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1、 WORD 公文排版书生公文传输系统1第一章第一章 WORDWORD 和和 SEPSEP WriterWriter 的安装的安装SEP Writer是由北京书生国际信息技术有限公司开发的文件格式转换工具。使用文字处理系统可以通过SEP Writer生成书生版式文件。SEP Writer通过标准的GDI接口进行控制，在客户的应用程序（如Windows下的文字处理系统Word、WPS等）中调用打印命令，以“打印”文件的方式创建书生版式文件。对于使用Word等软件来进行排版的用户，需要安装书生公司提供的文档转换工具SEP Writer来生成版式文件。Word版本不做限制（word2000以上即可）
2、，安装过程省略。SEP Writer安装步骤如下：(1) 将安装光盘放入光驱；(2) 双击“我的电脑光盘驱动器SEP Writer Setup.exe” ，出现SEP Writer的安装向导，如图11：图11 欢迎界面单击“下一步”按钮，系统弹出“许可证协议”对话框，如图12：WORD 公文排 书生公文传输系统2图12 许可证协议系统弹出“客户信息”对话框，输入相应用户信息，复选框按照默认设置即可，单击“是”按钮，如图13：图13 客户信息单击“下一步”按钮，系统将进入文件复制的过程，最后系统弹出安装完成对话框，如图14：WORD 公文排版书生公文传输系统3图14 安装完成单击“完成”按钮，S
3、EP Writer安装完成。安装完成后：a）在“控制面板”中出现新的打印机“SureSense SEP Writer” ，可从“控制面版”的“打印机”项中看到（最好不设置成默认打印机） ，如图15：图 15 打印机项b）在C盘根目录下自动生成“公章定位图片” ，并在该目录中存放四张公章定位图片，用于排版时定义公章位置的，不能删除。WORD 公文排 书生公文传输系统4第二章 Word 公文排版使用书生公文传输系统进行盖章就是对Word转换生成的版式文件（*.SEP）进行盖章加密的过程，下面我们介绍版式文件（*.SEP）的制作方法。2.1 公文制作版式规范行政公文是任何一个国家行使行政管理和监督职
4、能不可缺少的重要工具之一，是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。在新世纪的开端，长期在我国公文格式中处于主导地位的 16 开型纸将成为历史，以国际标准 A4 型作为公文用纸的新式公文样式将替代 16 开型，成为未来我国行政公文采用的基准纸型。这是我国行政机关公文格式的一项重大变革，它标志着与我国行政机关公文制作相关的技术装备以及办公自动化水平已经与国际接轨。为了适应这一具有划时代意义的变革，同时规范行政机关的公文格式，由国务院办公厅秘书局和国家质量监督局所属中国标准研究中心共同修订完成的GB/T97041999国家行政机关公文格式国家标准已由国家质量技术监督局正式发布，并已于 2000 年
5、1 月 1 日起实施。该标准的发布、实施对于我国行政机关公文的印制，实现公文格式的统一，提高公文的制作水平和质量具有非常重要的意义。本章节只对制作公文的基本版式要求进行说明。2.1.1 正文版心的设置版心字号 三号版心字体 仿宋每页 22 行WORD 公文排版书生公文传输系统5每行 28 字行距 *7/8以上参数说明版心设置以三号字为单位，每页 22 行，每行 28 个字，行与行之间的距离为 7/8。2.1.2 正文页码的设置页码字号 四号页码字体 白正页码两边修饰 页码与正文距离 *7/8页码为切口位置 右左以上参数说明页码以四号字为单位，字体为白正体，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一
6、条四号一字线；页码和正文之间的距离为7/8；单页码右空 1 字，双页码左空一字。2.1.3 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。2.1.4 紧急程度如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。WORD 公文排 书生公文传输系统62.1.5 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加
7、“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。发文机关标识推荐使用小标宋字体，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，一般应小于 22mm15mm（高宽） 。联合发文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合发文机关过多，必须保证公文首页显示正文。2.1.6 发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文标识下空 2 行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“ ”括入，序号不编虚位
8、（即 1 不编为 001） ，不加“第”字。发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。2.1.7 签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字，签发人用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最WORD 公文排版书生公文传输系统7后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。2.1.8 公文标题红色反线下空 2 行，用二号小标宋体字，可
9、分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。2.1.9 主送机关标题下空 1 行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。2.1.10 公文正文主送机关名称下一行，每一自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。2.1.11 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“” ；成文日期的标识位置参阅十二、十三。2.1.12 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章
10、应上距正文 1 行之内，端正、居中下压成文WORD 公文排 书生公文传输系统8日期，印章用红色。2.1.13 联合发文印章当联合发文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字，主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。当联合发文需要加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白章，应将各发文机关名称（可以简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一排
11、印章之下右空 2 字标识成文日期。2.1.14 加盖印章特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。2.1.15 主题词“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋字体；词目之间空一字。2.1.16 抄送机关公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋体WORD 公文排版书生公文传输系统9字标识“抄送” ，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送。2.1.17
12、 印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。2.1.18 版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。2.1.19 版记的位置版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。以上内容是参照 GB/T 97041999国家行政机关公文格式国家标准应用指南一书编写，在制作公文时请遵照该标准，按照国家有关规定制作。2.2 电子公文的模板制作制作过程我们以 Word2003 为例，首先，进入 Word 2003 系统：单击“开始”菜单“程序”“Mi
13、crosoft Office”“Microsoft Office Word 2003” ，进入 Word 2003 界面,如图 2-1：WORD 公文排 书生公文传输系统10图 2-1 Word2003 界面用户可根据实际需求制作公文模板，模板可以包括红头、红线、文号和主题词等。模板文件只需制作一次，以后直接调用模板来制作公文。模板文件只需制作一次，以后直接调用模板来制作公文。2.2.1 进行页面设置选择“文件”“页面设置”,在此对话框中可以进行页面设置。1.选择“页边距” 附签，如图2-2：WORD 公文排版书生公文传输系统11图 2-2 “页边距”设置上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 左
14、：2.8 厘米 右：2.6 厘米。2.选择“纸张”附签，如图 2-3：图 23 “纸张”设置WORD 公文排 书生公文传输系统12纸张大小：A42.选择“版式”附签，如图 2-3：图 2-3 “版式”设置1)若要实现公文的奇偶页码的位置不同，要在“页眉和页脚”的“奇偶页不同”选项前打“” 。2）若要改变页码在纸张中的上下位置则修改“页脚” ，一般设为 3.1 厘米。3.选择“文档网格”附签，单击“字体设置”按钮，进入“字体设置”对话框，如图2-4：WORD 公文排版书生公文传输系统13图 2-4 字体、字号设置“中文字体”仿宋 GB_2312；“字 号”三号；设置完成后单击“确定” ，回到图 2-5：图 2-5 “文档网格”设置WORD 公文排 书生公文传输系统14在此对话框中进行如下设置：首先选中“指定行和字符网格” ；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28个汉字的国家标准。2.2.2 插入页号1选择“插入”“页码” ，如图 2-6：图 2-6 插入页码“位置”设置为“页面底端（页脚） ” ；“对齐方式”设置为“外侧” ；选中“首页显示页码” 。然后单击“格式”按钮，如图 2-7：图 2-7 设置页码全角格式WORD 公文排版书生公文传输系统15“数字格式”设置为“全
