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1、WPS 专题之五专题之五论文我不怕论文我不怕长文档排版专辑长文档排版专辑通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的（至少要有目录与正文）。如果要撰写一本书，则还会包括扉页、序言、参考文献等等部分。试想一下，在编辑一些长达几十或是几百页的文档时，如不掌握一定的方法和技巧，那您将花大量的时间在翻动滚动条上，这样的文档在结构上层次不清，在内容上难于查找，从而使编辑效率大大降低。WPS 是目前应用广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。长文档编辑技巧之一：写作前的准备长文档编辑技巧之一：写作前的准备什么是长文档？什么是长文档？ 长文档通常是指一篇页数
2、在10页以上的文档，当然这个“长”也没有准确的定义。也有人把长文档称为“大文档”，意思是一样的。如果严格区分的话，以“长文档”来表示则相对比较准确（因为“长”表示内容多、篇幅长，如50页的文档；而“大”表示文件大小，如50M 的文档，可能只有两三页，只不过有几个超大的图而已） 。 因此，长文档通常提指那些文字内容较多，篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档。 例如一本科技图书，一篇正规的商业报告，一份软件使用说明书等等都是典型的长文档。 通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的（至少要有目录与正文） 。如果要撰写一本书，则还会包括扉页、序言、参考文献等等部分。 谁应该学，为什么要
3、学？谁应该学，为什么要学？ 经常对长文档进行编辑或排版的人应该学习长文档的操作技巧。其中主要包括： 经常自己用 WPS 写书或写商业报告人（自己一边写、一边完成排版） ； 经常用 WPS 排版长文档的人（将已写好后的文档进行合理的排版） 。 学习长文档排版的理由： 1.学会长文档编辑会使自己的写作重点放在写作的内容上，形式上交给 WPS 文字来处理。 2.学会长文档编辑会使自己从简单、重复的劳动中解脱出来。 如果您经常发现文档的编号不能“随心而动”时；如果你在文档中改了一处后，其它地方也需要手工再修改时；如果你每次写一篇长文档都感到非常痛苦时；如果你想从原始劳动力中解脱时 这就是学习长文档操作
4、技巧的最佳时机了。 写作前的准备写作前的准备 我们知道做任何重要的事前都要做好准备，写长文档也是一样，在写长文档前一定要对长文档的写作过程及最后的效果有大致的了解。 写作长文档的大体操作步骤如下： 1.确定模板，定义页面大小，定义相关的样式等； 2.一边写大纲一边应用样式，再充分利用 WPS 提供的丰富功能来方便和美化我们的文档等； 3.自动生成目录等； 下面以WPS Office 2005新增功能介绍 （以下简称介绍 ）的写作为例详细说明一下长文档的写作过程及各步骤的知识点，大体的效果如图1。 图1选择合适的模板 在 WPS 文字中，提供了大量的文档模板供用户使用。我们在写作开始之前，通常会
5、看看系统中是否有合适的“模板”可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍加修改即可使用。 操作方法： 选择“文件本机上的模板”菜单项，打开“模板”对话框，查看相应的选项卡下的模板是否有所需要的模板。如果有，双击打开它，WPS 就自动新建一个基于此模板的文档（如图2） 。 图2进行页面设置进行页面设置 在确定模板之后，就需要设置正确的页面，防止做好后不必要的返工。 通常在写一篇长文档前应该确定这个文档做好后需要如何输出是打印成纸质品，还是输出为电子文档（通常为PDF 格式） 。纸张大小是设为 A4，还是 B5，或是别的自定义大小。 这些设置都应该在准备写文档前就确定下来的，虽然说这个不
6、是必须的，但建议读者这样做，尤其对于有很多图片的文档。如果在由很多图片组成的一篇很美观的文档中，改变一下页面设置后常变得“不堪入目”。所以，最好在写作前设置好纸张的大小（如图3） 。 方法：选择“文件页面设置”，打开“页面设置”对话框，进行适当的设置。本例介绍中的纸张大小使用了默认大小：A4纸张。 图3了解样式和格式了解样式和格式 通常情况下，很多读者不习惯使用样式来进行编辑，但如果需要多次对部分段落或者文字设置相同的格式时，大家都喜欢使用格式刷工具，但是如果在几十页甚至上百页的长文档中进行这样的操作，工作量可想而知。这时候，如果使用样式进行编辑就可以减少过多重复的人为劳动，从而提高编辑长文档
