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1、1档案管理学概念1 1、档案：、档案：是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。2 2、档案的时效律：、档案的时效律：在不同的条件下档案会发生失值、降值、增值等不同的变化。有些档案的价值是有一定时限的特点：它们只在某一段时间内有着查考作用，而随着时间的推移，这些档案的作用则逐渐减少，以至消失。这些称为档案作用的时效律。3 3、社会档案意识：、社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度，这种社会性的观念在档案学上称为“社会档案意识” 。4 4、档案机构：、档案机构：档案保管与管理档案工作的机构。按
2、照档案法等法律法规的规定，根据统一领导、分级集中管理的原则，对国家的全部档案和全国档案工作必须设置全国规模的档案机构进行管理。各级机关的档案，由机关内设立档案室集中管理，各机关形成的需要长远保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管。全国的档案工作，又由各级档案行政机关统一、分层监督与指导。这些保管档案和管理档案工作的机构，在全国范围内构成了一个严密的、完整的组织体系。5 5、档案室：、档案室：是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构。是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、2最大量、最基层的业务机构
3、。6 6、档案馆：、档案馆：根据档案法和有关文件的规定，各级综合性档案馆属于党和国家的文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门。所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。7 7、档案行政机构：、档案行政机构：党和国家指导和管理档案工作的部门。由于我国的党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案行政机构，同样也既是党的机构，又是国家的机构。其基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌握全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。8 8、档案工作：、档案工作：档案工作的
4、内容有广义和狭义两种解释。 广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。 狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。 9 9、档案工作基本原则：、档案工作基本原则：我国档案工作的基本原则是统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。1010、综合档案室：、综合档案室：统一管理本机关全部档案的档案室，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一综合管理。1111、凭证作用：、凭证作用：客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的
5、历史标记。1212、参考作用：、参考作用：也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发展。1313、档案收集：、档案收集：接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，它3就是将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案，按照国家的有关规定，通过例行的征收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。1414、档案接收：、档案接收：档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。1515、档案征集：、档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。它是档案馆取得和积累档案史料的必要
6、补充渠道。1616、归档：、归档：各机关的文书处理部门或业务部门，由文书工作者将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。即归档就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。1717、优化馆（室）藏：、优化馆（室）藏：以最低限度的费用消耗，保存社会或机关需要利用的最大限度的档案信息资源。馆（室）藏的优化和丰富是我国馆（室）藏建设的重要内容。1818、归档范围：、归档范围：是指办理完毕的文件材料应当归档及不归档的范围。归档范围主要取决于文件本身的保存价值。1919、馆藏结构：、馆藏结构：是指组成馆藏的各种档案及资料之间的相互搭配和排列。20
7、20、全宗：、全宗：一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。2121、联合全宗：、联合全宗：两个或两个以上的全宗联合体。但是这种联合不是人为拼凑式的联合，而是一种客观的不得已的联合。2222、全宗补充形式：、全宗补充形式：档案馆中常有许多档案无法严格地按照全宗进行管理，或按严格全宗管理起来很不方便的现象，为贯彻全宗原则，就必须对这些档案采用灵活的类似于全宗的管理方法。这些方法我们称之为全宗的补充形式或变通形式。全宗补充形式虽不是严格意义上的全宗，但在实际管理中却作为正式全宗来对待并实施管理。具体的全部补充形式主要可以划分为联合全宗、汇集全宗、档案汇集三种。2323、
8、汇集全宗：、汇集全宗：汇集全宗又称全宗汇集。一种由若干独立全宗人为4地汇集而成的全宗补充形式。其所汇集的全宗，必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。汇集全宗内部应按各小全宗的重要程度、关系紧密程度等顺序排列，不能将各小全宗的档案真正混淆起来。2424、档案汇集、档案汇集：由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。组建档案汇集必须充分考虑档案之间的关系和联系，所组建成的档案汇集必须有确定的名称（题目） ，不能组建大杂烩式的档案汇集。档案汇集大体有三种类型：（1）历史事实性档案汇集。 （2）逻辑问题性档案汇集。 （3）人物性档案汇集。252
