工程档案与组卷

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1、工程档案与组卷工程档案与组卷、档案管理的工作内容是什么？答：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。38、企业档案部门依法应履行哪些职责？答：（1）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件 材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（2）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用 工作；（3）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（4）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。39、违反档案法的行为有哪些？答：（1）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（2）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（3

2、）涂改、伪造档案的；（4）擅自出卖或者转让档案的；（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；（7）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（8）档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。上述违反档案法行为的都将依法给予行政处分。40、档案工作人员应具备哪些基本素质？答：企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和 业务能力。41、完成档案工作任务的条件是什么？答：（1）行之有效的管理体制；（2）设置相适应的档案机构；（3）具有一定数量的有较高素质、结构合理的档案干部队伍；（4）制定一系列规章制度、标准、规范；（5）配

3、备较完善的库房、设备、提供充足的经费。42、完成档案工作任务的手段是什么？答：（1）行政手段：通过行政命令、规定，采取行政措施贯彻落实有关规范、 标准；（2）法律手段：依法治档，维护档案工作的正常秩序；（3）经济手段：奖励机制推动档案各项工作；（4）宣传教育手段：提高档案意识；（5）指导咨询手段：通报有关法规、标准、政策，答疑解惑、交流、具体指导。43、档案的主要属性有哪几方面？答：档案的属性是指档案在社会中表现出来的固有特征、特点，它具有原始记 录性、信息性、文化知识性等几个方面的主要属性。（1）原始记录性是档案的基本属性档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而来的，是历史的原始记录，它

4、直接、客观地记录了形成者的真实活动情况，具有原始记录性。历史怎样发展， 人们怎样活动，档案就怎样记载。（2）档案的信息属性第一，档案信息是用文字、图表、声象的方式将人类从事的社会实践活动直接 记录在一定载体上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再现，为人们 提供依据性、凭证性的信息。第二，档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。档案作为 信息的载体，一方面，对于信息的形成者来说，它是接收者和信息库，不断存 贮、积累信息；另一方面，对于档案利用者来说，它又是信息源，不断输出传 递信息，处于中介状态。第三，档案信息面广量大，内容丰富。它与人们的社会实践活动同步产生，随 着社会的发

5、展与日俱增，是取之不尽、用之不竭的信息源泉。（3）档案的知识属性知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，是人们在社会实践中 积累起来的经验。档案是人类认识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。44、档案工作的“三纳入”制度的具体内容有哪些？答：（1）纳入企业各项工作计划；（2）纳入企业领导工作议程；（3）纳入有关人员岗位责任制。45、档案工作的“四参加”制度的具体内容有哪些？答：（1）档案部门或人员参加产品鉴定会；（2）参加科研课题审定会；（3）参加基建项目验收会；（4）参加设备开箱验收。46、档案工作的“四同步”制度的具体内容有哪些？答：（1）下达计划任务与提出项目文件材料的归档

6、要求同步；（2）检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；（3）验收与鉴定项目文件材料同步；（4）上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况证明同步。47、归档制度由哪几部分内容构成？答：由三部分构成，即归档时间、归档范围、归档案卷质量要求。48、档案工作一般应制定哪些规章制度？答：一般应建立如下档案工作制度：（1）档案管理规定；（2）文件材料形成、积累、归档制度；（3）文件材料归档范围及保管期限表；（4）档案工作岗位责任制；（5）档案工作考核办法；（6）档案借阅利用制度；（7）档案分类编号方案；（8）档案库房管理制度；（9）档案鉴定销毁制度；（10）档案保密制度；（11）

7、档案统计制度；（12）科技图样修改补充制度；（13）特殊载体档案管理制度等。49、什么是文件资料的归档？答：归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕具有保存价值的文件经系 统整理交档案部门保存的过程。已完成承办过程既文件资料内容所反映的事项等经研究讨论，已做出结论或批 示、批注的文件材料才能作为档案保存。档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一 定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到 档案部门集中保管和提供利用的文件资料。50、文件材料转换成档案需具备哪些条件？答：（1）文件材料运转、承办完毕的；

8、（2）对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、凭证、依据作用的；（3）经过分类、组合排列、编号、基本编目等系统整理的。51、归档文件的整理原则是什么？答：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保 管和利用。52、归档文件的质量要求是什么？答：（1）归档文件：应为原件，文件材料归档后不得更改；（2）永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档；（3）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；（4）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、 圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；（5）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合

9、设备 标定质量的要求；（6）录音、录像文件应保证载体的有效性；（7）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。53、各类文件材料应何时归档？答：各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年 归档；工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结 束后三个月内归档，时间长的项目可分为阶段、分单位项目归档；外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，待安装调试 完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；单位负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及 时交有关人员归档；会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一至三

