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1、公文写作基本知识简介一、公文一、公文（一）公文的定（一）公文的定义义。 。关于公文的定义，现行党和国家的公文法规中都有明确具体的表述。2000 年 8 月 24 日， 国家行政机关公文处理办法第二条明确规定：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。1996 年 5 月 3 日，中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例的第二条明确界定：党的机关公文，是党的机关领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。这两者均为狭义的定义，仅适用于我国现行党政机关。据此类推，广义的公文定义扩展表述为：“公文，是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用
2、的具有法定效力和规范体式的文书。 ”（二）公文的（二）公文的类别类别。 。可按所起作用、行文关系、制发机关、来源及发出使用范围、内容的重要程度、送达和办理时间要求等六个方面划分，常用的分类有两种。1、根据所起作用不同，可分为：（1）法规性公文。如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等。（2）计划性公文。如计划、规划、要点、方案、预案、设想、纲要、安排、打算等。（3）指导性公文。如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意见等。（4）陈述性公文。如工作总结、工作情况报告、调查报告等。（5）请示答复性公文。如请示、批复、复函等。（6）沟通情况性公文。如通报、简报等。（7）宣传教育性公文。如讲话
3、稿、通告等。（8）商洽性公文。如函等。2、根据不同的行文关系，可分、根据不同的行文关系，可分为为： ：（1）上行公文。如请示、报告、意见等。（2）下行公文。如指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等。（3）平行公文。如函等。（三）公文的特性。1、作用的策令性。策令是反映阶级意志的，这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治的作用。2、特有的严密程式性。严密程式体现了政治集团的权限和从属关系。程式性指公文的惯用格式、写作层次与转述来文的方式。公文构成的三要素，即作为指导国家治理的政策思想，体现政治集团权限的行文程式，以及作为权力标记的信符，是其他所有文体都不具备的。3、撰拟的专任性
4、。包括两种形式，一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文；二是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权由他人代拟公文。4、严格的时间性与特有的时效性。时间性，决定了公文要快写、快发、快处理，以提高机关工作的办事效率，这也是当前机关行政效能建设的一项重要内容。时效性，所有文件均以“成文日期”作为生效时间，也即是公文公章“骑年盖月”的那个时间，非版记印制时间。5、实实在在的真实性。为什么要概括成这样一句正确的废话？实在又真实？原因在于公文的真实性，要符合本单位的实际，不是“天马行空”，也不是“无法无边”，是事实真实与方针政策真实的有机统一。6、作者与阅者的特定性。此外，值得一提的是，从
5、 1988 年以来，国家先后两次发布与公文处理法规相配套的公文格式标准。一是由国家技术监督局 1988 年 9 月 5 日发布的国家机关公文格式（GB/T97041988），该标准适合于各级党政机关制发的公文。二是由国务院办公厅提出、由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质量技术监督局于 1999 年 12 月27 日发布的国家行政机关公文格式（GB/T97041999），该标准在 1988 年的基础上作了很大修订，而且靠拢了国际标准，显得更加科学、严谨、完备，也正是今天印发的会议资料之一。二、公文的文种根据规定，党的机关使用的主要文种为 14 个，即决议、决定、指示、意见、通知
6、、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；国家行政机关使用的主要文种为 13 个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告与议案。综述之，名称相同与不同的均有 9 个，叠加后共 18 个法定文种。着重讲述常见五个文种的写法。（一）通知。1、文种释义。从运用实际来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定，通知适用于发布有关法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。由此可看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能
7、特性。2、基本结构与写法。通知按其作用分为三类，发布性通知、指示性通知、批转、转发性通知。（1）发布性通知。发布性通知一般用于发布有关法规和规章，市级以下基本不用，在此即不作深究。（2）指示性通知。指示性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”、 “事由”与“文种”三个要素组成，如中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知等。正文。正文的写法主要有两种形式：一是既有一个独立且简短的开头“提要”，又要一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总分总”的结构模式。这是内容复杂
8、一些的指示性通知相当普遍的一种写法。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题，这也算是这类通知写作的一大特点。二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“提要”，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“提要分条式”，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。在写法上，一般采用“提要”标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。由于是指示性通知，因而在文中应适当使用“不得”、 “要”、 “不要”、 “