7、的工作效率。 因此，在进行页面设置以后，读者最好先定义好长文档中要使用的样式。其中使用修改现有的样式或添加新样式都是一个不错的选择。那么到底什么是样式呢？样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合并作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置。 在 WPS 文字中，样式分为“段落样式”和“字符样式”。 段落样式是存储整个段落定义的样式，包含字体、段落、制表位、边框、编号等的样式。单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框（如图4） 。 图字符样式是仅仅存储字符的样式，包含字体、边框的样式，打开方法同上，把“样式类型”框的“段落”改为“字符”即可
8、（如图5） 。 图5注意：在 WPS 的日常使用中比较常用的是段落样式，尤其是对于长文档编辑，字符样式只有在对个别字符需要强调、突出时才使用，本技巧以段落样式为主进行介绍。 长文档编辑技巧之二：长文档编辑技巧之二： 对样式的设置与修改对样式的设置与修改使用系统内置样式使用系统内置样式 在使用样式中尽可能使用 WPS 内置的样式，这样可以减少我们的工作量。 内置样式是指 WPS 文字中本身自带的样式，包括：正文、标题1、标题2、标题3、默认段落字体等样式，当打开一个新的 WPS 文档时，通常在“样式和格式”任务窗格中可看到这四个，如图6所示。 当然，内置样式不仅仅就这几个，单击“样式和格式”任务
9、窗格的“显示”框，选择“所有样式”，如图7，这时显示的是WPS 内置的所有样式和格式（包括段落样式与字符样式） 。 图6 图7如何修改样式如何修改样式 当内置样式无法满足我们文档格式的要求时，就应该考虑修改样式，使其“为我所用”。WPS 的“样式和格式”任务窗格提供了可以方便修改和新建样式的界面。修改样式的方法是：鼠标移到“样式和格式”任务窗格中“请选择要应用的格式”的样式（如“标题1”）上点击右侧的下拉框，在下拉菜单中点击“修改”按钮，弹出“修改样式”对话框，按需要设置相应的格式（如图8） 介绍介绍的样式设置：的样式设置： 在修改样式对话框中单击“格式”按钮，单击“编号”，在“项目符号和编号
10、”对话框，选择“多级编号”选项卡的列表编号的最后一种样式，点击“确定”即可，这样标题样式就有了正规的编号。 如何自定义样式如何自定义样式 如果你觉得修改样式不能满足你的要求，又不想破坏系统内置的样式，你需要 DIY 自己喜欢的样式，那么就使用自定义样式吧。默认的“正文”样式首行是顶格的，而我们中国人的习惯是首行空二格，所以，这里需要新建样式。方法：单击“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮，在“新建样式”对话框中“名称”框为新样式起一个有意义的名字，其它也可作相应的设置。(如图9) 图9介绍的设置如图10，即新建一个样式的名称为“首行空二格”的样式，其它的不变。相同的方法，也可修改或新建其它样
11、式。 图10在文档使用多级编号在文档使用多级编号 定义好样式以后，就要考虑多级编号的使用了，因为通常在长文档中会经常要描述有“层次感”的知识点，例如像大纲这种层次很清晰的结构，同时多级编号还可以把编号与样式动态链接起来。 操作方法： 选择“格式项目符号和编号”，在“多级编号”选项卡中单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框，单击“高级”按钮，可看到右下方的“将级别链接到样式”（标题1） ，这个就是把多级编号与样式链接起来的地方。 编号格式：“级别1”对应于“标题1”， “级别2”对应于“标题2”，以此类别，这样编号就跟标题样式链接起来了（如图11） 。图11结合样式编辑文档大纲结合
