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1、KYD2011.11 康益达学术会议管理规程 康益达医疗学术会议管理规程康益达医疗学术会议管理规程1.主题内容主题内容本规程规定了康益达医疗学术会议的工作流程和工作要求。2.适用范围适用范围本规程适用于康益达医疗 JUC 项目学术会议，其他项目处供参考执行。3.目的目的3.1.增强公司形象、维护三大关系，提升销售代表销售能力，更好适应营销环境。3.2.向目标医生准确传达产品信息，增强处方信心与处方责任，保证进药和上量。4.操作规程操作规程4.1 会议界定：会议界定：2012JUC 会议分为科室圆桌会议、医院会议、区域产品专题讲座及特殊客户科室圆桌会议、医院会议、区域产品专题讲座及特殊客户关系外
2、出开会关系维护关系外出开会关系维护四种情况，会议规模分大、中、小型会议，大型会议(公司级)主要用于推广产品信息，核心客户关系维护，人数在 50 人以上；中型会议(区域级)主要用于经验交流，学术研讨 2050 人；小型会议主要针对 VIP 客户交流和关键环节的处理，人数在20 人以内。科室圆桌会科室圆桌会应举办前一周提出申请，院内会议院内会议提前两周申请，区域会议区域会议提前一个月申请。费用分配与核销费用分配与核销4.1.1. 产品组根据费用总预算和代表所报计划、制定年度各市场费用分配意向方案。 4.1.2. 费用分配原则：基本分配原则是“结果导向、扶优扶强结果导向、扶优扶强” 、区域学术费用原
3、则上由区域主管负责申请，督促使用、并对区域学术费用结果达成负责；公司整体预算费用按产品组确认的“公司级医院及重点科室”倾斜。4.1.3. 审批标准：实行项目总体预算、代表申请、审批报销项目总体预算、代表申请、审批报销的原则；产品项目经理根据会议申请的主题、目标、讲者情况，进行会议项目的审批。4.1.4. 费用核销：会议费实行代表垫付或预先借支，原则上在三个月的会议考评周期三个月的会议考评周期内，按达成比例达成比例予以核销或转为代表直接借款。4.1.5. 费用使用明细费用使用明细4.1.6. 康益达学术会议允许使用的费用包括：车马费、交通费、讲课费、场地租赁费、住宿费、餐饮费、礼品费、办公用品费
4、、食品费等，若会议还安排有游园活动，则允许发生门票费等费用。4.1.7. 除讲课费和车马费之外的其他费用均需原始的有效发票，不接受白条和其他发票充帐。支出费用凭公司学术费用审批报销表学术费用审批报销表和必要发票财务审核后方可报销。KYD2011.11 康益达学术会议管理规程5. 执行细则执行细则5.1.申请会议申请会议5.1.1. 确定会议议题：确定会议议题：根据该次学术会议要达成的目标（传递什么信息？讨论什么交流？达到改变或加强医生的什么内容？） ，明确参会医生的认识状况，确定最急需解决的问题后，确定主题。5.1.2. 选择会议时间：选择会议时间：与邀请客户协商确定会议时间，避免选择医院和科
5、室例会、业务学习、集体活动时间。在召开前 7-10 天确定会议时间（小型科室会） 。5.1.3. 提交会议申请：提交会议申请：会前按既定时间向产品组以电子文档方式提交学术会议申请表 ，注明通过本次学术会议达到的目的等。5.2.审批会议审批会议：产品经理在收到申请表后根据康益达学术会议计划、销售目标达成情况进行审核，批准后将申请表复制一式三份申请表复制一式三份，分别交代表 项目处和财务备案。5.3.准备会议准备会议5.3.1. 协调会：协调会：会议的需要制订计划，确定必须要做的事项，以达到会议确定的目标。产品组在会前一周组织相关人员召开协调会，对所有工作人员进行分工，明确相关责任人，见学术会议职
6、责分工表 。5.3.2. 讲者：讲者：选择参加会议人群所在区域权威较高、演讲能力较好、和公司关系较好的学术领导作为会议讲者。会议负责的经理提前 2 周确定讲者，在关键问题上达成共识，并协助其准备讲稿，确保讲稿内容倾向性。并将讲课资料在会后两周上报销售部。5.3.3. 客户名单：客户名单：代表拟定客户名单，产品组经理负责审核，为达成会议目标，确保重点重点客户客户必须参加。所邀请的人员至少应有应有 80%以上是在客户资源库中以上是在客户资源库中的客户。未在客户资源库中的客户应在会后一周内将客户资料上交产品组，否则该客户的费用不予报/核销。5.3.3.1. 大型会议建议人员构成为重点客户 30，潜在
7、客户 50，一般客户 20。5.3.3.2. 中型会议建议人员构成为重点客户 50，潜在客户 50。5.3.3.3. 小型会议建议由重点客户和科室会议为主。5.3.4. 如何确保到会率5.3.4.1. 避免有明显敌对情况的客户参加同一会议。5.3.4.2. 与会客户名单在会前 1 周确定，由代表派送邀请函。让客户了解会议主题、讲者及基本内容、会议议程，同时了解客户的观点和要求。会前反复强调会议时间和会议的益处。5.3.4.3. 提示个别客户关键时刻积极回应其他客户挑战或分享经验。鼓励医生热烈参与讨KYD2011.11 康益达学术会议管理规程论，提出自己的观点或问题。必要时可事先指定几名客户发言
