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1、1推動文書版面標準方案推動文書版面標準方案一、依據93 年 5 月 26 日行政院第 2891 次會議 院長提示：為建 立各項文書標準化及規格化，請研考會統一各種文書之 版面，包括字型、字體大小及行距等項，報核後頒行。二、實施範圍(一)事務管理手冊規定之文書範圍1、事務管理手冊文書處理第 1 點文書，指處理公務 或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內 部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關 者，均包括在內。2、事務管理手冊文書處理第 3 點特種文書，如檢察 機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關 之對外文書、僑務機關與海外僑胞、
2、僑團間往來之 文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文 書或其他適用特定業務性質之文書。(二)上述文書範圍，以機關與機關或機關與人民往來之 文書為限，機關內部文書得參照辦理。三、現況與問題分析(一)現行部分公文書字體、字型、字距不一致，造成文 書格式不一。(二)現行部分公文書格式尚未統一，名稱亦未統一。(三)部分公文書上下游資料項須與國際交換，尚未能充 分考量。四、方案目標：96 年 6 月前完成統一政府文書格式與內容， 促使政府文件數位化並與國際接軌，進行文書流程簡化 及表單整併，落實政府改革。五、實施策略2(一) 全面推動，分階段實施。(二) 結合 e 化，簡化文書。(三) 加強宣導，
3、擴大推動效益。六、具體措施(一)籌組推動小組協調各機關全面施行。(二)配合分階段實施，依據下列原則對應統一版面之文書 區分辦理階段(含公文、文件及人民申請表單等)。第一階段：1.全國通用之公文、文件，使用範圍廣泛者， 例如契約、獎狀、證書、簡報等。2.全國通用之人民申請表單，例如中華民國普 通護照申請書、戶籍謄本申請書、地籍謄本 申請書等。第二階段：部會因應業務自行訂定及使用之公文、文 件及人民申請表單，不涉及其他部會者， 例如外交、G 類、公務護照申請書 、 研究生參與研究計畫申請書等。第三階段：縣市政府因應業務訂定之公文、文件及人 民申請表單，不涉及其他縣市者，例如土 地使用分區證明申請書
4、、流動公廁借用申 請書等。(三)訂定文書版面規範，提供各機關據以制定文書版面、 字型、字體大小及行距等之標準。(四)建立文書版面註冊制度，提供文書註冊及驗證平台， 以利後續文書表格電腦化及文件交換網路化。(五)建立文書版面標準諮詢服務機制，提供各主管機關制 定文書版面格式之諮詢服務。(六)各文書主管機關於檢討文書表單以前，應配合政府組 織再造，就相關業務流程簡化及文書整併先行檢討。3(七)完成註冊登記編號之文書表單，如需作跨機關交換者， 應配合化政府服務平台，訂定文書表格交換欄位格 式及交換標準(XML 交換格式)。七、工作要項及時程 工作要項時程執行情形 主辦機關 (一)蒐集需統一版面之文書
5、種類 及數量，並訂定各項文書 之主管機關94.01- 94.04進行中行政院研 考會(二)蒐集相關資訊，擬訂文書版 面編訂標準94.01- 94.06進行中行政院研 考會 (三)提供文書註冊及驗證平台95.01- 95.06行政院研 考會 (四)推動中央機關主管之文書版 面標準94.07- 95.06(持 續辦理)行政院研 考會及各 主管機關 (五)推動中央機關、縣市政府及 所屬之主管文書版面標準95.07- 96.06(持 續辦理)行政院研 考會及各 主管機關 (六)辦理教育訓練及文宣推廣94.06- (持續辦 理)行政院研 考會及各 主管機關 八、權責分工確定各文書主管機關，由主管機關依據
6、文書版面規範， 檢討本方案所規範之各項文書版面，各機關共通性文 書表單如會計報表、人事報表，由業務權責機關頒訂， 跨機關之文書可以由行政院院秘書處及行政院研究發 展考核委員會(以下簡稱行政院研考會)共同召集相關機 關研定，無法明確歸納主管機關者，由行政院研考會 協調適宜的主管機關辦理。九、經費(一)有關擬訂文書版面編訂標準及諮詢服務相關事項所 需經費於行政院研考會年度相關預算科目執行。4(二)各主管機關辦理文書版面統一事項及相關資訊系統 更新與推動所屬機關辦理文書版面統一相關事宜所需 經費，由各機關於年度預算中編列，或於各主管機關 年度相關預算勻支或由系統各使用機關共同分攤。(三)各機關辦理文書版面統一相關事宜、資訊系統更新 及訓練推廣等所需經費，於機關年度預算編列或於相 關預算中勻支。十、計畫之執行與管考(一)各機關得依據本方案編訂推動計畫據以執行。(二)本方案核定後，各機關得成立工作小組，由主任秘書 層級人員擔任召集人，依時程如期完成各項工作。(三)本方案由行政院研考會負責協調工作，每季邀集相關 機關檢討執行成效。
