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1、1大朗镇学校档案管理存在问题及对策建议大朗镇学校档案管理存在问题及对策建议大朗镇教育办 陈就芬学校档案工作是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是学校基础工作的重要组成部分。学校档案管理工作水平的高低、质量的优劣，能从侧面反映学校的管理水平。做好档案管理工作，既能实现档案管理工作的自身价值，还能促进学校的可持续发展。一、我一、我镇镇小学档案管理的小学档案管理的现现状状本世纪初以来，我镇经过联合办学、创建等级学校，创建省教育强镇等工作，中小学硬件设备设施建设出现了翻天履地的变化，软件建设也逐步走了规范化、科学化的发展轨道。如档案管理，各校经过创建市一级学校，有的学校还经过省一级学校的洗礼，基本实
2、现了规范化管理。目前，我镇公办小学 13 所，其中省一级学校 4所，市一级学校 8 所，规范化学校 1 所。今年 9 月，因开展 2009 年度小学教育质量评奖工作，我办改变了以往的做法，组织人员分成多个小组，深入学校、深入课堂开展实地教育质量评奖工作。9 天来，评委们通过现场视察、查阅资料、问卷调查、师生访谈等方式，更深入、更全面、更具体地了解了学校各方面情况，并作出了比较客观、公正的评价。在评价过程中，我们不仅感受到学校的积极变化，同时也发现了某些不容忽视的2问题，而带普遍性问题之一的就其是学校档案资料管理的问题。很多学校的档案管理工作距离科学化、系统化、规范化的目标仍有较大差距。主要是：
3、1、不能很好的为评委出示相关指标配套材料；2、没有根据评估方案及学校实际制定出系统的档案资料目录；3、在平时的教育教学过程中，不注意收集原始资料，资料极少反映平时的情况，只有简单的计划与总结。4、有些资料很零乱，没经过期中期末的整理、汇总；5、资料格式、文字排版等不够规范；6、有些学校的资料看得出是为着迎接检查而补做的。本来经过等级学校的评估，学校档案资料建设基本是完善的，仅短短几年，我们的学校就出现了上述问题，这在很大程度上反映出等级学校评估后学校对资料管理工作不重视，平时不认真做好指导、收集、整理档案的工作，进而慢慢轻视、淡化了档案管理。二、学校档案管理的意二、学校档案管理的意义义学校档案
4、工作是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是学校基础工作的重要组成部分，是学校教育教学活动的真实记录，是保存备查学校各种文件材料的总称。它从党政管理、学校发展、教学科研、学生学习和其它各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩的材料，全面地反映了学校最基本的职能活动，这些资料对提高办学水平具有较高的参考价值。从另一个角度看，它还是评价学校综合办学水平的“窗口”，3是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。一所学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,都可以从档案中反映出来。学校
5、管理者可以从档案中总结出经验、教训，对学校现阶段或未来的发展具有很大的指导作用和借鉴意义。因此，学校档案资料的收集、整理、保存和开发利用，是一项具有重要意义的工作，不能忽视。如何做好档案工作为学校的可持续发展、内涵式发展提供有利保障是我们每一位行政必须深思的课题。 三、学校档案涉及的内容三、学校档案涉及的内容加强档案工作，我们首先要了解做什么的问题。它所涉及到的内容一句话就是原始资料的历史记录。只要我们平时多留心、多留意，这项工作并不是很难。如果说难，那就是难在坚持。归纳起来，它的内容主要有如下五个方面：第一，范围。有上级的文件、通知，有校内活动的记录，有各个部门的评估要求等，每一个人都是档案
6、的形成者；第二，领域。学校方方面面的工作都是档案资料的原始素材；第三，载体。我们经常看到的各类文件、工作计划总结等文字材料、规章制度、照片、光盘等材料以及电子文件等，都是档案的载体；第四，记录。它来源于学校实际及教育教学活动中产生的原始记录，是伴随师生活动形成的客观真实写照；4第五，其他。具有保存价值的原始材料。四、加四、加强强学校档案管理的学校档案管理的对对策建策建议议（一）热爱档案工作，提高档案意识。学校档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。档案工作人员的素质，决定了档案管理工作水平的高低、质量的优劣。作为校长或负责、参与档案管理的人员，必须以高度的责任心与使命感对待。在提高
