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1、第四节第四节 处理邮件处理邮件邮件包括传统邮件和电子邮件，传统邮件包括信件、包裹、电报。邮件处理主要包括邮件收受和邮件发出。收受邮件的处理一、收受邮件一、收受邮件传统邮件一般都有由邮递员送达单位的传达室或收发室，再由收发人员每天按时送到秘书办公室。如设收发室或传达室，秘书应做的事，是通知传达室或收发室注意收取机要邮件，快递邮件，收到后立即送给自己，如未按时收到，要主动打电话询问，了解情况。如不设收发室或传达室，则设有专门信箱，由秘书自行取回。此时，秘书应携带专用包、袋。同时，要注意：时效性和安全性。二、邮件的初步分类二、邮件的初步分类最常见的是根据邮件的重要程度分类。判别邮件是否重要的方法有两
2、种：一是邮件封皮上标有“机要” 、 “急件” 、 “快件” 、 “速递” 、 “挂号” 、 “保价”等标记的；二是邮件封皮上落款是重要人物或重要单位的。三、拆阅邮件三、拆阅邮件1、拆阅邮件的权限凡邮件上标明“亲启” 、 “私人信件” 、 “机要” 、 “保密”等字样的信函，秘书不能开拆，应送交领导或有关人员开拆。对于一些不知该不该由自己开拆的信件，秘书也应原封不动送交领导开拆为妥。其他的均由秘书开拆，包括写着“某某公司收” 、 “总经理收”等到的信件。2、信件的开拆工具：信件应用剪刀开拆，如果多的话，则用拆信器开拆为好，禁止用手撕开。操作：拆封时，一律剪去信封左侧，并且不能剪坏信封上的文字。拆
3、开后的信件要将信封和信纸用回形针或大头针等订到一起，以备查阅地址等。 3、信件拆开后检查首先，要检查信封和信纸上的地址是否一致其次，要检查日期，包括写信日期、邮戳上寄出和寄达的日期。如果内容过期，要分清责任。最后，检查附件。4、拆错信件的处理不慎拆错，秘书应该将信纸和附件全部按原样放回信封内，用一小片粘贴纸贴在信封上，写明“对不起，误拆了！” ，并签上姓名或其缩写，一起送交领导，并道歉。四、邮件登记四、邮件登记除印刷品、报刊杂志和私人信件外，其他邮件都得一一登记。邮件登记表可以自己设计。五、邮件的分发（分发程序）五、邮件的分发（分发程序）1、再次分类（一般可分为三类）第一类，将根据授权由秘书自
4、己处理的信件留下；第二类，呈送领导处理。这部分信件可分为急件、要件、例行公事三小类，分别归入三个规格一致但颜色不同的专用文件夹中。第三类，将应由下属职能部门处理的信件转送相关部门或人员。2、邮件转送单第二节 发出邮件的处理邮件寄发的程序1做好邮件的准备和核对工作要保证内容正确无误要保证附件齐全完整2提请上司签发邮件秘书发出的邮件必须经过上司签字之后才能生效签发注意选择时机紧急邮件必须立即签发一般的邮件可以集中在一起，找个方便的时间请上司签发重要邮件要备份存档3邮件的装封和折叠P97 四种折叠方法4查对收信人的相关信息查对邮件上收信人与信封上的信人是否一致5将邮件分类6做好登记重要邮件要登记7要了解邮政方面的规章制度和寄发时间，选择适当的邮寄方式注意：注意：1、装封：胶水（） 、双面胶（） 、固体胶（）2、核对：信件内容、附件、地址、姓名、邮编3、 “邮寄标记”：“机要” 、 “挂号” 、 “私人” “急件”等