8、，以免出现过多负面信息。5.3.4.4. 会前 2-3 小时再次与客户确认。5.3.4.5. 避免与医院和科室例会、业务学习、集体活动时间的时间冲突，但是可以利用这些时间进行会议的整合。5.3.4.6. 及时掌握其他会议或活动的情况。5.3.5. 会议地点会议地点：除非和医院或科室联办，建议不选择医院会议室或医生太熟悉的地方，避免参会人员参差不齐，影响会议效果。根据情况可选择客户有新鲜感、不便随便往返的宾馆，专业、环境独立、宁静、卫生、音响、光线适合放幻灯片、服务良好、在当地有一定知名度等要求，同时，要维护公司形象，宾馆服务员要能配合代表工作，让客户感到公司对他们的尊敬和重视。安排座位时以可能
9、来的最少人数为准。会前一天进行会场布置，再次确认电源是否正常、插线板线是否够长、灯光、指路，再次确认电源是否正常、插线板线是否够长、灯光、指路牌、服务人员、茶水牌、服务人员、茶水等次事项，与会议承办方协商妥当。5.3.6. 会议议程：会议议程：会前 2 天与讲者或大会主席沟通后将议程精确到分钟。整个会议最好控制在 1.5 至 2 小时内。超过 2 小时，安排中途休息。建议开场白 3-5 分钟，大会主席/讲者发言 30-45 分钟，公司员工进行产品演讲 15-20 分钟，讨论 10-20 分钟，结束时，组织会议的最高经理应当致谢、并宣布会后的活动安排，会后可插入与产品产品或公司有关或公司有关的活
10、动，发放奖品，公司鼓励会议形式多样化。5.3.7. 物资准备：物资准备：准备所需相关物资，包括电脑、投影仪、激光笔、宣传资料、讲义资料、会议议程、笔、笔记本、签到表、展架、礼品、横幅、电池、鲜花、水果、酒水、签到牌、欢迎卡、胸牌（会期超过 1 天） 、交通工具等。会议所需物料应由专人负责准备、保管。5.4.召开会议召开会议5.4.1. 参会工作人员必须穿职业装，最好是统一着装，配带工作证（大型会议） ，至少提前半小时到达会场，分工协作，再次确认所有设备是否已全部就绪。对自己的客户和其他代表的客户一视同仁。会场内严禁吸烟，大声喧哗，手机应置于关闭或振动状态。5.4.2. 专人负责引导客户到会场，
11、专人负责签到，重点的 VIP 客户专人负责妥善接待，费用报销时必须附签到表原件。5.4.3. 开场白：开场白：负责会议最高经理作开场白，主要是致欢迎词、介绍会议主题、议程和讲者。KYD2011.11 康益达学术会议管理规程5.4.4. 会议记录：会议记录：会议期间安排专人认真作好记录，填写会议记录表 ，会后由产品组经理签字确认，会后一周内将记录表复印件交产品组审核、备案。5.4.5. 根据当地的习惯，尽量选择准时开始。当客户到达 23，或第一个客户到达 30 分钟后应当开始。如果因为特殊原因的确需要延迟开始，必须向已到会的客户解释原因，并妥善安排客户休息。但延迟最多不超过半小时。5.4.6.
12、会议总结：会议总结：负责会议最高经理致以感谢，作总结，内容简短，以先前讨论的要点为基础，包括讲者评论的要点、与会医生讨论的共识，最后，提醒会后安排，如用餐。5.4.7. 若会后还有活动，负责会议最高经理统最高经理统一调度工作人员，避免有的客户长时间无人关注，服务周到细致。在整个团队的前、中、后均应有工作人员陪同，对重点客户（或者体弱多病者，年龄偏大者，行动不便者等）应有专人照顾。必须作到无客户投诉。如果会议过程中发生客户和员工的意外伤害情况，市场区域责任人除了要承担相应的责任外，产品经理和区域责任人还将被处以 100 元-200 元/次的罚款。5.4.8. 会议期间，负责会议最高经理及时发现问
13、题，及时总结，安排下一阶段工作。5.4.9. 会议结束时，建议请每位客户填写信息反馈表。5.5.学术会议总结：学术会议总结：会议结束后，产品组经理召集所有工作人员从会议议程、内容、组织工作、服务质量、客户反映以及目标达成等几个方面进行总结，汇总客户信息，填写会议总结表 ，凭总结表原件进行费用的报/核销和评估。5.6.跟进跟进：负责会议的经理在会后 3 天内回访讲者/大会主席，致以感谢并取得意见；学术代表在会后一周内回访参会客户，再次听取他们对公司或产品的建议，拿取承诺。6. 本管理规程从 2012 年 1 月 1 开始正式试行，试行期 1 年。KYD2011.11 康益达学术会议管理规程康益达学术会议申请表康益达学术会议申请表产品组：产品组： 申请人：申请人： 申请时间：申请时间： 会议日期会议日期 会议地址会议地址 推广品种推广品种 邀请人数邀请人数 推广医院推广医院 推广科室推广科室 演讲者演讲者 演讲主题演讲主题 达到的目的达到的目的: : 费用预算费用预算费用预算说明费用预算说明实际支出实际支出差额说明差额说