10、年，向档案部门 移交；实行文挡一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；下列文件材料应随时归档：（1）没有及时归档的零散文件材料；（2）变更、修改、补充的文件材料；（3）设备仪器的维修文件材料；（4）产品、设备更换的新零部件文件材料；（5）机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（6）应归档的非纸质载体材料；（7）其他临时活动中形成的文件材料。54、文件材料的保管期限如何划分？答：文件材料的保管期限依据其查考利用价值的大小进行划分，可分为永久、 长期和短期。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，本单位需要长久 利用的材料应定为永久（50 年以上）保存；凡是在相

11、当长的时间内本单位需要 查考利用的，应定为长期（16 年至 50 年）保存；凡是在较短时期内本单位需 要查考利用的，应定为短期（15 年以下）保存。各单位应依据有关的规定和标 准，结合单位的实际，制定本单位各类文件材料的保管期限表。55、文书档案以“件”为单位进行整理应遵循的原则是什么？整理工作有哪些 工作程序？排列文件顺序的要求是什么？答：（1）整理工作遵循的原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联 系，区分不同价值，便于保管和利用；（2）整理工作程序：分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒；（3）排列文件顺序的要求：应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、 重要程度等排列。5

12、6、电力企业档案分类规则 0-5 类的文件材料以“件”为单位进行整理时，采 用哪种分类方案为宜？答：较适宜的分类方案：年度问题保管期限。57、如何进行案卷编目？答：按照一定规则进行档案著录并将条目组成目录的过程，包括案卷目录、卷 内目录和备考表。（1）案卷目录：是档案部门管理、统计、检索、报道档案内容、成分等的基本 检索工具，亦是立卷单位与档案部门交接档案的依据和凭证（可作为移交目录） 。其项目包括案卷序号、档号、保管期限、案卷题名等；（2）卷内目录：卷内目录排列在卷内文件首页之前，其作用是为了介绍卷内文 件材料的内容、成分、制发机关、文件编号、时间、题名等，便于利用者根据 所需项目进行查阅、

13、检索。项目填写内容包括文件序号、责任者、文件编号、 日期、文件题名、页号；（3）备考表：备考表排列在卷内末页之后，其作用是用以说明卷内文件材料的 情况，即卷内文件材料状况的记录单。项目填写内容包括立卷人、检查人、检 查日期、互见号。58、如何加盖档号章？答：（1）单份文件材料装订的案卷，需在卷内每份文件材料上加盖和填写档号 章。项目内容包括档号、序号等；（2）盖于文件的右上角或上方的空白处，无空白处时，亦可盖于文件反面右上 角。59、档案文件装订的基本要求是什么？答：装订时应做到文件右下页边齐整，无倒页；破损的需进行修复；去掉留存 在文件材料上的金属物；参差不齐的应折叠为统一幅面，装订后的案卷

14、做到整 体美观结实耐用。60、卷盒脊背如何填写？答：填写项目包括档号、保管期限、案卷题名。档号：目录号、分类号、案卷号（暂用铅笔填写，移交后由接受单位统一正式 填写）；保管期限：已确定的案卷留存年限；案卷题名：由立卷人拟写的案卷题名（需与案卷目录中的题名相一致）。61、案卷封面如何填写？答：填写项目包括立卷单位、起止日期、保管期限、档号、案卷题名、密级。62、如何准确拟写案卷题名？答：拟写案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。其结构应完 整、文字宜简练。应避免因堆砌组合每份文件材料的题名繁琐冗长，同时也要 杜绝因过于笼统而造成查找不便的困难。拟写案卷题名后，不要急于正式填写在填充面

15、或卷盒的脊背上，可临时写在稿 纸上，待案卷经过审查、调整，经“加工”确定无误后，再正式填写。63、如何编写页号？答：案卷内以有书写内容的页面编写。页号编写位置，正面在右下角，反面在 左下角。案卷内页号顺序均从“1”开始，用阿拉伯数字依次标注，不装订的案 卷，以件为单位，各件页号均从“1”起编写。成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编 写页号。两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的，按一页编写页号。案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。64、备考表中的“互见号”应填写哪些内容？答：互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。 档号后应注明档案载体

16、形式，并用括号括起。65、基本建设项目档案的图纸怎样折叠？答：底图的保管要求是“严禁折叠”，所以，这里所说的图纸指的是蓝图。蓝 图机械强度比较好，往往幅面大小不一，一般采用折叠的方法保存。根据 GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求的规定，图纸折叠具体 要求为：（1）采用“手风琴”式折叠法；（2）图面朝里，减少对图样的磨损；（3）尽量避免在重要的图样处有折痕；（4）不同幅面的图纸，要统一折叠为国际标准 A4 型（297mm210mm）大小；（5）采用折角等方式将图纸的标题栏露在右下角。66、科技档案与科技资料的区别？答：（1）由于科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，区分 时，首先要分析是否本单位科技、生产生活的直接形成材料，是否直接反映本单位的科技、生产活动的真实面貌。科技档案材料主要是由本单位自己编制形 成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其它单位提供的、转让的、引 进的、移交的科技文件材料，也都应视为科技档案材料，而不是资料。（2）从科技档案与科技资料的使用价值和作用的不同来分析。科技档案具有工 作考查和历史凭证的