9、5、全宗群：、全宗群：由若干具有某种联系的全宗构成的群体。全宗群并不是一个实体性的保管单位，也不是一个确实的秩序层次和管理层次，而是全宗之上的一个“虚类” ，一个观念性的概念。全宗群对于档案管理只具有宏观的理论观念性意义，并无实际的管理操作意义。2626、大流水编号法：、大流水编号法：大流水编号又称顺序流水编号法。即一个档案馆对其所有全宗接进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为 1 号，第二个进馆的全宗就编为 2 号，依次类推。这种编号方法的优点：一是简便实用，且符合唯一性和系统性要求；二是全宗号同时反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。2727、全宗内档案分类：、全宗内档案分
10、类：把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这一工作一般由档案室承担。2828、个人全宗：、个人全宗：个人全宗又称人物全宗。某一著名人物或著名家族所形成的档案有机整体。2929、案卷：、案卷：档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。立档单位在日常工作中形成的文件，在作为档案移交给机关档案部门保存（即归档）之前，均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷（即立卷） 。3030、档号：、档号：全宗号、案卷目录号、案件号、卷内文件所在页号或件号的合称。通常简称为全宗号，目录号，卷号，页号或件号。档号事档案实体
11、最基本的秩序号，在档案管理中具有基础性管理作用。5如果没有档号，档案管理工作就无法正常有效地进行。档号若出现混乱，档案管理活动也将出现混乱。3131、立档单位与全宗历史考证：、立档单位与全宗历史考证：是一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概况性叙述说明的文字材料，在档案管理和整个档案管理工作中具有重要作用。这种文字材料的作用相当于一个全宗及其立档单位概况的说明书，不仅可用于对档案管理工作进行观念性的指导，而且可以作为一种介绍报道工具在日后的提供利用工作中发挥作用。立档单位与全宗历史考证一般由档案室负责撰写。3232、档案管理工作：、档案管理工作：是建立档案实体秩序，使所保存的档案有序化、条理
12、化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础的工作。3333、立档单位：、立档单位：凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗，该组织或个人在档案学术语中被称为立档单位或全宗构成者。3434、组织全宗：、组织全宗：是一个具有社会独立性的社会组织在其社会实践活动中所形成的档案有机整体，是全宗的整体性。3535、档案保管期限表：、档案保管期限表：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明档案保管期限的指导性、标准性文件。它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。3636、直接鉴定法：、直接鉴定法：鉴定档案价值的基本方法，直接、具体地审查档案，通常把这种方法称
13、为直接鉴定法。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查、分析、确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值。3737、档案鉴定：、档案鉴定：所谓档案鉴定，就是指对档案价值的评价和预测，是对档案社会有用性的评价和预测。3838、档案价值鉴定原则：、档案价值鉴定原则：在档案鉴定工作中，要从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。3939、档案保管：、档案保管：“保管”一词在档案学中有广义与狭义之分。广义上的保管就是指管理；狭义上的保管是指档案管理工作的八项基本内容之一，即
14、对已经整理好已存入库房及其柜架中的档案进行的日6常维护、保护性管理工作。4040、档案代理卡：、档案代理卡：档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插入在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。代理卡实际是案卷不在其位时的代替物。4141、全宗卷：、全宗卷：全宗卷是对全宗的重要管理工作和手段。各档案馆必须作为一项基本的工作制度建立全宗卷。4242、 “八防八防”：一般是指防火、防潮、防水、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，这基本上囊括了对档案实体可能造成的所有自然的和人为的因素，是库房管
15、理工作的重要内容。4343、档案存放位置索引：、档案存放位置索引：是以表册或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理的一种记录、引导性的管理工具。4444、档案检索：对档案信息进行系统的存储和根据需要进行查找的工作。4545、档案信息存储：、档案信息存储：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程。4646、档案检索效率：、档案检索效率：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度。4747、交替类目：、交替类目：对于具有多重属性的类目，在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该
16、类档案；同时，又要规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。规定的实际归属类目称为“使用类目” ，其他虚设的类目称为“交替类目”或“选择类目” 。这样既反映了该类目的多重属性，又有效地保证了同类档案的集中。4848、复分表：、复分表：复分表又称辅助表。为了使分类表简单，对分类表中某些具有共性的类目，从主表中抽出来，分别汇编成各种复分表。中华人民共和国档案分类表中的复分表有两种，一种是适用于整个分类表各大类的，称为通用复分表；另一种是仅适用于某一类目的各下属类目或若干相近类目的复分表，称为专类复分表。74949、 中国档案主题词表中国档案主题词表：一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典。是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具。主要供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之间。5050、限定注释：、限定注释：指明该主题词的使用范围（包括时间或空间） ，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分。5151、含义注释：、含义注释：说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分。5252