9、必须”等模态词语，以使表意明确，语气坚定有力，令人不容置疑。这对于确保通知内容的贯彻执行，是极为必要的。结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。它既与开头的“提要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起到总括收束的作用，以进一步提高人们的认识。（3）批转、转发性通知。批转、转发性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。标题。此类通知的标题，通常由批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转（转发）文件的标题，例如国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知。正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。一是表明对被批转
10、文件的态度；二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性；最后是提出贯彻执行的希望和要求。这层内容要视具体情况而定。它可以是一句话，也可以是若干条段。结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。3、写作要求。（1）要拟定一个明晰恰切的标题。通知的性质及功用决定了在写作时必须十分关注其标题的拟制，要使读者一看标题便知通知什么，或要求做什么事情，为此，就需要写明有关表示通知类型的词语，如在文种之前冠以“紧急”、 “特急”、 “补充”、“联合”等等。（2）对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。（3）不论是哪种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办
11、的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。（4）在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如县人民政府转发市人民政府转发省人民政府关于（事由）的通知的通知的通知。对于这种情况，为了避免重叠烦琐，按照惯例，可以省略中间层次（即市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为县人民政府转发省人民政府关于（事由）的通知。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接市人民政府关于月日发来省人民政府关于（事由）的通知（政发20066 号），现转发你们”由于标题中已有“通知”字样，省略了自己的那个
12、“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。（二）报告。1、文种释义。报告，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用不同，报告一般分为七种：一是工作报告，即用于向上级汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折的教训；二是情况报告，即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，其突出的特点是使用面广、反映迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用则侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性；三
13、是呈请性报告，即呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议，故亦叫“建议性报告”；四是检讨（检查）报告，是因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人写的检查材料；它是下级组织写给上级组织的；五是例行报告。即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会动乱等），上级机关要求下级按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告；六是回复性报告。即为答复上级机关的询问事宜而写的报告；七是送文送物报告，即向上级机关报送非法定文种（如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案）等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送某一重要物品（如武器、弹药、毒品等）时随物一
14、同送文的报告。2、基本结构与写法。报告的内容结构一般由标题、主送机关、正文和结尾四部分组成。标题。报告的标题有两种形式：一是完全型标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成；二是由事由与文种构成。主送机关。报告的主送机关即直接上级机关。但国家行政机关公文处理办法规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、 “意见”和“报告”。如果是上级机关负责人直接交办的事项，就可以机关名义制发报告（请示或意见）主送机关处标写上级机关负责人的姓名。正文。一般应载明三项内容：一是报告原由。原由类似导言，一般要概述制发报告的目的、原因、背景等。工作报告一般概述过去的工作业绩；
15、情况报告一般概叙实践情况、事故总的情况；答复报告概叙作出答复的原由，即接受或收到关于某方面的询问（公文或口头交办），并做了什么调查，有什么结果等工作，并以“现就某问题报告如下”之类的句式过渡到下文。报送报告一般没有此部分。二是报告事项。这部分是报告的核心。工作报告要叙说工作的各个方面是如何开展的，包括进程、措施、成绩、经验、教训、存在问题、今后打算等；情况报告则要详叙事情的起因、过程和结果；事故报告和检讨报告在情况报告的基础上，往往还要写对事故责任人所做的处理；答复报告要完整地叙述或说明所要回答的内容；报送报告一般用固定性的句式“现将报上，请审阅”。三是未尽事宜。这部分内容应根据事项而定。工作
16、报告、情况报告、检讨性报告一般在客观叙述了事项之后，再简述主观方面的看法和已采取的做法或今后的努力方向之类；答复、报送类报告一般没有这部分。结尾。包括结束语、发文机关印章和成文日期等三项要素。结束语可写可不写，如果写，一般用“特此报告”之类的固定性语句。3、写作要求。（1）汇报的内容必须真实可靠。（2）反映报告的情况要有信息价值。在报告内容方面，应着重反映那些政策性强、影响面大、带有动向性的情况和问题。（3）对情况要有分析、有看法。无论是综合报告还是专题报告，都应避免罗列情况，冗长琐碎，写成“流水帐”。应该把情况、问题归纳起来，进行认真的、实事求是的分析，使之条理化，并具体地提出解决问题的意见和措施。切忌矛盾上交，只摆情况，不作分析；或只提问题，向上级要办法。（4）报告中不要夹带请示事项。报告与请示是公文中的两种文体，各有各的内容和写作要求，不能混为一谈。报告这种问题不需要上级批复，如果夹带请示事项，势必贻误工作。（三）请示。1、文种释义。请示，是下级机关向上级机关提出要求，请求上级