7、意识同时，加强自身业务的提高。一方面积极学习档案知识，学习档案资料的目录与要求，学习资料档案的管理方法等；另一方面加强与上级部门联系，多向相关人员请教，避免错误。不要盲目与随意，避免造成人力财力的浪费。工作中，既要有做好各项档案管理的信心，又要有在管理过程中克服困难的决心。同时要求教师加强学习，增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作的良好氛围，使档案工作与学校其他各项管理工作两不误。（二）探索系统的、规范的、科学的档案管理方式。档案信息具有原始性、真实性、实效性、及时性等特点，又具有一般信息具有的可压缩性、可传输性、可扩散性、可分享性等共性，如何有效地收集、加工、存储
8、、利用，是每一个校长及档案工作人员的职责。档案员的工作并不是简单的收集、装订、汇总、上交等事务性工作，而是档案管理人员，能够熟练地掌握专业知识和工作技能，有独立完成工作的能力，工作细心耐心积极主动，具有判5断力，能鉴别有价值的文件。学校要建立健全档案管理机构和管理网络，成立以校长为组长、主管领导为副组长，各中层干部参与的档案工作领导小组，从组织上保证档案工作的顺利开展。要经常和负责各块材料的人员沟通，督促各种材料的收集、上交、整理，保证文件材料的来源真实全面。只有材料齐全，才能为下一步高质量的立卷归档打下基础。在工作中，要不断探索和运用合理、规范的科学方法进行管理，使档案工作更加有序、有效，建
9、立并完善档案管理的工作方法和操作方案，把管理的理念深透到日常工作中。（三）健全档案规章制度，规范管理。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。例如制订出：档案管理的总则、档案收集管理、档案管理分类及编号、档案借阅管理、档案安全保密等制度。各种制度的制定，促使各块人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。各块负责人职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，保证档案管理的顺利开展。在工作中，不应该说的不说，不应该扔的不扔，不应该借的不借。 “不说”是为了保密的原则；“不扔”是为了尽可能的保持档案的完
10、整全面，以防不应该扔的，在未全面考虑的情况下扔掉，造成材料的缺失；“不借”，则是相关规定及按照领导的要求，对一些不该借的档案不借。（四）注重材料的收集、整理。6学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，抓好外来文件材料的收集和管理，定期清理检查文件材料，确保材料齐全；另一方面，搞好学校各项活动材料的收集。在这项工作中，要坚持“三勤”原则：即嘴勤、手勤、腿勤。嘴勤，就是多问，问材料在哪儿，用没用完。这样可以把用完的材料及时收回，避免丢失。 “手勤”，就是把当下已经停止使用而又有保存价值的材料及时收集，这样既可以防止材料的损毁，还可以把一些零散的工作及时整理，避免期末大规模归档时的工作压力。在平时的工
11、作中，坚持材料齐全一件，装订一卷，而对于一些计划总结类的材料，可以先收集，然后把材料夹在里面，易于保管。我们除了文书、教学和会计档案等，学校还会形成许多“帐外”材料，这包括各类责任书、观后感体会等，都需要及时收集装订，为了方便查找利用，在每一册中都粘上一个标签，注明年度和名称。 在工作中，要保证材料和档案不丢失，我们就要“腿勤”，勤跑腿、多提醒、及时催要，尽可能减少借出的材料和档案丢失的机率。期末要做好整理、入盒工作。（五）实现档案管理现代化。随着计算机的普及，学校档案管理也实行计算机管理。按照资料的管理制出清晰的目录，教师可以随时将手中的资料录入计算机中。既减轻了工作强度，提高了工作效率，又
12、美观整齐规范，方便了档案的查询，增强了档案管理的标准化规范化。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案管理的要求也越来越高，已经不能只7局限于古老的收集、整理、归档中，它需要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段管理档案。这样档案工作的地位和影响也就可以相应地得到提高的推广。只有将信息技术充分应用于学校档案管理，才能更好、更快、更科学地发挥自身的作用。科学规范的档案管理才能适应新形势的需要，才可以提升学校的管理水平。做好档案的保管和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为学校发展做出应有的贡献。
