端标题列”编辑框右下角的“折叠对话框”按钮(图图 4)，然后在欲指定为重复使用的标题行或标题列中单击任一单元格，当然也可以同时选定多行或多列作为标题，最后单击“确定”就可以了，假如你觉得不放心，可以点击“打印预览”按钮来看一看是否正确。