12、样式编辑文档大纲 在“页面设置、样式定义、多级编号”都设置好后，就应该开始为长文档写大纲了，大纲是整个写作过程中最重要的一步，它好比一棵大树的主杆，主杆粗壮、结实，才能长出茂密的枝叶。通常写作的顺序是先写好大纲，再在大纲中添加相关的内容。 建议一边写大纲，一边设置样式，这样，在文档结构图就会及时显示所对应的大纲级别。 （如图12） 图12然后就是向大纲中写具体正文的过程，在写作过程中要养成一边写作一边设置对应的样式的习惯。 在此过程中可能会使用到的功能有： 1.多级编号：对于有的内容是有次层时可以使用，这样层次比较清晰。 2.项目编号：对于同层次或一类的内容则可使用。 3.格式刷：对于设置相同
13、格式的字符样式或段落样式很好用（尤其是不习惯于用“样式和格式”的人） 。 提示：如果希望对某段设置指定的样式，最快捷的方法是将光标定位到该段的任何位置，设置段落样式即可，而不需要全选该段落。 利用文档结构图查看大纲结构利用文档结构图查看大纲结构 制作大纲时，用户往往都希望及时看到大纲的层次，利用“文档结构图”就是最好的选择。 “文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的大纲级别列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行快速浏览。之所以我们制作的大纲标题能够显示在文档结构图中，正是因为系统内置的标题样式（标题1标题9）与文档中的大纲级别相对应。如图13。 图13打开文档结构图的方法通常两种方法
14、： 1.单击“常用”工具栏上的“文档结构图”按钮，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。 2.单击“视图文档结构图靠左”菜单项，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。 这样就可以准确及时的浏览到整个文档的大纲结构，在写作的过程中也可以快速的定位到每一个标题所在的位置。长文档编辑技巧之三：长文档编辑技巧之三： 对页眉页脚的编辑对页眉页脚的编辑为文档添加页眉和页脚为文档添加页眉和页脚 很多长文档都有漂亮的页眉和页脚，有的是书的名称，有的是公司的 logo，还有页码等等，这些使用“页眉和页脚”就可以轻松完成。 “页眉和页脚”是指文档中每个页面页边距的顶部和底部的区域，在长文档中通常在页眉上放上公司的名称或书
15、的名字，页脚放上页码。 （如图14） 图14操作方法：选择“视图页眉和页脚”，这时光标定位到页眉，同时“页眉和页脚”工具栏显示出来。其中各个按钮对应的是：插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、页面设置、同前节、在页眉和页脚间切换、显示前一项、显示后一项。当光标在第一节的页眉和页脚时“同前节”按钮为灰色不可选，在长文档中经常要为某一节设置为不同的页眉和页脚。 操作方法：光标定位在页眉和页脚位置，分别单击“同前节”按钮，使其处于非激活状态，这样对本节的页眉和页脚设置就就只对本节起作用（如图15） 图15利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚 如果长
16、文档每一部分要设置不同的页眉和页脚在使用上面的方法后，就发现这个是不能完成的，难道只有新建文档能完成这个仅仅是换一个页眉和页脚的事吗？当然答案是否定，利用“节”就可轻松完成每节都有独立的“页眉和页脚”。 “节”是指文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。如果要更改文档的部分“页面设置”或“页眉和页脚”等就需要创建一个新的“节”。一个文档可以由几个“节”组成， “节”相当于文档中的“子文档”。 方法有两种： 光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“插入分隔符下一页分节符”菜单项，此时光标就跳到下一节的开始（如图16） 。 图16光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“文件页面设置”，对下一节进行相关设置后，选择选项卡下的“预览”的“应用于”为“插入点之后”，单击“确定”（如图17） 。 根据实际情况，选择合适的分节符类型。 图17相关解释如下： 下一页分节符：插入一个分节符，新节从下一页开始，通常就使用这个。 连续分节符：插入一个分节符，新节从同一页开始，通常很少用。 偶数页分节符：
